Предприятие меняет местонахождение: 5 важных шагов во избежание штрафов

Из этой статьи вы узнаете: куда и с какими документами нужно обращаться предприятию при смене местонахождения.

Что можно сделать на практике: оформить смену местонахождения по правилам действующего законодательства в минимальные сроки и избежать штрафоопасных ситуаций.

Предприятие может сменить местонахождение по различным причинам. Например, учредитель переезжает и хочет иметь офис ближе к дому либо просто купили офис в другом районе или даже области. В любом случае предприятию при смене адреса необходимо предпринять ряд действий, чтобы избежать штрафов и лишних вопросов от контролирующих органов. Что именно надо сделать и в какие сроки, мы расскажем в статье.

Законодательное регулирование

Понятие «местонахождение предприятия» закреплено в ст. 93 Гражданского кодекса (далее – ГК). В частности, это фактическое место ведения деятельности или размещения офиса, из которого осуществляется ежедневное управление деятельностью юрлица (как правило, там находится руководство), а также ведется управление и учет.

Давайте вместе с вами пройдем 5 шагов, чтобы оформить смену адреса предприятия.

Шаг 1. Обращаемся к госрегистратору для внесения изменений в ЕГР

Информация о местонахождении предприятия должна содержаться в Едином государственном реестре юридических лиц, физлиц-предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV, далее – Закон № 755). Поэтому первая инстанция, куда необходимо обратиться предприятию, – это госрегистратор или нотариус.

Однако на практике все еще встречаются случаи, когда информация о местонахождении предприятия указана в уставе. В таком случае собственники предприятия могут принять решение о внесении изменений в устав в связи со сменой местонахождения юрлица. К слову, устав можно изменить, вообще исключив из него пункт о местонахождении юрлица, или же прописать в уставе новый адрес, где будет находиться предприятие.

Пакет документов, которые подаются госрегистратору, будет зависеть от того, внесена ли информация о местонахождении юрлица в его учредительные документы или нет.

Местонахождение юрлица не указано в учредительных документах

Если в уставе не указан адрес предприятия, то для внесения изменений в ЕГР необходимо подать госрегистратору (ч. 4 ст. 17 Закона № 755):

• заявление (форма 3);
• документ об уплате админсбора.

Размер сбора составляет 0,3 ПМ (прожиточного минимума), установленного на 1 января текущего года (с округлением до ближайших 10 грн.). По состоянию на 01.01.18 г. ПМ равен 1 762 грн. Соответственно, в 2018 году размер админсбора – 530 грн. А если документы подаются в электронном виде, тогда размер сбора будет составлять 75 % админсбора за госрегистрацию.

Экземпляр (нотариально заверенную копию) решения уполномоченного органа управления юрлица об изменении его местонахождения подавать не нужно (п. 2 ч. 4 ст. 17 Закон № 755).

Местонахождение юрлица указано в учредительных документах

Если в уставе указан адрес предприятия, тогда предприятие подает:

• заявление (форма 3);
• документ об уплате админсбора;
• оригинал (нотариально удостоверенную копию) решения об изменении местонахождения юрлица;
• учредительный документ юрлица в новой редакции (ведь изменения вносятся в устав путем его изложения в новой редакции).

Решение о смене адреса предприятия принимает высший орган управления предприятием. К примеру, для ООО это общее собрание участников (ст. 28 Закона № 2275). В акционерном обществе – общее собрание акционеров (ст. 32 Закона от 17.09.08 г. № 514-VI). Оформляется такое решение протоколом общего собрания участников или акционеров.

Мы советуем не указывать в уставе местонахождение предприятия (особенно если нет уверенности, что вы долго будете находиться по указанному адресу). Ведь вносить изменения в устав (т. е. утверждать его новую редакцию) придется при каждом изменении местонахождения юрлица. А, как вы убедились, это более трудоемкая процедура, чем просто внесение изменений в ЕГР.

Шаг 2. Уведомляем орган ГФС и другие госорганы

Процедура перевода налогоплательщика в другой контролирующий орган (по новому местонахождению) регламентирована разд. X Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.11 г. № 1588 (далее – Порядок № 1588).

Если данные о юрлице внесены в ЕГР, то ему не нужно подавать уведомление в орган ГФС о смене местонахождения. Это сделает госрегистратор, который внес в ЕГР данные о смене местонахождения юрлица (п. 10.4 Порядка № 1588).

Если данные о юрлице не внесены в ЕГР, тогда ему необходимо самостоятельно уведомить орган ГФС о смене местонахождения. В таком случае следует подать уведомление по форме № 1-ОПП или по форме № 5-ОПП (приложение 9 к Порядку № 1588) с пометкой «Изменения» (п. 10.3 Порядка № 1588). Сделать это необходимо в течение 10 календарных дней.

Например, в ЕГР не включаются иностранные юрлица – исполнители проектов (программ) международной технической помощи) (п. 2.4 разд. II Порядка № 1588). Но такие лица тоже состоят на учете в органах ГФС.

Сколько времени займет налоговая перерегистрация?

Всю процедуру перерегистрации юрлица из одного контролирующего органа в другой (по новому месту учета) органы ГФС проводят самостоятельно. На это им отведен месяц после получения документов об изменении местонахождения налогоплательщика (п. 10.5 разд. X Порядка № 1588).

Если до окончания одного месяца новый орган ГФС не поставил плательщика на учет (по основному месту учета), то постановка на учет по новому месту нахождения происходит автоматически в день истечения такого срока (п. 10.8 Порядка № 1588).

Получается, что в любом случае в течение месяца после госрегистрации изменения местонахождения происходит перерегистрация юрлица в органах ГФС. Это происходит без участия юрлица.

Нужно ли перерегистрироваться как плательщик НДС в случае смены адреса предприятия?

Да, нужно. Перерегистрация в связи с изменением местонахождения предусмотрена п. 183.15 Налогового кодекса (далее – НК) и п. 4.1, 4.2 Положения о регистрации плательщиков НДС, утвержденного приказом Минфина от 14.11.14 г. № 1130 (далее – Положение № 1130).

В таком случае юрлицам нужно подать в орган ГФС в течение 10 рабочих дней с момента изменения адреса регистрационное заявление по форме № 1-ПДВ (приложение 1 к Положению № 1130) с отметкой «Перерегистрация» (п. 4.1, 4.2 Положения № 1130).

В течение 3 рабочих дня со дня получения регистрационного заявления с отметкой «Перерегистрация» орган ГФС проведет перерегистрацию. И датой перерегистрации по умолчанию будет последний день трехдневного срока.

Куда платить налоги в связи с перерегистрацией местонахождения юрлица?

До конца бюджетного года уплачивать налоги нужно будет по предыдущему месту учета (ч. 7 ст. 45 Бюджетного кодекса, далее – БК).

И до окончания года юрлицо состоит на учете одновременно:

• в органе ГФС по предыдущему местонахождению (неосновное место учета) – с признаком того, что оно является налогоплательщиком до окончания года;
• в органе ГФС по новому месту нахождения (основное место учета) – с признаком того, что оно станет налогоплательщиком со следующего года.

При этом в органе ГФС по неосновному месту учета юрлицо до конца года уплачивает все налоги и сборы, которые согласно законодательству должны уплачиваться на территории этой административно-территориальной единицы. Оно подает налоговые декларации (расчеты, отчеты) и выполняет другие обязанности налогоплательщика. А контролирующий орган, в свою очередь, осуществляет администрирование таких налогов, сборов (п. 7.3 Порядка № 1588).

Исключение из этого правила – уплата ЕСВ. Здесь порядок такой. Если смена адреса связана с изменением административно-территориальной единицы, то в течение месяца после получения уведомления от госрегистратора орган ГФС вносит в реестр страхователей запись о переводе на учет такого плательщика в орган ГФС по месту нахождения юрлица (п. 6 разд. II Порядка, утвержденного приказом Минфина от 24.11.14 г. № 1162).

И сама ГФС разъясняет, что в таком случае отчетность о суммах начисленного ЕСВ подается по новому месту постановки на учет. И уплачивается ЕСВ юрлицом тоже по новому месту постановки на учет (ОИР, категория 119.06).

Нужно ли уведомлять о смене адреса юрлица органы ПФУ или статистики?

Нет, не нужно. Дело в том, что ЕГР, ПФУ и органы статистики обмениваются информацией. Такой обмен происходит через информационно-телекоммуникационные каналы связи (ст. 13 Закона № 755).

Шаг 3. Уведомляем органы лицензирования

По общему правилу при смене местонахождения предприятию не нужно переоформлять лицензию. Ведь такого требования в законодательстве не установлено. Однако уведомить орган лицензирования о смене местонахождения все равно придется.

Конкретный срок для подачи такого уведомления устанавливается лицензионными условиями, но в любом случае срок не должен превышать одного месяца со дня наступления таких изменений (ч. 2 ст. 15 Закона № 222). То есть со дня внесения сведений о смене местонахождения предприятия в ЕГР.

Шаг 4. Уведомляем банк

Заметим, что сроков для уведомления обслуживающего банка о смене местонахождения юрлица в законодательстве не установлено. Однако стоит проинформировать банк о смене адреса сразу. Ведь банк должен внести эти изменения в карточку с образцами подписей (п. 18.7 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492). Для этого юрлицу необходимо подать в банк подтверждающие документы о смене местонахождения (например, копию выписки из ЕГР).

Шаг 5. Информируем контрагентов

Переоформлять заключенные договоры при смене адреса юрлица не нужно. Законодательством не установлено, что при смене местонахождения одной стороны договор подлежит перезаключению. Смена адреса не влечет за собой недействительность ранее подписанных договоров и не приводит к их прекращению.

В то же время, чтобы избежать сложностей и спорных ситуаций, рекомендуем письменно уведомить своих контрагентов о смене адреса. К письму можно приложить копию выписки из ЕГР.

Ответственность юрлица за неуведомление о смене адреса

На практике встречаются случаи, когда предприятие зарегистрировано по одному адресу, а свою деятельность долгое время ведет по другому адресу. Однако это неправильно.

Если предприятие игнорирует свою обязанность зарегистрировать смену местонахождения в ЕГР, такое поведение чревато неприятными последствиями, а именно:

• предприятию грозит штраф в размере 510 грн. (п. 117.1 НК);
• предприятие лишает себя возможности защищать свои интересы.

Второй пункт разъясним подробнее. Дело в том, что по указанному в ЕГР адресу юрлицу направляется вся корреспонденция от контролирующих органов, суда, контрагентов. Кроме того, контролирующие органы приходят с проверкой именно по официальному адресу предприятия. И если проверяющие придут по адресу, где никого нет, они могут расценить это как недопуск к проведению проверки. А это уже не 510 грн. штрафа, а гораздо больше.

Например, если не состоялась проверка органом Гоструда, то на предприятие могут наложить штраф в таких размерах (абзацы шестой – седьмой ст. 265 КЗоТ):

• за недопуск к проверке, создание препятствий при ее проведении – в размере 3 МЗП (минимальных зарплат) (сейчас это 11 169 грн.);
• за вышеуказанные действия в случае проверки на предмет выявления нарушений, касающихся фактического допуска физлица к работе без оформления с ним трудового договора (контракта), оформления работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы в течение полного рабочего времени, установленного на предприятии, и выплаты зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ – в размере 100 МЗП (сейчас это 372 300 грн.).

Словом, предприятию будет намного проще и дешевле перерегистрировать изменение местонахождения, чем уплачивать штрафы или обжаловать решения контролирующих органов в суде.

Выводы

Смена местонахождения юрлица обязательно фиксируется в ЕГР. Если этого не сделать, юрлицу грозит штраф по п. 117.1 НК. Также предприятие рискует не получить вовремя важную корреспонденцию от контролирующих органов и контрагентов.

Однако самый неприятный момент – контролирующие органы могут прийти с проверкой по адресу предприятия, которое зарегистрировано в ЕГР. И если они там никого не застанут, то могут расценить это как недопуск к проверке и наложить на предприятие солидные финансовые санкции (до 372 300 грн.).

Обращаться в ГФС для перерегистрации адреса юрлицу не нужно, так как эти данные в ГФС передает госрегистратор. Однако если юрлицо является плательщиком НДС, ему необходимо в течение 10 рабочих дней с момента изменения адреса подать в ГФС регистрационное заявление по форме № № 1-ПДВ.

Также о смене адреса нужно проинформировать орган лицензирования, обслуживающий банк и контрагентов.