Использование автомобиля в работе офиса: правовые аспекты

Автомобиль на предприятии: приобретение, оформление, учет, страхование, списание

Рассмотрим ситуацию, когда предприятие планирует взять у своего учредителя (другого физлица) легковой автомобиль для использования в хозяйственной деятельности. В консультации расскажем о вариантах оформления этой операции: аренде и ссуде.

Договор аренды автомобиля

Предмет и форма договора

Правила оформления договора аренды транспортного средства (далее – ТС) регламентируются ст. 798–805 ГК. Предметом такого договора могут быть легковые и грузовые автомобили.

Форма договора аренды автомобиля зависит от состава участников:

• если сторонами договора являются два юридических лица, то договор заключается в простой письменной форме;
• если одной из сторон договора является физическое лицо, тогда договор подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 ГК).

Существенные условия договора

Существенными условиями договора аренды являются (ст. 284 ХК):

• объект аренды;
• срок действия договора;
• арендная плата с учетом ее индексации;
• порядок использования амортизационных отчислений;
• порядок восстановления арендуемого имущества;
• условия возврата арендуемого имущества или выкупа.

Остановимся подробнее на некоторых из них.

Объект аренды. Это ТС. Проследите, чтобы в договоре были детально описаны индивидуальные признаки автомобиля, а именно: марка, модель, год выпуска, цвет, номер двигателя, кузова, шасси, регистрационный номер, где и кем зарегистрирован и другие характеристики. Кроме того, рекомендуем указать общую стоимость автомобиля на момент подписания договора, его техническое состояние, цель аренды.

Какими документами оформляется передача автомобиля в аренду?

После подписания договора составляется акт приемки-передачи автомобиля в аренду. Такой акт может быть составлен в произвольной форме или по типовой форме № ОЗ-1, утвержденной Приказом № 352. В акте следует зафиксировать техническое состояние автомобиля. Если есть какие-либо замечания, их также необходимо отразить в нем.

Арендная плата. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы должны быть прописаны в договоре аренды (ч. 1 ст. 762 ГК). Укажите в договоре:

• размер арендной платы. Здесь же можно установить ее периодический пересмотр и изменение (индексацию) размера (ч. 3 ст. 762 ГК);
• вид (денежная или натуральная), то есть как вы будете платить за аренду – деньгами или, возможно, товарами, услугами;
• форму оплаты (наличными, на расчетный счет, смешанная);
• периодичность внесения (ежемесячно, раз в квартал, раз в год).

По общему правилу арендная плата вносится ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГК). Однако данная норма не является императивной, то есть стороны вправе предусмотреть в договоре аренды и другие сроки, к примеру, еженедельно, ежеквартально, раз в два года и т. д.

А если в договоре вообще не указан размер арендной платы?

Тогда это будет уже договор ссуды – бесплатного пользования имуществом. Аренда бесплатной не бывает по определению.

Срок действия договора. Такой срок определяется по договоренности сторон. Поэтому рекомендуем указать конкретный период действия договора. Формулировка может быть, например, такая: «Цей договір починає діяти з моменту передачі орендованого автомобіля орендарю (підписання сторонами акта приймання-передачі) і діє до 31 грудня 2019 року включно».

Стоит также прописать в этом разделе договора:

1. Порядок уведомления арендатора об окончании срока действия договора. Это очень важный момент. Допустим, установленный срок договора истек, но в течение месяца после этого ни одна из сторон не заявила о прекращении или изменении условий договора. В таком случае договор считается продленным на тот же срок и на тех же условиях (ч. 4 ст. 284 ХК).

2. Условие о пролонгации договора, то есть каким образом договор будет продлен:

• либо автоматически – если ни одна из сторон не заявила о прекращении или изменении условий договора,
• либо путем подписания сторонами дополнительного соглашения.

3. Порядок досрочного расторжения договора (конкретно укажите, в каких случаях стороны могут досрочно расторгнуть договор).

Прочие условия договора

Автомобиль требует постоянных расходов. Поэтому помимо существенных условий договора рекомендуем предусмотреть в договоре и другие условия. Рассмотрим их подробнее.

Ремонт и улучшение автомобиля. По общему правилу капитальный ремонт выполняется за счет арендодателя, а текущий – за счет арендатора (ст. 776 ГК). Потому если вы хотите изменить такое положение дел, то должны отразить это в договоре. Например, можно указать, что расходы на капремонт вы будете нести пополам с арендатором или засчитывать в уплату арендной платы. Также помните, что арендатор имеет право улучшить арендуемое имущество, но только с согласия арендодателя (об этом сказано в ч. 1 ст. 778 ГК). И если согласие получено, а улучшения неотделимы от имущества, то арендатор вправе потребовать возмещения затрат или зачисления их стоимости в счет арендной платы (ч. 3 ст. 778 ГК).

Страхование. В договоре можно предусмотреть обязанность арендатора застраховать полученный автомобиль (ст. 771 ГК).

Субаренда. По общему правилу субаренда возможна только с письменного согласия арендодателя, если иное не установлено договором (ст. 774 ГК). Поэтому, если у предприятия-арендатора есть желание в перспективе сдать автомобиль в субаренду, это следует согласовать с арендодателем и заранее прописать в договоре. Можно, конечно, обсудить этот вопрос и позже, но тогда вам придется заключать допсоглашение к договору. А если в договоре одна из сторон – физлицо, то допсоглашение придется нотариально удостоверить. Поэтому во избежание лишних финансовых затрат лучше согласовать возможность субаренды на этапе составления договора.

Порядок возврата автомобиля. Арендатор обязан вернуть взятый в аренду автомобиль в состоянии, в котором он был получен, с учетом нормального износа или в ином состоянии, обусловленном договором, с учетом ремонта, выполненного арендатором и согласованного с арендодателем (ст. 785 ГК).

Предприятие хочет арендовать автомобиль у своего директора, но после работы директор будет использовать его в личных целях. Как это прописать в договоре аренды?

Для наглядности приведем фрагмент договора аренды автомобиля с учетом указанных обстоятельств.

Фрагмент

Договор ссуды автомобиля

Допустим, у предприятия нет средств платить за аренду автомобиля, но авто нужно позарез и учредитель готов передать его в бесплатное пользование. В этом случае выручит договор ссуды – бесплатного пользования имуществом. Порядок его заключения регулируется нормами гл. 60 ГК.

Предмет и форма договора

Договор ссуды отличается от договора аренды тем, что пользование автомобилем на его основании должно быть бесплатным. При этом следует учесть, что пользование автомобилем считается бесплатным, если на это прямо указано в договоре или это вытекает из сути отношений между сторонами (ч. 2 ст. 827 ГК). Поэтому рекомендуем в договоре ссуды прямо прописать, что пользование автомобилем по договору будет бесплатным (см. образец).

Образец

Сторонами договора являются ссудодатель и пользователь.

Договор ссуды автомобиля заключается в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГК).

Вместе с тем действующее законодательство не поясняет, что такое «наземное самоходное транспортное средство». Дается расшифровка только термина «наземные транспортные средства». Этим пробелом в законодательстве пользуются проверяющие, которые оспаривают действительность договоров ссуды, заключенных с физлицом без участия нотариуса. Поэтому хотим вас предупредить: если не заверить такой договор у нотариуса, следует быть готовым и отстаивать свои права в суде.

Заметим, что суды в основном становятся на сторону субъектов хозяйствования и признают, что автомобиль относится к наземным самоходным ТС. Поэтому договор ссуды автомобиля не подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Однако его проще заверить, чем потом судиться.

Существенные и прочие условия договора

ГК не содержит перечень существенных условий договора ссуды. Поэтому обратимся к ст. 180 ХК. В ней приведен перечень таких условий для хозяйственных договоров, а именно: предмет, цена и срок действия договора.

Срок действия договора ссуды также устанавливается по соглашению сторон. Если не определить в договоре срок пользования автомобилем, то он будет определяться исходя из цели, для которой авто передано в ссуду (ст. 831 ГК).

Имейте в виду: пользователь имеет право вернуть автомобиль, переданный ему в пользование, в любое время до истечения срока договора. Если по окончании срока действия договора пользователь не вернет автомобиль, то ссудодатель может требовать возврата автомобиля с возмещением нанесенных ему убытков (ст. 836 ГК).

Кроме существенных условий в договор можно включить и другие, на усмотрение сторон, например о ремонтах и улучшениях автомобиля (кто будет проводить, за чей счет, в какие сроки); о том, кто несет расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, и т. д.

Каким документом оформляется факт передачи автомобиля по договору ссуды?

Передача автомобиля пользователю оформляется актом приемки-передачи имущества в пользование. Акт можно составить в произвольной форме с учетом требований к первичным документам, установленным ст. 9 Закона № 996. В акте следует указать, какой конкретно автомобиль передается (марка, цвет и т. п.), дать его характеристику (марка, модель, номер, в каком состоянии передается и т. д.).

Выводы

Договор аренды автомобиля с физлицом должен быть заверен нотариально, иначе его могут признать недействительным.

По договору ссуды автомобиль передается в бесплатное пользование, на это следует прямо указать в самом договоре.

К договору аренды или ссуды дополнительно необходимо составить акт приемки-передачи автомобиля.