Як поновити втрачені бухгалтерські документи
Втрата документів – випадок не рідкісний, особливо в тих суб'єктів господарювання, в яких не налагоджено роботу з документами. Вітчизняним законодавством передбачено певний порядок дій в разі втрати бухгалтерських документів. А як бути з рештою документів? До яких органів слід звертатися для підтвердження їх пропажі або знищення? Які документи треба буде оформити самостійно? Як поновити втрачені документи та що робити, якщо вони поновленню не підлягають? Відповіді на ці та інші запитання – у запропонованому матеріалі.
Порядок дій: загальні вимоги
Отже, якщо в суб'єкта господарювання з якихось причин пропали або знищені документи, то важливо чітко визначити порядок дій щодо фіксації факту пропажі або знищення, щоб надалі усунути можливість звинувачення самого підприємства та його посадових осіб у їх зникненні чи псуванні. Законодавством установлено лише вимоги до порядку дій у разі втрати документів бухобліку, і водночас немає чітких правил їх поновлення.
Так, у п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, зазначено, що в разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду в разі пожежі.
Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта подається до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також ДФС в 10-денний строк.
У разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (у день після закінчення явищ) обов'язковим є проведення інвентаризації в обсязі, визначеному керівником підприємства. Це передбачено абзацом сьомим п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879.
Крім того, слід пам'ятати, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством (абзац перший п. 44.1 Податкового кодексу, далі – ПК). Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання таких документів, а також документів, пов'язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менше 1 095 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 ПК) із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазанчені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного терміну подання такої звітності (абзац перший п. 44.3 ПК).
У разі втрати та пошкодження зазначених документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПК для подання податкової звітності, і контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Платник податків зобов'язаний поновити загублені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення в контролюючий орган (п. 44.5 ПК).
Законодавство не визначає порядку дій у разі пропажі або знищення документів, що не належать до бухгалтерських. Тому, на думку автора, було б доцільно застосовувати наведений порядок і в разі пропажі або знищення всіх видів документів: кадрових, організаційно-розпорядчих загального характеру тощо, які зазвичай використовуються суб'єктом господарювання. Отже, рекомендуємо такий порядок дій у разі пропажі або знищення документів:
- призначення наказом керівника підприємства комісії з розслідування причин пропажі, знищення документів;
- звернення до уповноважених держорганів, а також проведення інвентаризації у разі втрати документів унаслідок надзвичайних ситуацій: техногенна аварія, пожежа або стихійне лихо;
- вживання заходів з поновлення документів, які підлягають зберіганню протягом установленого законодавством строку.
|
До уваги! Конкретний строк зберігання документів визначено в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5. |
Проведення службової перевірки
Зазвичай до складу комісії з розслідування причин втрати документів входять фахівці, робота яких безпосередньо пов'язана з утраченими документами. Це можуть бути працівники бухгалтерії, кадрового підрозділу, підрозділу діловодства або канцелярії, юридичного підрозділу. Залежно від причин втрати документів до комісії за потреби можуть бути окремо включені представники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду, а також незалежні експерти. В участі цих осіб зацікавлене насамперед саме підприємство, оскільки вони можуть документально підтвердити відсутність вини підприємства та його працівників у втраті документів, що має велике значення.
За результатами роботи такої комісії складається акт, який затверджується керівником підприємства. У ньому детально зазначаються всі з'ясовані обставини, а також відповідальні за збереження документів особи (бухгалтер, працівник підрозділу діловодства тощо).
Якщо ж документи були загублені, а не втрачені з не залежних від відповідальних працівників обставин, то службова перевірка проводиться без залучення компетентних органів і організацій. Крім того, до відповідальних за зберігання загублених документів осіб у такому разі слід звернутися з вимогою про надання письмового пояснення.
До акта слід додати перелік втрачених або загублених документів, а також підтверджувальні документи, видані уповноваженими держорганами, якщо причиною втрати документів стала техногенна аварія, пожежа або стихійне лихо. Тобто причина втрати документів має бути в будь-якому разі оформлена документально!
Підтвердження втрати документів
Факт викрадення документів має бути підтверджений довідкою з поліції (талоном-повідомленням, форму якого наведено в додатку 4 до Інструкції про порядок ведення єдиного обліку в органах поліції заяв і повідомлень про здійснення кримінальних правопорушень та інші події, затвердженої наказом МВС від 06.11.15 р. № 1377) або рішенням суду.
Якщо документи постраждали внаслідок пожежі, то потрібно направити запит про надання відповідної довідки з ДСНС, акта про пожежу, форму якого затверджено наказом МВС від 14.06.17 р. № 503, або інших документів, що установлюють причину займання. У разі затоплення приміщення, в якому зберігалися документи, слід звернутися до комунальних або експлуатаційних підприємств для отримання відповідної довідки. У разі ж стихійного лиха потрібна буде довідка територіального управління ДСНС.
У довідках рекомендується наводити перелік втрачених документів, щоб було зрозуміло, яких саме документів немає. Тобто, звертаючись до уповноваженого органу, одночасно потрібно надати опис документів для правильного складання довідки. Крім того, матеріальні втрати мають бути підтверджені актом інвентаризації, в якому фіксується вартість втраченого майна.
Поновлення документів
Чи варто поновлювати загублені або втрачені документи? Законодавство (крім ПК, як було зазначено вище) не містить норм, що зобов'язують це робити. Проте краще не нехтувати заходами з поновлення, адже думка контролюючого органу іноді ґрунтується на суб'єктивному підході до тлумачення закону, а особливо – підзаконних актів.
І, наприклад, тим же п. 18 Порядку здійснення державного контролю за дотриманням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 26.04.17 р. № 295, установлено: у разі відсутності документів, ведення яких передбачене законодавством про працю, об'єкту відвідування надається копія акта про неможливість проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування та письмова вимога про надання або поновлення документів (обидві форми затверджено наказом Мінсоцполітики від 18.08.17 р. № 1338) із зазначенням строку поновлення документів. На час виконання такої вимоги строк проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування припиняється.
Тому поновлення документів свідчитиме про сумлінність суб'єкта господарювання в разі пред'явлення претензій контролюючими органами, навіть якщо вони не зовсім відповідатимуть їхньому первинному вигляду, наприклад будуть підписані іншими особами. Для цієї мети поновлювати доцільно лише ті документи, строк обов'язкового зберігання яких ще не закінчився. Крім того, документи можуть знадобитися самому суб'єктові господарювання для відстоювання своїх інтересів. У таблиці розглянемо, як можна поновити документи:
|
Спосіб поновлення документів |
Опис способу |
|
Самостійно поновити документи, наявні в електронному вигляді |
Найбільш простий спосіб. Так, якщо збереглися електронні бази документів, то можна роздрукувати документи ще раз і завірити їх підписами уповноважених осіб. Це стосується будь-яких документів: бухгалтерських, кадрових, організаційно-розпорядчих загального характеру тощо. Якщо на підприємстві правильно налагоджено процес реєстрації документів, то завдання щодо їх поновлення істотно спрощується (можна за списком просто роздрукувати документи, яких бракує) |
|
Направити запит про надання дублікатів документів контрагентам |
Спосіб загалом стосується поновлення тих документів, які підписуються контрагентом: договорів, актів, рахунків-фактур, накладних, актів звіряння тощо. Контрагент, у свою чергу, надає дублікат наявних у нього екземплярів. Відповідно до п. 13 гл. 10 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000), дублікат є особливим видом копії документа. Це повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на тому самому бланку, що й оригінал, і містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляється відбиток печатки підприємства та підписи посадових осіб, що мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. У правому верхньому кутку на дублікаті ставиться позначка «Дублікат». Слід зазначити, що деякі контрагенти, отримавши запит про надання дубліката договору, можуть запропонувати просто знову роздрукувати другий екземпляр договору й підписати його обом сторонам. Але на цю пропозицію краще не погоджуватися, оскільки:
|
Якщо документи поновити неможливо
Отже, більшість документів можна поновити. Зазвичай закінчені в діловодстві справи мають бути оформлені та враховані після закінчення періоду, в якому вони сформувалися. Оформлюючи справи, слід керуватися Правилами № 1000.
Перед оформленням справ може бути проведено додаткову систематизацію документів. Повне або часткове (спрощене) оформлення справ проводиться залежно від строків їх зберігання (п. 3 гл. 2 розд. VI Правил № 1000). Так, повному оформленню підлягають справи постійного та довготривалого зберігання (понад 10 років), зокрема справи з кадрових питань (особового складу), а частковому – справи тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Керуючись п. 8 гл. 2 розд. V Правил № 1000, за результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання для передання в архів підприємства. А як формувати справи та передавати їх в архів, якщо якихось документів не вистачає?
За загальними нормами п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000 у разі встановлення у процесі експертизи цінності фактів нестачі документів та справ, які внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами підприємства проводиться їх розшук. За негативного результату розшуку керівник підприємства за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування та видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається в архів підприємства. На підставі довідки архів складає Акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником підрозділу діловодства та затверджується керівником підприємства.
Коментарі до матеріалу