Розрахунок декретних у нестандартних ситуаціях

Виплати працівникам: відпусткові, лікарняні, декретні, оплата відрядження

Яку проблему вирішує ця стаття: як бухгалтерові правильно нарахувати допомогу по вагітності та пологах:

• у період карантину;
• якщо страховий стаж менше 6 місяців з останніх 12 місяців;
• якщо лікарняний був продовжений.

Право на допомогу по вагітності та пологах

Виплата допомоги по вагітності та пологах (декретних) передбачена Законом від 23.09.99 р. № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105). Принципи його призначення такі:

• допомога компенсує втрату заробітку за час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Виплачується за весь час цієї відпустки (126 календарних днів (далі – к. д.), з них 70 днів до пологів і 56 днів після пологів із можливим продовженням ще на 14 к. д., якщо пологи були складними) за рахунок коштів ФСС (ст. 25);
• підставою для призначення допомоги є заповнений у встановленому порядку листок непрацездатності. Якщо жінка працює за сумісництвом і хоче отримати оплату листка непрацездатності ще й там, вона повинна подати за місцем роботи за сумісництвом копію листка непрацездатності, засвідчену директором і печаткою з основного місця роботи (ст. 31);
• якщо жінка перебувала на лікарняному з тимчасової втрати непрацездатності й у цей період їй був відкритий листок непрацездатності по вагітності та пологах, тоді лікарняний через хворобу закривається днем, який передує дню відкриття лікарняного по вагітності та пологах (ст. 25);
• якщо підприємство знаходиться в простої не з вини працівника або працівник перебуває в щорічній відпустці (основній або додатковій), у відпустці без збереження заробітної плати, додатковій навчальній відпустці, творчій відпустці, тоді допомога надається з першого дня виникнення права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (відкриття такого лікарняного листка). Тобто призначення такої допомоги «перекриває» усі зазначені випадки відсутності працівника на робочому місці. Також декретні виплачуються в повному розмірі й у тому випадку, коли відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами збігається за часом із відпусткою для догляду за дитиною до 3 років (ст. 25).

Увага, карантин! Карантин жодним чином не скасовує право працівниці на отримання допомоги по вагітності та пологах, у тому числі якщо підприємство призупинило (зупинило) свою діяльність. Але в цьому випадку можна одержати тільки одну допомогу від ФСС. Тому допомога із часткового безробіття, призначена згідно зі ст. 47¹ Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон № 5067), перестає виплачуватися, коли призначається допомога по вагітності та пологах. Адже обидві ці виплати компенсують втрату заробітку (лист Мінсоцполітики від 26.08.20 р. № 8076/0/290-20).

Документальне оформлення

Отже, працівниця приносить лікарняний листок по вагітності та пологах. У такій ситуації роботодавцеві рекомендується видати наказ про надання їй відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами – на підставі особистої заяви працівниці та листка непрацездатності (лист Мінсоцполітики від 28.02.19 р. № 228/0/206-19). Особливо коли дата відкриття листка непрацездатності по вагітності та пологах не збігається з фактичним виходом у відпустку по вагітності та пологах (див. вище).

Зазначимо, що законодавчо обов’язковість подання заяви та видання наказу не передбачена, але такий алгоритм дозволить «не втратити» дану відпустку в кадровій документації роботодавця.

Страховий стаж та обмеження розміру допомоги

Допомога по вагітності та пологах призначається в розмірі 100 % середньої заробітної плати (доходу) працівниці. Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджено постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266 (далі – Порядок № 1266). При цьому Законом № 1105 передбачено ряд обмежень щодо розміру допомоги (ст. 26 Закону № 1105).

Так, сума декретних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати максимальної бази для нарахування ЄСВ, з якої сплачується ЄСВ (з 01.09.20 р. це 75 000 грн (15 х 5 000 грн)), але при цьому не може бути менша від суми допомоги, обчисленої з мінімальної зарплати (далі – МЗП), установленої на момент настання страхового випадку. Тобто сума декретних на день не може бути менше ніж 163,67 грн (5 000 грн : 30,44 к. д.). Нагадаємо, що з 01.09.20 р. розмір МЗП = 5 000 грн.

Водночас якщо працівниця має страховий стаж менше 6 місяців з останніх 12 місяців перед настанням страхового випадку (перед виходом у відпустку по вагітності та пологах), тоді сума допомоги по вагітності та пологах повинна укладатися в такий інтервал (ст. 19 Закону № 1105):

• бути не менша від суми, обчисленої із МЗП, установленої на момент настання страхового випадку:

5 000 грн : 30,44 к. д. = 164,26 грн (на день);

• бути не більша від суми, обчисленої із двократного розміру МЗП:

5 000 грн х 2:30,44 к. д. = 328,52 грн.

Як бачимо, велику роль у розрахунку суми допомоги відіграє страховий стаж.

Нагадаємо, що страховий стаж – це період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено страхові внески в сумі не менше мінімального страхового внеску (ч. 1 ст. 21 Закону № 1105).

Страховий стаж обчислюють у місяцях. І якщо сума ЄСВ, сплачена за відповідний місяць, менша від мінімального страхового внеску, цей період зараховують до страхового стажу пропорційно до суми сплаченого ЄСВ (ч. 3 ст. 21 Закону № 1105).

Також до страхового стажу включаються певні періоди, коли вважається, що страхові внески за цей час були сплачені (ч. 2 ст. 21 Закону № 1105), зокрема:

• період відпустки для догляду за дитиною до 3 років. Нагадаємо, що період такої відпустки включається до страхового стажу для оплати листків непрацездатності, у тому числі по вагітності та пологах, тільки з 01.01.16 р., коли відповідні зміни були внесені до Закону № 1105 (лист Мінсоцполітики від 18.12.18 р. № 450/0/247-18);
• період отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності), наприклад допомоги у зв’язку з безробіттям, допомоги із часткового безробіття (лист ФСС від 28.05.20 р. № 1367-11-1).

Такі періоди включаються до страхового стажу як періоди, за які сплачено страхові внески в розмірі мінімального ЄСВ.

Не включається до страхового стажу для призначення допомоги по вагітності та пологах період відпустки без збереження зарплати, у тому числі за період карантину (повні місяці), оскільки за цей час не сплачується ЄСВ.

Приклад 1

Жінка працює на підприємстві з 30.01.20 р. Оклад – 10 000 грн. З 18.03.20 р. по 24.05.20 р. перебувала у відпустці за свій рахунок у період карантину згідно зі ст. 26 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504), а з 01.08.20 р. іде у відпустку по вагітності та пологах. У працівниці це перше місце основної роботи.

Визначимо страховий стаж декретниці (див. табл.).

Таблиця

(грн)

Як бачимо, до моменту призначення допомоги по вагітності та пологах працівниця має страхового стажу менше 6 місяців з останніх 12 місяців. Тому денна сума допомоги не повинна перевищити суму, обчислену з подвійного розміру МЗП, що діє на момент настання страхового випадку (на 01.08.20 р. МЗП = 4 723 грн), тобто 310,32 грн [2 х 4 723 грн. : 30,44 грн].

За фактичним даними середньоденна сума допомоги становить 334,67 грн (38 821,96 грн : 116 к. д.), що перевищує максимально допустимий розмір для нашого випадку. Тому працівниці буде нарахована допомога виходячи із суми 310,32 грн на день.

Розрахунок допомоги

Розглянемо правила нарахування допомоги більш докладно.

Розрахунок суми декретних здійснюється за алгоритмом, викладеним у Порядку № 1266.

Щоб нарахувати суму допомоги, необхідно спочатку обчислити середньоденну зарплату, а потім помножити її на кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Для визначення середньоденної зарплати потрібно суму заробітку за розрахунковий період, з якої сплачено ЄСВ, поділити на кількість календарних днів розрахункового періоду (п. 3 Порядку № 1266).

Розрахунковий період

За загальним правилом розрахунковий період становить 12 календарних місяців роботи в даного роботодавця, що передують місяцю відкриття лікарняного листка (п. 25 Порядку № 1266).

Якщо серед цих 12 місяців є повні місяці, коли працівник був відсутній на роботі з поважної причини, вони виключаються з розрахункового періоду. Поважними причинами вважаються:

• тимчасова непрацездатність;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до 3 років (6 років);
• відпустка без збереження зарплати, у тому числі в період карантину, надана на підставі ст. 26 Закону № 504 (лист Мінсоцполітики від 15.11.18 р. № 323/0/247-18);

Також є інші різні випадки, коли дні виключаються або не виключаються з розрахункового періоду, а саме:

• якщо співробітник працював на виборчій дільниці та не отримував за цей час зарплату за основним місцем роботи (отримував винагороду за договором цивільно-правового характеру) – ці дні слід виключити з розрахункового періоду для нарахування лікарняних як час, не відпрацьований із поважної причини (лист Мінсоцполітики від 11.06.19 р. № 311/0/247-19);
• якщо в працівника немає в місяці жодного відпрацьованого дня, а були лікарняні, відпустки за свій рахунок і вихідні дні (субота, неділя) – цей місяць повністю виключається з розрахункового періоду (лист ФССУ від 08.10.19 р. № 1993-11-1);
• дні щорічної основної та додаткової відпустки, «дитячої» відпустки з розрахункового періоду не виключаються (лист ФСС з ТВП від 03.09.15 р. № 5.2-32-1422);
• святкові та неробочі дні з розрахункового періоду не виключаються (лист ФСС з ТВП від 25.08.15 р. № 5.2-32-1375);
• з розрахункового періоду виключаються періоди виплати допомоги для догляду за дитиною за довідкою та період звичайного лікарняного, але не виключається час прогулу (лист ФСС з ТВП від 25.05.16 р. № 5.2-32-812)

Якщо працівник пропрацював менше 12 місяців у роботодавця, тоді до розрахунку беруться повні календарні місяці його фактичної роботи перед місяцем, у якому настав страховий випадок (п. 26).

Якщо працівник пропрацював менше календарного місяця, беруться фактично відпрацьовані дні (п. 27).

Якщо в працівника не було заробітку в розрахунковому періоді або страховий випадок настав у перший же робочий день, то розрахунок проводиться виходячи з тарифної ставки (окладу). А якщо тариф (оклад) не встановлено – тоді виходячи із МЗП (п. 28). У цьому випадку середньоденна зарплата (ЗП_сер) розраховується так:

ЗП_сер = МЗП : 30,44 дня.

Розрахунок декретних у нестандартних ситуаціях

Ми розглянули правила нарахування допомоги по вагітності та пологах, а тепер на прикладах покажемо, як розрахувати суму допомоги.

Приклад 2

Середньоденна фактична зарплата менша від суми, розрахованої виходячи з МЗП на момент настання страхового випадку

Працівниця з 01.10.20 р. іде у відпустку по вагітності та пологах. Розрахунковий період – із січня по вересень, тобто менше 12 місяців. Сума нарахованої зарплати за цей період – 43 400 грн (8 міс. х 4 800 грн + 5 000 грн). У розрахунковому періоді 274 к. д. (святкові та неробочі дні з розрахунку не виключаються).

Середньоденна зарплата за фактичними даними становитиме:

43 400 грн : 274 к. д. = 158,39 грн.

Але, згідно зі ст. 26 Закону № 1105, розмір допомоги не може бути меншим від суми, обчисленої виходячи з розміру МЗП на момент призначення допомоги. МЗП, що діє на момент настання страхового випадку (відкриття листка непрацездатності по вагітності та пологах), становить 5 000 грн. Тоді середньоденна зарплата не може бути менше ніж:

5 000 грн : 30,44 к. д. = 164,26 грн.

Це вище, ніж фактична середньоденна зарплата. Тому на виконання норми ст. 26 Закону № 1105 працівниці слід нарахувати допомогу по вагітності та пологах у розмірі:

164,26 грн х 126 к. д. = 20 696,76 грн.

У тому числі по місяцях 2020 року:

• жовтень:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• листопад:

30 к. д. х 164,26 грн = 4 927,80 грн;

• грудень:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• січень:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• лютий:

3 к. д. х 164.26 грн = 492,78 грн.

За ті місяці, де сума допомоги виявилася нижча від МЗП (наприклад, у листопаді 2020 року або у випадку підвищення МЗП із 01.01.21 р.), підприємству доведеться донарахувати ЄСВ до мінімального розміру за правилами ст. 8 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI (далі – Закон № 2464).

Такі донарахування ЄСВ (код типу нарахування «13») підприємство буде робити у Звіті з ЄСВ (форма № Д4) у міру настання відповідних місяців. Оскільки тільки «проживши» повністю календарний місяць, можна з упевненістю говорити про повну суму доходу за місяць (адже роботодавець може виплатити працівниці у відпустці по вагітності пологах, наприклад, премію за минулі місяці або систематичну матдопомогу, які обкладаються ЄСВ). Хоча ДПС рекомендує зробити це відразу, коли нараховується вся сума допомоги у Звіті з ЄСВ за жовтень 2020 року (ІПК ДФС від 17.01.18 р. № 183/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Приклад 3

Страховий стаж – менше 6 місяців

Працівницю прийнято на роботу 25.08.20 р., а з 28.09.20 р. їй відкрито лікарняний по вагітності та пологах. Страховий стаж – менше 6 місяців за останні 12 місяців.

Фактично нарахована зарплата:

• за 7 днів серпня 2020 року – 2 500 грн;
• за 28 днів вересня 2020 року – 10 500 грн.

ЗП_сер за фактичним даними становить 371,43 грн/день [(2 500 грн + 10 500 грн) : (7 д. + 28 д.)].

Але працівниця має менше 6 місяців страхового стажу за останні 12 місяців, тому пам’ятаймо про максимально допустимий розмір допомоги в цій ситуації. А саме – сума допомоги повинна бути не більша ніж сума, обчислена з подвійного розміру МЗП, установленого на момент виходу працівниці в декрет (ст. 19 Закону № 1105). Тобто ЗП_сер не повинна бути вища ніж 328,52 грн [(2 х 5 000 грн) : 30,44].

Приклад 4

У розрахунковому періоді немає заробітку

Працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років із 01.08.18 р. У вересні 2020 року їй відкрито лікарняний листок по вагітності та пологах на другу дитину. Розрахунковий період: вересень 2019-го – серпень 2020 року. Але в цьому періоді в неї немає заробітку.

Страховий стаж за останні 12 місяців становить не менше 6 місяців, тобто немає обмеження за ст. 19 Закону № 1105. Оскільки в розрахунковому періоді в працівниці немає заробітку, розрахунок середнього заробітку проводимо виходячи з окладу (20 000 грн), установленого їй на момент настання страхового випадку (відкриття листка непрацездатності):

20 000 грн : 30,44 к. д. = 657,03 грн.

Сума допомоги за 126 к. д. становитиме:

657,03 грн х 126 к. д. = 82 785,78 грн.

Приклад 5

Продовження декретної відпустки

Працівниця перебувала у відпустці по вагітності та пологах з 26.12.19 р. по 29.04.20 р. включно. Її середньоденна зарплата в момент нарахування декретних становила 137,09 грн. Це не нижче від суми, обчисленої виходячи з розміру МЗП на момент нарахування допомоги в грудні 2019 року: 137,09 грн (4 173 грн : 30,44). Пологи були складними, тому лікарняний листок по вагітності та пологах був продовжений ще на 14 к. д.

Інструкцією про порядок видачі документів, що підтверджують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом МОЗ від 13.11.01 р. № 455, передбачено, що у випадку передчасних або багатоплідних пологів чи виникнення ускладнень під час пологів або в післяпологовий період жінці додатково видають листок непрацездатності на 14 к. д., який є продовженням першого листка по вагітності та пологах (п. 6.2).

Тобто має місце не новий страховий випадок, а продовження страхового випадку – вагітність і пологи. Це означає, що розрахунковий період не змінюється (у загальному випадку – 12 календарних місяців перед відкриттям першого листка непрацездатності), тобто ці 14 к. д. оплачуються виходячи з тієї ж середньоденної зарплати, за якою був оплачений первісний лікарняний листок.

Для нашого прикладу:

14 к. д. х 137,09 грн = 1 919,26 грн.

ПДФО, ВЗ, ЄСВ

Допомога по вагітності та пологах:

• не обкладається ПДФО і військовим збором (пп. 165.1.1 Податкового кодексу), у формі № 1Д відображається однієї сумою в тому періоді, коли було нараховано та виплачено. Код типу нарахування – «128» (виплати за рахунок бюджету та фондів обов’язкового страхування);
• на допомогу нараховується ЄСВ за ставкою 22 %, для осіб з інвалідністю – за ставкою 8,41 % (ст. 4, 7 Закону № 2464).

Висновки

1. Період карантину та «вимушені» відпустки за свій рахунок жодним чином не порушують права жінок на отримання допомоги по вагітності та пологах.
2. Нарахування декретних має свої особливості залежно від страхового стражу працівниці, її доходу та розрахункового періоду роботи на даному підприємстві. Ці нюанси треба враховувати під час нарахування декретних.