Несущественные ошибки в реквизитах первичных документов: судебные решения, разъяснения Минфина и ГНС

Обращаем внимание! Первичный документ с ошибками исключает действие презумпции правомерности действий налогоплательщика.

Помните! Идеально оформленная первичка – это минус один налоговый риск по подозрению в нереальности из-за ошибок (конечно, другие основания остаются, но по крайней мере одно исключено, что немало).

№
п/п

Суть ошибки

Решение суда,
разъяснения Минфина и ГНС

Выводы и ремарки

1

2

3

4

1

Ошибка в названии первичного документа

Решение Хозяйственного суда г. Киева от 08.07.2013 по делу № 910/5717/13 (ЕГРСР, рег. № 32334674)

Документ под названием «Расходная накладная» не фиксирует содержание и объем хозяйственной операции по приемке-передаче товара, поскольку не содержит граф «Передав» и «Прийняв». Кроме того, в документе под названием «Видаткова накладна» было указано: «При оформленні довіреності необхідно зазначати найменування та кількість товару, рахунок дійсний до оплати до.., у разі закінчення строку для оплати фірма не несе відповідальності за наявність товару на складі та незмінність цін».

Поэтому суд пришел к выводу, что этот документ не является расходной накладной – первичным учетным документом, подтверждающим хозяйственную операцию по приемке-передаче товара, а является только счетом на его оплату

2

Ошибка в дате

Постановление Верховного Суда от 10.12.2020 по делу № 910/14900/19 (ЕГРСР, рег. № 93498733)

Закон не содержит предписаний о времени составления первичного документа, но одновременно обязывает отразить в учете хозяйственную операцию только в том отчетном периоде, в котором такая операция была осуществлена (ч. 5 ст. 9 Закона № 996)

3

Нераскрытие содержания (сути) хозяйственной операции

Письмо Минфина от 14.03.2012 № 31-08410-07/23-1994/1318

Меру детализации содержания и объема хозяйственной операции определяют лица, отвечающие за осуществление этой операции и правильность ее оформления. Такая детализация должна обеспечить раскрытие содержания хозяйственной операции и идентификацию связанных с ней активов, обязательств, доходов или расходов

Индивидуальная налоговая консультация (далее – ИНК) от 28.03.2019 № 1307/6/99-99-15-03-02-15/ІПК

Меру детализации содержания и объема хозяйственной операции в первичном документе определяют лица, отвечающие за осуществление этой операции и правильность ее оформления. Такая детализация должна обеспечить раскрытие содержания операции и идентификацию выполненных работ и предоставленных заказчиком услуг с целью правильного их отражения в аналитическом учете и регистрах бухучета для обобщения информации, в частности обязательств по НДС.

Постановление Верховного Суда от 20.06.2018 по делу № 826/3952/13-а (ЕГРСР, рег. № 74870584)

Анализируя первичные документы, в частности акты сдачи-приемки работ (оказания услуг), из которых не видно, какие именно услуги предоставлялись контрагентом истца, суды пришли к выводу о непринадлежности доказательств

Постановление Верховного Суда от 25.06.2018 по делу № 826/20685/14 (ЕГРСР, рег. № 74988931)

Апелляционный суд исходил из того, что реальный характер поставки истцу рекламных услуг от ООО и товаров от ЧП не подтвержден. Такие выводы сделаны судом на основании оценки доказательств, приложенных истцом к материалам дела, в частности со ссылкой на хозяйственные операции:

– с ООО: актов предоставленных услуг, которые не раскрывают содержание и объем оказанной услуги (не позволяют идентифицировать продукцию, которая была размещена, вид рекламного материала), отсутствия определенных медиа-планов, требований к рекламному ролику, доказательств размещения в радиоэфирах;

– с ЧП: расходных и налоговых накладных, не имеющих доказательств хранения этих товаров, отсутствия доказательств по фактическому приему товара от этого поставщика, проверки его качества и количества, отсутствия технической документации на товар, который поставлялся

Постановление Верховного Суда от 10.05.2018 № 820/1763/16 (ЕГРСР, рег. № 73901901)

Степень детализации описания хозяйственной операции в первичном документе законодательством не установлена. Условием документального подтверждения операции является возможность на основании имеющихся документов сделать вывод о том, что расходы фактически понесены. При этом, исходя из специфики услуги как предмета хозяйственной операции, акт предоставленных услуг с указанием фактически поставленной услуги по направлению, указанному в договорах, является достаточным доказательством, подтверждающим факт выполнения такой операции. Отсутствие максимальной детализации вида предоставленных услуг не является препятствием для приема этих документов к учету и не свидетельствует об отсутствии выполненных операций

Постановление Верховного Суда от 02.04.2020 по делу № 160/93/19 (ЕГРСР, рег. № 88575619)

В постановлении Верховного Суда от 12.02.2020 по делу № 813/3577/13-а отмечено, что степень детализации описания хозяйственной операции в первичном документе законодательством не установлена. Незаполнение в первичных учетных документах отдельных позиций, не влияющих на содержание хозяйственной операции, отсутствие максимальной детализации вида оказанных услуг, равно как и воспроизведение в актах выполненных работ (оказанных услуг) такого же перечня услуг, указанных в спецификациях, не препятствует приему этих документов к учету и не свидетельствует об отсутствии выполненных хозяйственных операций. Условием документального подтверждения операции является возможность на основании имеющихся документов сделать вывод о том, что расходы фактически понесены

4

Ошибка в единице измерения

ИНК ГНС від 05.10.2021 № 3717/ІПК/99-00-21-02-02-06

К перечню обязательных реквизитов, которые должны иметь первичные документы согласно п. 2.4 Положения № 88, отнесены, в частности, содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях)

Решение Черниговского окружного административного суда от 14.03.2024 по делу № 620/637/24 (ЕГРСР, рег. № 117693147)

Из анализа имеющихся первичных документов усматривается, что последние в полной мере подтверждают поставку товара между поставщиком и покупателем, а наличие в документах двух единиц измерения количества товара («тонна» «килограмм» (масса), «литр» «дм³» (объем) , цена товара за 1 л с учетом НДС, которая соответствует цене товара за 1 л без НДС в налоговых накладных) дает основания сделать вывод, что, оформляя налоговые накладные на вышеуказанные операции, поставщик допустил техническую ошибку в графе «Одиниця виміру», которая не мешает идентифицировать осуществленные хозяйственные операции, их содержание (количество/объем товара, цена за 1 л, стоимость).

Следовательно, продавец совершил техническую ошибку в реквизите, а единицы измерения и количество (объем) указаны в других первичных документах (расходной накладной, акцизной накладной, ТТН), которые подтверждают реальное осуществление хозяйственной операции и идентифицируют ее. Поэтому истец правомерно отнес сумму НДС в налоговый кредит и отразил его в декларации по НДС за май 2021 года в общей сумме 378 933,33 грн

Постановление Седьмого апеляционного административного суда от 14.03.2023 по делу № 560/9332/22 (ЕГРСР, рег. № 109572086)

Единица измерения хозяйственной операции указывается в первичном документе в натуральных измерителях по возможности – в зависимости от свойств, характера/способа хранения и расходования/использования активов.

Основная особенность коммунальных услуг – наличие счетчиков, на основании показателей которых определяется объем потребленных за месяц воды, тепла, электроэнергии, газа.

То есть добавленные к материалам проверки акты сдачи-приемки работ не содержат обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать объем хозяйственной операции и измерителей по расходованию/использованию активов.

Фактором достоверной оценки предоставленных коммунальных услуг могут быть показатели счетчиков, учитывающих объем потребленных за месяц воды, тепла, электроэнергии, газа.

Следовательно, указанные действия истца не согласовываются с предписаниями п. 6 НП(С)БУ 16 «Расходы», поскольку понесенные расходы не могут быть достоверно оценены

5

Отсутствие должности лица, участвовавшего в осуществлении хозоперации (подпись и фамилия есть)

Постановление ВХСУ от 01.06.2011 по делу № 15/416 (ЕГРСР, рег. № 16460584)

Ошибка несущественна и не лишает первичный документ юридической силы. По другим данным можно идентифицировать лицо, участвовавшее в совершении операции

Решение Хозяйственного суда Одесской области от 19.01.2022 по делу № 916/2147/21 (ЕГРСР, рег. № 102913564)

Подпись на расходных накладных поставлена лицом, действовавшим на основании доверенности, ссылка на которую содержится в оспариваемых накладных. Вместе с тем в самой доверенности указано, что лицо занимает должность ведущего экономиста по материально-техническому обеспечению

6

Отсутствие подписи на первичном документе

Постановление ВХСУ от 13.04.2016 по делу № 906/1203/15 (ЕГРСР, рег. № 57200224), определение ВАСУ от 12.07.2012 по делу № 2а-1405/10/2470 (ЕГРСР, рег. № 25228677)

Если нет подписи на первичном документе, то документ не может подтвердить факт осуществления хозяйственной операции, то есть не имеет юридической силы

Постановление Второго апелляционного административного суда от 19.02.2021 по делу № 520/10771/2020 (ЕГРСР, рег. № 95004994)

Наличие должности, фамилии и инициалов лица, участвовавшего в осуществлении хозяйственной операции, достаточно для идентификации. Поэтому отсутствие подписи должностного лица и печати предприятия не может свидетельствовать о наличии недостатков в заполнении первичных документов.

7

Отсутствие фамилии лица, поставившего подпись

Постановление ВХСУ от 07.06.2011 по делу № 17/91-9/107 (ЕГРСР, рег. № 16461324),
от 14.08.2012 по делу № 5016/759/2011(17/38) (ЕГРСР, рег. № 25628634),
от 27.02.2013 по делу № 5008/567/2012 (ЕГРСР, рег. № 29718307),
определение ВАСУ от 15.11.2012 по делу № 14/23 (К-21310/10) (ЕГРСР, рег. № 27947080)

Отсутствие данных о лице, участвовавшем в осуществлении хозоперации (фамилии и инициалов), в отдельных случаях делает невозможным порядок его идентификации

Постановление Кассационного хозяйственного суда Верховного Суда от 29.01.2020 № 916/922/19 (ЕГРСР, рег. № 87329918)

В предоставленных суду расходных накладных № 8, № 9 от 12.03.2018 и № 33 от 04.04.2018 не указаны должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственных операций. В них есть только подпись получателя товара, но нет данных, позволяющих идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В соответствии с требованиями абзаца девятого ч. 2 ст. 9 Закона № 996 эти расходные накладные содержали такие обязательные реквизиты, как дата составления; название предприятия, от имени которого составлены документы и которому осуществляется поставка по этим накладным; содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции; личные подписи в графе «Відвантажив» и «Отримав», и удостоверены ли эти данные печатями сторон

Постановление Верховного Судп от 15.07.2025 по делу № 440/5003/23 (ЕГРСР, рег. № 128864767)

Отсутствие в акте фамилии директора является несущественным недостатком, который не может служить надлежащим и достаточным препятствием для регистрации налоговой накладной

8

Отсутствие должности, фамилии и подписи

Постановление ВХСУ от 20.08.2015 по делу № 918/117/15 (ЕГРСР, рег. № 49043674), определение ВАСУ от 12.04.2016 № К/800/7326/15 (ЕГРСР, рег. № 57133932)

Документ не является первичным, т. е. не имеет юридической силы. Причина – невозможно идентифицировать, кто совершал хозяйственную операцию

9

Отсутствие печати *

ИНК ГФС от 11.06.2019 № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК

Использование субъектом хозяйствования печати не является обязательным

Постановление ВХСУ от 23.12.2014 по делу № 910/6242/14 (ЕГРСР, рег. № 42148375)

Печать не обязательна на первичном документе

Постановление ВХСУ от 09.04.2013 по делу № 5023/5085/12 (ЕГРСР, рег. № 30568093)

Если предприятие использует печать, то ее оттиск, в частности, на первичных документах является свидетельством участия такого предприятия как юрлица в осуществлении определенной хозяйственной операции.

Решение Хозяйственного суда Одесской области от 19.01.2022 по делу № 916/2147/21 (ЕГРСР, рег. № 102913564)

Суд отмечает, что использование печати предприятия не является обязательным. Вместо этого оттиск печати покупателя содержится на товарно-транспортных накладных и на доверенности. Однако покупатель не заявил о противоправном использовании своей печати либо же не предоставил доказательств ее потери

10

Первичный документ на бланке отмененной формы

Решение Днепропетровского окружного административного суда от 11.07.2024 по делу № 160/9960/24 (ЕГРСР, рег. №120460281)

Налогоплательщик может создавать свою форму первичного документа либо может пользоваться и бланками отмененной типовой формы

11

Нет перевода первичного документа с иностранного языка

Постановление Восьмого апелляционного административного суда от 03.04.2024 по делу № 308/19708/23  (ЕГРСР, рег. № 118432660)

Копия указанного инвойса на украинском языке представлена только в суд апелляционной инстанции, однако в суде первой инстанции истцом был представлен этот инвойс, составленный на иностранном языке. Надлежащий перевод на украинский язык не был представлен, что лишало суд возможности установить, исследовать и проверить его содержание.

Таким образом, коллегия судей считает правильным то, что во время рассмотрения дела судом первой инстанции не был принят во внимание представленный истцом инвойс № 1545163 от 01.09.2023, который был составлен на английском языке и не переведен на украинский язык.

При этом относительно представления этого инвойса ... коллегия судей апелляционного суда отмечает, что истец не называет никаких причин, по которым перевод этого инвойса на украинский язык не был представлен в суде первой инстанции

12

Не заполнены некоторые реквизиты

Определение Киевского апелляционного административного суда от 18.08.2016 № 826/13368/15
(ЕГРСР, рег. № 59880350)

В путевом листе не заполнены некоторые реквизиты, в частности: в разделе «Витрати палива (літрів)» не были заполнены графы 32 «Витрати палива» и 33 «Витрати фактичні», в разделе «Пробіг, км» не заполнены графы 41, 42, 43.

Судьи пришли к следующему выводу: хозяйственная операция может сопровождаться составлением любого первичного документа, содержащего обязательные реквизиты, определенные ст. 9 Закона № 996. При этом не все реквизиты такого первичного документа, как путевой лист, являются обязательными. Поэтому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признать недействительным

* С 19.07.2017 согласно Закону от 23.03.2017 № 1982-VIII использование субъектом хозяйствования печати не является обязательным. Печать никогда не упоминалась среди обязательных реквизитов первичного документа. Она является дополнительным (т. е. используется по желанию) реквизитом.