Види робіт

Зміст операцій, які необхідно виконати

Складання внутрішніх описів документів у справах

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ

Підшивання справ

Складання аркушів, вставлення їх у тверду обкладинку, пробивання 3-4 проколів шилом або свердління отворів для шиття, шиття та закріплення ниток вузлом.

У справи підшиваються тільки оригінали документів, на документах має бути підпис керівника та печатка (за наявності), а в разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

Підшивання особових карток здійснюється за роком звільнення працівника, а у справі – за алфавітом.

Накази формуються у справи за номером від 1-го до останнього в році.

Відомості нарахування заробітної плати підшиваються за роками, усередині року – за місяцями з січня до грудня, або кварталами чи півріччями.

Особові рахунки з нарахування заробітної плати формуються у справи за роками, усередині справи – за алфавітом або щомісячно. Якщо є книга обліку табельних номерів, то можуть формуватися за табельними номерами.

Трудові договори формуються у справи за роками, усередині року – за номерами від першого до останнього в році. Якщо договори не нумеровані, то за алфавітом.

Чернетки та ксерокопії документів у справи не підшиваються.

Аркуші у справі вирівнюються по нижньому правому краю.

Під час підшивання металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів

Засвідчувальний напис

З метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається засвідчувальний напис на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи.

У засвідчувальному написі зазначається цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак «+» (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала

Нумерація аркушів у справах

Проставлення олівцем або механічним нумератором порядкового номера кожного аркуша арабськими цифрами у правому верхньому куті справи, складання засвідчувального напису.

Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо.

У справі має бути прошито не більш як 250 аркушів.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Аркуш формату, більшого ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Чисті аркуші не нумеруються, а вириваються зі справи.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо)

Перенумерування аркушів у справах

Закреслення старих номерів аркушів, написання нових номерів, унесення змін до засвідчувального напису справи.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією рискою і поряд ставиться новий номер аркуша

Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ

Написання на обкладинці (титульному аркуші) назви структурного підрозділу; заголовка справи; крайніх дат документів, уміщених у справу; кількості аркушів відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи у правому верхньому куті та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи.

Напис робиться чорною пастою.

Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки.

Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передання документів на зберігання

Передання справ поодинично, порівнювання заголовків, архівних шифрів, крайніх дат документів за описом та на обкладинках справ, приймання опису на справи, які передаються, оформлення акта приймання-передачі документів на зберігання за усталеною формою, розміщення справ на стелажах