• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Использование автомобиля в работе офиса: правовые аспекты

04.04.2018 8604 1 7

Для четкой и слаженной работы офиса нужен автомобиль (служебные поездки по городу, загородные командировки и т. д.). Но как быть, если у предприятия нет своего автомобиля на балансе? Тогда помогут договоры аренды либо ссуды транспортного средства (далее – ТС). В публикации рассмотрим основные моменты обоих видов договоров, отличия между ними и определимся, в каком случае лучше заключать договор аренды, а в каком – ссуды.

Договор аренды автомобиля

Чем регламентируется: § 5 (ст. 798–805) гл. 58 ГК.

Суть договора: передача автомобиля в платное срочное пользование.

Стороны договора: арендодатель и арендатор. Сторонами могут быть как юридические, так и физические лица.

Форма договора: простая письменная. Если одна из сторон договора – физлицо, договор необходимо нотариально удостоверить. Но если договор аренды автомобиля заключен между юрлицом и физлицом-предпринимателем, то нотариальное удостоверение не требуется (п. 2.11 Постановления № 12).

Существенные условия договора:

  • предмет. В данном разделе указываются: марка, модель арендуемого автомобиля, госномер, дата выпуска, цвет, номер двигателя и другая необходимая, по мнению сторон, информация (например, материал обшивки салона автомобиля). Также здесь можно отразить стоимость автомобиля на момент заключения договора и цель аренды (в нашем случае – для совершения служебных поездок работников юрлица);
  • цена. Здесь приводится размер арендной платы (может быть выражена как в денежной, так и в натуральной форме), порядок внесения (например, дважды в месяц, один раз в квартал, ежемесячно и т. д.), порядок ее повышения и индексации. Обратите внимание: арендатор имеет право требовать уменьшения арендной платы (если возможность пользоваться арендованным имуществом существенно уменьшилась в связи с обстоятельствами, за которые арендатор не отвечает, ч. 4 ст. 762 ГК) либо вообще не вносить ее (если нет возможности использовать арендуемое имущество, ч. 6 ст. 762 ГК);
  • срок аренды. Если в договоре срок аренды не установлен, считается, что договор заключен на неопределенный срок. Тогда каждая из сторон имеет право отказаться от договора в любое время, письменно уведомив об этом другую сторону за один месяц (ст. 763 ГК). Если срок действия договора закончился, но арендатор продолжает пользоваться имуществом, при отсутствии возражений со стороны арендодателя в течение месяца договор считается продленным на тот же срок (ст. 764 ГК).

Приводим пример договора аренды автомобиля (см. образец 1).

Образец 1

Договір оренди автомобіля № 123

01.03.18 р.                                                м. Дніпро

Товариство з обмеженою відповідальністю «Сніг» в особі директора Петрова Івана Володимировича, що діє на підставі Статуту (далі – Орендодавець), з однієї сторони, та Товариство з обмеженою відповідальністю «Сонечко» в особі директора Галушко Марини Олегівни, яка діє на підставі Статуту (далі – Орендар), з другої сторони, уклали цей договір оренди автомобіля (далі – Договір) про таке:

1. Предмет Договору

1.1. На умовах, передбачених Договором, Орендодавець передає, а Орендар приймає у строкове платне користування об’єкт оренди – автомобіль відповідно до п. 1.2 Договору.

1.2. Об’єкт оренди – легковий автомобіль ВАЗ 21099, тип – легковий седан В, рік випуску – 2010, державний номер – АА 111111, колір – чорний, номер двигуна – ВНЗ 1112221, об’єм двигуна – 1,6 л.

1.3. Об’єкт оренди належить Орендодавцю на підставі Свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу ВАЕ 121212, виданого 13.05.13 р. Дніпропетровським ВРЕР-2 УДАГ ГУ МВС України в Дніпропетровській області.

1.4. Об’єкт оренди може використовуватися Орендарем при здійсненні виробничої діяльності (для службових поїздок персоналу Орендаря та перевезення дрібного вантажу).

1.5. Вартість об’єкта оренди на момент укладення Договору – 100 000,00 грн. (сто тисяч гривень 00 коп.).

2. Плата за Договором

2.1. За користування об’єктом оренди встановлена плата у розмірі 500,00 грн. (п’ятсот гривень 00 коп.) на місяць (далі – орендна плата).

2.2. Орендар зобов’язується вносити орендну плату у безготівковій формі шляхом перерахування на поточний рахунок Орендодавця, вказаний у розд. 9 Договору.

2.3. Орендна плата вноситься Орендарем до 15-го (п’ятнадцятого) числа щомісячно.

2.4. Орендар несе всі витрати, пов’язані з використанням об’єкта оренди, у тому числі зі сплати податків та інших платежів.

3. Строк оренди

3.1. Договір укладається на один рік та діє до 30 квітня 2019 року (включно).

4. Передача об’єкта оренди Орендарю

4.1. Орендодавець передає у тимчасове платне користування об’єкт оренди Орендарю в момент підписання акта приймання-передачі об’єкта оренди, що є невід’ємною частиною Договору. В момент підписання сторонами акта Орендодавець передає Орендарю ключі від об’єкта оренди та технічну документацію.

4.2. Орендар повертає об’єкт оренди в момент підписання акта повернення об’єкта оренди. Об’єкт оренди повертається в останній день строку оренди, вказаного в п. 3.1 Договору, або у день дострокового розірвання Договору.

5. Відповідальність сторін

5.1. За порушення строків внесення орендної плати Орендар сплачує на користь Орендодавця пеню у розмірі подвійної облікової ставки НБУ, встановленої на момент такого прострочення, від суми заборгованості за кожен день прострочення.

5.2. У разі передачі об’єкта оренди у користування третій особі без погодження з Орендодавцем Орендар сплачує на користь Орендодавця штраф у розмірі місячної орендної плати.

5.3. За порушення строків передачі об’єкта оренди в оренду Орендодавець сплачує Орендарю пеню у розмірі подвійної облікової ставки від суми місячної орендної плати за кожен день порушення зобов’язання.

5.4. Штрафні санкції сплачуються винною стороною протягом трьох банківських днів з моменту отримання відповідної письмової вимоги іншої сторони.

5.5. Нарахування штрафних санкцій є правом, а не обов’язком сторін.

6. Форс-мажор

6.1. Сторони звільняються від відповідальності за повне або часткове невиконання своїх обов'язків за Договором, якщо доведуть, що таке невиконання сталося внаслідок дії обставин непереборної сили (форс-мажору), за умови, що це буде підтверджено документально.

6.2. Сторона, яка не може виконати зобов'язання за Договором у зв'язку з виникненням форс-мажорних обставин, зобов'язана негайно, але не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з моменту настання цих обставин, письмово повідомити про це іншу сторону.

6.3. Якщо форс-мажорні обставини діють більше чотирьох тижнів, то сторони мають право розірвати Договір без обов'язку відшкодувати можливы збитки, понесені ними.

7. Вирішення спорів

7.1. Усі спірні питання, пов’язані з виконанням умов Договору, сторони вирішуватимуть шляхом переговорів. У разі недосягнення згоди між сторонами в ході переговорів спірні питання передаються на розгляд до відповідного господарського суду в передбаченому законодавством України порядку.

8. Інші положення

8.1. Усі зміни, доповнення та додатки до Договору є його невід’ємною частиною і мають юридичну силу у випадках, коли вони викладені у письмовій формі та підписані сторонами Договору.

8.2. У разі зміни найменування, банківських та/або інших реквізитів сторін кожна сторона зобов'язана письмово повідомити про них іншу сторону не пізніше п’яти робочих днів з моменту виникнення цих змін.

8.3. Договір укладений українською мовою у двох примірниках, по одному примірнику для кожної сторони, які мають однакову юридичну силу.

9. Реквізити та підписи сторін:

<...>

На что еще обратить внимание в договоре?

1. Важное условие договора – ремонт и осуществление других расходов, связанных с использованием автомобиля. По общему правилу, установленному ч. 2 ст. 801 ГК, расходы на эксплуатацию арендованного ТС несет арендатор. Что касается ремонта, то согласно ст. 776 ГК текущий ремонт выполняется за счет арендатора, капитальный – за счет арендодателя. При этом стороны могут предусмотреть в договоре другое распределение средств на ремонт автомобиля (например, 50 % на 50 % либо арендодатель оплачивает 70 %, а арендатор – 30 % стоимости капремонта и т. д.). В соответствии с ч. 1 ст. 802 ГК страхование автомобиля осуществляет арендодатель.

2. Еще одно важное условие – субаренда ТС. Субаренда возможна только с письменного согласия арендодателя, если иное не установлено договором (ст. 774 ГК). Поэтому желательно в договоре указывать, согласен ли арендодатель на передачу имущества в субаренду либо, наоборот, прямо прописать в договоре условие о запрете субаренды.

Какие документы прилагаются к договору аренды ТС?

1. Акт приемки-передачи автомобиля в аренду/из аренды (при возврате) (ст. 795 ГК). Этот документ подтверждает передачу имущества от арендодателя к арендатору (и обратно). Его можно составить как по типовой форме № ОЗ-1 «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств», утвержденной Приказом № 352, так и по законодательно установленной форме «Акт приемки-передачи транспортного средства» (приложение 2 к Порядку № 1388). Однако стороны не обязаны использовать именно эти формы, они могут составить акт в более удобной для них форме. В него обязательно вносятся не только вышеперечисленные данные о ТС (предмет договора), но и наличие/отсутствие видимых повреждений, недостатков и т. д., а также перечень документов, которые арендодатель передает арендатору вместе с ТС (см. образец 2 ниже).

2. Акт приемки-передачи оказанных услуг (или иной первичный документ, удостоверяющий факт совершения этой хозоперации). Необходимость составления такого документа подтверждает Минфин в Письме от 30.05.16 г. № 31-11410-09-10/15182. Акт составляется с учетом требований Закона № 996.

3. Временный регистрационный талон на ТС. Этот документ не является обязательным и выдается по желанию собственника автомобиля на основании его заявления (п. 16 Порядка № 1388).

Образец 2

Акт приймання-передачі
об’єкта оренди за Договором оренди автомобіля
від 01.03.18 р. № 123

02.03.18 р.                                                                        м. Дніпро

Товариство з обмеженою відповідальністю «Сніг» в особі директора Петрова Івана Володимировича, що діє на підставі Статуту (далі – Орендодавець), з однієї сторони, та Товариство з обмеженою відповідальністю «Сонечко» в особі директора Галушко Марини Олегівни, яка діє на підставі Статуту (далі – Орендар), з другої сторони, уклали цей акт на виконання п. 4.1 Договору оренди автомобіля (далі – Договір) про таке:

1. Орендодавець передав, а Орендар прийняв відповідно до умов Договору об’єкт оренди – легковий автомобіль ВАЗ 21099, тип – легковий седан В, рік випуску – 2010, державний номер – АА 111111, колір – чорний, номер двигуна – ВНЗ 1112221, об’єм двигуна – 1,6 л.

2. Вартість об’єкта оренди на момент укладення Договору – 100 000,00 грн. (сто тисяч гривень 00 коп.).

3. Об’єкт оренди незастережних недоліків, які значно знижують його цінність або можливість його використання, не має. Орендар не має претензій до Орендодавця стосовно вигляду та стану орендованого автомобіля.

4. Орендодавець передає Орендареві ключі від об’єкта оренди та технічну документацію (Свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу ВАЕ 121212, видане 13.05.13 р. Дніпропетровським ВРЕР-2 УДАГ ГУ МВС України в Дніпропетровській області).

Цей акт укладено у двох примірниках, що є невід’ємною частиною Договору.

Передав:                                    Прийняв:

Від імені ТОВ «Сніг»                                     Від імені ТОВ «Сонечко»
Директор                                     Директор
(підпис) І. В. Петров                                    (підпис) М. О. Галушко

М. П.                                    М. П.

Аренда автомобиля у директора предприятия

На практике такая ситуация возникает довольно часто, поэтому остановимся на ней подробнее. Рассмотрим особенности договора аренды, заключаемого между предприятием и его директором.

Форма договора: нотариальная, поскольку одна из сторон – физлицо (см. выше).

Подписант со стороны юрлица. Директор предприятия не может одновременно заключать договор и со своей стороны (как арендодатель – собственник), и со стороны предприятия (арендатора), поскольку согласно ч. 3 ст. 238 ГК представитель не имеет права совершать сделки от имени лица, которое он представляет, в своих интересах. Значит, при подписании директором договора с двух сторон есть риск, что договор признают недействительным со всеми вытекающими последствиями. Как же поступить в таком случае? В зависимости от того, есть на предприятии наемные работники или нет, есть два варианта:

  • вариант 1 – есть наемные работники. От лица предприятия договор аренды может подписать работник, которому будет выдана соответствующая доверенность. Основные требования к доверенности (ст. 244–250 ГК): форма ее выдачи должна соответствовать форме сделки, для заключения которой она выдана. В нашем случае договор требует нотариального удостоверения (кроме случаев, когда арендатором является физлицо-предприниматель), следовательно, и доверенность нужно получить у нотариуса. Обязательным реквизитом доверенности является дата ее выдачи и срок действия, так как доверенность без даты выдачи считается недействительной (ч. 3 ст. 247 ГК);
  • вариант 2 – нет наемных работников. Договор со стороны предприятия может подписать третье лицо (по договору на оказание услуг), которому будет поручено заключить от имени предприятия договор аренды автомобиля с директором предприятия, который будет выступать арендодателем. При заключении данного договора надо соблюдать основные требования ст. 901–907 ГК.

Договор ссуды автомобиля

Чем регламентируется: гл. 60 (ст. 827–835), а также отдельные положения гл. 58 ГК.

Суть договора: ссудодатель передает либо обязуется передать пользователю имущество (в нашем случае – автомобиль) для пользования в течение определенного срока на бесплатной основе. Этот вид договора очень близок к договору аренды, основное отличие – договор аренды всегда платный (возмездный), а ссуда предоставляется на бесплатной основе.

Стороны договора: ссудодатель и пользователь. Ими могут быть как физлица, так и юрлица. Однако учтите, что юрлицо не имеет права передавать в бесплатное пользование (ссуду) принадлежащее ему имущество лицу, которое является участником, учредителем, руководителем либо членом органа управления или контроля такого юрлица. При этом ситуация, когда в ссуду передает имущество юрлицу его участник/учредитель и т. д., вполне возможна и достаточно часто используется на практике.

Форма договора: договор ссуды авто, заключаемый между двумя юрлицами, составляется в простой письменной форме (по желанию сторон может быть удостоверен нотариально). А договор ссуды ТС, кроме наземного самоходного ТС, в котором хотя бы одной стороной является физлицо, требует нотариального удостоверения (ч. 4 ст. 828 ГК).

Но и здесь есть некоторые нюансы. В действующем законодательстве нет определения понятия «наземное самоходное ТС», поэтому, нужно или не нужно удостоверять такой договор у нотариуса, мнения расходятся. Считаем, что договор ссуды автомобиля при участии физлица нет необходимости нотариально удостоверять. Такой же позиции придерживаются и суды (см., например, определение Винницкого апелляционного административного суда от 07.04.15 г. по делу № 822/59/15, ЕГРСР, рег. № 43566643). Аргументы суда: в соответствии со ст. 1 Закона № 1961 наземные ТС – это приспособления, предназначенные для перевозки людей и/или грузов, а также установленного на них специального оборудования или механизмов, которые подлежат госрегистрации и учету в территориальных органах МВД. А согласно п. «b» ст. 1 Европейского соглашения о работе экипажей ТС автомобиль – это любое самоходное автотранспортное средство, которое обычно используется для автоперевозок людей или грузов либо для буксировки по дорогам ТС, которые используются для перевозки людей или грузов.

Обращаем внимание: если договор ссуды автомобиля с участием физлиц нотариально не удостоверен, существует риск признания его недействительным, как результат, придется обращаться в суд. Да и судебная практика идет по пути того, что рассматриваемый договор не нужно нотариально удостоверять. Но, как видим, споры по этому поводу ведутся, а это, безусловно, связано с затратами как времени, так и денежных средств.

Существенные условия договора:

  • предмет – автомобиль, который предоставляется в ссуду. К описанию предмета применяются все те же требования, что и к договору аренды (см. выше);
  • цена. Этот договор безвозмездный, что и фиксируется в нем. Если в договоре идет речь об оплате, автоматически он считается договором аренды;
  • срок действия (срок передачи автомобиля в ссуду). Если стороны не установили в договоре срок пользования, он определяется в соответствии с целью использования конкретной вещи, переданной в ссуду (ст. 831 ГК).

Имейте в виду: пользователь имеет право вернуть вещь, переданную ему в пользование, в любое время до окончания срока действия договора ссуды. А если такая вещь нуждается в особом уходе либо хранении, пользователь обязан предупредить ссудодателя не позднее чем за 7 дней до ее возврата об отказе от договора. Ссудодатель имеет право требовать возврата вещи, переданной в ссуду, с возмещением нанесенных убытков, если после окончания срока действия договора, пользователь не возвращает ее.

Обязанности пользователя по договору ссуды:

  • пользователь обязан использовать вещь только по ее целевому назначению либо в соответствии с целью, определенной в договоре ссуды;
  • если иное не предусмотрено условиями договора, пользователь должен лично использовать вещь, переданную в пользование;
  • пользователь обязуется по окончании срока действия договора ссуды вернуть ссудодателю вещь в том состоянии, в котором она была на момент передачи в пользование.

Важный момент: ссудодатель имеет право на отчуждение вещи, которая была передана им пользователю по договору ссуды. При этом у пользователя нет преимущественного права перед третьими лицами на заключение договора купли-продажи вещи, которая находится в его пользовании по договору ссуды (ч. 2 ст. 832 ГК). Однако по данному вопросу есть постановление ВСУ от 30.03.16 г. по делу № 6-107цс16, ЕГРСР, рег. № 56885474, в котором суд приходит к выводу о наличии у пользователя имуществом преимущественного права на его покупку (в данном случае речь шла о недвижимости). Как аргумент – ссылка на применение к договорам ссуды положений гл. 58 ГК (аренда) и ст. 777 ГК, которые и предоставляют арендатору (в нашем случае – пользователю) преимущественное право на покупку имущества в случае его продажи.

Как можно расторгнуть договор ссуды?

1. По инициативе ссудодателя (с возвратом принадлежащей ему вещи) это возможно, если:

  • в связи с непредвиденными обстоятельствами вещь стала нужна самому ссудодателю;
  • пользование вещью не соответствует ее назначению и условиям договора ссуды;
  • вещь была самостоятельно передана в пользование третьему лицу;
  • из-за небрежного обращения с вещью она повреждена либо уничтожена.

2. По инициативе лица, которое стало собственником вещи, находящейся в пользовании по договору ссуды. В данном случае новый собственник имеет право требовать расторжения договора ссуды, который был заключен без определенного срока. При этом пользователь должен быть предупрежден заранее, в срок, соответствующий цели аренды (ч. 3 ст. 834 ГК).

Действие договора ссуды прекращается в случае смерти физлица либо ликвидации юрлица, которому была передана вещь в пользование по договору, то есть когда право наследования не возникает.

При передаче автомобиля по договору ссуды рекомендуем, как и в случае с договором аренды, составлять акт приемки-передачи имущества в ссуду (см. выше).

Приводим пример договора ссуды (см. образец 3).

Образец 3

Договір позички автомобіля

<...>

1. Предмет Договору

1.1. За умовами Договору Позичкодавець надає, а Користувач приймає у тимчасове користування майно: легковий автомобіль ВАЗ 2110, тип – легковий седан В, рік випуску – 2009, державний номер – АО 125478, колір – червоний, номер двигуна – ВНЗ 1236547, об’єм двигуна – 1,5 л (далі – майно).

1.2. Вартість майна на момент укладення Договору – 80 000,00 грн. (вісімдесят тисяч гривень 00 коп.).

1.3. Об’єкт оренди належить Позичкодавцю на підставі Свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу НРГ 001100, виданого 19.02.14 р. Дніпропетровським ВРЕР-2 УДАГ ГУ МВС України в Дніпропетровській області.

2. Права та обов’язки сторін

2.1. Позичкодавець зобов’язаний:

2.1.1. Передати Користувачеві майно відповідно до п. 1.1 Договору в строки, встановлені п. 4.2 Договору.

2.2. Позичкодавець має право:

2.2.1. У будь-який час розірвати Договір, попередньо попередивши про це письмово Користувача не менш ніж за п’ять робочих днів до дати розірвання Договору.

2.2.2. Після закінчення строку дії Договору отримати майно від Користувача в належному стані.

2.2.3. У разі несвоєчасного повернення майна Користувачем вимагати з останнього відшкодування шкоди, а також сплати неустойки.

2.3. Користувач зобов’язаний:

2.3.1. Використовувати майно виключно за призначенням.

2.3.2. Утримувати майно у належному стані.

2.3.3. Після закінчення строку дії Договору повернути майно Позичкодавцю.

2.4. Користувач має право:

2.4.1. Повернути майно Позичкодавцю у будь-який час до закінчення строку дії Договору, попередивши про це Позичкодавця не менш ніж за три робочих дні до дати розірвання Договору.

<...>

Расходы

Рассмотрим, какие расходы нужно осуществить при заключении договоров аренды и ссуды ТС.

1. Расходы на нотариуса. Без таких расходов не обойтись, если:

  • одной из сторон договора аренды либо ссуды выступает физлицо;
  • автомобиль арендуют у директора предприятия, когда на предприятии нет наемных работников. В этом случае привлекается третье лицо, которое подписывает договор со стороны предприятия (поскольку директор – физлицо, договор заключается в нотариальной форме, а значит, и доверенность оформляется у нотариуса).

Размер таких расходов рассчитывают нотариусы, исходя из требований Закона № 3425, а также Декрета № 7-93.

2. Расходы на гражданско-правовой договор. Такие расходы могут возникнуть при заключении договора аренды автомобиля между предприятием и его директором, когда на предприятии нет наемных работников (см. выше). В этом случае расходы связаны с оплатой услуг третьего лица, которое привлекают для заключения договора от имени предприятия.

Выводы

Если у предприятия нет своего ТС либо оно нуждается в дополнительном, то можно заключить договор аренды или ссуды. Эти договоры очень схожи между собой, основное их отличие – возмездность. Договор аренды всегда платный, а договор ссуды – бесплатный. Если одной из сторон договора аренды выступает физлицо, договор должен быть удостоверен у нотариуса.

 

Читайте также:
«Поступление автомобиля на предприятие: учет»
«Купля-продажа автомобиля: варианты оформления сделки между предприятием и физлицом»
«Доставка работников легковым авто предприятия: нужна ли лицензия?»
«Доставка сотрудников до офиса и обратно: учетные нюансы»

Комментарии к материалу

Отсортировано: по времени по популярности

Всего комментариев 1

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2268 грн. / год

Купить

Лучшие материалы

Использование автомобиля в работе офиса: правовые аспекты