Використання автомобіля в роботі офісу: правові аспекти

23.07.2019 34123 1 20

Автомобіль на підприємстві: придбання, оформлення, облік, страхування, списання

Розглянемо ситуацію, коли підприємство планує взяти у свого засновника (іншої фізособи) легковий автомобіль для використання в господарській діяльності. У консультації розповімо про варіанти оформлення цієї операції: оренду та позичку.

Договір оренди автомобіля

Предмет і форма договору

Правила оформлення договору оренди транспортного засобу (далі – ТЗ) регламентуються ст. 798-805 ЦК. Предметом такого договору можуть бути легкові та вантажні автомобілі.

Форма договору оренди автомобіля залежить від складу учасників:

якщо сторонами договору є дві юридичні особи, то договір укладається в простій письмовій формі;
якщо однією зі сторін договору є фізична особа, тоді договір підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦК).

Зверніть увагу: ЦК не робить винятків для випадків, коли однією зі сторін договору є фізособа-підприємець. Виходячи із цього, якщо одна зі сторін – підприємець, договір оренди ТЗ підлягає нотаріальному посвідченню. Судова практика склалася так, що засвідчувати такий договір у нотаріуса не потрібно. Дану позицію закріплено в п. 2.11 Постанови № 12.

Істотні умови договору

Істотними умовами договору оренди є (ст. 284 ГК):

об’єкт оренди;
строк дії договору;
орендна плата з урахуванням її індексації;
порядок використання амортизаційних відрахувань;
порядок відновлення орендованого майна;
умови повернення орендованого майна або викупу.

Зупинимося докладніше на деяких з них.

Об’єкт оренди. Це ТЗ. Простежте, щоб у договорі були детально описані індивідуальні ознаки автомобіля, а саме: марка, модель, рік випуску, колір, номер двигуна, кузова, шасі, реєстраційний номер, де та ким зареєстровано та інші характеристики. Крім того, рекомендуємо вказати загальну вартість автомобіля на момент підписання договору, його технічний стан, мету оренди.

Якими документами оформляється передача автомобіля в оренду?

Після підписання договору складається акт приймання-передачі автомобіля в оренду. Такий акт може бути складений у довільній формі або за типовою формою № ОЗ-1, затвердженою Наказом № 352. В акті слід зафіксувати технічний стан автомобіля. Якщо є будь-які зауваження, їх також необхідно відобразити в ньому.

Важливо знати! Якщо при передачі не перевірити справність автомобіля, то буде вважатися, що він переданий у справному стані (ч. 3 ст. 767 ЦК).

Орендна плата. Порядок, умови та строки внесення орендної плати повинні бути прописані в договорі оренди (ч. 1 ст. 762 ЦК). Укажіть у договорі:

розмір орендної плати. Тут же можна встановити її періодичний перегляд і зміну (індексацію) розміру (ч. 3 ст. 762 ЦК);
вид (грошова чи натуральна), тобто як ви будете платити за оренду – грошима або, можливо, товарами, послугами;
форму оплат (готівкою, на розрахунковий рахунок, змішана);
періодичність внесення (щомісяця, раз на квартал, раз на рік).

За загальним правилом орендна плата вноситься щомісяця (ч. 5 ст. 762 ЦК). Однак дана норма не є імперативною, тобто сторони мають право передбачити в договорі оренди й інші строки, наприклад щотижня, щокварталу, раз на два роки і т. д.

Урахуйте: якщо ви не вкажете конкретну періодичність (наприклад, раз на рік), тоді орендну плату доведеться вносити щомісяця (ч. 5 ст. 762 ЦК).

А якщо в договорі взагалі не зазначено розмір орендної плати?

Тоді це буде вже договір позички – безплатного користування майном. Оренда безплатною не буває за визначенням.

Строк дії договору. Такий строк визначається за домовленістю сторін. Тому рекомендуємо вказати конкретний період дії договору. Формулювання може бути, наприклад, таким: «Цей договір починає діяти з моменту передачі орендованого автомобіля орендарю (підписання сторонами акта приймання-передачі) і діє до 31 грудня 2019 року включно».

Варто також прописати в цьому розділі договору:

1. Порядок повідомлення орендаря про закінчення строку дії договору. Це дуже важливий момент. Припустимо, установлений строк договору минув, але протягом місяця після цього жодна зі сторін не заявила про припинення або зміну умов договору. У такому випадку договір уважається продовженим на той же строк і на тих же умовах (ч. 4 ст. 284 ГК).

2. Умова про пролонгацію договору, тобто яким чином договір буде продовжений:

або автоматично – якщо жодна зі сторін не заявила про припинення або зміну умов договору;
або шляхом підписання сторонами додаткової угоди.

3. Порядок дострокового розірвання договору (конкретно вкажіть, у яких випадках сторони можуть достроково розірвати договір).

Інші умови договору

Автомобіль потребує постійних витрат. Тому крім істотних умов договору рекомендуємо передбачити в договорі й інші умови. Розглянемо їх докладніше.

Ремонт і поліпшення автомобіля. За загальним правилом капітальний ремонт виконується за рахунок орендодавця, а поточний – за рахунок орендаря (ст. 776 ЦК). Тому якщо ви хочете змінити такий стан справ, то повинні відобразити це в договорі. Наприклад, можна вказати, що витрати на капремонт ви будете нести пополам з орендарем або зарахуєте у сплату орендної плати. Також пам’ятайте, що орендар має право поліпшити орендоване майно, але тільки зі згоди орендодавця (про це сказано в ч. 1 ст. 778 ЦК). І якщо згоду отримано, а поліпшення невідокремлювані від майна, то орендар має право вимагати відшкодування затрат або зарахування їх вартості в рахунок орендної плати (ч. 3 ст. 778 ЦК).

Страхування. У договорі можна передбачити обов’язок орендаря застрахувати отриманий автомобіль (ст. 771 ЦК).

Суборенда. За загальним правилом суборенда можлива тільки з письмової згоди орендодавця, якщо інше не встановлено договором (ст. 774 ЦК). Тому, якщо в підприємства-орендаря є бажання в перспективі здати автомобіль у суборенду, це слід узгодити з орендодавцем і заздалегідь прописати в договорі. Можна, звичайно, обговорити це питання й пізніше, але тоді вам доведеться укладати додугоду до договору. А якщо в договорі одна зі сторін – фізособа, то додугоду доведеться нотаріально засвідчити. Тому, щоб уникнути зайвих фінансових затрат, краще узгодити можливість суборенди на етапі складання договору.

Порядок повернення автомобіля. Орендар зобов’язаний повернути взятий в оренду автомобіль у стані, у якому він був отриманий, з урахуванням нормального зносу або в іншому стані, обумовленому договором, з урахуванням ремонту, виконаного орендарем та узгодженого з орендодавцем (ст. 785 ЦК).

Підприємство хоче орендувати автомобіль у свого директора, але після роботи директор буде використовувати його в особистих цілях. Як це прописати в договорі оренди?

Для наочності наведемо фрагмент договору оренди автомобіля з урахуванням зазначених обставин.

Фрагмент

<...>

1. Загальні положення

<...>

1.3. Орендодавець передає Орендарю автомобіль у користування в робочі дні тижня, а саме: з понеділка по п'ятницю в робочий час, з 9.00 до 18.00.

<...>

3. Орендна плата та розрахунки за Договором

3.1. Орендна плата розраховується погодинно виходячи з розрахунку 100 грн. за 1 годину.

<...>

Договір позички автомобіля

Припустимо, у підприємства немає коштів платити за оренду автомобіля, але авто дуже потрібне й засновник готовий передати його в безплатне користування. У цьому випадку виручить договір позички – безплатного користування майном. Порядок його укладання регулюється нормами гл. 60 ЦК.

Предмет і форма договору

Договір позички відрізняється від договору оренди тим, що користування автомобілем на його підставі повинне бути безплатним. При цьому слід урахувати, що користування автомобілем уважається безплатним, якщо на це прямо вказано в договорі або це випливає із суті відносин між сторонами (ч. 2 ст. 827 ЦК). Тому рекомендуємо в договорі позички прямо прописати, що користування автомобілем за договором буде безплатним (див. зразок).

Зразок

Договір позички транспортного засобу № 1

м. Київ

22.07.19 р.

Фізична особа Лазаренко Сергій Степанович, народився 03.05.1976 р. у м. Києві; паспорт серії АН № 234563, виданий Київським РУ ГУ УМВС України 09.06.92 р.; ідентифікаційний номер 125863547; проживає: м. Київ, вул. Б. Хмельницького, 15, кв. 123 (далі – Позичкодавець), з однієї сторони, і Товариство з обмеженою відповідальністю «Ластівка» в особі директора Макаренка Ігоря Петровича, який діє на підставі статуту (далі – Користувач), з іншої сторони (разом далі – Сторони, а кожна окрема – Сторона), уклали цей договір (далі – Договір) про таке:

1. Предмет Договору

1.1. Позичкодавець передає, а Користувач приймає в тимчасове безплатне користування транспортний засіб марки Nissan Terrano, 2016 року випуску, номер шасі (кузова, рами) Y7LPM01CP8, реєстраційний номер 2358965785462, номерний знак АА 5656 АВ (далі – транспортний засіб).

1.2. Транспортний засіб є власністю Позичкодавця і зареєстрований за ним у Центрі ДАІ 15.03.17 р.

2. Строк користування транспортним засобом

2.1. Строк, на який передається в користування транспортний засіб, становить 12 календарних місяців з моменту його передачі.

3. Порядок передачі транспортного засобу

3.1. Позичкодавець у триденний строк з моменту підписання Договору має передати транспортний засіб Користувачеві.

3.2. Транспортний засіб вважається переданим з моменту підписання Сторонами (уповноваженими представниками Сторін) акта приймання-передачі.

3.3. Користувач самостійно забезпечує вивіз транспортного засобу Позичкодавця.

4. Права та обов’язки Сторін

4.1. Користувач зобов’язується:

4.1.1. Використовувати транспортний засіб відповідно до його призначення, визначеного умовами Договору.

4.1.2. У присутності Позичкодавця перевірити стан транспортного засобу в момент його приймання-передачі. У разі невиконання цього обов’язку буде вважатись, що транспортний засіб переданий Користувачеві в належному стані.

4.1.3. Підтримувати транспортний засіб у належному стані.

4.1.4. Нести витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, в тому числі зі сплатою податків та інших платежів.

4.1.5. Не передавати транспортний засіб у користування третім особам.

4.1.6. Відшкодувати збитки, які можуть бути завдані третім особам, а також нести всі інші ризики, пов’язані з використанням транспортного засобу як джерела підвищеної небезпеки.

4.1.7. Відшкодувати збитки, завдані Позичкодавцю внаслідок пошкодження транспортного засобу, якщо Користувач не доведе, що це сталося не з його вини.

4.1.8. У разі припинення дії Договору повернути Позичкодавцю транспортний засіб у стані, не гіршому, ніж на час його передачі в позичку, з урахуванням фізичного зносу.

4.2. Користувач має право:

4.2.1. Розірвати Договір в односторонньому порядку та вимагати відшкодування завданих йому збитків у разі порушення Позичкодавцем строку передачі транспортного засобу.

4.2.2. Використовувати транспортний засіб без будь-яких обмежень щодо території використання, у тому числі з правом виїзду за кордон.

4.2.3. У разі несправності транспортного засобу не з вини Користувача вимагати у Позичкодавця компенсації за фактично понесені витрати на ремонт транспортного засобу.

4.2.4. Повернути транспортний засіб у будь-який час до спливу строку дії Договору. Якщо транспортний засіб потребує особливого догляду або зберігання, повідомити Позичкодавця про відмову від Договору не пізніше ніж за сім календарних днів до дати повернення транспортного засобу.

4.3. Позичкодавець зобов’язується:

4.3.1. Своєчасно передати транспортний засіб Користувачеві.

4.3.2. Попередити Користувача про особливі властивості та недоліки транспортного засобу, які йому відомі і які можуть бути небезпечними для життя, здоров’я, майна Користувача або призвести до пошкодження самого транспортного засобу.

4.3.3. Забезпечувати за власний рахунок технічне обслуговування та капітальний ремонт транспортного засобу.

4.4. Позичкодавець має право:

4.4.1. У будь-який час розірвати Договір в односторонньому порядку та вимагати повернення транспортного засобу.

4.4.2. У разі неповернення транспортного засобу в узгоджений Договором строк вимагати його примусового повернення зі стягненням неустойки та понесених збитків.

4.4.3. У разі повернення транспортного засобу із суттєвими пошкодженнями або недоліками вимагати від Користувача відшкодування його вартості, установленої Договором.

4.4.4. Відчужити транспортний засіб третій особі. Користувач не має переважного права перед іншими особами на купівлю транспортного засобу, переданого йому в позичку.

5. Порядок повернення транспортного засобу

5.1. Користувач зобов’язується протягом двох календарних днів після закінчення дії Договору повернути Позичкодавцю транспортний засіб у такому самому стані, в якому він перебував на момент його передачі Користувачу, з урахуванням нормального зносу.

5.2. Транспортний засіб вважається поверненим Позичкодавцю Користувачем з моменту підписання акта приймання-передачі Сторонами (уповноваженими представниками Сторін).

6. Відповідальність Сторін

6.1. У разі порушення своїх зобов’язань за Договором Сторона несе відповідальність згідно з чинним законодавством України та Договором. Порушенням зобов’язання є його невиконання або неналежне виконання, тобто виконання з порушенням умов, визначених Договором.

6.2. У разі порушення строку передачі транспортного засобу в користування, указаного в п. 3.1 Договору, Позичкодавець зобов’язаний сплатити Користувачеві пеню в розмірі подвійної облікової ставки НБУ за кожен день прострочення передачі транспортного засобу.

6.3. У разі порушення строку повернення транспортного засобу, вказаного в п. 5.1 Договору, Користувач повинен сплатити на поточний рахунок Позичкодавця пеню в розмірі подвійної облікової ставки НБУ за кожен день прострочення передачі транспортного засобу.

6.4. Сторона, яка порушила умови Договору, зобов’язана сплатити неустойку протягом п’яти банківських днів з моменту отримання відповідної письмової вимоги від іншої Сторони.

7. Порядок вирішення спорів

7.1. Усі спірні питання, що виникають під час виконання Договору, вирішуються шляхом переговорів.

7.2. Спірні питання, які не можуть бути вирішені шляхом переговорів, підлягають розгляду в судовому порядку відповідно до чинного законодавства України.

8. Строк дії Договору

8.1. Договір вважається укладеним з моменту його підписання Сторонами (уповноваженими представниками Сторін) і діє до повного виконання Сторонами своїх зобов’язань. Кожна Сторона має право вимагати дострокового розірвання Договору.

9. Прикінцеві положення

9.1. Строк надання позички може бути продовжено за згодою Сторін. У цьому випадку строк дії Договору продовжується на відповідний строк, що оформлюється додатковою угодою до Договору.

9.2. Після підписання Договору всі попередні переговори, листування, договори і будь-які інші усні або письмові домовленості Сторін, що стосуються умов Договору, втрачають юридичну силу, але можуть використовуватися для тлумачення умов Договору.

9.3. Договір складений у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу.

10. Реквізити та підписи Сторін

<...>

Сторонами договору є позикодавець і користувач.

Договір позички автомобіля укладається в письмовій формі (ч. 2 ст. 828 ЦК).

Зверніть увагу: договір позички ТЗ, крім наземного самохідного ТЗ, якщо хоча б однією з його сторін є фізособа, підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 4 ст. 828 ЦК).

Водночас діюче законодавство не пояснює, що таке «наземний самохідний транспортний засіб». Дається розшифрування тільки терміна «наземні транспортні засоби». Цією прогалиною у законодавстві користуються перевіряючі, які заперечують дійсність договорів позички, укладених із фізособою без участі нотаріуса. Тому хочемо вас попередити: якщо не засвідчити такий договір у нотаріуса, слід бути готовими відстоювати свої права в суді.

Зауважимо, що суди в основному стають на бік суб’єктів господарювання й визнають, що автомобіль відноситься до наземних самохідних ТЗ. Тому договір позички автомобіля не підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню. Однак його простіше засвідчити, ніж потім судитися.

Істотні та інші умови договору

ЦК не містить переліку істотних умов договору позички. Тому звернемося до ст. 180 ГК. У ній наведено перелік таких умов для господарських договорів, а саме: предмет, ціна та трок дії договору.

Не забудьте: ціна в договорі позички не вказується, тому що він безплатний. Слід прямо прописати, що автомобіль передається в безплатне користування.

Строк дії договору позички також установлюється за угодою сторін. Якщо не визначити в договорі строк користування автомобілем, то він буде визначатися виходячи з мети, для якої авто передано в позичку (ст. 831 ЦК).

Майте на увазі: користувач має право повернути автомобіль, переданий йому в користування, у будь-який час до закінчення строку договору. Якщо після закінчення строку дії договору користувач не поверне автомобіль, то позичкодавець може вимагати повернення автомобіля з відшкодуванням нанесених йому збитків (ст. 836 ЦК).

Крім істотних умов у договір можна включити й інші, на розсуд сторін, наприклад, про ремонти та поліпшення автомобіля (хто буде проводити, за чий рахунок, у які строки); про те, хто несе витрати, пов’язані з експлуатацією автомобіля, і т. д.

Яким документом оформляється факт передачі автомобіля за договором позички?

Передача автомобіля користувачу оформляється актом приймання-передачі майна в користування. Акт можна скласти в довільній формі з урахуванням вимог до первинних документів, установлених ст. 9 Закону № 996. В акті слід указати, який конкретно автомобіль передається (марка, колір і т. п.), дати його характеристику (марка, модель, номер, у якому стані передається і т. д.).

Висновки

Договір оренди автомобіля з фізособою повинен бути засвідчений нотаріально, інакше його можуть визнати недійсним.

За договором позички автомобіль передається в безплатне користування, на це слід прямо вказати в самому договорі.

До договору оренди або позички додатково необхідно скласти акт приймання-передачі автомобіля.

Зразок_Договір позички транспортного засобу.docx

Завантажити

Фрагмент договору оренди автомобіля.docx

Завантажити

форма договору нотаріальне посвідчення договору автомобіль видатки надання послуг позичка оплата послуг укладання договору договір оренди транспортний засіб акт приймання-передачі оренда автомобіля безоплатне надання основні засоби платна послуга істотні умови розірвання договору умови договору нотаріальне посвідчення договір позички оренда транспортного засобу службовий автомобіль офіс зразок