|
Спосіб поновлення документів |
Опис способу |
|
Самостійно поновити документи, наявні в електронному вигляді |
Найбільш простий спосіб. Так, якщо збереглися електронні бази документів, то можна роздрукувати документи ще раз і завірити їх підписами уповноважених осіб. Це стосується будь-яких документів: бухгалтерських, кадрових, організаційно-розпорядчих загального характеру тощо. Якщо на підприємстві правильно налагоджено процес реєстрації документів, то завдання щодо їх поновлення істотно спрощується (можна за списком просто роздрукувати документи, яких бракує) |
|
Направити запит про надання дублікатів документів контрагентам |
Спосіб загалом стосується поновлення тих документів, які підписуються контрагентом: договорів, актів, рахунків-фактур, накладних, актів звіряння тощо. Контрагент, у свою чергу, надає дублікат наявних у нього екземплярів. Відповідно до п. 13 гл. 10 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000), дублікат є особливим видом копії документа. Це повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу. Дублікат виготовляється на тому самому бланку, що й оригінал, і містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляється відбиток печатки підприємства та підписи посадових осіб, що мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. У правому верхньому кутку на дублікаті ставиться позначка «Дублікат». Слід зазначити, що деякі контрагенти, отримавши запит про надання дубліката договору, можуть запропонувати просто знову роздрукувати другий екземпляр договору й підписати його обом сторонам. Але на цю пропозицію краще не погоджуватися, оскільки:
|