Оренда та позичка офісного приміщення: особливості оформлення

У будь-якого суб'єкта господарювання (далі – СГ) може виникнути необхідність узяти або передати в користування приміщення під офіс. Ррозповімо, коли СГ може оформити договір безплатного користування майном або, як його ще інакше називають, договір позички, а коли – договір оренди, і чим відрізняється порядок їх оформлення.

Договір оренди

Особливості договору

Правила укладення договорів оренди будівлі або іншої капітальної споруди встановлено ст. 793–797 ЦК та ст. 283–286 ГК.

Зверніть увагу на відмінність договору оренди від договору позички: орендоване приміщення передається виключно в платне користування. Крім того, згідно з договором оренди майно:

• передається в тимчасове користування, а не у власність;
• повертається власникові після закінчення строку дії договору або при його достроковому розірванні.

У якій формі укладається договір оренди?

Договір оренди укладається у письмовій формі.

Виходячи із цього можна зробити висновок: якщо строк оренди приміщення менше трьох років, його необов'язково посвідчувати у нотаріуса. Це можна зробити за бажанням сторін.

Сторони вирішили продовжити договір оренди офісного приміщення ще на 2 роки. Чи потрібно посвідчувати договір оренди нотаріально, якщо первинний договір також був укладений на 2 роки?

Очевидно, що в цілому договір буде укладений на 4 роки. Звідси випливає, що після підписання додаткової угоди сторонам доведеться посвідчити договір оренди у нотаріуса. Є й інший варіант – укласти новий договір на строк до 3 років.

Які умови сторони зобов'язані включити до договору оренди?

Істотними умовами договору оренди є (ч. 1 ст. 284 ГК):

• предмет;
• ціна (розмір орендної плати з урахуванням індексації);
• строк дії;
• об'єкт оренди (склад і вартість майна з урахуванням індексації);
• порядок використання амортизаційних відрахувань;
• порядок відновлення орендовуваного майна.

Крім того, сторони можуть включити до договору й інші умови. Розглянемо докладніше деякі умови договору оренди офісного приміщення.

Об'єкт оренди

Об'єкт оренди включає склад і вартість майна з урахуванням його індексації. Цей пункт договору повинен містити: місцезнаходження і загальну площу об'єкта оренди, опис приміщень із зазначенням їх технічних характеристик і недоліків.

Орендна плата та комунальні платежі

Сторони договору самостійно визначають розмір орендної плати. Він може бути змінений за узгодженням сторін. У договорі також установлюються строки і періодичність унесення орендної плати, відповідальність за її несвоєчасну сплату (штраф, пеня).

Крім того, договором може бути передбачене відшкодування орендарем вартості комунальних послуг. Варіанти можливі такі:

• комунальні платежі входять до складу орендної плати;
• комунальні платежі компенсуються орендодавцеві окремо від орендної плати;
• орендар самостійно укладає договори з комунальними службами.

Для підтвердження вартості комунальних послуг орендодавець може надати орендареві копії документів, оформлених комунальними підприємствами (постачальниками послуг), і навести перелік таких послуг в акті наданих послуг з оренди або додатково скласти акт приймання-передачі послуг, вартість яких відшкодовується.

Строк дії договору оренди

Такий строк визначається за узгодженням сторін. У договорі слід зазначити точну дату початку його дії. Наприклад, договір починає діяти з моменту передачі орендованого приміщення орендареві (підписання акта приймання-передачі приміщення).

Рекомендуємо прописати в договорі порядок повідомлення орендодавцем орендаря про закінчення строку дії договору. Адже якщо протягом місяця після закінчення строку дії договору не буде заяви однієї зі сторін про припинення або зміну умов договору, він уважатиметься продовженим на той самий строк і на тих самих умовах, що були встановлені раніше (ч. 4 ст. 284 ГК).

Крім того, рекомендуємо включити до розділу про продовження (пролонгацію) договору умову про те, протягом якого строку орендар зможе скористатися переважним правом перед іншими особами на укладення договору оренди на новий строк (ст. 777 ЦК).

На вимогу орендодавця договір розривається достроково, якщо орендар (ст. 782, 783 ЦК):

• не вносить орендну плату протягом трьох місяців поспіль;
• користується річчю всупереч договору або призначенню речі;
• без дозволу орендодавця передав річ у користування іншій особі;
• своєю недбалою поведінкою може пошкодити річ;
• не приступив до капремонту орендованого майна у разі, коли на нього покладено обов'язок проведення такого ремонту.

На вимогу орендаря договір розривається достроково, якщо орендодавець (ст. 784 ЦК):

• передав у користування майно, якість якого не відповідає умовам договору і призначенню цього майна;
• не виконує свій обов'язок щодо проведення капремонту майна, яке є предметом договору.

Ремонти та поліпшення орендованого майна

Відповідно до ст. 776 ЦК капітальний ремонт майна повинен виконувати орендодавець, а поточний – орендар. Проте сторони мають право визначити інші умови. Тому рекомендуємо детально прописати в договорі обов'язки сторін щодо виконання ремонтів (які ремонти орендар може робити, а які ні та за чий рахунок).

Крім того, до договору необхідно включити умову про поліпшення орендованого майна. Так, згідно із ч. 1 ст. 778 ЦК орендар має право поліпшити орендоване майно, але тільки зі згоди орендодавця. І якщо згода отримана, а поліпшення невідокремлювані від майна, то орендар може зажадати відшкодування витрат або зарахування їх вартості в рахунок орендної плати (ч. 3 ст. 778 ЦК).

Передача майна в суборенду

Суборенда можлива тільки зі згоди орендодавця (ст. 774 ЦК). Тому в договорі необхідно зазначити, чи має право орендар передавати приміщення в суборенду. Наприклад, у договорі оренди можна прямо написати, що орендар не має права передавати орендоване приміщення в суборенду.

До договорів суборенди застосовуються положення про договір оренди.

Відповідальність сторін за порушення умов договору

Сторони можуть передбачити в договорі санкції у вигляді штрафу або пені за порушення його умов. Наприклад, за прострочення сплати орендних платежів, передачі майна орендареві, повернення майна після закінчення строку дії договору тощо.

Документальне оформлення

Передача і повернення орендованого приміщення. Факт передачі та повернення орендованого приміщення підтверджується актом приймання-передачі. Форма такого акта законодавчо не встановлена, тому сторони можуть скласти його в довільній формі. В акті слід зафіксувати стан приміщення, що передається в оренду.

Орендні операції. У договорі потрібно визначити періодичність складання первинних документів, що підтверджують надання послуг оренди. Такі документи можуть оформлятися щомісячно або з іншою періодичністю. Це можуть бути:

• акт наданих послуг із зазначенням орендної плати за відповідним договором оренди;
• платіжний документ, що підтверджує оплату послуг оренди.

При цьому якщо договором оренди встановлено інший первинний документ, який служить підставою для розрахунків, то складається саме цей документ. Зокрема, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення у бухобліку операції з надання послуг (оренда майна) без складання акта наданих послуг тільки в разі його оплати, що підтверджується відповідними документами (Лист Мінфіну від 22.08.17 р. № 35210-07/23-3364/2658).

Договір позички

Особливості договору

Порядок укладення договору позички регулюється нормами гл. 60 ЦК.

Сторонами договору є позичкодавець і користувач. Позичкодавцем може бути як юридична, так і фізична особа.

Назвемо основні особливості договору позички:

• майном (приміщенням) користуються на безплатній основі. Це головна відмінність договору позички від договору оренди, який є оплатним і оплата якого є його істотною умовою. Тільки зважте на те, що користування майном уважатиметься безплатним, якщо це прямо зазначено в договорі або випливає із суті відносин між сторонами (ч. 2 ст. 827 ЦК). Тому рекомендуємо в договорі чітко прописати, що користування майном буде безплатним;
• у ч. 2 ст. 829 ЦК установлено пряму заборону для юрособи-позичкодавця передавати в безплатне користування своєму засновникові, учасникові, керівникові або члену органу управління чи контролю майно, що належить їм.

У якій формі укладається договір позички?

Договір позички будівлі/капітальної споруди строком на три роки і більше укладається у письмовій формі з обов'язковим нотаріальним посвідченням (ч. 3 ст. 828 ЦК). Якщо строк дії договору позички менше трьох років, тоді він укладається у простій письмовій формі.

Які істотні умови договору позички?

ЦК не містить переліку істотних умов для договору позички. У ст. 180 ГК наведено перелік таких умов для господарських договорів: предмет, ціна і строк дії. Нагадаємо, ціна за користування майном в договорі позички не зазначається, оскільки він безплатний.

Документальне оформлення

Передача майна користувачеві оформляється актом приймання-передачі майна в користування. Акт складається в довільній формі з огляду на вимоги, установлені до первинних документів ст. 9 Закону № 996. У такому акті слід зазначити, яке конкретно передається майно, і дати його характеристику.

Права й обов'язки сторін

Права позичкодавця. Позичкодавець має право на відчуження майна, яке було передане ним користувачеві за договором позички (ч. 1 ст. 832 ЦК). Тобто він може його, наприклад, продати. При цьому у користувача немає переважного права перед третіми особами купити це майно (ч. 2 ст. 832 ЦК).

Обов'язки позичкодавця. Основний його обов'язок – передача майна в користування у зазначений у договорі строк. Інакше користувач має право вимагати розірвання договору і відшкодування завданих збитків (ст. 830 ЦК).

Права користувача. Користувач має право повернути майно, передане йому в користування, у будь-який час до закінчення строку дії договору.

Обов'язки користувача. Основний його обов'язок – підтримувати в належному стані майно, передане йому в користування за договором позички. Тобто здійснювати певні витрати, пов'язані з виконанням договору (наприклад, проводити поточний ремонт приміщення).

Також користувач зобов'язаний (ч. 2 ст. 833 ЦК):

• використовувати майно за його цільовим призначенням або відповідно до мети, визначеної в договорі позички;
• особисто використовувати майно, передане в користування, якщо інше не передбачено умовами договору позички;
• після закінчення строку дії договору повернути позичкодавцеві майно в тому самому стані, у якому воно було на момент передачі його в користування.

Строк дії договору позички

Якщо сторони не встановили в договорі позички строк користування майном, такий строк визначається виходячи з мети його передачі в позичку (ст. 831 ЦК).

Розірвання і припинення договору

Згідно із ч. 2 ст. 834 ЦК позичкодавець має право вимагати розірвання договору і повернення йому майна, яке знаходиться у користувача, якщо:

• у зв'язку з непередбаченими обставинами або за рішенням позичкодавця майно стало необхідне йому самому;
• використання майна не відповідає його призначенню, а також умовам договору позички;
• майно було самостійно передане користувачем у користування третій особі;
• у результаті недбалого поводження майно може бути пошкоджене або знищене.

Наприклад, позичкодавець продав майно, передане ним у позичку. У цьому випадку новий власник майна має право вимагати розірвання договору позички, укладеного без зазначення строку його дії. При цьому користувач повинен бути попереджений заздалегідь – у строк, що відповідає меті позички (ч. 3 ст. 834 ЦК).

Висновки

Якщо договір оренди або позички нерухомості укладається на три роки або більше, його слід посвідчити у нотаріуса.

При складанні договорів оренди і позички потрібно дотримуватися вимог законодавства про наявність істотних умов у кожному із цих договорів.

Пам'ятайте, що договір позички приміщення має бути безплатним, тому в ньому не може бути умови про оплату.