-
Коммерция
-
Агро
-
Кадровик
-
Медицинские КНП
-
Online издание «Баланс»
-
Online издание «Баланс-Агро»
-
Online библиотека «Баланс»
-
Баланс-Бюджет
-
Новости Бюджет
-
Вебинары. Баланс-Бюджет
-
Online Баланс-Бюджет
-
Календарь бухгалтера Бюджет
-
Формы и бланки. Бюджет
-
Образцы. Бюджет
-
Календарь бухгалтера
-
Чеклисты
-
Калькуляторы
-
Данные для расчетов
-
Формы и бланки
-
Образцы
-
Моя жизнь
-
Бухгалтерская кухня
-
Моя профессия
-
Комьюнити Uteka
Обязательные и дополнительные реквизиты первичного документа
Документ можно считать первичным только тогда, когда он содержит обязательные реквизиты и имел место факт хозяйственной операции (при ее отсутствии документ – просто бумажка, а не первичка). Какие же реквизиты являются обязательными (без них никак), а какие дополнительными (без них можно обойтись), рассмотрим в этой статье.
Обязательные реквизиты первичного документа
Обязательные реквизиты – это та информация, без которой первичный документ не может считаться таковым, то есть фактически не будет иметь юридической силы.
Перечень обязательных реквизитов приведен в Законе от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) и Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88). Правда, перечни этих документов несколько (хотя и не существенно) отличаются (см. табл. 1).
Таблица 1. Обязательные реквизиты первичного документа
|
Обязательные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 996 |
Обязательные реквизиты согласно п. 2.3 Положения № 88 |
|
Название документа (формы) |
Название документа (формы) |
|
Дата составления (с 03.01.2017 на основании Закона от 03.11.2016 № 1724-VIII из реквизитов исключено «место составления») |
Дата составления
|
|
Название* предприятия, от имени которого составлен документ |
Наименование* предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ |
|
Содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции |
Содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях) (с 10.08.2021 в соответствии с изменениями, внесенными приказом Минфина от 09.07.2021 № 385, денежный измеритель является обязательным. До этого было «в натуральном и/или стоимостном выражении») |
|
Должности и фамилии** (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются НБУ) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления (с 10.08.2022 согласно изменениям, внесенным Законом от 19.07.2022 № 2435-IX (далее – Закон № 2435), к реквизитам добавлены «и фамилии») |
Должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления (фамилия как обязательный реквизит упоминалась в Положении № 88 всегда) |
|
Личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо**, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции (до 03.01.2017 было еще уточнение об аналоге собственноручной подписи или подписи, приравненной к собственноручной подписи, которое исключили из Закона № 996. Впрочем, это не означает, что факсимиле запрещено) |
Личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции |
* Наименование содержит организационно-правовую форму и название юрлица. Поэтому правильнее звучит именно реквизит «наименование», как в Положении № 88.** Благодаря изменениям, внесенным Законом от 24.02.2026 № 4791-IX в ст. 9 Закона № 996, с 01.04.2026 первичные документы для услуг, работ, аренды, найма будут считаться оформленными без нарушений, даже при отсутствии в них таких реквизитов, как должность, фамилия и подпись уполномоченного лица со стороны заказчика. Правда, только при условии, если стороны согласуют такое упрощенное оформление в письменном договоре между ними. Не разрешено так упрощать оформление документов для операций по приобретению за публичные средства, аренды государственного, коммунального имущества, по договорам строительного подряда, для проектно-изыскательских работ, благотворительного пожертвования, помощи. В таких ситуациях обязательными являются все реквизиты первичного документа. Подробно об этих изменениях – читайте в статье «Изменения в документировании услуг и работ с 01.04.2026: теоретический анализ и практическая реальность» |
|
|
Заметьте! До 10.08.2022 в ст. 9 Закона № 996 об обязательных реквизитах указывалось «если иное не предусмотрено отдельными законодательными актами Украины». То есть Закон № 996 устанавливал обязательные реквизиты, но уточнял, что иное может быть определено в профильном законе. С 10.08.2022 Законом № 2435 это уточнение убрали. То есть для целей бухгалтерского учета (подчеркнем – именно бухучета) обязательными реквизитами первичного документа являются лишь те, что перечислены в ст. 9 Закона № 996. И этого достаточно для того, чтобы документ имел юридическую силу для бухучета. Но для других целей, конечно, придется учитывать профильные законы. |
Например, если ТТН используется как бухучетный документ для оприходования товаров, то с 10.08.2022 главное, чтобы в ней были все реквизиты из Закона № 996, тогда она будет считаться полноценным первичным документом. Скажем в постановлении Второго апелляционного административного суда от 09.02.2021 по делу № 520/6597/2020 указано: «отсутствие у товарно-транспортных накладных точного адреса места погрузки товара не является нарушением порядка заполнения этого вида документов и не может быть основанием для лишения истца права на налоговый кредит, сформированный в связи с приобретением товара с учетом наличия всех других первичных документов, заполненных в соответствии с требованиями действующего законодательства и осуществления операций, связанных с хозяйственной деятельностью истца».
Но не путайте! Чтобы ТТН считалась правильно заполненной при проверке инспекторами Укртрансбезопасности на дороге, в ней должны быть все реквизиты, предусмотренные ст. 48 профильного Закона от 05.04.2001 № 2344-III «Об автомобильном транспорте» (далее – Закон № 2344). В частности, среди обязательных реквизитов ТТН есть и габариты транспортного средства (кстати, в перечне таких реквизитов ожидаются изменения – см. законопроект, который обнародован для обсуждения на сайте Минразвития).
То есть для бухучета ТТН даже без указания габаритов является первичным документом, так как содержит все обязательные реквизиты, установленные Законом № 996, но для контроля на дороге такая дефектная ТТН (без реквизитов профильного Закона № 2344) признается неправильно заполненной. При этом на практике отсутствие (или ошибка) обязательного реквизита ТТН по ст. 48 Закона № 2344 = недействительность ТТН = отсутствие ТТН = возможный штраф автоперевозчику в размере 17 000 грн от Укртрансбезопасности по ст. 60 Закона № 2344 (см. решение Ровенского окружного административного суда от 09.05.2023 по делу № 460/48601/22, ЕГРСР, рег. № 110766466). Например, отсутствие в ТТН наименования и кода ЕГРПОУ автоперевозчика и грузополучателя как существенных данных ТТН делает ее недействительной (см. постановление Верховного Суда от 25.07.2024 по делу № 440/2334/23, ЕГРСР, рег. № 120609).
|
Важно! Регистры бухучета должны содержать все обязательные реквизиты первичных документов (приказом Минфина от 21.07.2021 № 408, действующим с 21.07.2021, внесены изменения в Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина от 29.12.2000 № 356). |
Например, на оборотной ведомости по субсчету 945 по операционным курсовым разницам следует указать все обязательные реквизиты (в т. ч. дату, должность, фамилию) и проставить подпись лица, ответственного за ее оформление, чтобы документально подтвердить расходы по курсовым разницам.
Ремарка. ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлено 32 реквизита для организационно-распорядительных документов (это, в частности, положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания, постановления, решения, приказы, распоряжения) и информационно-аналитических документов (акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма и т. п.). Однако на обычную первичку требования этого стандарта не распространяются (письмо Минфина от 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109). То есть при оформлении приказа руководителя следует принять во внимание требования упомянутого ДСТУ в отношении реквизитов, но для составления акта предоставленных услуг ДСТУ не указ, потому что для него главное – реквизиты ст. 9 Закона № 996 и п. 2.3 Положения № 88.
Дополнительные (не обязательные) реквизиты первичного документа
Как указано в ст. 9 Закона № 996 и п. 2.3 Положения № 88, в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (см. табл. 2). При этом перечень не исчерпывающий, поэтому предприятие может дополнять документы своими реквизитами.
То есть и без дополнительных реквизитов (или в случае ошибок в них) документ будет считаться первичным. Такие реквизиты приводятся для удобства обработки информации.
Таблица 2. Дополнительные реквизиты первичного документа
|
Дополнительные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 996 |
Дополнительные реквизиты согласно п. 2.3 Положения № 88 |
|
Печать |
Печать |
|
– |
Идентификационный код предприятия, учреждения из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований |
|
Номер документа |
Номер документа |
|
Основание для осуществления операции |
Основание для осуществления операций |
|
– |
Данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя |
|
И т. п. |
И т. п. |
|
Важно! Если нормы другого законодательства требуют наличия какого-то реквизита и признают его обязательным, то это важно именно для правоотношений, которые регулирует это законодательство, а вот для бухучета есть четкий перечень обязательных реквизитов в Законе № 996 и Порядке № 88. |
Например, ст. 48 Закона № 2344 среди обязательных реквизитов содержит код ЕГРПОУ грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. А для бухучета это дополнительный реквизит. То есть для сферы внутренних перевозок, регулируемых Законом № 2344, такой реквизит обязательный, а для целей бухучета – дополнительный.
|
Имейте в виду! Реквизит «номер документа» считается дополнительным для целей бухучета. Поэтому и без него (или в случае ошибки) документ действует. |
Например, в акте предоставленных услуг проставили № 66, а по разработанным предприятием правилам нумерации должен быть № 65. Из-за этого документ не теряет своей юридической силы.
Ремарка. В ДСТУ 4163:2020 к обязательным реквизитам относится код ЕГРПОУ. Так что не забывайте его указывать в приказах и других организационно-распорядительных документах. А для обычной первички этот реквизит дополнительный и удобен для идентификации контрагентов.
Подробнее о типичных ошибках в реквизитах первичных документов, судебной практике и значении идеально оформленной первички (в частности, для апеллирования к презумпции добросовестности) – читайте в статье «Несущественные ошибки в реквизитах первичных документов: судебные решения, разъяснения Минфина и ГНС». В ней мы рассказали, почему даже несущественные недостатки или неточности, логические неувязки в первичных документах могут нести налоговые риски и усложнять процедуру доказывания в суде.
