Обработка архивных документов и их передача в архивное учреждение
Кто проводит научно-техническую обработку документов
Ликвидатор должен осуществить мероприятия по проведению научно-технической обработки архивных документов предприятия-банкрота, если документы приняты им в неупорядоченном состоянии.
Упорядочение документов может проводиться помощниками ликвидатора (при наличии).
Ликвидатор также имеет право:
- привлечь опытных специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства на основании заключенных договоров на проведение научно-технической обработки архивных документов;
- или обратиться в архивное учреждение, в зоне комплектации которого находится предприятие-банкрот, и заключить договор на проведение научно-технической обработки архивных документов.
Архивное учреждение оказывает платные услуги в соответствии с Перечнем платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, содержащимися за счет бюджетных средств, утвержденным постановлением КМУ от 07.05.98 г. № 639. Цены на архивные работы (услуги) определяются согласно Порядку ценообразования на работы (услуги), которые выполняются государственными архивными учреждениями, утвержденному приказом Гокомархива от 24.01.01 г. № 6.
Однако оплата услуг по научно-технической обработке документов возможна лишь при наличии денежных средств на ликвидационном счете. Если денег нет, то архивное учреждение должно принять на государственное хранение архивную документацию предприятия-банкрота без дополнительных условий.
Этапы проведения научно-технической обработки
1. Определение и уточнение фондовой принадлежности фондов и дел (фондирование)
Речь идет об отнесении документов к определенному архивному фонду.
Архивный фонд предприятия – это совокупность архивных документов, созданных в деятельности предприятия, которые имеют научную, историко-культурную ценность или практическое значение и логично связаны между собой. А предприятие, в деятельности которого создается архивный фонд, считается фондообразователем.
|
Определение и уточнение фондовой принадлежности фондов и дел |
Постраничный просмотр документов в целях определения их фондовой принадлежности, то есть отношения к предприятию, на котором они были составлены; установление исторических и логических связей между документами (группами документов); определение периода деятельности фондообразователя, установление хронологических пределов деятельности и крайних дат документов; выделение непрофильных документов |
2. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности проводится на основании утвержденной номенклатуры дел (если она передана ликвидатору (ликвидационной комиссии), Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5, Перечня видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения при ликвидации предприятий, учреждений, организаций, которые не относятся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержденного приказом Минюста от 14.03.13 г. № 430/5, с изменениями, внесенными приказом Минюста от 16.03.15 г. № 366/5 (далее – Перечень № 430/5).
Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в разд. V Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).
|
Проведение экспертизы научной и практической ценности |
Изучение истории фондообразователя и истории фонда, примерных перечней документов, которые подлежат и не подлежат государственному хранению, типовых перечней с указанием сроков хранения документов, номенклатуры дел; описи дел; постраничный просмотр дел и определение ценности документов, отбор документов, утративших научное и практическое значение |
По результатам экспертизы ценности документы формируются по следующим группам:
- документы постоянного срока хранения;
- документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
- документы по личному составу (приказы о приеме на работу, об увольнении, переводе, совместительстве, личные карточки, ведомости начисления заработной платы, лицевые счета, алфавитные книги, срочные трудовые договора, акты о несчастных случаях на производстве, невостребованные трудовые книжки и т. п.);
- документы временного срока хранения до 10 лет включительно;
- документы временного срока хранения, которые подлежат уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения.
Составленные описи дел постоянного хранения, длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу), акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ), прежде чем подавать на утверждение ЭПК архивного учреждения, необходимо утвердить экспертной комиссией предприятия. Это следует из формы описи, утвержденной в приложении 22 к Правилам № 1000/5, в частности:
Поэтому предлагается ликвидатору (ликвидационной комиссии) создавать экспертную комиссию на предприятии для согласования описей дел.
В комиссию может входить ликвидационная комиссия в полном составе или только ликвидатор единолично, либо наемные работники (помощники) ликвидатора во главе с ликвидатором.
Экспертная комиссия создается в соответствии с Порядком создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1004 и Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5. Как составить приказ ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии) о создании экспертной комиссии на предприятии, см. образец 1 в конце статьи.
3. Упорядочение архивных документов
|
Виды работ |
Содержание операций, которые необходимо выполнить |
|
Составление внутренних описей документов в делах |
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ |
|
Подшивка дел |
Сложение листов, вставка их в твердую обложку, пробивание 3-4 проколов шилом или сверление отверстий для сшивки, сшивка и закрепление нитей узлом. В дела подшиваются только оригиналы документов. На документах должна быть подпись руководителя и печать (при наличии), а в случае их отсутствия – засвидетельствованные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативных актов; Подшивка личных карточек производится по году увольнения работника, а в дело – по алфавиту. Приказы формируются в дела по номерам с 1-го до последнего в году. Ведомости начисления заработной платы подшиваются по годам, внутри года – по месяцам с января по декабрь, или кварталам либо полугодиям. Личные счета по начислению заработной платы формируются в дела по годам, внутри дела – в алфавитном порядке или ежемесячно. При наличии книги учета табельных номеров могут формироваться по табельным номерам. Трудовые договоры формируются в дела по годам, внутри года – по номерам с первого по последний в году. Если договоры не нумеруются, то по алфавиту. Черновики и ксерокопии документов в дела не подшиваются. Листы в деле выравниваются по нижнему правому краю. При подшивке металлические связки (скрепки, булавки) изымаются из документов |
|
Заверительная надпись |
В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на отдельном листе, который помещается в конце дела. В заверительной надписи указывается цифрами и буквами количество листов в деле и отдельно через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи, при ее наличии. Заверительная надпись подписывается лицом, которое ее составило |
|
Нумерация листов в делах |
Проставление карандашом или механическим нумератором порядкового номера каждого листа арабскими цифрами в правом верхнем углу дела, составление заверительной надписи. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруются отдельно. В деле должно быть прошито не более чем 250 листов. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно. Лист формата, больше, чем А4, подшивается с одной стороны и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуется на формат А4. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одной стороной другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Чистые листы не нумеруются, а вырываются из дела. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (135-а, 135-б и т.п.) |
|
Перенумерация листов в делах |
Зачеркивание старых номеров листов, написание новых номеров, внесение изменений в заверительную надпись дела. При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве производится их перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной черточкой и рядом ставится новый номер листа |
|
Оформление обложек (титульных листов) дел |
Написание на обложке (титульном листе) названия структурного подразделения; заголовка дела; крайних дат документов, включенных в дело; количества листов в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи). На обложке дела в правом верхнем углу и нижнем левом углу указывается архивный шифр дела. Надпись производится черной пастой. Титульные листы рекомендуется изготовлять печатным способом и вносить изменяемую информацию от руки. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела. |
|
Передача документов на хранение |
Передача дел поединично, сравнивание заголовков, архивных шифров, крайних дат документов по описи и на обложках дел, прием описи на дела, которые передаются, оформление акта приема-передачи документов на хранение по устоявшейся форме, размещение дел на стеллажах |
4. Составление описи дел по кадровым вопросам (личному составу)
1. После упорядочения документов составляется опись дел по кадровым вопросам (личному составу) (см. образец 2 в конце статьи).
2. Элементы справочного аппарата к описи дел:
- титульный лист;
- содержание (при необходимости);
- предисловие (см. образец 3);
- список сокращений (при необходимости);
- заверительная надпись к описи.
Состав справочного аппарата согласовывается с архивным учреждением, в зоне комплектации которого находится предприятие.
|
Составление и оформление описей дел |
Написание текста описи по устоявшейся форме в соответствии со схемой систематизации дел в фонде, написание сведений, содержащихся в заголовках дел на обложках дел; составление титульного листа, нумерация листов описи, составление итоговой записи |
|
Составление предисловий к описям фондов организаций |
Анализ законодательных актов, истории фондообразователя и его документов. Написание текста предисловия с указанием дат создания, особенностей создания, переименования, ликвидации, изменений структуры, функций, состава и содержания документов фонда и их особенностей, принципов систематизации документов и состава аппарата научного справочника описи |
|
Составление списков сокращений |
Просмотр текста описи, выявление сокращенных слов, установление его полного написания, систематизация сокращений по алфавиту |
|
Заверительная надпись |
Для учета количества листов описи дел, фиксации особенностей нумерации описи на отдельном листе составляется заверительная надпись к разделу описи, которую размещают в конце описи. Форма заверительной надписи к разделу описи приведена в приложении 17 к Правилам № 1000/5 |
Согласно приказу о создании экспертной комиссии после проведения экспертизы ценности документов, проведения полного спектра работ по научно-технической обработке архивных документов и составления описей, целесообразно составить протокол заседания экспертной комиссии для одобрения описей дел (см. образец 4 в конце статьи).
После утверждения описей дел ликвидатор (ликвидационная комиссия) обращается к начальнику архивного учреждения с письменным заявлением о передаче документов ликвидируемого предприятия для последующего государственного хранения в архивном учреждении. Либо обращается в частное архивное учреждение и согласовывает вопрос передачи документов на хранение. Порядок осуществления деятельности частными архивными учреждениями определен приказом Госкомархива от 30.07.07 г. № 113.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При ликвидации предприятия ликвидатор (ликвидационная комиссия) имеет право передавать документы по кадровым вопросам (личному составу) в частные архивы на условиях, определенных ст. 33 Закона от 24.12.93 г. № 3814-XII «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (далее - Закон № 3814) и абзацем третьим п. 2.5 разд. ІІ Перечня № 430/5.
5. Уничтожение документов, не внесенных в НАФ
На основании проведенной экспертизы ценности документов составляется Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000/5.
Такой акт составляется в двух экземплярах и имеет валовую нумерацию начиная с № 1.
Акт одобряется экспертной комиссией, которая создается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) предприятия.
Одобренный экспертной комиссией акт подается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, в зоне комплектации которого находится предприятие.
Внесенная в акт первичная финансовая и бухгалтерская документация подлежит уничтожению при условии проведения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового, таможенного и другого законодательства.
Для подтверждения проведения соответствующей проверки ликвидатор предоставляет архивному учреждению справку с указанием органа, проводившего проверку, даты проведения соответствующей проверки, темы проверки, периода проверки. Справка подписывается ликвидатором и скрепляется печатью (при наличии).
Согласованные ЭПК архивного учреждения акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, утверждаются ликвидатором, после чего документы уничтожаются, что оформляется соответствующими документами.
6. Передача документов в архивное учреждение
Архивные документы передаются ликвидатором (ликвидационной комиссией) или лицом, ответственным за передачу архива, архивному учреждению в упорядоченном состоянии по описям дел.
При передаче документов в архивное учреждение:
- дела передаются по одному, проверяется наличие дел согласно описи;
- сравниваются заголовки, архивные шифры, крайние даты документов по описям и на обложках дел;
- проверяется правильность формирования документов в дела;
- определяется физическое состояние дел путем их визуального осмотра;
- передается опись на дела по кадровым вопросам (личному составу), которые передаются.
Принимает архив специалист сектора комплектации документов ликвидированных предприятий архивного учреждения.
После передачи документов в архивное учреждение оформляется акт приема-передачи документов на хранение по установленной форме в двух экземплярах. Акт подписывается специалистом сектора, принявшим документы, и руководителем архивного учреждения. После подписи акта один его экземпляр предоставляется ликвидатору (ликвидационной комиссии).
После подписания акта приема-передачи документов архивное учреждение выдает ликвидатору (ликвидационной комиссии) справку о приеме документов на государственное хранение в архивное учреждение. В справке указывается наименование учреждения, количество дел по описи дел постоянного хранения, крайние даты (при наличии); количество дел по описи длительного (свыше 10 лет) хранения, крайние даты (при наличии); количество дел по описи по кадровым вопросам (личному составу), крайние даты; дата и номер акта приема-передачи документов (согласно п. 8 гл. 3 разд. XV Правил № 1000/5).
Дополнительные условия передачи документов ликвидатором в архивный отдел
Что предусматривает законодательство
Расходы на упорядочение архивных документов по кадровым вопросам (личному составу) – это расходы, связанные с работой ликвидационной комиссии (ликвидатора). Но на сегодняшний день большая проблема состоит в том, что не всегда ликвидационная комиссия (ликвидатор) имеет возможность провести научно-техническую обработку документов из-за отсутствия денежных средств на ликвидационном счете и не всегда архивные учреждения готовы идти навстречу ликвидатору.
Кроме того, значительных финансовых расходов требует передача на государственное хранение в архивные учреждения архивных документов по кадровым вопросам (личному составу) .
В ч. 3 ст. 48 Закона от 14.05.92 г. № 2343-XII «О восстановлении платежеспособности должника или признании его банкротом» (далее – Закон № 2343) и ч. 3 ст. 46 Кодекса по процедурам банкротства (после вступления в силу) предусмотрено, что специально уполномоченный центральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченное им архивное учреждение обязаны принять архивные документы банкрота на хранение без дополнительных условий. Однако не всегда удается без проблем осуществить бесплатную передачу документов в архивное учреждение.
При отказе архивного учреждения в приеме документов по кадровым вопросам (личному составу) ликвидатору (ликвидационной комиссии) следует помнить, что порядок приема архивов предприятий-банкротов предусмотрен в п. 7 гл. 3 разд. XV Правил № 1000/5. В частности, «в случае банкротства учреждения передача его документов для дальнейшего хранения осуществляется в порядке, установленном Законом Украины «О восстановлении платежеспособности должника или признании его банкротом».
Кроме того, Закон № 3814 не содержит нормы об обязательной оплате услуг по хранению документов архивным учреждением в случае отсутствия средств на ликвидационном счете.
То есть если ликвидатором были надлежащим образом упорядочены архивные документы, составлена опись дел, к которой приложен оформленный в установленном порядке титульный лист, предисловие, список сокращенных слов (при необходимости), заверительная надпись к делу, то архивное учреждение должно принять архивные документы предприятия-банкрота без дополнительных условий. Это подтверждает и судебная практика.
Обзор судебной практики
В определении Хозяйственного суда Черкасской области от 14.12.17 г. № 5 по делу № 04/5026/416/2012 сказано: если ликвидатором банкрота выполнена возложенная на него обязанность и упорядочены архивные документы, то архивное учреждение должно принять такие документы без дополнительных условий, то есть без требований приема документов на платной основе и ссылки на утвержденный перечень платных услуг и тарифов на них.
Что касается упорядочения архивных документов по кадровым вопросам (личному составу), то нередко производство по делу о банкротстве длится несколько лет, меняются ликвидаторы предприятия, у банкрота нет имущества, за счет реализации которого могли бы поступить средства на ликвидационный счет. То есть у ликвидатора нет финансовой возможности упорядочить архив предприятия. Архивное учреждение в большинстве случаев отказывается принимать на хранение неупорядоченные документы, а это не позволяет ликвидатору завершить ликвидационную процедуру. Но Закон № 2343 не содержит нормы, которые обязывали бы ликвидатора осуществлять упорядочение архивных документов банкрота за свой счет. Не содержит такой нормы и Закон № 3814.
Поэтому при отсутствии имущества, дебиторской задолженности и денежных средств на ликвидационном счете предприятия-банкрота ликвидатор обязан обеспечить сохранность архивных документов по кадровым вопросам (личному составу) в течение ликвидационной процедуры и принять меры по передаче архива предприятия в архивное учреждение в том виде, в котором он был принят, а архивное учреждение обязано принять такой архив без дополнительных условий.
Однако, конечно, без судебных процессов здесь не обойтись, ведь архивное учреждение вряд ли согласится на бесплатный прием архива в неупорядоченном состоянии и будет ссылаться на свои нормативные документы.
Какие еще дополнительные условия для передачи архивных документов в архивное учреждение могут возникнуть у ликвидатора?
Как уже отмечалось, в соответствии с п. 4.30 Правил № 656/5 ликвидатор обязан обеспечить сохранность архивных документов банкрота только после вынесения определения хозяйственным судом о ликвидации юридического лица.
И опять суд становится на сторону предприятия-банкрота. Так, в определении Хозяйственного суда Черниговской области от 20.12.18 г. по делу № 927/1361/13 сказано, что согласно ч. 1 ст. 46 Закона № 2343 после завершения всех расчетов с кредиторами ликвидатор представляет в хозяйственный суд отчет и ликвидационный баланс, к которому прилагается, в частности, справка архивного учреждения о приеме документов, которые в соответствии с законом подлежат долгосрочному хранению. Поэтому суд обязал архивное учреждение принять архив предприятия-банкрота без дополнительных условий, то есть до вынесения определения о ликвидации юридического лица.
Кроме того что архивное учреждение не имеет права требовать от ликвидатора передать на хранение архивную документацию только после вынесения определения о ликвидации юрлица, также нецелесообразны предложения архивного учреждения принять архивные документы по кадровым вопросам (личному составу) на временное депонированное хранение до момента ликвидации юрлица, а после вынесения определения о ликвидации – принять на государственное хранение.
Такие предложения, во-первых, приводят к излишним расходам средств с ликвидационного счета на оплату депонированного хранения, а во-вторых, архивное учреждение в соответствии с ч. 3 ст. 48 Закона № 2343 не имеет права устанавливать арбитражному управляющему (ликвидатору) дополнительные требования.
По данному вопросу в определении Хозяйственного суда Черкасской области от 14.08.18 г. по делу № 925/871/15 сказано, что Закон № 2343 не определяет срока передачи документов архивного учреждения, но определяет, что документы должны быть переданы в ликвидационной процедуре до момента ее завершения.
То есть архивное учреждение должно принять архивную документацию предприятия-банкрота на любом этапе ликвидационной процедуры с момента вынесения определения о признании должника банкротом.
А вот несколько «экзотичное» требование архивного учреждения к предприятию-банкроту: принять архивные документы при условии обеспечения архивного учреждения металлическими стеллажами для хранения этих документов банкрота.
Определением Хозяйственного суда Черкасской области от 13.12.17 г. № 1 по делу №14/4075 установлено, что ликвидатор не является собственником должника или лицом, которое отвечало в течение деятельности должника за соблюдение законодательства о НАФ и архивных учреждениях; в ходе ликвидационной процедуры ликвидатором банкрота не было получено достаточно средств, за счет которых было бы возможным упорядочить и передать на хранение архивные документы банкрота, обеспечить архивное учреждение оборудованием для их хранения и т. п.
В связи с этим на ликвидатора банкрота не может быть возложена обязанность совершить такие действия за свой счет. В то же время законом на ликвидатора банкрота возложена обязанность передачи таких документов в архив, а на архивное учреждение – обязанность их принять. Поэтому суд обязал архивное учреждение принять архивные документы предприятия-банкрота без дополнительных условий.
Кроме того, архивное учреждение не имеет права требовать от ликвидатора, принявшего архив в свое ведение по акту приема-передачи, составленному и засвидетельствованному должным образом, восстановления или поиска отсутствующих (утраченных) архивных документов предприятия-банкрота, которые не были ему переданы. Ведь ликвидатор не является владельцем архивных документов и не отвечает за ненадлежащее хранение архивных документов предыдущим владельцем. Однако если в ходе приема документов ликвидатором установлено отсутствие документов, целесообразно потребовать от лица, передающего документы, пояснения причины такого отсутствия.
Комментарии к материалу