Как восстановить утраченные бухгалтерские документы
Утрата документов – случай не редкий, а особенно у тех субъектов хозяйствования, у которых не налажена работа с документами. Отечественным законодательством предусмотрен определенный порядок действий при утрате бухгалтерских документов. А как быть с остальными документами? В какие органы следует обращаться для подтверждения их пропажи или уничтожения? Какие документы нужно будет оформить самостоятельно? Как восстановить утраченные документы и что делать, если они восстановлению не подлежат? Ответы на эти и другие вопросы – в предложенном материале.
Порядок действий: общие требования
Итак, если у субъекта хозяйствования по каким-либо причинам пропали или уничтожены документы, то важно четко определить порядок действий по фиксированию факта пропажи или уничтожения, чтобы в дальнейшем исключить возможность обвинения самого предприятия и его должностных лиц в их исчезновении или порче. Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате документов бухучета, и при этом отсутствуют четкие правила их восстановления.
Так, в п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, сказано, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора в случае пожара.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также ГФС в 10-дневный срок.
В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (в день после окончания явлений) обязательно проведение инвентаризации в объеме, определенном руководителем предприятия. Это предусмотрено абзацем седьмым п. 7 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879.
Кроме того, нужно помнить, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (абзац первый п. 44.1 Налогового кодекса, далее – НК). Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение таких документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1 095 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НК) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НК предельного срока представления такой отчетности (абзац первый п. 44.3 НК).
В случае утери и повреждения указанных документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном НК для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган (п. 44.5 НК).
Законодательство не определяет порядок действий при пропаже или уничтожении документов, не относящихся к бухгалтерским. Поэтому, по мнению автора, было бы целесообразно применять изложенный порядок и при пропаже или уничтожении всех видов документов: кадровых, организационно-распорядительных общего характера и т. п., которые, как правило, используются субъектом хозяйствования. Итак, рекомендуем следующий порядок действий при пропаже или уничтожении документов:
- назначение приказом руководителя предприятия комиссии по расследованию причин пропажи, уничтожения документов;
- обращение в уполномоченные госорганы, а также проведение инвентаризации в случае утраты документов вследствие чрезвычайных ситуаций: техногенная авария, пожар или стихийное бедствие;
- принятие мер по восстановлению документов, которые подлежат хранению в течение установленного законодательством срока.
|
К сведению! Конкретный срок хранения документов определен в Перечне типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5. |
Проведение служебной проверки
Как правило, в комиссию по расследованию причин утраты документов включаются специалисты, работа которых непосредственно связана с утраченными документами. Это могут быть работники бухгалтерии, кадрового подразделения, подразделения делопроизводства или канцелярии, юридического подразделения. В зависимости от причин утраты документов при необходимости в комиссию могут быть отдельно включены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимые эксперты. В участии данных лиц заинтересовано прежде всего само предприятие, поскольку они могут документально подтвердить отсутствие вины предприятия и его работников в утрате каких-либо документов, что имеет большое значение.
По результатам работы такой комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. В нем подробно указываются все выясненные обстоятельства, а также ответственные за сохранность документов лица (бухгалтер, работник подразделения делопроизводства и т. п.).
Если же документы были утеряны, а не утрачены по не зависящим от ответственных работников обстоятельствам, то служебная проверка проводится без привлечения компетентных органов и организаций. Кроме того, к ответственным за хранение утерянных документов лицам в данном случае следует обратиться с требованием о предоставлении письменного объяснения.
К акту необходимо приложить перечень утраченных либо утерянных документов, а также подтверждающие документы, выданные уполномоченными госорганами, если причиной утраты документов послужили техногенная авария, пожар или стихийное бедствие. То есть причина утраты документов должна быть в любом случае оформлена документально!
Подтверждение утраты документов
Факт хищения документов должен быть подтвержден справкой из полиции (талоном-уведомлением, форма которого приведена в приложении 4 к Инструкции о порядке ведения единого учета в органах полиции заявлений и уведомлений о совершении уголовных правонарушений и других событиях, утвержденной приказом МВД от 06.11.15 г. № 1377) или решением суда.
Если документы пострадали вследствие пожара, то нужно направить запрос о предоставлении соответствующей справки из ГСЧС, акта о пожаре, форма которого утверждена приказом МВД от 14.06.17 г. № 503, или других документов, устанавливающих причину возгорания. В случае затопления помещения, в котором хранились документы, следует обратиться в коммунальные или эксплуатационные предприятия для получения соответствующей справки. В случае же стихийных бедствий потребуется справка территориального управления ГСЧС.
В справках рекомендуется указывать перечень утраченных документов, чтобы было понятно, какие именно документы отсутствуют. То есть, обращаясь в уполномоченный орган, одновременно нужно представить опись документов для правильного составления справки. Кроме того, материальные потери должны быть подтверждены актом инвентаризации, в котором фиксируется стоимость утраченного имущества.
Восстановление документов
Стоит ли восстанавливать утерянные или утраченные документы? Законодательство (кроме НК, как было сказано выше) не содержит норм, обязывающих это делать. Тем не менее, лучше не пренебрегать мерами по восстановлению, ведь мнение контролирующего органа иногда основывается на субъективном подходе к толкованию закона, а особенно – подзаконных актов.
И, к примеру, тем же п. 18 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 26.04.17 г. № 295, установлено: в случае отсутствия документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, объекту посещения направляется копия акта о невозможности проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования и письменное требование о предоставлении / восстановлении документов (обе формы утверждены приказом Минсоцполитики от 18.08.17 г. № 1338) с указанием срока восстановления документов. На время выполнения такого требования срок проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования приостанавливается.
Поэтому восстановление документов будет свидетельствовать о добросовестности субъекта хозяйствования при предъявлении претензий контролирующими органами, даже если они будут не совсем соответствовать их первоначальному виду, к примеру будут подписаны другими лицами. Для этой цели восстанавливать целесообразно лишь те документы, срок обязательного хранения которых еще не истек. Кроме того, документы могут понадобиться самому субъекту хозяйствования для отстаивания своих интересов. В таблице рассмотрим, каким образом можно восстановить документы:
|
Способ восстановления документов |
Описание способа |
|
Самостоятельно восстановить документы, имеющиеся в электронном виде |
Наиболее простой способ. Так, если сохранились электронные базы документов, то можно распечатать документы снова и заверить их подписями уполномоченных лиц. Это касается любых документов: бухгалтерских, кадровых, организационно-распорядительных общего характера и т. д. При этом если на предприятии правильно налажен процесс регистрации документов, то задача по их восстановлению существенно упрощается (можно по списку просто распечатывать недостающие документы) |
|
Направить запрос о предоставлении дубликатов документов контрагентам |
Способ в основном касается восстановления тех документов, которые подписываются контрагентом: договоров, актов, счетов-фактур, накладных, актов сверки и т. д. Контрагент, в свою очередь, предоставляет дубликат имеющихся у него экземпляров. В соответствии с п. 13 гл. 10 разд. II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000), дубликат является особым видом копии документа. Это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Дубликат изготавливается на том же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале. На нем проставляются оттиск печати предприятия и подписи должностных лиц, имеющих право подписи этих документов на момент оформления дубликата. В правом верхнем углу на дубликате проставляется отметка «Дубликат». Следует отметить, что некоторые контрагенты, получив запрос о предоставлении дубликата договора, могут предложить просто снова распечатать второй экземпляр договора и подписать его обеим сторонам. Но на это предложение лучше не соглашаться, поскольку:
|
Если документы восстановить невозможно
Итак, большинство документов можно восстановить. Как правило, законченные в делопроизводстве дела должны быть оформлены и учтены после окончания периода, в котором они сформировались. При оформлении дел следует руководствоваться Правилами № 1000.
Перед оформлением дел может быть проведена дополнительная систематизация документов. Полное или частичное (упрощенное) оформление дел производится в зависимости от сроков их хранения (п. 3 гл. 2 разд. VI Правил № 1000). Так, полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения (более 10 лет), в том числе дела по кадровым вопросам (личному составу), а частичному – дела временного хранения (до 10 лет включительно).
Руководствуясь п. 8 гл. 2 разд. V Правил № 1000, по результатам экспертизы ценности документов структурные подразделения подготавливают дела постоянного и долговременного (более 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия. Но как формировать дела и передавать их в архив, если каких-то документов не хватает?
По общим нормам п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000 при установлении в процессе экспертизы ценности фактов недостачи документов и дел, которые внесены в номенклатуру, соответствующими структурными подразделениями предприятия проводится их розыск. При отрицательном результате розыска руководитель предприятия по представлению службы делопроизводства или руководителя архива (лица, ответственного за архив) создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате документов или дел.
Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, передается в архив предприятия. На основании справки архив составляет Акт о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях по форме, приведенной в приложении 13 к Правилам № 1000, который подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив), визируется руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем предприятия.
Комментарии к материалу