Складаємо графік документообігу

Як відомо, будь-який документ проходить декілька стадій: створення, обробка, передача на зберігання і знищення. Це і є документообіг.

З метою впорядкувати рух документів і своєчасно отримувати первинні документи, які служать підставою для записів у бухгалтерському обліку, наказом керівника підприємства встановлюється графік документообігу. У такому графіку зазначаються дати створення або отримання від інших підприємств документів, приймання їх до обліку, передачі в обробку та до архіву (п. 5.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88)).

Чи є обов'язковою наявність такого графіка на підприємстві?

Ні, підприємство самостійно вирішує, є у нього необхідність у складанні графіка документообігу чи немає. Роз'яснення Мін’юсту із цього питання див. у листі від 10.04.14 р. № 151-0-2-14/6.1. Але мати такий графік – на користь самого підприємства. Виділимо основні плюси складання графіка документообігу:

• ви зможете призначити відповідальних за складання і передачу документів і встановити конкретні строки передачі первинки до бухгалтерії;
• ваша бухгалтерія своєчасно отримуватиме первинку. Отже, операції в обліку відображатимуться в потрібному періоді, а це допоможе уникнути помилок у бухобліку, звітності, що захистить ваше підприємство від штрафних санкцій.

Розробку графіка документообігу можна умовно розбити на декілька етапів. Розглянемо їх детальніше.