Опрацювання архівних документів та їх передання до архівної установи
Хто здійснює науково-технічне опрацювання документів
Ліквідатор повинен здійснити заходи щодо проведення науково-технічного опрацювання архівних документів підприємства-банкрута, якщо документи прийнято ним в неупорядкованому стані.
Упорядкування документів може проводитися помічниками ліквідатора (за наявності).
Ліквідатор також має право:
- залучити досвідчених спеціалістів у сфері архівної справи та діловодства на підставі укладених договорів на проведення науково-технічного опрацювання архівних документів;
- або звернутися до архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває підприємство-банкрут, та укласти договір на проведення науково-технічного опрацювання архівних документів.
Архівна установа надає платні послуги відповідно до Переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженого постановою КМУ від 07.05.98 р. № 639. Ціни на архівні роботи (послуги) визначаються згідно з Порядком ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами, затвердженим наказом Держкомархіву від 24.01.01 р. № 6.
Однак оплата послуг з науково-технічного опрацювання документів можлива лише за наявності грошових коштів на ліквідаційному рахунку. Якщо коштів немає, то архівна установа має прийняти на державне зберігання архівну документацію підприємства-банкрута без додаткових умов.
Етапи науково-технічного опрацювання
1. Визначення та уточнення фондової приналежності фондів і справ (фондування)
Ідеться про віднесення документів до певного архівного фонду.
Архівний фонд підприємства – це сукупність архівних документів, створених у діяльності підприємства, що мають наукову, історико-культурну цінність або практичне значення та логічно пов’язані між собою. А підприємство, у діяльності якого створюється архівний фонд, вважається фондоутворювачем.
|
Визначення та уточнення фондової приналежності фондів і справ |
Поаркушне переглядання документів з метою визначення їх фондової приналежності, тобто стосунку до підприємства, на якому вони були складені; установлення історичних і логічних зв’язків між документами (групами документів); визначення періоду діяльності фондоутворювача, установлення хронологічних меж діяльності та крайніх дат документів; виділення непрофільних документів |
2. Експертиза цінності документів
Експертиза цінності проводиться на підставі затвердженої номенклатури справ (якщо вона передана ліквідатору (ліквідаційній комісії), Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5, Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.03.13 р. № 430/5, зі змінами, унесеними наказом Мін’юсту від 16.03.15 р. № 366/5 (далі – Перелік № 430/5).
Порядок проведення експертизи цінності документів визначено в розд. V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
|
Проведення експертизи наукової та практичної цінності |
Вивчення історії фондоутворювача та історії фонду, примірних переліків документів, які підлягають і не підлягають державному зберіганню, типових переліків із зазначенням строків зберігання документів, номенклатури справ; описів справ; поаркушне переглядання справ та визначення цінності документів, відбір документів, які втратили наукове та практичне значення |
За результатами експертизи цінності документи формуються за такими групами:
- документи постійного строку зберігання;
- документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
- документи з особового складу (накази про прийняття на роботу, про звільнення, переведення, сумісництво, особові картки, відомості нарахування заробітної плати, особові рахунки, алфавітні книги, строкові трудові договори, акти про нещасні випадки на виробництві, незатребувані трудові книжки тощо);
- документи тимчасового строку зберігання до 10 років включно;
- документи тимчасового строку зберігання, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.
Складені описи справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), перш ніж подавати на затвердження ЕПК архівної установи, необхідно затвердити експертною комісією підприємства. Це вбачається з форми опису, затвердженої в додатку 22 до Правил № 1000/5, зокрема:
Тому пропонується ліквідатору (ліквідаційній комісії) створювати експертну комісію на підприємстві для погодження описів справ.
До комісії може входити ліквідаційна комісія в повному складі або лише ліквідатор одноосібно, чи наймані працівники (помічники) ліквідатора на чолі з ліквідатором.
Експертна комісія створюється відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.07 р. № 1004 та Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Мін’юсту від 19.06.13 р. № 1227/5. Як скласти наказ ліквідатора (голови ліквідаційної комісії) про створення експертної комісії на підприємстві, див. зразок 1 у кінці статті:
3. Упорядкування архівних документів
|
Види робіт |
Зміст операцій, які необхідно виконати |
|
Складання внутрішніх описів документів у справах |
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ |
|
Підшивання справ |
Складання аркушів, вставлення їх у тверду обкладинку, пробивання 3-4 проколів шилом або свердління отворів для шиття, шиття та закріплення ниток вузлом. У справи підшиваються тільки оригінали документів, на документах має бути підпис керівника та печатка (за наявності), а в разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів; Підшивання особових карток здійснюється за роком звільнення працівника, а у справі – за алфавітом. Накази формуються у справи за номером від 1-го до останнього в році. Відомості нарахування заробітної плати підшиваються за роками, усередині року – за місяцями з січня до грудня, або кварталами чи півріччями. Особові рахунки з нарахування заробітної плати формуються у справи за роками, усередині справи – за алфавітом або щомісячно. Якщо є книга обліку табельних номерів, то можуть формуватися за табельними номерами. Трудові договори формуються у справи за роками, усередині року – за номерами від першого до останнього в році. Якщо договори не нумеровані, то за алфавітом. Чернетки та ксерокопії документів у справи не підшиваються. Аркуші у справі вирівнюються по нижньому правому краю. Під час підшивання металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів |
|
Засвідчувальний напис |
З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається засвідчувальний напис на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи. У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є. Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала |
|
Нумерація аркушів у справах |
Проставлення олівцем або механічним нумератором порядкового номера кожного аркуша арабськими цифрами у правому верхньому куті справи, складання засвідчувального напису. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. У справі має бути прошито не більш як 250 аркушів. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4. Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо. Чисті аркуші не нумеруються, а вириваються зі справи. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо) |
|
Перенумерування аркушів у справах |
Закреслення старих номерів аркушів, написання нових номерів, унесення змін до засвідчувального напису справи. У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією рискою і поряд ставиться новий номер аркуша |
|
Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ |
Написання на обкладинці (титульному аркуші) назви структурного підрозділу; заголовка справи; крайніх дат документів, уміщених у справу; кількості аркушів відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису). На обкладинці справи у правому верхньому куті та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи. Напис робиться чорною пастою. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи. |
|
Передання документів на зберігання |
Передання справ поодинично, порівнювання заголовків, архівних шифрів, крайніх дат документів за описом та на обкладинках справ, приймання опису на справи, які передаються, оформлення акта приймання-передачі документів на зберігання за усталеною формою, розміщення справ на стелажах |
4. Складання опису справ із кадрових питань (особового складу)
1. Після упорядкування документів складається опис справ із кадрових питань (особового складу) (див. зразок 2 у кінці статті).
2. Елементами довідкового апарату до опису справ є:
- титульний аркуш;
- зміст (за потреби);
- передмова (див. зразок 3);
- список скорочень (за потреби);
- засвідчувальний напис до опису.
Склад довідкового апарату погоджується з архівною установою, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.
|
Складання та оформлення описів справ |
Написання тексту опису за усталеною формою відповідно до схеми систематизації справ у фонді, написання відомостей, що містяться в заголовках справ на обкладинках справ; складання титульного аркуша, нумерація аркушів опису, складання підсумкового запису |
|
Складання передмов до описів фондів організацій |
Аналіз законодавчих актів, історії фондоутворювача та його документів. Написання тексту передмови із зазначенням дат утворення, особливостей утворення, перейменування, ліквідації, змін структури, функції, складу та змісту документів фонду та їх особливостей, принципів систематизації документів та складу науково-довідникового апарату опису |
|
Складання списків скорочень |
Переглядання тексту опису, виявлення скорочених слів, установлення його повного написання, систематизація скорочень за алфавітом |
|
Засвідчувальний напис |
Для обліку кількості аркушів опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці опису. Форму засвідчувального напису до розділу опису наведено в додатку 17 до Правил № 1000/5 |
Згідно з наказом про створення експертної комісії після проведення експертизи цінності документів, проведення повного спектру робіт з науково-технічного опрацювання архівних документів та складення описів доцільно скласти протокол засідання експертної комісії для схвалення описів справ (див. зразок 4 у кінці статті).
Після затвердження описів справ ліквідатор (ліквідаційна комісія) звертається до начальника архівної установи з письмовою заявою про передання документів підприємства, яке ліквідується, для подальшого державного зберігання в архівній установі. Або звертається до приватної архівної установи та погоджує питання передання документів на зберігання. Порядок здійснення діяльності приватними архівними установами визначено наказом Держкомархіву від 30.07.07 р. № 113.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! У разі ліквідації підприємства ліквідатор (ліквідаційна комісія) має право передавати документи з кадрових питань (особового складу) до приватних архівів на умовах, визначених ст. 33 Закону від 24.12.93 р. № 3814-XII "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (далі - Закон № 3814) та абзацом третім п. 2.5 розд. ІІ Переліку № 430/5.
5. Знищення документів, не внесених до НАФ
На підставі проведеної експертизи цінності документів складається Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за формою, наведеною в додатку 15 до Правил № 1000/5.
Такий акт складається у двох примірниках і має валову нумерацію починаючи з № 1.
Акт схвалюється експертною комісією, яка утворюється ліквідатором (головою ліквідаційної комісії) підприємства.
Схвалений експертною комісією акт подається на розгляд ЕПК архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.
Унесена в акт первинна фінансова та бухгалтерська документація підлягає знищенню за умови проведення перевірки податковими органами з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства.
На підтвердження проведення відповідної перевірки ліквідатор надає архівній установі довідку із зазначенням органу, що проводив перевірку, дати проведення відповідної перевірки, теми перевірки, періоду перевірки. Довідка підписується ліквідатором та скріплюється печаткою (за наявності).
Погоджені ЕПК архівної установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються ліквідатором, після чого документи знищуються, що оформлюється відповідними документами.
6. Передавання документів до архівної установи
Архівні документи передаються ліквідатором (ліквідаційною комісією) або особою, відповідальною за передання архіву, архівній установі в упорядкованому стані за описами справ.
Під час передачі документів до архівної установи:
- справи передаються по одній, перевіряється наявність справ згідно з описом;
- порівнюються заголовки, архівні шифри, крайні дати документів за описом та на обкладинках справ;
- перевіряється правильність формування документів у справи;
- визначається фізичній стан справ шляхом їх візуального огляду;
- передається опис на справи з кадрових питань (особового складу), які передаються.
Приймає архів спеціаліст сектору комплектування документів ліквідованих підприємств архівної установи.
Після передання документів до архівної установи оформлюється акт приймання-передання документів на зберігання за усталеною формою у двох екземплярах. Акт підписується спеціалістом сектору, що приймав документи, та керівником архівної установи. Після підписання акта один його екземпляр надається ліквідатору (ліквідаційній комісії).
Після підписання акта приймання-передачі документів архівна установа видає ліквідатору (ліквідаційній комісії) довідку про прийняття документів на державне зберігання до архівної установи. У довідці зазначається найменування установи, кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати (за наявності); кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати (за наявності); кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів (згідно з п. 8 гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5).
Додаткові умови передавання документів ліквідатором до архівного відділу
Що передбачає законодавство
Витрати на впорядкування архівних документів з кадрових питань (особового складу) – це витрати, пов'язані з роботою ліквідаційної комісії (ліквідатора). Але на сьогодні великою проблемою є те, що не завжди ліквідаційна комісія (ліквідатор) має змогу провести науково-технічне опрацювання документів через відсутність грошових коштів на ліквідаційному рахунку та не завжди архівні установи готові йти назустріч ліквідатору.
Крім того, значних фінансових витрат потребує передання на державне зберігання до архівних установ архівних документів із кадрових питань (особового складу).
У ч. 3 ст. 48 Закону від 14.05.92 р. № 2343-XII «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» (далі – Закон № 2343) та ч. 3 ст. 46 Кодексу із процедур банкрутства (після набрання ним чинності) передбачено, що спеціально вповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства або вповноважена ним архівна установа зобов’язані прийняти архівні документи банкрута на зберігання без додаткових умов.
Однак не завжди вдається без проблем здійснити безоплатну передачу документів до архівної установи.
У разі відмови архівної установи у прийнятті документів з кадрових питань(особового складу) ліквідатору (ліквідаційній комісії) слід пам’ятати, що порядок приймання архівів підприємств-банкрутів передбачено в п. 7 гл. 3 розд. XV Правил № 1000/5. Зокрема, «у випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом».
Крім того, Закон № 3814 не містить норм щодо обов’язкової оплати послуг зі зберігання документів архівною установою в разі відсутності коштів на ліквідаційному рахунку.
Тобто якщо ліквідатором було належно упорядковано архівні документи, складено опис справ, до якого додано оформлений у встановленому порядку титульний аркуш, передмова, список скорочених слів (за потреби), засвідчувальний напис до справи, то архівна установа повинна прийняти архівні документи підприємства-банкрута без додаткових умов. Це підтверджує й судова практика.
Огляд судової практики
В ухвалі Господарського суду Черкаської області від 14.12.17 р. № 5 у справі № 04/5026/416/2012 зазначено: якщо ліквідатором банкрута виконано покладений на нього обов’язок та впорядковано архівні документи, то архівна установа повинна прийняти такі документи без додаткових умов, тобто без вимог прийняття документів на платній основі та посилання на затверджений перелік платних послуг і тарифів на них.
Що стосується упорядкування архівних документів з кадрових питань (особового складу), то нерідко провадження у справі про банкрутство триває кілька років, змінюються ліквідатори підприємства, у банкрута немає майна, за рахунок реалізації якого могли б надійти кошти на ліквідаційний рахунок. Тобто у ліквідатора немає фінансової можливості впорядкувати архів підприємства. Архівна установа здебільшого відмовляє приймати на зберігання неупорядковані документи, а це не дозволяє ліквідатору завершити ліквідаційну процедуру. Але ж Закон № 2343 не містить норм, які б зобов’язували ліквідатора здійснювати упорядкування архівних документів банкрута власним коштом. Не містить такої норми і Закон № 3814.
Тому в разі відсутності майна, дебіторської заборгованості та грошових коштів на ліквідаційному рахунку підприємства-банкрута ліквідатор зобов’язаний забезпечити збереження архівних документів з кадрових питань (особового складу) протягом ліквідаційної процедури та вжити заходів щодо передання архіву підприємства до архівної установи в тому вигляді, в якому він був прийнятий, а архівна установа зобов’язана прийняти такий архів без додаткових умов.
Які ще додаткові умови для передання архівних документів до архівної установи можуть виникнути перед ліквідатором?
Як уже зазначалося, відповідно до п. 4.30 Правил № 656/5 ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута лише після винесення ухвали господарським судом про ліквідацію юридичної особи.
І знову суд стає на бік підприємства-банкрута. Так, ухвалою Господарського суду Чернігівської області від 20.12.18 р. у справі № 927/1361/13 визначено, що згідно з ч. 1 ст. 46 Закону № 2343 після завершення всіх розрахунків із кредиторами ліквідатор подає до господарського суду звіт та ліквідаційний баланс, до якого додається, зокрема, довідка архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню. Тому суд зобов’язав архівну установу прийняти архів підприємства-банкрута без додаткових умов, тобто до винесення ухвали про ліквідацію юридичної особи.
Крім того, що архівна установа не має права вимагати від ліквідатора передати на зберігання архівну документацію лише після винесення ухвали про ліквідацію юрособи, також є недоцільною пропозиція архівної установи прийняти архівні документи з кадрових питань (особового складу) на тимчасове депоноване зберігання до моменту ліквідації юрособи, а після винесення ухвали про ліквідацію – прийняти на державне зберігання.
Такі пропозиції, по-перше, призводять до надлишкових витрат коштів з ліквідаційного рахунку на оплату депонованого зберігання, а по-друге, архівна установа відповідно до ч. 3 ст. 48 Закону № 2343 не має права встановлювати арбітражному керуючому (ліквідатору) додаткові вимоги.
З цього питання ухвалою Господарського суду Черкаської області від 14.08.18 р. у справі № 925/871/15 зазначено, що Закон № 2343 не визначає ні строку, ні терміну передання документів архівної установи, але визначає, що документи повинні бути передані в ліквідаційній процедурі до моменту її завершення.
Тобто архівна установа повинна прийняти архівну документацію підприємства-банкрута на будь-якому етапі ліквідаційної процедури з моменту винесення постанови про визнання боржника банкрутом.
А ось дещо «екзотична» вимога архівної установи до підприємства-банкрута: прийняти архівні документи за умови забезпечення архівної установи металевими стелажами для зберігання цих же документів банкрута.
Ухвалою Господарського суду Черкаської області від 13.12.17 р. № 1 у справі № 14/4075 установлено, що ліквідатор не є власником боржника чи особою, яка відповідала протягом діяльності боржника за дотримання законодавства про НАФ та архівні установи; у ході ліквідаційної процедури ліквідатором банкрута не було отримано достатньо коштів, за рахунок яких було б можливим упорядкувати та передати на зберігання архівні документи банкрута, забезпечити архівну установу обладнанням для їх зберігання тощо.
У зв'язку з цим на ліквідатора банкрута не може бути покладено обов'язок вчинити такі дії за власний рахунок. Водночас законом на ліквідатора банкрута покладено обов'язок передання таких документів до архіву, а на архівну установу – обов'язок їх прийняти. Тому суд зобов’язав архівну установу прийняти архівні документи підприємства-банкрута без додаткових умов.
Крім того, архівна установа не має права вимагати від ліквідатора, який прийняв архів у своє відання за актом приймання-передачі, складеним та засвідченим належним чином, відновлення або пошук відсутніх (втрачених) архівних документів підприємства-банкрута, які не були йому передані. Адже ліквідатор не є власником архівних документів та не відповідає за неналежне зберігання архівних документів попереднім власником. Однак якщо в ході приймання документів ліквідатором установлено відсутність документів, доцільно зажадати від особи, що передає документи, пояснення причини такої відсутності.
Коментарі до матеріалу