Складання та оформлення описів справ

Написання тексту опису за усталеною формою відповідно до схеми систематизації справ у фонді, написання відомостей, що містяться в заголовках справ на обкладинках справ; складання титульного аркуша, нумерація аркушів опису, складання підсумкового запису

Складання передмов до описів фондів організацій

Аналіз законодавчих актів, історії фондоутворювача та його документів. Написання тексту передмови із зазначенням дат утворення, особливостей утворення, перейменування, ліквідації, змін структури, функції, складу та змісту документів фонду та їх особливостей, принципів систематизації документів та складу науково-довідникового апарату опису

Складання списків скорочень

Переглядання тексту опису, виявлення скорочених слів, установлення його повного написання, систематизація скорочень за алфавітом

Засвідчувальний напис

Для обліку кількості аркушів опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці опису. Форму засвідчувального напису до розділу опису наведено в додатку 17 до Правил № 1000/5