Как финансовая служба может помочь руководителю во время кризиса

Перевод почти каждого субъекта хозяйствования на карантинные рельсы и введение противовирусных мероприятий, влияние мирового финансового и экономических кризисов и целый ряд других рычагов уже внесли свои коррективы в жизнь украинцев. Эти события можно воспринять по-разному. Можно считать их поводом для полного увольнения персонала, ликвидации бизнеса и закупки необходимых запасов в ожидании конца света. Или – невзирая на пессимистические прогнозы – допустить, что именно эти события станут катализаторами развития тех трендов, которые уже в настоящий момент бизнес успешно внедряет и которые в посткризисный период будут способствовать его возобновлению.

На практике кризис побуждает бухгалтеров искать новые возможности для деятельности в неприбыльной зоне, варианты решения кадровых вопросов, пути уменьшения дебиторской и реструктурирования кредиторской задолженности, выявлять внутренние резервы для успешного возобновления и функционирования бизнеса после отмены карантинных норм.

В нынешнем турбулентном центре политических событий ключевыми лицами внутри бизнеса являются юристы, финансовые аналитики, кадровики, специалисты бухгалтерской службы. Но чаще всего малый и средний бизнес не может себе позволить держать в штате всех этих специалистов. Поэтому задача изобрести решение всех проблем в авральном режиме ложится на плече финансовой службы компании.

Бухгалтерам не привыкать к постоянным нововведениям от наших законотворцев. Умение легко адаптироваться к работе в стрессовом режиме уже даже не является конкурентным преимуществом в резюме на должность бухгалтера. Каждый главбух привычно держит руку на пульсе бизнеса, а в мыслях при этом: «И не такое проходили, поэтому пройдем и это!»

По-видимому, в такой ситуации несколько подходящих советов – относительно бизнеса и жизни – не станут излишними. Поэтому предлагаю вашему вниманию свое видение выхода из кризиса.

Операция «Адаптация»

Личная адаптация

Во-первых, советую занять удобное положение в любимом мягком кресле, выпить чашку ароматного кофе или какао с маршмеллоу. Сделано? Мои поздравления, первый шаг в антивирусном управлении удачно пройден, а это уже половина дела!

Во-вторых, предлагаю заказать что-то очень вкусное и полезное на ужин. Именно так! Кстати, самый эффективный путь к принятию важных бизнес-решений – отдохнуть мыслями, переключить свое внимание на второстепенные на первый взгляд вещи и окружить себя комфортными условиями.

Бытует мнение, что эмоциям на работе нет места. Это не совсем так. Уже доказано, что эмоции влияют на процесс принятия решений. Позитивные мысли помогают более рационально и комплексно взглянуть на проблему. Кстати, у всех без исключения людей стресс развивается по одинаковому сценарию. Но отношение к стрессовой ситуации у нас разное: одни все воспринимают слишком остро, другие – более спокойно. Главное, не поддаваться панике, придерживаться здравого смысла. Поэтому в карантин лучше запасаться позитивными эмоциями в общении с детьми, родными, друзьями (хотя и дистанционно), чем панически запасаться гречкой. Хотя одно другому не мешает.

На этом можно было бы остановиться, если бы у нас была волшебная палочка, но она уже в дефиците, наступило время «фей-бухгалтерш».

Адаптация предприятия

Стратегия адаптации предприятия к карантину включает разработку приказов, положений и других внутренних документов кадрового направления. Цель – дать каждому работнику шанс на самоизоляцию.

Например, Законом от 17.03.20 г. № 530-IX (относительно предотвращения распространения COVID-19, далее – Закон № 530) установлено, что на период карантина работодатель может предоставлять работнику с его согласия отпуск без сохранения заработной платы (дополнение внесено в ст. 26 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках», далее – Закон № 504). И время такого отпуска не входит в общий срок, установленный частью первой этой статьи (15 календарных дней за год). То есть законом введен отдельный вид отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон – отпуск на период действия карантина.

Также работодатели должны по возможности организовать удаленную работу персонала, ввести режим работы на условиях сокращенного и неполного рабочего времени или оформить простой.

Кроме того, в настоящий момент самое время максимально способствовать реализации права работников:

• на отпуск без сохранения заработной платы на время карантина (согласно Закону № 530);
• обычный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 15 календарных дней в год (ст. 26 Закона № 504);
• дополнительный отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет на период карантина (п. 3¹ ст. 24 Закона № 504);
• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 6 Закона № 504);
• дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 10 (17) дней для работников, которые имеют детей или совершеннолетнего ребенка – лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, для женщин, которые имеют двоих или более детей в возрасте до 15 лет, и других категорий работников, перечисленных в ст. 19 Закона № 504;
• на оформление листка временной нетрудоспособности, если малолетний ребенок работника заболел в период карантина (пп. 5 п. 1 ст. 22 Закона от 23.09.99 г. № 1105-XIV «Об общеобязательном социальном страховании»).

Если с большинством пунктов здесь все понятно, то организация удаленной работы и оформление простоя вызывает множество вопросов.

Инструменты для организации удаленной работы

Безусловно, не каждый бизнес можно перенести в виртуальную плоскость. Такие отрасли, как производство, логистика, строительство, невозможно полностью перенастроить на онлайн-режим, хотя даже здесь многие процессы могут заработать при физическом отсутствии работников в офисе.

В настоящее время в свободном доступе есть целый арсенал средств для комфортного использования дистанционного графика работы.

Удаленный рабочий стол

Терминальный сервер в облаке или удаленный сервер, на котором размещено необходимое для работы программное обеспечение, такое как 1С, М.e.doc, «Соната» и т. п., важные данные компании и учетные записи пользователей.

Совместная работа с документами

Для небольшой компании будет достаточно сервисов Google, таких как GoogleDisk и GoogleDocs, почты Gmail. С помощью GoogleDocs могут комфортно работать до 5 и даже более человек. На GoogleDisk удобно хранить объемные файлы и пользоваться ими. Через облачные сервисы, такие как Вовремя и Paperless от «Приватбанка», можно быстро подписывать первичные документы, договоры с наложением ЭЦП.

Планирование встреч, задач и коммуникация

Интуитивно понятен интерфейс у планировщика Trello. Совещания можно проводить с помощью Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom и других аналогичных сервисов.

Управление взаимоотношениями с подчиненными и клиентами

Bitrix24 помогает вести базу клиентов, хранить информацию о соглашениях, отчетность по продажам, коммуницировать с клиентами, ставить задачи подчиненным сотрудникам, контролировать ход их выполнения и т. п. Эту CRM-систему можно синхронизировать с Google Disk и почтовой программой.

Сбор данных

Для сбора информации подходят сервисы Google Forms.

Нюансы табелирования в случае оформления простоя

Для правильного документального отражения простоя следует обратить внимание на корректное оформление табеля учета рабочего времени. Если по решению руководства компании простой длится:

• полный рабочий день – в табеле проставляют отметку «П» и указывают количество часов простоя (т. е. полную продолжительность рабочего дня);
• часть рабочего дня – в табеле проставляют отметки «Р» и соответствующее количество часов работы и «П» и количество часов простоя.

Для того чтобы записи выглядели «читабельно», допускается разделение их косой чертой.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в случае простоя (частичного и полного) см. ниже.

Защита прав иностранцев и внутренне перемещенных лиц

Возможно, некоторые иностранцы и лица без гражданства из-за введения карантина не смогли выехать за пределы Украины или обратиться в Государственную миграционную службу Украины с заявлением о продлении срока пребывания в стране и/или об обмене вида на временное/постоянное жительство. В такой ситуации к ним не будет применяться административная ответственность. Также на период карантина и на 30 дней после него запрещается отмена действия справки о постановке на учет внутренне перемещенного лица (пп. 1 п. 3, п. 4 разд. ІІ Закона № 530).

Восстановление платежеспособности и стабилизация финансового климата в компании

Основная роль в системе антикризисного управления отводится широкому использованию механизмов финансовой стабилизации. Это связано с тем, что успешное применение этих механизмов позволяет не только снять финансовый стресс, но и в значительной мере избавить предприятие от зависимости от заемного капитала, ускорить темпы возобновления бизнеса. Речь идет о таких механизмах, как:

• рациональное сокращение собственных средств для финансирования производственно-хозяйственной деятельности;
• предотвращение привлечения значительных заемных средств, которые могут привести к финансовым трудностям;
• предотвращение снижения инвестиционной привлекательности в будущем;
• мониторинг и постоянный анализ кадровой политики предприятия для того, чтобы не допустить увольнения ценного персонала;
• минимизация последствий финансового кризиса.

Сокращение текущих расходов и привлечение денежных потоков

Самоизоляция способствует сокращению многих привычных расходов хозяйственной деятельности, ведь ряд расходных статей поставлен на паузу. В результате имеем:

• снижение командировочных расходов;
• минимизацию расходов на техническое обслуживание, ремонт ОС (из-за отсутствия эксплуатации);
• сокращение расходов на содержание персонала (например, за счет предоставления отпусков без сохранения зарплаты, сокращенного режима рабочего времени);
• уменьшение расходов на аренду офисных или производственных помещений и коммунальных платежей;
• минимальное использование канцелярских товаров.

Привлечь деньги в компанию в условиях карантина можно по таким главным направлениям (в зависимости от вида деятельности), как:

• оптимизация продаж под онлайн-платформу;
• частичная ускоренная продажа или сдача в аренду неиспользуемых активов компании по ценам спроса;
• ликвидация портфеля краткосрочных финансовых вложений;
• ускорение инкассации дебиторской задолженности;
• сокращение периода предоставления товарного (коммерческого) кредита;
• увеличение размера скидки в случае наличных расчетов за реализованную продукцию или уценка низколиквидных запасов товарно-материальных ценностей до цены спроса;
• снижение размера страховых запасов ТМЦ.

Благодаря положительным денежным потокам можно добиться улучшения финансового климата даже при минимальном продолжении хозяйственной деятельности. Для этого следует внедрить методику жесткого планирования расходов в рамках основных статей бюджета и ежедневной план/факт сверки направлений отрицательных денежных потоков и остатков денежных средств на текущих счетах и в кассе. Это позволит оптимизировать денежные потоки компании и предусмотреть кассовые разрывы.

Реструктуризация кредиторской и дебиторской задолженностей

Относительно кредиторки эффективными будут такие мероприятия, как реструктуризация существующей и предупреждение возникновения новой кредиторской задолженности в целях получения разного рода уступок со стороны кредиторов, сокращения общей суммы задолженности, освобождения от уплаты процентов, сокращения процентной ставки, отсрочки платежа.

Структуризация дебиторской задолженности по срокам погашения используется для оценки возможных неплательщиков. Счета классифицируются по срокам давности дебиторской задолженности. Для каждого срока погашения определяется некоторый процент дебиторской задолженности, который останется неуплаченным. Резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю просроченную дебиторскую задолженность.

Сохранение кадрового потенциала и интеллектуальные инвестиции

Надлежащее внимание следует уделить сохранению кадрового потенциала компании. Среди существующих современных технологий управления преимущество должно предоставляться именно ситуативному управлению. Нельзя допустить разрушения высококвалифицированного скелета коллектива, позволив уволиться наиболее опытным и перспективным сотрудникам. Стоит задуматься над формированием «списка неприкосновенных». Это те сотрудники, которые должны остаться в компании при любых условиях.

Если компания заранее спланировала расходы на профессиональное развитие персонала, в настоящий момент самое время использовать эти деньги по назначению. Для компании лучше сохранить ценные кадры и развивать их, инвестируя деньги в повышение квалификации (в будущем это вернется в виде прибылей от благодарных клиентов). Необходимо осознавать, что с позиции экономики знаний расходы на персонал рассматриваются как инвестиции.

Для компании, которая строит стратегические планы, во времена кризиса важно сохранить положительную репутацию на рынке труда. Любой кризис характеризуется тезисом «выживает сильнейший». И именно «сила» станет финансовой «подушкой» компании благодаря запасу знаний, которые помогут в принятии рациональных решений, благодаря команде, которая поможет владельцу сохранить бизнес и вывести его на качественно иной уровень. И наоборот – неосмотрительное решение уволить персонал может похоронить бизнес с его перспективными планами.

Рецепт консервации основных средств

Сократить расходы компании можно с помощью такого инструмента, как консервация основных средств (далее – ОС). Это позволит уберечь объекты ОС, а также их технические характеристики от физического и морального износа.

В п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минпромполитики от 09.06.04 г. № 274, названы причины, по которым консервация ОС (с возможностью последующего возобновления их функционирования) целесообразна. Такими причинами являются:

• уменьшение объема производства;
• временное прекращение или сокращение производственной и другой хозяйственной деятельности;
• снижение коэффициента использования ОС до уровня ниже 0,25 %.

Срок консервации не может превышать 3 года, на это указано и в п. 2 Положения, утвержденного постановлением КМУ от 28.10.97 г. № 1183 (далее – Положение № 1183). По истечении этого срока следует расконсервировать ОС и принять решение об их дальнейшей эксплуатации или ликвидации.

«Рецепт» консервации ОС

Нужно обеспечить постоянный контроль за физическим и техническим состоянием законсервированных производственных активов, чтобы после выведения из консервации их можно было использовать по функциональному назначению.

Планирование путей устранения последствий кризиса

Для эффективной реализации стратегии выхода из кризиса уместно будет воспользоваться следующими методами:

1. Анализ финансового состояния для определения масштабов влияния кризиса на предприятие и формирования системы целей выхода из кризиса, которые соответствуют его масштабам.
2. Разработка программы финансовой стабилизации предприятия, исходя из масштабов кризиса. Реализация срочных мероприятий по восстановлению платежеспособности и восстановлению финансового равновесия осуществляется за счет внутренних резервов (реструктуризация активов, снижение расходов). Нелишним будет и бюджетирование на квартал или 6 месяцев с прогнозируемыми данными.
3. Контроль результатов разработанных мероприятий по восстановлению платежеспособности предприятия и выведению его из кризисного состояния.

Выводы

1. Считаю вполне справедливым и уместным крылатое выражение «То, что нас не убивает, делает нас сильнее!». Карантин, введенный в Украине, повлек за собой кризисную ситуацию в экономике. Однако кризисы подобного масштаба побуждают нас к поиску новых технических решений, новых технологий, новых источников энергии, новых подходов к системам организации труда, к обновлению во многих сферах, секторах и отраслях экономики.
2. Период, в который мы вошли, требует от современного бизнеса тотальной трансформации. Только представьте, какой шанс научиться руководить расходами и управлять эффективностью своих компаний дает сегодняшний кризис, какой иммунитет от неминуемых последующих угроз можно приобрести, сделав рациональные выводы! Сколько за это время будет и, я уверена, уже найдено прогрессивных решений, которых мы бы даже не искали, если бы не кризис! Когда кризис пройдет, мы будем смотреть на докризисные периоды как на времена малоэффективного бизнеса, утраченных возможностей и спрашивать у себя, почему мы раньше так мало думали об эффективности развития.

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине 

Антикризисные инструменты: применяем прямо сейчас!