Як фінансова служба може допомогти керівнику під час кризи

Переведення майже кожного суб’єкта господарювання на карантинні рейки і запровадження противірусних заходів, вплив світової фінансової та економічних криз та ціла низка інших важелів уже внесли свої коригування в життя українців. Ці події можна сприйняти по-різному. Можна вважати їх приводом для повного звільнення персоналу, ліквідації бізнесу і закупівлі необхідних запасів в очікуванні кінця світу. Або – незважаючи на песимістичні прогнози – припустити, що саме ці події стануть каталізаторами розвитку тих трендів, які вже зараз бізнес успішно впроваджує і які в післякризовий період сприятимуть його відновленню.

На практиці криза спонукає бухгалтерів шукати нові можливості для діяльності в неприбутковій зоні, варіанти вирішення кадрових питань, шляхи зменшення дебіторської та реструктурування кредиторської заборгованості, виявляти внутрішні резерви для успішного відновлення та функціонування бізнесу після відміни карантинних норм.

У нинішньому турбулентному осередку політичних подій ключовими особами всередині бізнесу є юристи, фінансові аналітики, кадровики, фахівці бухгалтерської служби. Але найчастіше малий та середній бізнес не може собі дозволити тримати в штаті всіх цих спеціалістів. Тому завдання винайти рішення всіх проблем в авральному режимі лягає на плечі фінансової служби компанії.

Бухгалтерам не звикати до постійних нововведень від наших законотворців. Уміння легко адаптуватися до роботи в стресовому режимі вже навіть не є конкурентною перевагою в резюме на посаду бухгалтера. Кожний головбух звично тримає руку на пульсі бізнесу, а в думках при цьому: «І не таке проходили, тож пройдемо і це!»

Мабуть, у такій ситуації декілька слушних порад – стосовно бізнесу й життя – не стануть зайвими. Тому пропоную вашій увазі своє бачення виходу із кризи.

Операція «Адаптація»

Особиста адаптація

По-перше, раджу зайняти зручне положення в улюбленому м’якому кріслі, випити чашку запашної кави або какао з маршмелоу. Зроблено? Мої вітання, перший крок в антивірусному управлінні вдало пройдено, а це вже половина справи!

По-друге, пропоную замовити щось дуже смачне і корисне на вечерю. Саме так! До речі, найефективніший шлях до прийняття важливих бізнес-рішень – відпочити думками, переключити свою увагу на другорядні на перший погляд речі й оточити себе комфортними умовами.

Побутує думка, що емоціям на роботі немає місця. Це не зовсім так. Уже доведено, що емоції впливають на процес прийняття рішень. Позитивні думки допомагають більш раціонально і комплексно поглянути на проблему. До речі, у всіх без винятку людей стрес розвивається за однаковим сценарієм. Але ставлення до стресової ситуації у нас різне: одні все сприймають занадто гостро, інші – більш спокійно. Головне не піддаватись паніці, триматись здорового глузду. Тож в карантин краще запасатися позитивними емоціями у спілкуванні з дітьми, рідними, друзями (хоча й дистанційно), ніж панічно запасатися гречкою. Хоча одне іншому не заважає.

На цьому можна було б зупинитись, якби у нас була чарівна паличка, але вона вже в дефіциті, настав час «фей-бухгалтеринь».

Адаптація підприємства

Стратегія адаптації підприємства до карантину включає розробку наказів, положень та інших внутрішніх документів кадрового спрямування. Мета – дати кожному працівникові шанс на самоізоляцію.

Наприклад, Законом від 17.03.20 р. № 530-IX (щодо запобігання поширенню COVID-19, далі – Закон № 530) установлено, що на період карантину роботодавець може надавати працівнику за його згодою відпустку без збереження заробітної плати (доповнення внесено до ст. 26 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон № 504). І час такої відпустки не входить у загальний строк, установлений частиною першою цієї статті (15 календарних днів за рік). Тобто законом запроваджено окремий вид відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін – відпустка на період дії карантину.

Також роботодавці повинні за можливості організувати віддалену роботу персоналу, запровадити режим роботи на умовах скороченого та неповного робочого часу або оформити простій.

Крім того, зараз саме час максимально сприяти реалізації права працівників:

• на відпустку без збереження заробітної плати на час карантину (згідно із Законом № 530);
• звичайну відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 15 календарних днів на рік (ст. 26 Закону № 504);
• додаткову відпустку без збереження заробітної плати для догляду за дитиною віком до 14 років на період карантину (п. 3¹ ст. 24 Закону № 504);
• щорічну оплачувану відпустку (ст. 6 Закону № 504);
• додаткову оплачувану відпустку тривалістю 10 (17) днів для працівників, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, для жінок, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, та інших категорій працівників, перелічених у ст. 19 Закону № 504;
• на оформлення листка тимчасової непрацездатності, якщо малолітня дитина працівника захворіла в період карантину (пп. 5 п. 1 ст. 22 Закону від 23.09.99 р. № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове соціальне страхування»).

Якщо із більшістю пунктів тут все зрозуміло, то організація віддаленої роботи та оформлення простою викликає багато запитань.

Інструменти для організації віддаленої роботи

Безумовно, не кожен бізнес можна перенести у віртуальну площину. Такі галузі, як виробництво, логістика, будівництво, неможливо повністю переналаштувати в онлайн-режим, хоча навіть тут багато процесів можуть запрацювати за фізичної відсутності працівників в офісі.

Наразі у вільному доступі є цілий арсенал засобів для комфортного використання дистанційного графіка роботи.

Віддалений робочий стіл

Термінальний сервер у хмарі або віддалений сервер, на якому розміщене необхідне для роботи програмне забезпечення, таке як 1С, М.E.Doc, «Соната» тощо, важливі дані компанії та облікові записи користувачів.

Спільна робота із документами

Для невеликої компанії буде достатньо сервісів Google, таких як GoogleDisk та GoogleDocs, пошти Gmail. За допомогою GoogleDocs можуть комфортно працювати до 5 і навіть більше осіб. На GoogleDisk зручно зберігати об’ємні файли і користуватися ними. Через хмарні сервіси, такі як «Вчасно» та Paperless від «ПриватБанку», можна швидко підписувати первинні документи, договори із накладанням ЕЦП.

Планування зустрічей, задач та комунікація

Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс у планувальника Trello. Наради можна проводити за допомогою Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom та інших аналогічних сервісів.

Управління взаємовідносинами із підлеглими та клієнтами

Bitrix24 допомагає вести базу клієнтів, зберігати інформацію про угоди, звітність за продажами, комунікувати з клієнтами, ставити задачі підлеглим співробітникам, контролювати хід їх виконання тощо. Цю CRM-систему можна синхронізувати із Google Disk та поштовою програмою.

Збір даних

Для збору інформації підходять сервіси Google Forms.

Нюанси табелювання в разі оформлення простою

Для правильного документального відображення простою слід звернути увагу на коректне оформлення табелю обліку робочого часу. Якщо за рішенням керівництва компанії простій триває:

• повний робочий день – у табелі проставляють позначку «П» і вказують кількість годин простою (тобто повну тривалість робочого дня);
• частину робочого дня – у табелі проставляють позначки «Р» і відповідну кількість годин роботи та «П» і кількість годин простою.

Для того щоб записи виглядали «читабельно», допускається розподіл їх похилою рискою.

Зразок заповнення табелю обліку робочого часу в разі простою (часткового і повного) див. нижче.

Захист прав іноземців та внутрішньо переміщених осіб

Можливо, деякі іноземці та особи без громадянства через введення карантину не змогли виїхати за межі України або звернутися до Державної міграційної служби України із заявою про продовження строку перебування в країні та/або про обмін посвідки на тимчасове/постійне проживання. У такій ситуації до них не буде застосовуватись адміністративна відповідальність. Також на період карантину та на 30 днів після нього забороняється скасування дії довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи (пп. 1 п. 3, п. 4 розд. ІІ Закону № 530).

Відновлення платоспроможності і стабілізація фінансового клімату в компанії

Основна роль у системі антикризового управління відводиться широкому використанню механізмів фінансової стабілізації. Це пов’язано з тим, що успішне застосування цих механізмів дозволяє не тільки зняти фінансовий стрес, а й значною мірою позбавити підприємство залежності від позикового капіталу, прискорити темпи відновлення бізнесу. Йдеться про такі механізми, як:

• раціональне скорочення власних коштів для фінансування виробничо-господарської діяльності;
• запобігання залученню значних позикових коштів, які можуть призвести до фінансових труднощів;
• запобігання зниженню інвестиційної привабливості в майбутньому;
• моніторинг і постійний аналіз кадрової політики підприємства для того, щоб не допустити вивільнення цінного персоналу;
• мінімізація наслідків фінансової кризи.

Скорочення поточних витрат та залучення грошових потоків

Самоізоляція сприяє скороченню багатьох звичних витрат господарської діяльності, адже низка видаткових статей поставлена на паузу. У результаті маємо:

• зниження витрат на відрядження;
• мінімізацію витрат на технічне обслуговування, ремонт ОЗ (через відсутність експлуатації);
• скорочення витрат на утримання персоналу (наприклад, за рахунок надання відпусток без збереження зарплати, скороченого режиму робочого часу);
• зменшення витрат на оренду офісних чи виробничих приміщень та комунальних платежів;
• мінімальне використання канцелярських товарів.

Залучити гроші в компанію в умовах карантину можна за такими головними напрямами (залежно від виду діяльності), як:

• оптимізація продажів під онлайн-платформу;
• частковий прискорений продаж або здавання в оренду активів компанії, які не використовуються, за цінами попиту;
• ліквідація портфеля короткострокових фінансових вкладень;
• прискорення інкасації дебіторської заборгованості;
• скорочення періоду надання товарного (комерційного) кредиту;
• збільшення розміру знижки в разі готівкових розрахунків за реалізовану продукцію або уцінка низьколіквідних запасів товарно-матеріальних цінностей до ціни попиту;
• зниження розміру страхових запасів ТМЦ.

Завдяки додатним грошовим потокам можна добитися поліпшення фінансового клімату навіть при мінімальному продовженні господарської діяльності. Для цього слід запровадити методику жорсткого планування витрат у межах основних статей бюджету та щоденного план/факт звіряння напрямків від’ємних грошових потоків та залишків грошових коштів на поточних рахунках і в касі. Це дозволить оптимізувати грошові потоки компанії і передбачити касові розриви.

Реструктуризація кредиторської та дебіторської заборгованостей

Стосовно кредиторки ефективними будуть такі заходи, як реструктуризація існуючої та попередження виникнення нової кредиторської заборгованості з метою отримання різного роду поступок з боку кредиторів, скорочення загальної суми заборгованості, звільнення від сплати відсотків, скорочення процентної ставки, відстрочення платежу.

Структуризація дебіторської заборгованості за термінами погашення використовується для оцінки можливих неплатників. Рахунки класифікуються за строками давності дебіторської заборгованості. Для кожного терміну погашення визначається деякий відсоток дебіторської заборгованості, який залишиться несплаченим. Резерв на списання безнадійних боргів має бути досить великим, щоб покрити всю дебіторську заборгованість, яка прострочена.

Збереження кадрового потенціалу та інтелектуальні інвестиції

Належну увагу слід приділити збереженню кадрового потенціалу компанії. Серед існуючих сучасних технологій управління перевага має надаватися саме ситуативному управлінню. Не можна допустити руйнування висококваліфікованого кістяку колективу, дозволивши звільнитися найбільш досвідченим і перспективним співробітникам. Варто замислитися над формуванням «списку недоторканих». Це ті співробітники, які повинні залишитися в компанії за будь-яких умов.

Якщо компанія заздалегідь спланувала витрати на професійний розвиток персоналу, зараз саме час використати ці гроші за призначенням. Для компанії краще зберегти цінні кадри і розвивати їх, інвестуючи гроші в підвищення кваліфікації (у майбутньому це повернеться у вигляді прибутків від вдячних клієнтів). Необхідно усвідомлювати, що з позиції економіки знань витрати на персонал розглядаються як інвестиції.

Для компанії, яка будує стратегічні плани, в часи кризи важливо зберегти позитивну репутацію на ринку праці. Будь-яка криза характеризується тезисом «виживає найсильніший». І саме «сила» стане фінансовою «подушкою» компанії завдяки запасу знань, які допоможуть у прийнятті раціональних рішень, завдяки команді, яка допоможе власнику зберегти бізнес та вивести його на якісно інший рівень. І навпаки – необачне рішення звільнити персонал може поховати бізнес із його перспективними планами.

Рецепт консервування основних засобів

Скоротити витрати компанії можна за допомогою такого інструменту, як консервація основних засобів (далі – ОЗ). Це дозволить зберегти об’єкти ОЗ, а також їх технічні характеристики від фізичного і морального зносу.

У п. 2.3 Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінпромполітики від 09.06.04 р. № 274, названо причини, за яких консервація ОЗ (з можливістю подальшого відновлення їх функціонування) є доцільною. Такими причинами є:

• зменшення обсягу виробництва;
• тимчасове припинення або скорочення виробничої та іншої господарської діяльності;
• зниження коефіцієнта використання ОЗ до рівня нижче 0,25 %.

Строк консервації не може перевищувати 3 роки, на це вказано і в п. 2 Положення, затвердженого постановою КМУ від 28.10.97 р. № 1183 (далі – Положення № 1183). Після закінчення цього строку слід розконсервувати ОЗ й ухвалити рішення про їх подальшу експлуатацію чи ліквідацію.

«Рецепт» консервації ОЗ

Треба забезпечити постійний контроль за фізичним і технічним станом законсервованих виробничих активів, щоб після виведення із консервації їх можна було використовувати за функціональним призначенням.

Планування шляхів усунення наслідків кризи

Для ефективної реалізації стратегії виходу із кризи доречно буде скористатись такими методами:

1. Аналіз фінансового стану для визначення масштабів впливу кризи на підприємство та формування системи цілей виходу із кризи, що відповідають її масштабам.
2. Розробка програми фінансової стабілізації підприємства виходячи із масштабів кризи. Реалізація термінових заходів щодо поновлення платоспроможності і відновлення фінансової рівноваги здійснюється за рахунок внутрішніх резервів (реструктуризація активів, зниження витрат). Незайвим буде і бюджетування на квартал або 6 місяців із прогнозованими даними.
3. Контроль результатів розроблених заходів щодо відновлення платоспроможності підприємства та виведення його з кризового стану.

Висновки

1. Вважаю цілком справедливим та доречним крилатий вираз «Те, що нас не вбиває, робить нас сильнішими!». Карантин, введений в Україні, спричинив кризисну ситуацію в економіці. Проте кризи подібного масштабу спонукають нас до пошуку нових технічних рішень, нових технологій, нових джерел енергії, нових підходів до систем організації праці, до оновлення в багатьох сферах, секторах і галузях економіки.
2. Період, у який ми увійшли, вимагає від сучасного бізнесу тотальної трансформації. Лише уявіть, який шанс навчитися керувати витратами та управляти ефективністю своїх компаній дає сьогоднішня криза, який імунітет від неминучих подальших загроз можна набути, зробивши раціональні висновки! Скільки за цей час буде і, я впевнена, вже знайдено прогресивних рішень, яких ми б навіть не шукали, якби не криза! Коли криза мине, ми будемо дивитися на докризові періоди як на часи малоефективного бізнесу, втрачених можливостей і запитувати в себе, чому ми раніше так мало думали про ефективність розвитку.

Гаряча лінія «Антивірус»: як працювати на карантині

Антикризові інструменти: застосовуємо прямо зараз!