Аренда и ссуда офисного помещения: особенности оформления

У любого субъекта хозяйствования (далее – СХ) может возникнуть необходимость взять или передать в пользование помещение под офис. Расскажем, когда СХ может оформить договор бесплатного пользования имуществом или, как его еще иначе называют, договор ссуды, а когда – договор аренды, и чем отличается порядок их оформления.

Договор аренды

Особенности договора

Правила заключения договоров аренды здания или другого капитального сооружения установлены ст. 793–797 ГК и ст. 283–286 ХК.

Обратите внимание на отличие договора аренды от договора ссуды: арендованное помещение передается исключительно в платное пользование. Кроме того, согласно договору аренды имущество:

• передается во временное пользование, а не в собственность;
• возвращается собственнику по истечении срока действия договора или при его досрочном расторжении.

В какой форме заключается договор аренды?

Договор аренды заключается в письменной форме.

Исходя из этого можно заключить: если срок аренды помещения меньше трех лет, его необязательно удостоверять у нотариуса. Это можно сделать по желанию сторон.

Стороны решили продлить договор аренды офисного помещения еще на 2 года. Нужно ли заверять договор аренды нотариально, если первоначальный договор также был заключен на 2 года?

Очевидно, что в общей сложности договор будет заключен на 4 года. Отсюда следует, что после подписания допсоглашения сторонам придется удостоверить договор аренды у нотариуса. Есть и другой вариант – заключить новый договор на срок до 3 лет.

Какие условия стороны обязаны включить в договор аренды?

Существенными условиями договора аренды являются (ч. 1 ст. 284 ХК):

• предмет;
• цена (размер арендной платы с учетом индексации);
• срок действия;
• объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом индексации);
• порядок использования амортизационных отчислений;
• порядок восстановления арендуемого имущества.

Кроме того, стороны могут включить в договор и другие условия. Рассмотрим подробнее некоторые условия договора аренды офисного помещения.

Объект аренды

Объект аренды включает состав и стоимость имущества с учетом его индексации. Этот пункт договора должен содержать: местонахождение и общую площадь объекта аренды, описание помещений с указанием их технических характеристик и недостатков.

Арендная плата и коммунальные платежи

Стороны договора самостоятельно определяют размер арендной платы. Он может быть изменен по согласованию сторон. В договоре также устанавливаются сроки и периодичность внесения арендной платы, ответственность за ее несвоевременную уплату (штраф, пеня).

Кроме того, договором может быть предусмотрено возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Варианты возможны такие:

• коммунальные платежи входят в состав арендной платы;
• коммунальные платежи компенсируются арендодателю отдельно от арендной платы;
• арендатор самостоятельно заключает договоры с коммунальными службами.

Для подтверждения стоимости коммунальных услуг арендодатель может представить арендатору копии документов, оформленных коммунальными предприятиями (поставщиками услуг), и привести перечень таких услуг в акте оказанных услуг по аренде или дополнительно составить акт приемки-передачи услуг, стоимость которых возмещается.

Срок действия договора аренды

Такой срок определяется по согласованию сторон. В договоре следует указать точную дату начала его действия. Например, договор начинает действовать с момента передачи арендуемого помещения арендатору (подписания акта приемки-передачи помещения).

Рекомендуем прописать в договоре порядок уведомления арендодателем арендатора об окончании срока действия договора. Ведь если в течение месяца после истечения срока действия договора не будет заявления одной из сторон о прекращении или изменении условий договора, он будет считаться продленным на тот же срок и на тех же условиях, что были установлены ранее (ч. 4 ст. 284 ХК).

Кроме того, рекомендуем включить в раздел о продлении (пролонгации) договора условие о том, в течение какого срока арендатор сможет воспользоваться преимущественным правом перед другими лицами на заключение договора аренды на новый срок (ст. 777 ГК).

По требованию арендодателя договор расторгается досрочно, если арендатор (ст. 782, 783 ГК):

• не вносит арендную плату в течение трех месяцев подряд;
• пользуется вещью вопреки договору или назначению вещи;
• без разрешения арендодателя передал вещь в пользование другому лицу;
• своим небрежным поведением может повредить вещь;
• не приступил к капремонту арендуемого имущества в случае, когда на него возложена обязанность проведения такого ремонта.

По требованию арендатора договор расторгается досрочно, если арендодатель (ст. 784 ГК):

• передал в пользование имущество, качество которого не отвечает условиям договора и назначению этого имущества;
• не выполняет свою обязанность по проведению капремонта имущества, являющегося предметом договора.

Ремонты и улучшения арендуемого имущества

В соответствии со ст. 776 ГК капитальный ремонт имущества должен выполнять арендодатель, а текущий – арендатор. Однако стороны вправе определить другие условия. Поэтому рекомендуем детально прописать в договоре обязанности сторон по выполнению ремонтов (какие ремонты арендатор может делать, а какие нет и за чей счет).

Кроме того, в договор необходимо включить условие об улучшении арендуемого имущества. Так, согласно ч. 1 ст. 778 ГК арендатор имеет право улучшить арендуемое имущество, но только с согласия арендодателя. И если согласие получено, а улучшения неотделимы от имущества, то арендатор может потребовать возмещения затрат или зачисления их стоимости в счет арендной платы (ч. 3 ст. 778 ГК).

Передача имущества в субаренду

Субаренда возможна только с согласия арендодателя (ст. 774 ГК). Поэтому в договоре необходимо указать, имеет ли право арендатор передавать помещение в субаренду. Например, в договоре аренды можно прямо написать, что арендатор не вправе передавать арендуемое помещение в субаренду.

К договорам субаренды применяются положения о договоре аренды.

Ответственность сторон за нарушение условий договора

Стороны могут предусмотреть в договоре санкции в виде штрафа или пени за нарушение его условий. Например, за просрочку уплаты арендных платежей, передачи имущества арендатору, возврата имущества после окончания срока действия договора и т. п.

Документальное оформление

Передача и возврат арендуемого помещения. Факт передачи и возврат арендуемого помещения подтверждается актом приемки-передачи. Форма такого акта законодательно не установлена, поэтому стороны могут составить его в произвольной форме. В акте следует зафиксировать состояние передаваемого в аренду помещения.

Арендные операции. В договоре нужно определить периодичность составления первичных документов, подтверждающих оказание услуг аренды. Такие документы могут оформляться ежемесячно либо с другой периодичностью. Это могут быть:

• акт предоставленных услуг с указанием арендной платы по соответствующему договору аренды;
• платежный документ, подтверждающий оплату услуг аренды.

При этом если договором аренды установлен другой первичный документ, который служит основанием для расчетов, то составляется именно этот документ. В частности, оформленный надлежащим образом счет-фактура (инвойс) может быть основанием для отражения в бухучете операции по предоставлению услуг (аренды имущества) без составления акта оказанных услуг только в случае его оплаты, что подтверждается соответствующими документами (Письмо Минфина от 22.08.17 г. № 35210-07/23-3364/2658).

Договор ссуды

Особенности договора

Порядок заключения договора ссуды регулируется нормами гл. 60 ГК.

Сторонами договора являются ссудодатель и пользователь. Ссудодателем может быть как юридическое, так и физическое лицо.

Назовем основные особенности договора ссуды:

• имуществом (помещением) пользуются на бесплатной основе. Это главное отличие договора ссуды от договора аренды, который является возмездным и оплатность которого является его существенным условием. Только учтите, что пользование имуществом будет считаться бесплатным, если это прямо указано в договоре или вытекает из сути отношений между сторонами (ч. 2 ст. 827 ГК). Поэтому рекомендуем в договоре четко прописать, что пользование имуществом будет бесплатным;
• в ч. 2 ст. 829 ГК установлен прямой запрет для юрлица-ссудодателя передавать в бесплатное пользование принадлежащее им имущество своему учредителю, участнику, руководителю либо члену органа управления или контроля.

В какой форме заключается договор ссуды?

Договор ссуды здания/капитального сооружения сроком на три года и более заключается в письменной форме с обязательным нотариальным удостоверением (ч. 3 ст. 828 ГК). Если срок действия договора ссуды меньше трех лет, тогда он заключается в простой письменной форме.

Каковы существенные условия договора ссуды?

ГК не содержит перечень существенных условий для договора ссуды. В ст. 180 ХК приведен перечень таких условий для хозяйственных договоров: предмет, цена за пользование имуществом и срок действия. Напомним, цена в договоре ссуды не указывается, так как он бесплатный.

Документальное оформление

Передача имущества пользователю оформляется актом приемки-передачи имущества в пользование. Акт составляется в произвольной форме с учетом требований, установленных к первичным документам ст. 9 Закона № 996. В таком акте следует указать, какое конкретно передается имущество, и дать его характеристику.

Права и обязанности сторон

Права ссудодателя. Ссудодатель имеет право на отчуждение имущества, которое было передано им пользователю по договору ссуды (ч. 1 ст. 832 ГК). То есть он может его, к примеру, продать. При этом у пользователя нет преимущественного права перед третьими лицами купить это имущество (ч. 2 ст. 832 ГК).

Обязанности ссудодателя. Основная его обязанность – передача имущества в пользование в указанный в договоре срок. В противном случае пользователь имеет право требовать расторжения договора и возмещения нанесенных убытков (ст. 830 ГК).

Права пользователя. Пользователь имеет право вернуть имущество, переданное ему в пользование, в любое время до истечения срока договора.

Обязанности пользователя. Основная его обязанность – поддерживать в надлежащем состоянии имущество, переданное ему в пользование по договору ссуды. То есть нести определенные расходы, связанные с выполнением договора (например, проводить текущий ремонт помещения).

Также пользователь обязан (ч. 2 ст. 833 ГК):

• использовать имущество по его целевому назначению либо в соответствии с целью, определенной в договоре ссуды;
• лично использовать имущество, переданное в пользование, если иное не предусмотрено условиями договора ссуды;
• по окончании срока действия договора вернуть ссудодателю имущество в том же состоянии, в котором оно было на момент передачи его в пользование.

Срок действия договора ссуды

Если стороны не установили в договоре ссуды срок пользования имуществом, такой срок определяется исходя из цели его передачи в ссуду (ст. 831 ГК).

Расторжение и прекращение договора

Согласно ч. 2 ст. 834 ГК ссудодатель имеет право требовать расторжения договора и возврата ему имущества, которое находится у пользователя, если:

• в связи с непредвиденными обстоятельствами или по решению ссудодателя имущество стало необходимо ему самому;
• использование имущества не соответствует его назначению, а также условиям договора ссуды;
• имущество было самостоятельно передано пользователем в пользование третьему лицу;
• в результате небрежного обращения имущество может быть повреждено либо уничтожено.

Например, ссудодатель продал имущество, переданное им в ссуду. В этом случае новый собственник имущества имеет право требовать расторжения договора ссуды, заключенного без указания срока его действия. При этом пользователь должен быть предупрежден заранее – в срок, соответствующий цели ссуды (ч. 3 ст. 834 ГК).

Выводы

Если договор аренды или ссуды недвижимости заключается на три или более года, его следует удостоверить у нотариуса.

При составлении договоров аренды и ссуды нужно соблюдать требования законодательства о наличии существенных условий в каждом из этих договоров.

Помните, что договор ссуды помещения должен быть бесплатным, поэтому в нем не может быть условия об оплате.