Зміни в документуванні послуг та робіт з 01.04.2026: теоретичний аналіз і реальна користь

Серія Бібліотека «Баланс» Спецтема «Первинні документи: вимоги до оформлення, зміни у реквізитах, судова практика»

Закон від 24.02.2026 № 4791-IX ухвалено для спрощення оформлення первинних документів з надання послуг (про це говорить сама його назва).

У чому ж суть цих спрощень? Чи скасовує Закон акти наданих послуг, виконаних робіт?

Хто зможе скористатися спрощеннями та які умови мають виконуватися? Які винятки? Чи зможуть і ФОП застосовувати спрощені правила оформлення первинки на послуги, чи в них усе по-старому? Рахунки-фактури стали обов’язковими? Між резидентами треба використовувати Інвойс (Іnvoice)?

Проаналізуємо зміни, розвіємо міфи, надамо рекомендації та випрацюємо з вами порядок дій у різних ситуаціях для правильного оформлення документів на послуги та роботи.

Старт змін

Спершу з’ясуємо, коли зміни запрацювали. А тоді розбиратимемо суть.

Закон від 24.02.2026 № 4791-IX (далі – Закон № 4791) набирає чинності з першого числа місяця, що настає за місяцем його опублікування. Опубліковано його 17.03.2026, тож набрання чинності – 01.04.2026.

Отже, з 1 квітня 2026 року оформлення деякої первинки на роботи та послуги може бути легшим.

Суть змін – спрощення правил оформлення

Процитуємо зміни та зробимо висновки разом.

Отже, згідно із Законом № 4791 ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» доповнено новим абзацом:

«Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини [у цих абзацах йдеться про посаду, прізвище і підпис уповноваженої особи. – Авт.] реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень цього абзацу не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу».

Після прочитання можемо перейти до суті.

Висновок 1

Зміни не стосуються документування операцій з товарами, ТМЦ, а лише суто послуг, робіт, оренди, найму.

Тож документування щодо ТМЦ залишається таким, як і раніше, без спрощень.

Далі відповімо на запитання, які цікавлять.

Чи скасували акти наданих послуг, виконаних робіт?

Ні, первинні документи для послуг і робіт не скасували, а лише спростили їх оформлення. Акти (чи інші первинні документи на послуги, роботи) будуть чинними і без зазначення посади, прізвища та підпису особи, яка приймала роботи, послуги з боку замовника (орендаря, наймача). Щоправда, за певних умов (про це нижче).

Чому ж простори Інтернету майорять заголовками про скасування актів? Навіть на сайті Мінекономіки можна знайти новину від 24.02.2026 з назвою «ВРУ підтримала законопроєкт № 14023, який скасовує обов’язковість актів виконаних робіт».

Та в самій новині чітко зазначено, що Закон не скасовує первинних документів та не знімає контролю, а надає бізнесу право вибору:

• акти виконаних робіт стають необов’язковими;
• сторони можуть і надалі працювати з актами, якщо вважають це за доцільне;
• у разі домовленості між сторонами інвойс, підписаний виконавцем, може використовуватися замість актів виконаних робіт.

Аналогічні висновки знаходимо і в новині ГУ ДПС у Вінницькій обл., опублікованій 06.03.2026.

У ній Управління податкового аудиту повідомляє, що 24 лютого 2026 року Верховна Рада прийняла Закон № 4791, спрямований на зменшення адміністративного навантаження на бізнес шляхом спрощення документообігу, зокрема, через надання можливості проставляти у первинних документах про надання послуг підпис лише однієї особи – тієї, що відповідає за здійснення господарської операції з боку виконавця (колишній законопроєкт № 14023).

Отже, відповідно до Закону, за наявності в первинному документі інформації про дату (період) здійснення операції відсутність таких реквізитів, як посада, прізвище і особистий підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції з боку замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря), не вважається порушенням вимог до оформлення первинного документа за умови, що:

1. такий порядок документування господарських операцій прямо передбачений договором, укладеним у письмовій формі;
2. господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Закон не скасовує первинних документів та не знімає контроль, а надає бізнесу право вибору:

• акти виконаних робіт стають необов’язковими;
• сторони можуть і надалі працювати з актами, якщо вважають це за доцільне;
• у разі домовленості між сторонами інвойс, підписаний виконавцем, може використовуватися замість актів виконаних робіт.

Висновок 2

Первинний документ треба складати, але це не обов’язково має бути саме акт. І можна не чекати підпису (посади та прізвища відповідальної особи) замовника послуг, робіт (звісно, якщо спрощення оформлення з ним погодити).

Для розуміння суті змін варто пригадати передісторію, адже спрощення почалися ще раніше.

Ще 2017 року в Мінфіні говорили, що рахунок-фактура (часто в дужках як синонім використовують «інвойс») може бути первинним документом за умови його оплати (див. листи Мінфіну від 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658, від 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339, від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983). А все почалося зі змін, унесених Законом від 03.11.2016 № 1724-VIII до Закону № 996, а саме з визначення первинного документа видалили згадку про те, що він підтверджує факт здійснення господарської операції.

Рахунок-фактуру іноді визнавали первинним документом і податківці (лист ГУ ДФС у м. Києві від 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22). Але зчаста навіть в операціях з нерезидентами щодо послуг хотіли бачити саме акт наданих послуг. Наприклад, у роз’ясненні ЗІР (категорія 112.02) на запитання: «Чи є обов’язковим оформлення акту виконаних робіт (наданих послуг) при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності та які вимоги до оформлення акту (в якій формі укладається, якою мовою, в якій валюті тощо)?» була відповідь (діяла до 07.02.2019): «Акт виконаних робіт (наданих послуг) належить до первинних документів та фіксує факт здійснення господарської операції». Це, звісно, не відповідало міжнародній практиці, і нерезиденти не розуміли, що таке «акт», бо для них звичним документом є Інвойс (Іnvoice). Такий Уніфікований формуляр комерційного рахунка було затверджено Рекомендаціями № 6 Європейської економічної комісії ООН «Формуляр-зразок уніфікованого рахунка – для міжнародної торгівлі» (ECE/TRADE/148) (Женева, вересень, 1983, далі – Рекомендації № 6).

До речі, у ЗЕД на Іnvoice не обов’язкові підписи (п. 7 Рекомендацій № 6, лист Держмитслужби від 01.03.2011 № 11/3-10.10/3339-ЕП). На щастя, зараз і податківці чітко розуміють, що під час проведення документальної перевірки первинним документом буде вважатися виставлений та оплачений іноземним клієнтом інвойс разом із договором (контрактом) про виконання робіт (послуг) (див. ІПК ДПС від 16.01.2025 № 204/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Адже за прямою нормою зі ст. 6 Закону від 16.04.1991 № 959-XII «Про зовнішньоекономічну діяльність» у разі експорту послуг (крім транспортних) зовнішньоекономічний договір (контракт) може укладатися шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти) або шляхом обміну електронними повідомленнями, або в інший спосіб, зокрема шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги.

До речі, зазвичай у документі міститься умова, що оплата за інвойсом є згодою на пропозицію укласти договір (оферти), підтверджує виконання послуг у повному обсязі та їх приймання замовником, а також слугує підтвердженням того, що сторони взаємних претензій один до одної не мають. Ось і виходить, що інвойс підтверджує завершення правочину.

Але не плутаймо «грішне з праведним». В операціях із нерезидентами Іnvoice є первинним документом, він ним був до змін, які ми з вами зараз аналізуємо, і залишається таким. Не будемо заглиблюватися в теорію і розповідати про різні види Іnvoice. Важливо збагнути, що в міжнародній практиці правила більш ліберальні, і Іnvoice (комерційний документ), дійсно, підтверджує надання послуг. Про документи у ЗЕД детально йдеться у статті «Документи для оформлення ЗЕД-операцій».

А що ж у нас в операціях з резидентами? Чи є альтернатива актам? Наш рахунок-фактура – то як Іnvoice у ЗЕД чи все ж вони різні за суттю та призначенням? Помізкуймо разом.

Чи обов’язково використовувати рахунки-фактури (рахунки на оплату)?

Ні, вони не були і не стали обов’язковими!

По-перше, жоден нормативний документ не вимагає оформлення рахунків-фактур.

По-друге, в операціях з резидентами рахунок-фактура (рахунок на оплату) зазвичай використовується як інформація про те, за якими реквізитами платити, щоб замовник не помилився. Але оплата можлива і за реквізитами договору. Інша річ, якщо договору немає як єдиного документа, а погодження умов відбувається обміном листами тощо. Ось тоді рахунок-фактура може виконувати в нашій українській практиці функцію договору – погодження істотних умов, зокрема і ціни, і номенклатури, і строку оплати тощо. Докладно про роль рахунків-фактур – див. у статті «Рахунок-фактура: для чого потрібен та як оформити»

По-третє, є усталена судова практика, що і без виставленого рахунка-фактури оплата має бути (звісно, якщо придбання за плату).

Показовою є постанова Верховного Суду від 29.04.2020 у справі № 915/641/19 (ЄДРСР, реєстр. № 89008774): рахунок на оплату товару не є первинним документом, а є документом, що містить лише платіжні реквізити, на які потрібно перераховувати грошові кошти як оплату наданих послуг. Тобто цей документ має інформаційний характер. Хоча в договорі й зазначено, що оплата здійснюється «на підставі рахунка», однак за змістом ст. 692 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) та пункту договору така умова договору не змінює строку виконання грошового зобов’язання, який обраховується «з дня отримання товару», а не рахунка.

Ненадання рахунка не є відкладальною умовою в розумінні приписів ст. 212 ЦКУ та не є простроченням кредитора в розумінні ст. 613 ЦКУ, а тому не звільняє покупця від обов`язку оплатити товар. Така правова позиція є сталою в судовій практиці і викладена в постановах Верховного Суду від 28.03.2018 у справі № 910/32579/15, від 22.05.2018 у справі №923/712/17, від 21.01.2019 у справі № 925/2028/15, від 02.07.2019 у справі № 918/537/18, від 29.08.2019 у справі № 905/2245/17, від 26.02.2020 у справі № 915/400/18 і суд не вбачає підстав для відступу від зазначеної позиції у цій справі. Детальніше – у статті «Обов’язок оплатити отриманий товар виникає у покупця незалежно від виставляння постачальником рахунка-фактури».

Тому тут вагомо не підмінювати поняття. Яку функцію виконує рахунок-фактура у нашій практиці? Погодьтеся, що мало хто його сприймав як первинний документ, адже як мінімум мали б бути усі реквізити, а це і посади, прізвища та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції з обох сторін. На рахунках-фактурах (рахунках на оплату) цих даних зазвичай не було. Та й не вимагається, якщо це лише інформація для оплати.

Іноді, дійсно, рахунки-фактури (рахунки на оплату) «наділяли» функціями підтвердження надання послуг, коли в них прописували на кшталт: «цей рахунок-фактура підтверджує надання послуг у разі оплати та відсутності претензій з боку одержувача послуг протягом ____ днів», а іноді навіть дописували «та виконує роль акта наданих послуг». І виконавцю це давало заспокоєння, що хоча підписаного акта від замовника немає (бо його не «вибити» з контрагента), але є його «замінник», нехай і неповноцінний (бо також без підпису від замовника).

Виходить, що за бажання рахунок на оплату (рахунок-фактура) може бути первинним документом на послуги, роботи (звісно, якщо послуга реально надана, роботи виконані і вказано період чи дату надання/виконання), якщо його підпише вповноважена особа від виконавця, будуть усі інші реквізити, але не буде посади, прізвища та підпису від замовника? Схоже, що саме таке спрощення і вбачають як альтернативу класичним актам.

Головне, щоб і суди сприймали рахунки-фактури як первинний документ (звісно, якщо господарська операція відбулася). Та зараз остання судова практика говорить про протилежне. Так, у постанові Центрального апеляційного господарського суду від 09.03.2026 у справі № 908/1457/25, ЄДРСР, реєстр. № 134648779, знаходимо такий висновок: «Верховний Суд відмітив, що рахунок або рахунок-фактура, що за своїми функціями є тотожними документами, за своїм призначенням не відповідають ознакам первинного документа, оскільки ними не фіксується будь-яка господарська операція, розпорядження або дозвіл на проведення господарської операції, а вони мають лише інформаційний характер».

Чи обов’язково використовувати інвойс?

Ні, в операціях між резидентами Іnvoice саме за формою з Рекомендацій № 6 (той, що в ЗЕД) не є обов’язковим.

Найімовірніше, під «інвойсом» в операціях з резидентами (зокрема, і в новинах Мінекономіки та ДПС) йдеться саме про рахунок на оплату (рахунок-фактура), звичний в українській практиці.

Чи можна і надалі використовувати акти наданих послуг?

Так, безсумнівно, немає заборони оформляти акти.

Суть змін у тому, що може бути й інший документ (наприклад, рахунок на оплату, інвойс), або й акт, і в ньому може не бути посади, прізвища та підпису з боку замовника. Щоправда, є умови та винятки з такого спрощення.

Висновок 3

Оформляти первинний документ для робіт, послуг виконавцю потрібно. Звісно первинним цей документ буде, якщо сама операція відбудеться. Інша річ – як він буде називатися: акт наданих послуг, акт виконаних робіт, акт приймання-передачі робіт/послуг, рахунок на оплату, рахунок-фактура, інвойс. Та головне – мають бути обов’язкові реквізити. І якраз із боку замовника може не бути посади, прізвища, підпису. Але все решта є, зокрема і назва суб’єкта господарювання, який є замовником. Тобто ніхто не звільняє виконавця від оформлення та підписання первинних документів.

Узагальнимо зазначене в табл. 1.

Таблиця 1. Обов’язкові реквізити первинного документа на послуги, роботи

Чи змінилися вимоги ЦКУ щодо двостороннього підписання акта для робіт за договором підряду?

Ні. У ст. 882 ЦКУ зазначено, що передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. Увага, тут ідеться про будівельний підряд. У разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це зазначається в акті і він підписується другою стороною. Акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише в разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими. Замовник має право відмовитися від прийняття робіт у разі виявлення недоліків, які виключають можливість використання об’єкта для зазначеної в договорі мети та не можуть бути усунені підрядником, замовником або третьою особою.

У судових спорах висновки типові: згідно з положеннями статей 853, 882 ЦКУ, якщо замовник не підписав акт та не висловив заперечення щодо виконаних робіт, такі роботи вважаються прийнятими (постанова Верховного Суду від 17.08.2021 у справі № 910/16308/20, ЄДРСР, реєстр № 99123083).

А ось для інших договорів підряду (не будівельного) спрощення цілком можливі, звісно, за дотримання умов (про які йдеться нижче) та якщо не спрацюють інші винятки (як то розрахунок бюджетними коштами, як благодійність тощо – див нижче про винятки).

Умови застосування спрощеного оформлення первинних документів на роботи, послуги

Щоб можна було відмовитися від зазначення посади, прізвища, підпису з боку замовника послуг, робіт, і щоб документ був чинним, потрібне одночасне виконання двох умов.

Умова 1. Первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди). Це логічно, адже якщо дата складання не збігається з періодом здійснення операції, неможливо правильно її відобразити. Пригадаймо, що згідно з ч. 5 ст. 9 Закону № 996 господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Зауважимо, що навіть якщо дата складання первинного документа на послуги, роботи збігається з датою (періодом) здійснення такої операції, все одно окремо прописуйте період (чи дату) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), якщо бажаєте скористатися спрощенням оформлення (тобто без посади, прізвища, підпису з боку замовника). Така інформація має бути – це пряма умова з доповненої ст. 9 Закону № 996 саме для документів «зі спрощенням оформлення».

Умова 2. Таке спрощене оформлення контрагенти мають погодити в письмовому договорі. Тобто мають зазначити, що документ на послуги, роботи, оренду, найм без таких реквізитів з боку замовника, як посада, прізвище та підпис відповідальної особи, вважатиметься належно оформленим.

Наприклад, у договорі можна прописати таке формулювання:

«Сторони визнають юридичну силу первинних документів щодо послуг, робіт, оренди, найму (рахунків, актів), які не містять посади, прізвища та власноручного підпису або КЕП уповноваженої особи з боку замовника послуг, робіт, наймача, орендаря, але надіслані...». Або «документ щодо надання послуг, виконання робіт, оренди без підпису вповноваженої особи з боку замовника (наймача, орендаря) вважатиметься належним чином оформленим)».

Тож якщо ваше підприємство бажає скористатися запровадженими спрощеннями, потрібно переглянути договори і змінити умови.

До речі, письмовий договір – це, зокрема, і обмін листами, оферта (у т. ч. публічна оферта).

Та є ще одна чи то умова, чи то наслідок, і тут – питання.

Дослівно: «такі господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення». У новині ГУ ДПС у Вінницькій обл., опублікованій 06.03.2026, це звучить саме як умова. Автор вважає, що це все ж наслідок, а не умова. Бо якщо це умова, то кого вона стосується – виконавця чи замовника? А якщо хтось у бухобліку не показав (помилково чи тому, що просто бухоблік не веде, бо він ФОП), то що, так оформляти первинку на послуги зі спрощенням не можна? Нижче наведемо агументи, чому все ж сприймаємо це як наслідок, а не умову.

Хто не може скористатися спрощеним оформленням первинки на послуги, роботи

Винятки, коли спрощення не працюватиме (тобто треба буде зазначати посаду, прізвище і підпис від замовника на документах щодо наданих послуг, виконаних робіт, оренди), стосуються документування:

1. господарських операцій, оплата яких здійснюється за рахунок публічних коштів (тут варто згадати, що згідно з п. 2 ч. 1 ст. 1 Закону від 11.02.2015 № 183-VIII «Про відкритість використання публічних коштів» публічні кошти – це кошти державного бюджету (крім таємних видатків), бюджету АР Крим та місцевих бюджетів, кредитні ресурси, надані під державні та місцеві гарантії, кошти НБУ, державних банків, державних цільових фондів, ПФУ, Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, а також кошти суб’єктів господарювання державної і комунальної власності, отримані ними від їхньої господарської діяльності; Єдиний вебпортал використання публічних коштів);
2. господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна;
3. договорів будівельного підряду, проєктно-вишукувальних робіт;
4. договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Чи можуть ФОП чи їхні контрагенти скористатися спрощеним оформленням первинки на послуги, роботи?

Авторка переконана, що так, і ФОП можуть скористатися спрощеними правилами оформлення (звісно, якщо вищезгадані винятки не спрацьовують та в договорі домовилися про ці спрощення оформлення). Але є й інші альтернативні прочитання змін, унесених до Закону № 996.

Відповідь на це запитання якраз залежить від того, як сприймати слова «такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення» – як умову для спрощення оформлення первинки чи як наслідок. У табл. 2 порівняємо варіанти прочитання та додамо ремарки.

Таблиця 2. Порівняння підходів до права застосування спрощень в оформленні первинних документів на послуги, роботи для ФОП

Окрім того, як додатковий аргумент пригадаймо ще одне правило з ч. 3 ст. 9 Закону № 996: «Права і обов’язки сторін, які виникають за результатами здійснення господарської операції, оформленої первинним документом відповідно до вимог цього Закону, не залежать від факту відображення її в регістрах та на рахунках бухгалтерського обліку». Тому права і обов’язки виконавця та замовника за результатами здійснення операції, яку оформили первинним документом, не залежать від того, відображено чи ні операцію на рахунках бухобліку, у регістрах.

Що ж, тут, вочевидь, варто дочекатися роз’яснень Мінфіну.

Кому реально ці зміни полегшать оформлення первинних документів?

Вважаємо, що спрощення відчують саме ті, хто не отримував акти з підписами від контрагентів.

Тож уже не буде питань до експортерів послуг, робіт, які не мають підписів в Іnvoice від нерезидентів (а раніше від них вимагали ще й акти...). Щоправда, і до змін Іnvoice без підпису цілком підходив, бо в Рекомендаціях № 6 не вимагалося. Та зараз уже немає сумнівів. Хоча варто і в самому Іnvoice додати, що без посади, прізвища та підпису з боку замовника він чинний.

Якщо ваші контрагенти не повертали підписані акти наданих послуг, робіт. Аналізоване спрощення (за дотримання вищезгаданих умов) позбавить проблем з доведенням реальності операції. Щоправда, виконавець і не переймався доходами – їх не знімуть. Хвилювання могли бути хіба що за витрати в сумі собівартості та їх госпдіяльний статус для цілей ПДВ, необхідність документа для розблокування податкової накладної. Та на практиці такі ризики малоймовірні. Виконавці більше переймалися тим, коли ж виникають та чи виникають наслідки.

Якщо ви, як замовник послуг, робіт, підписували акти із запізненням і це було вже за межами періоду (поширена ситуація для електронних документів, коли «руки доходили» до підписання вхідних актів після закриття періоду). Могли виникати ризики, якщо під час відображення витрат у періоді здійснення операції ще немає документа з усіма реквізитами (а це і підписи з боку замовника). То на підставі чого ж показали ці витрати? Адже підпис з’явився набагато пізніше… Ось цього ризику отримувачі послуг, робіт можуть уникнути завдяки такому спрощенню. Звісно, за погодженням з контрагентом у договорі та якщо вищезгадані винятки не забороняють скористатися таким спрощеним оформленням.

Застерігаємо саме замовників послуг, робіт вдаватися до такого спрощеного оформлення первинки на послуги без упевненості в їх наданні. Пояснимо чому.

Уявімо, у договорі прописали, що акт без підпису замовника є чинним. Виконавець виписав акт, вимагає оплату. А ви послуги не отримували… Як довести, що послуг не було? Тож, вочевидь, варто передбачити в договорі «запобіжники» для можливих маніпуляцій. Наприклад, що документ підтверджує надання послуг у разі їх оплати та відсутності претензій, і обумовити строк.