Расчет декретных в нестандартных ситуациях

Выплаты работникам: отпускные, больничные, декретные, оплата командировки

Какую проблему решает эта статья: как бухгалтеру правильно начислить пособие по беременности и родам:

• в период карантина;
• если страховой стаж меньше 6 месяцев из последних 12 месяцев;
• если больничный был продлен.

Право на пособие по беременности и родам

Выплата пособия по беременности и родам (декретных) предусмотрена Законом от 23.09.99 г. № 1105-XIV «Об общеобязательном государственном социальном страховании» (далее – Закон № 1105). Принципы его назначения таковы:

• пособие компенсирует потерю заработка за время отпуска по беременности и родам. Выплачивается за все время этого отпуска (126 календарных дней (далее – к. д.), из них 70 дней до родов и 56 дней после родов с возможным продлением еще на 14 к. д., если роды были сложными) за счет средств ФСС (ст. 25);
• основанием для назначения пособия является заполненный в установленном порядке больничный лист. Если женщина работает по совместительству и хочет получить оплату больничного листка еще и там, она должна подать по месту работы по совместительству копию листка нетрудоспособности, заверенную директором и печатью с основного места работы (ст. 31);
• если женщина находилась на больничном по временной потере нетрудоспособности и в этот период ей был открыт больничный лист по беременности и родам, тогда больничный по болезни закрывается днем, который предшествует дню открытия больничного по беременности и родам (ст. 25);
• если предприятие находится в простое не по вине работника или работник находится в ежегодном отпуске (основном или дополнительном), в отпуске без сохранения заработной платы, дополнительном учебном отпуске, творческом отпуске, тогда пособие предоставляется с первого дня возникновения права на отпуск по беременности и родам (открытия такого больничного листа). То есть назначение такого пособия «перекрывает» все указанные случаи отсутствия работника на рабочем месте. Также декретные выплачиваются в полном размере и в том случае, когда отпуск по беременности и родам совпадает по времени с отпуском по уходу за ребенком до 3 лет (ст. 25).

Внимание, карантин! Карантин никоим образом не отменяет право работницы на получение пособия по беременности и родам, в том числе если предприятие приостановило (остановило) свою деятельность. Но в этом случае можно получить только одно пособие от ФСС. Поэтому пособие по частичной безработице, назначенное согласно ст. 47¹ Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI «О занятости населения» (далее – Закон № 5067), перестает выплачиваться, когда назначается пособие по беременности и родам. Ведь обе эти выплаты компенсируют потерю заработка (письмо Минсоцполитики от 26.08.20 г. № 8076/0/290-20).

Документальное оформление

Итак, работница приносит больничный лист по беременности и родам. В такой ситуации работодателю рекомендуется издать приказ о предоставлении ей отпуска по беременности и родам – на основании личного заявления работницы и больничного листка (письмо Минсоцполитики от 28.02.19 г. № 228/0/206-19). Особенно когда дата открытия больничного листка по беременности и родам не совпадает с фактическим уходом в отпуск по беременности и родам (см. выше).

Отметим, что законодательно обязательность подачи заявления и издания приказа не предусмотрена, но такой алгоритм позволит «не потерять» данный отпуск в кадровой документации работодателя.

Страховой стаж и ограничение размера пособия

Пособие по беременности и родам назначается в размере 100% средней заработной платы (дохода) работницы. Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержден постановлением КМУ от 26.09.01 г. № 1266 (далее – Порядок № 1266). При этом Законом № 1105 предусмотрен ряд ограничений по размеру пособия (ст. 26 Закона № 1105).

Так, сумма декретных в расчете на месяц не должна превышать максимальной базы для начисления ЕСВ, с которой уплачивается ЕСВ (с 01.09.20 г. это 75 000 грн (15 х 5 000 грн)), но при этом не может быть меньше суммы пособия, исчисленной с минимальной зарплаты (далее – МЗП), установленной на момент наступления страхового случая. То есть сумма декретных в день не может быть меньше чем 163,67 грн (5 000 грн : 30,44 к. д.). Напомним, что с 01.09.20 г. размер МЗП = 5 000 грн.

В то же время если работница имеет страховой стаж меньше 6 месяцев из последних 12 месяцев перед наступлением страхового случая (перед уходом в отпуск по беременности и родам), тогда сумма пособия по беременности и родам должна укладываться в такой интервал (ст. 19 Закона № 1105):

• быть не меньше суммы, исчисленной с МЗП, установленной на момент наступления страхового случая:

5 000 грн : 30,44 к. д. = 164,26 грн (в день);

• быть не больше суммы, исчисленной с двукратного размера МЗП:

5 000 грн х 2 : 30,44 к. д. = 328,52 грн.

Как видим, большую роль в расчете суммы пособия играет страховой стаж.

Напомним, что страховой стаж – это период (срок), в течение которого лицо подлежало страхованию в связи с временной утратой трудоспособности и за который ежемесячно уплачены страховые взносы в сумме не менее минимального страхового взноса (ч. 1 ст. 21 Закона № 1105).

Страховой стаж исчисляют в месяцах. И если сумма ЕСВ, уплаченная за соответствующий месяц, меньше минимального страхового взноса, этот период засчитывают в страховой стаж пропорционально сумме уплаченного ЕСВ (ч. 3 ст. 21 Закона № 1105).

Также в страховой стаж включаются определенные периоды, когда считается, что страховые взносы за это время были уплачены (ч. 2 ст. 21 Закона № 1105), в частности:

• период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Напомним, что период такого отпуска включается в страховой стаж для оплаты больничных листков, в том числе по беременности и родам, только с 01.01.16 г., когда соответствующие изменения были внесены в Закон № 1105 (письмо Минсоцполитики от 18.12.18 г. № 450/0/247-18);
• период получения выплат по отдельным видам социального страхования, кроме пенсий всех видов (за исключением пенсии по инвалидности), например пособия по безработице, пособия по частичной безработице (письмо ФСС от 28.05.20 г. № 1367-11-1).

Такие периоды включаются в страховой стаж как периоды, за которые уплачены страховые взносы в размере минимального ЕСВ.

Не включается в страховой стаж для назначения пособия по беременности и родам период отпуска без сохранения зарплаты, в том числе за период карантина (полные месяцы), поскольку за это время не уплачивается ЕСВ.

Пример 1

Женщина работает на предприятии с 30.01.20 г. Оклад – 10 000 грн. С 18.03.20 г. по 24.05.20 г. находилась в отпуске за свой счет в период карантина согласно ст. 26 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504), а с 01.08.20 г. уходит в отпуск по беременности и родам. У работницы это первое место основной работы.

Определим страховой стаж декретницы (см. табл.).

Таблица

(грн)

Как видим, к моменту назначения пособия по беременности и родам работница имеет страхового стажа менее 6 месяцев из последних 12 месяцев. Поэтому дневная сумма пособия не должна превысить сумму, исчисленную с двойного размера МЗП, действующей на момент наступления страхового случая (на 01.08.20 г. МЗП = 4 723 грн), то есть 310,32 грн [2 х 4 723 грн : 30,44 грн].

По фактическим данным среднедневная сумма пособия составляет 334,67 грн (38 821,96 грн : 116 к. д.), что превышает максимально допустимый размер для нашего случая. Поэтому работнице будет начислено пособие исходя из суммы 310,32 грн в день.

Расчет пособия

Рассмотрим правила начисления пособия более подробно.

Расчет суммы декретных осуществляется по алгоритму, изложенному в Порядке № 1266.

Чтобы начислить сумму пособия, необходимо сначала исчислить среднедневную зарплату, а затем умножить ее на количество календарных дней отпуска по беременности и родам.

Для определения среднедневной зарплаты нужно сумму заработка за расчетный период, с которой уплачен ЕСВ, разделить на количество календарных дней расчетного периода (п. 3 Порядка № 1266).

Расчетный период

По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев работы у данного работодателя, предшествующих месяцу открытия больничного листа (п. 25 Порядка № 1266).

Если среди этих 12 месяцев есть полные месяцы, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине, они исключаются из расчетного периода. Уважительными причинами считаются:

• временная нетрудоспособность;
• отпуск по беременности и родам;
• отпуск по уходу за ребенком до 3 лет (6 лет);
• отпуск без сохранения зарплаты, в том числе в период карантина, предоставленный на основании ст. 26 Закона № 504 (письмо Минсоцполитики от 15.11.18 г. № 323/0/247-18);

Также есть другие различные случаи, когда дни исключаются или не исключаются из расчетного периода, а именно:

• если сотрудник работал на избирательном участке и не получал за это время зарплату по основному месту работы (получал вознаграждение по договору гражданско-правового характера) – эти дни следует исключить из расчетного периода для начисления больничных как время, не отработанное по уважительной причине (письмо Минсоцполитики от 11.06.19 г. № 311/0/247-19);
• если у работника нет в месяце ни одного отработанного дня, а были больничные, отпуска за свой счет и выходные дни (суббота, воскресенье) – этот месяц полностью исключается из расчетного периода (письмо ФССУ от 08.10.19 г. № 1993-11-1);
• дни ежегодного основного и дополнительного отпуска, «детского» отпуска из расчетного периода не исключаются (письмо ФСС по ВПТ от 03.09.15 г. № 5.2-32-1422);
• праздничные и нерабочие дни из расчетного периода не исключаются (письмо ФСС по ВПТ от 25.08.15 г. № 5.2-32-1375);
• из расчетного периода исключаются периоды выплаты пособия по уходу за ребенком по справке и период обычного больничного, но не исключается время прогула (письмо ФСС по ВПТ от 25.05.16 г. № 5.2-32-812)

Если работник проработал меньше 12 месяцев у работодателя, тогда в расчет берутся полные календарные месяцы его фактической работы перед месяцем, в котором наступил страховой случай (п. 26).

Если работник проработал меньше календарного месяца, берутся фактически отработанные дни (п. 27).

Если у работника не было заработка в расчетном периоде или страховой случай наступил в первый же рабочий день, то расчет проводится исходя из тарифной ставки (оклада). А если тариф (оклад) не установлен – тогда исходя из МЗП (п. 28). В этом случае среднедневная зарплата (ЗП_ср) рассчитывается так:

ЗП_ср = МЗП : 30,44 дня.

Расчет декретных в нестандартных ситуациях

Мы рассмотрели правила начисления пособия по беременности и родам, а теперь на примерах покажем, как рассчитать сумму пособия.

Пример 2

Среднедневная фактическая зарплата меньше суммы, рассчитанной исходя из МЗП на момент наступления страхового случая

Работница с 01.10.20 г. уходит в отпуск по беременности и родам. Расчетный период – с января по сентябрь, то есть меньше 12 месяцев. Сумма начисленной зарплаты за этот период – 43 400 грн (8 мес. х 4 800 грн + 5 000 грн). В расчетном периоде 274 к. д. (праздничные и нерабочие дни из расчета не исключаются).

Среднедневная зарплата по фактическим данным составит:

43 400 грн : 274 к. д. = 158,39 грн.

Но, согласно ст. 26 Закона № 1105, размер пособия не может быть меньше суммы, исчисленной исходя из размера МЗП на момент назначения пособия. МЗП, действующая на момент наступления страхового случая (открытия больничного листка по беременности и родам), составляет 5 000 грн. Тогда среднедневная зарплата не может быть меньше чем:

5 000 грн : 30,44 к. д. = 164,26 грн.

Это выше, чем фактическая среднедневная зарплата. Поэтому во исполнение нормы ст. 26 Закона № 1105 работнице следует начислить пособие по беременности и родам в размере:

164,26 грн х 126 к. д. = 20 696,76 грн.

В том числе по месяцам 2020 года:

• октябрь:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• ноябрь:

30 к. д. х 164,26 грн = 4 927,80 грн;

• декабрь:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• январь:

31 к. д. х 164,26 грн = 5 092,06 грн;

• февраль:

3 к. д. х 164.26 грн = 492,78 грн.

За те месяцы, где сумма пособия оказалась ниже МЗП (например, в ноябре 2020 года или в случае повышения МЗП с 01.01.21 г.), предприятию придется доначислять ЕСВ до минимального размера по правилам ст. 8 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI (далее – Закон № 2464).

Такие доначисления ЕСВ (код типа начисления «13») предприятие будет делать в Отчете по ЕСВ (форма № Д4) по мере наступления соответствующих месяцев. Поскольку только «прожив» полностью календарный месяц, можно с уверенностью говорить о полной сумме дохода за месяц (ведь работодатель может выплатить работнице в отпуске по беременности и родам, например, премию за прошлые месяцы или систематическую матпомощь, которые облагаются ЕСВ). Хотя ГНС рекомендует сделать это сразу, когда начисляется вся сумма пособия в Отчете по ЕСВ за октябрь 2020 года (ИНК ГФС от 17.01.18 г. № 183/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Пример 3

Страховой стаж – меньше 6 месяцев

Работница принята на работу 25.08.20 г., а с 28.09.20 г. ей открыт больничный по беременности и родам. Страховой стаж – меньше 6 месяцев за последние 12 месяцев.

Фактически начислена зарплата:

• за 7 дней августа 2020 года – 2 500 грн;
• за 28 дней сентября 2020 года – 10 500 грн.

ЗП_ср по фактическим данным составляет 371,43 грн/день [(2 500 грн + 10 500 грн) : (7 д. + 28 д.)].

Но работница имеет меньше 6 месяцев страхового стажа за последние 12 месяцев, поэтому помним о максимально допустимом размере пособия в этой ситуации. А именно – сумма пособия должна быть не больше, чем сумма, исчисленная с двойного размера МЗП, установленного на момент ухода работннцы в декрет (ст. 19 Закона № 1105). То есть ЗП_ср не должна быть выше чем 328,52 грн [(2 х 5 000 грн) : 30,44].

Пример 4

В расчетном периоде нет заработка

Работница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет с 01.08.18 г. В сентябре 2020 года ей открыт больничный лист по беременности и родам на второго ребенка. Расчетный период: сентябрь 2019-го – август 2020 года. Но в этом периоде у нее нет заработка.

Страховой стаж за последние 12 месяцев составляет не меньше 6 месяцев, то есть нет ограничения по ст. 19 Закона № 1105. Поскольку в расчетном периоде у работницы нет заработка, расчет среднего заработка проводим исходя из оклада (20 000 грн), установленного ей на момент наступления страхового случая (открытия больничного листка):

20 000 грн : 30,44 к. д. = 657,03 грн.

Сумма пособия за 126 к. д. составит:

657,03 грн х 126 к. д. = 82 785,78 грн.

Пример 5

Продление декретного отпуска

Работница находилась в отпуске по беременности и родам с 26.12.19 г. по 29.04.20 г. включительно. Ее среднедневная зарплата в момент начисления декретных составила 137,09 грн. Это не ниже суммы, исчисленной исходя из размера МЗП на момент начисления пособия в декабре 2019 года: 137,09 грн (4 173 грн : 30,44). Роды были сложными, поэтому больничный лист по беременности и родам был продлен еще на 14 к. д.

Инструкцией о порядке выдачи документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.01 г. № 455, предусмотрено, что в случае преждевременных или многоплодных родов либо возникновения осложнений во время родов или в послеродовой период женщине дополнительно выдают листок нетрудоспособности на 14 к. д., который является продолжением первого листка по беременности и родам (п. 6.2).

То есть имеет место не новый страховой случай, а продолжение страхового случая – беременность и роды. Это означает, что расчетный период не меняется (в общем случае – 12 календарных месяцев перед открытием первого больничного листка), то есть эти 14 к. д. оплачиваются исходя из той же среднедневной зарплаты, по которой был оплачен первичный больничный лист.

Для нашего примера:

14 к. д. х 137,09 грн = 1 919,26 грн.

НДФЛ, ВС, ЕСВ

Пособие по беременности и родам:

• не облагается НДФЛ и военным сбором (пп. 165.1.1 Налогового кодекса), в форме № 1Д отражается одной суммой в том периоде, когда было начислено и выплачено. Код типа начисления – «128» (выплаты за счет бюджета и фондов обязательного страхования);
• на пособие начисляется ЕСВ по ставке 22 %, для лиц с инвалидностью – по ставке 8,41 % (ст. 4, 7 Закона № 2464).

Выводы

1. Период карантина и «вынужденные» отпуска за свой счет никоим образом не нарушают права женщин на получение пособия по беременности и родам.
2. Начисление декретных имеет свои особенности в зависимости от страхового стража работницы, ее дохода и расчетного периода работы на данном предприятии. Эти нюансы надо учитывать во время начисления декретных.