-
Комерція
-
Агро
-
Кадровик
-
Медичні КНП
-
Online видання «Баланс»
-
Online видання «Баланс-Агро»
-
Online бібліотека «Баланс»
-
Баланс-Бюджет
-
Новини Бюджет
-
Вебінари. Баланс-Бюджет
-
Online Баланс-Бюджет
-
Календар бухгалтера Бюджет
-
Форми і бланки. Бюджет
-
Зразки. Бюджет
-
Календар бухгалтера
-
Чеклісти
-
Калькулятори
-
Дані для розрахунків
-
Форми і бланки
-
Зразки
-
Моє життя
-
Бухгалтерська кухня
-
Моя професія
-
Ком'юніті Uteka
Обов’язкові та додаткові реквізити первинного документа
Документ можна вважати первинним лише тоді, коли він містить обов’язкові реквізити та якщо є наявним факт господарської операції (за її відсутності документ – просто папірець, а не первинка). Які ж реквізити є обов’язковими (без них ніяк), а які додатковими (без них можна обійтися), розглянемо у цій статті.
Документ можна вважати первинним лише тоді, коли він містить обов’язкові реквізити та мав місце факт господарської операції (за її відсутності документ – просто папірець, а не первинка). Які ж реквізити є обов’язковими (без них ніяк), а які додатковими (без них можна обійтися), розглянемо у цій статті.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Обов’язкові реквізити – це та інформація, без якої первинний документ не може вважатися таким, тобто фактично не матиме юридичної сили.
Перелік обов’язкових реквізитів наведено в Законі від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Щоправда, переліки цих документів дещо (хоч і не суттєво) відрізняються (див. табл. 1).
Таблиця 1. Обов’язкові реквізити первинного документа
|
Обов’язкові реквізити згідно із ч. 2 ст. 9 Закону № 996 |
Обов’язкові реквізити згідно з п. 2.3 Положення № 88 |
|
Назва документа (форми) |
Назва документа (форми) |
|
Дата складання (з 03.01.2017 на підставі Закону від 03.11.2016 № 1724-VIII із реквізитів вилучено «місце складання» ) |
Дата складання |
|
Назва* підприємства, від імені якого складено документ |
Найменування* підприємства, установи, від імені яких складений документ |
|
Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції |
Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках) (з 10.08.2021 відповідно до змін, унесених наказом Мінфіну від 09.07.2021 № 385, грошовий вимірник є обов’язковим. До цього було «у натуральному та/або вартісному виразі») |
|
Посади і прізвища** (крім первинних документів, вимоги до яких установлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (з 10.08.2022 згідно зі змінами, унесеними Законом від 19.07.2022 № 2435-IX (далі – Закон № 2435), до реквізитів додано «і прізвища») |
Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (прізвище як обов’язковий реквізит згадувалося у Положенні № 88 завжди) |
|
Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу**, яка брала участь у здійсненні господарської операції (до 03.01.2017 було ще уточнення про аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису, яке вилучили із Закону № 996. Утім, це не означає, що факсиміле заборонено) |
Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції |
* Найменування містить організаційно-правову форму та власну назву юрособи. Тому правильніше звучить саме реквізит «найменування», як у Положенні № 88.** Завдяки змінам, унесеним Законом від 24.02.2026 № 4791-IX до ст. 9 Закону № 996, з 01.04.2026 первинні документи для послуг, робіт, оренди, найму будуть вважатися оформленими без порушень, навіть за відсутності в них таких реквізитів, як посада, прізвище та підпис уповноваженої особи зі сторони замовника. Щоправда, лише за умови, якщо сторони погодять таке спрощене оформлення у письмовому договорі між ними. Не дозволено так спрощувати оформлення документів для операцій з придбання за публічні кошти, оренди державного, комунального майна, за договорами будівельного підряду, для проєктно-вишукувальних робіт, благодійної пожертви, допомоги. У цих ситуаціях обов’язковими є усі реквізити первинного документа. Докладно про ці зміни – див. у статті «Зміни в документуванні послуг та робіт з 01.04.2026: теоретичний аналіз та практична реальність» |
|
|
Зауважте! До 10.08.2022 у ст. 9 Закону № 996 щодо обов’язкових реквізитів зазначалося «якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України». Тобто Закон № 996 установлював обов’язкові реквізити, але уточнював, що інше може бути визначено в профільному законі. З 10.08.2022 Законом № 2435 це уточнення прибрали. Тобто для цілей бухгалтерського обліку (наголосимо – саме бухобліку) обов’язковими реквізитами первинного документа є лише ті, що перелічені в ст. 9 Закону № 996. І цього достатньо для того, щоб документ мав юридичну силу для бухобліку. Але для інших цілей, звісно, доведеться зважати на профільні закони. |
Наприклад, якщо ТТН використовується як бухобліковий документ для оприбуткування товарів, то з 10.08.2022 головне, щоб у ній були всі реквізити із Закону № 996, тоді вона вважатиметься повноцінним первинним документом. Скажімо у постанові Другого апеляційного адміністративного суду від 09.02.2021 у справі № 520/6597/2020 зазначено: «відсутність у товарно-транспортних накладних точної адреси місця навантаження товару не є порушенням порядку заповнення цього виду документів і не може бути підставою для позбавлення позивача права на податковий кредит, сформований у зв`язку з придбанням товару з урахуванням наявності всіх інших первинних документів, заповнених у відповідності до вимог чинного законодавства та здійснення операцій, пов`язаних із господарською діяльністю позивача».
Але не плутайте! Щоб ТТН вважалася правильно заповненою під час перевірки інспекторами Укртрансбезпеки на дорозі, у ній мають бути всі реквізити, передбачені ст. 48 профільного Закону від 05.04.2001 № 2344-III «Про автомобільний транспорт» (далі – Закон № 2344). Зокрема, серед обов’язкових реквізитів ТТН є і габарити транспортного засобу (до речі, у переліку таких реквізитів очікуються зміни – див. законопроєкт оприлюднений для обговорення на сайті Мінрозвитку).
Тобто для бухобліку ТТН навіть без зазначення габаритів є первинним документом, бо містить усі обов’язкові реквізити, установлені Законом № 996, але для контролю на дорозі така дефектна ТТН (без реквізитів профільного Закону № 2344) визнається неправильно заповненою. При цьому на практиці відсутність (чи помилка) обов’язкового реквізиту ТТН зі ст. 48 Закону № 2344 = недійсність ТТН = відсутність ТТН = можливий штраф автоперевізнику в розмірі 17 000 грн від Укртрансбезпеки за ст. 60 Закону № 2344 (див. рішення Рівненського окружного адміністративного суду від 09.05.2023 у справі № 460/48601/22, ЄДРСР реєстр. № 110766466). Наприклад, відсутність у ТТН найменування та коду ЄДРПОУ автоперевізника та вантажоодержувача як істотних даних ТТН — робить її недійсною (див. постанову Верховного Суду від 25.07.2024 у справі № 440/2334/23, ЄДРСР, реєстр. № 120609608).
|
Важливо! Регістри бухобліку мають містити всі обов’язкові реквізити первинних документів (наказом Мінфіну від 21.07.2021 № 408, який діє з 21.07.2021, унесено зміни до Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356). |
Наприклад, на оборотній відомості за субрахунком 945 щодо операційних курсових різниць варто вказати всі обов’язкові реквізити (у т. ч. дату, посаду, прізвище) і проставити підпис особи, відповідальної за її оформлення, щоб документально підтвердити витрати за курсовими різницями.
Ремарка. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» установлено 32 реквізити для організаційно-розпорядчих документів (це, зокрема, положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, постанови, рішення, накази, розпорядження) та інформаційно-аналітичних документів (акти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, службові листи тощо). Однак на звичайну первинку вимоги цього стандарту не поширюються (лист Мінфіну від 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109). Тобто під час оформлення наказу керівника слід узяти до уваги вимоги згаданого ДСТУ щодо реквізитів, але для складання акта наданих послуг ДСТУ не указ, бо для нього головне – реквізити зі ст. 9 Закону № 996 і п. 2.3 Положення № 88.
Додаткові (не обов’язкові) реквізити первинного документа
Як визначено в ст. 9 Закону № 996 і п. 2.3 Положення № 88, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити (див. табл. 2). При цьому перелік не є вичерпним, тож підприємство може доповнювати документи своїми реквізитами.
Тобто і без додаткових реквізитів (чи в разі помилок у них) документ буде вважатися первинним. Такі реквізити наводяться для зручності обробки інформації.
Таблиця 2. Додаткові реквізити первинного документа
|
Додаткові реквізити згідно із ч. 2 ст. 9 |
Додаткові реквізити згідно з п. 2.3 |
|
Печатка |
Печатка |
|
– |
Ідентифікаційний код підприємства, установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань |
|
Номер документа |
Номер документа |
|
Підстава для здійснення операції |
Підстава для здійснення операцій |
|
– |
Дані про документ, що засвідчує особу-одержувача |
|
Тощо |
Тощо |
|
Важливо! Якщо норми іншого законодавства вимагають наявності якогось реквізиту і визнають його обов’язковим, то це важливо саме для правовідносин, які регулює це законодавство, а ось для бухобліку є чіткий перелік обов’язкових реквізитів у Законі № 996 та Порядку № 88. |
Наприклад, ст. 48 Закону № 2344 серед обов’язкових реквізитів містить код ЄДРПОУ вантажовідправника, перевізника та вантажоодержувача. А для бухобліку це додатковий реквізит. Тобто для сфери внутрішніх перевезень, які регулюються Законом № 2344, такий реквізит обов’язковий, а для цілей бухобліку – додатковий.
|
Майте на увазі! Реквізит «номер документа» вважається додатковим для цілей бухобліку. Тож і без нього (або в разі помилки) документ є чинний. |
Наприклад, в акті наданих послуг проставили № 66, а за розробленими підприємством правилами нумерації мав би бути № 65. Через це документ не втрачає своєї юридичної сили.
Ремарка. У ДСТУ 4163:2020 до обов’язкових реквізитів належить код ЄДРПОУ. Тож не забувайте його вказувати в наказах та інших організаційно-розпорядчих документах. А для звичайної первинки цей реквізит додатковий і зручний для ідентифікації контрагентів.
Докладніше про типові помилки у реквізитах первинних документів, судову практику та значення ідеально оформленої первинки (зокрема, апелювання до презумпції добросовісності) – читайте у статті «Несуттєві помилки в реквізитах первинних документів: судові рішення, роз’яснення Мінфіну та ДПС». У ній ми розповіли, чому навіть неістотні недоліки чи неточності, логічні неув’язки у первинних документах можуть нести податкові ризики та ускладнювати процедуру доказування у суді.
