Як управляти грошовими потоками за допомогою платіжного календаря

Мета: бачити динаміку надходжень і вибуття грошових коштів, бути готовими до будь-яких фінансових колапсів і несподіванок.

Як діяти: визначити цілі, форму і горизонт планування платіжного календаря, розробити його, доручити його підготовку на регулярній основі відповідальній особі.

Ключова порада: планування грошових потоків – комплексне завдання. Його мають розв’язувати керівники підрозділів спільно з фінансово-економічною службою. Кожен підрозділ планує свої виплати, наприклад на рік помісячно. Ці плани збираються по всій компанії і затверджуються керівництвом. У результаті фінансовий директор або головний бухгалтер може легко відмовити в оплаті рахунка, якого немає в затвердженому плані компанії. Із цього моменту фінансова служба може ефективно розподіляти грошові потоки за кожним днем, розміщувати надлишки на депозиті і заробляти на цьому, не залучаючи в критичні моменти кредити.

Хто керує грошовими потоками підприємства

Платіжний календар – це система управління грошовими потоками (надходженнями й виплатами) компанії. Хочеться акцентувати увагу на слові «управління». У цьому контексті «управляти» означає «планувати, контролювати й аналізувати».

Візьмемо, для прикладу, мале підприємство, що складається з кількох підрозділів: адміністрація, фінансово-економічний відділ, відділи продажів і закупівель, виробничі дільниці. Усі ці відділи виконують свою конкретну роботу, без якої підприємство не зможе існувати та розвиватися. Для того щоб підрозділ виконував свою функцію, потрібно використовувати гроші. Так, службі закупівель треба оплачувати рахунки постачальників, виробничим дільницям – матеріали як сировину для виробництва, кожному підрозділу треба купувати техніку, канцтовари, їздити у відрядження, отримувати зарплату і т. д.

Хто вирішує, чи потрібно сьогодні понести витрати для діяльності відділу? За це відповідає керівник підрозділу або особа, якій він делегував частину повноважень. Звідси висновок: потребу у витратах для кожного підрозділу визначає керівник підрозділу.

У практичній діяльності так і відбувається. Керівник підрозділу приймає рішення про майбутні витрати. І добре, якщо сьогодні на розрахунковому рахунку гроші є. Тоді бухгалтер оплачує рахунок, і проблема є вирішеною. А якщо грошей на рахунку немає або сума потенційних витрат більша, ніж є на рахунках? Як вирішити, кому не оплачувати?

Для цього слід почати планувати грошові потоки, прописати логіку проходження і затвердження заявок на виплати, яка буде зрозуміла кожному співробітникові. Реалізація цього завдання неможлива без усвідомлення головного принципу: плануванням надходжень і виплат не може займатися фінансовий директор, фінансова служба або бухгалтер. Адже потребу у витратах кожного підрозділу визначають керівники підрозділів, а не фінансова служба.

Скласти достовірний платіжний календар на найближчий тиждень не вийде, якщо в компанії немає регламенту платежів. Завжди знайдуться керівники підрозділів, які вимагатимуть негайно оплатити той чи інший рахунок. І це при тому, що на практиці вкрай рідко виникають ситуації, коли передбачити необхідність тих чи інших виплат хоча б за тиждень неможливо.

Найчастіше причиною «терміновості» є забудькуватість і халатність окремих працівників, що стосовно грошей сьогодні просто недопустимо. Регламент платежів – управлінський документ, який визначає правила заповнення заявок, порядок узгодження, а також терміни, в які може бути подана заявка, і час, коли вона буде виконана.

Що собою являє платіжний календар

Платіжний календар – це плановий фінансовий документ, що забезпечує щоденне управління надходженням і витрачанням грошових коштів підприємства.

За своєю структурою платіжний календар відповідає бюджету руху грошових коштів (далі – БРГК). У ньому також відображаються залишки коштів на початок і кінець планового періоду, їх надходження і витрати за період. На цьому схожість закінчується, оскільки вся робота із платіжним календарем будується за іншими принципами:

• платіжний календар складають на основі документів із надходження та витрачання коштів, для нього максимальним горизонтом планування є місяць (БРГК формують за даними бюджетів доходів і витрат, закупівель, позик і кредитів та ін. і прогнозують на період від місяця до кількох років);
• платіжний календар планують і коригують щодня, тому його неможливо аналізувати на предмет відповідності фактичних грошових потоків прогнозованим значенням (планові показники бюджету руху грошових коштів у звітному періоді не змінюються, після завершення періоду їх зіставляють із фактичними значеннями грошового потоку компанії);
• для платіжного календаря життєво необхідною є деталізація руху грошей у розрізі розрахункових рахунків або кас підприємства (для цілей формування БРГК така інформація не потрібна);
• формуючи видаткову частину платіжного календаря, беруть до уваги критичність несплати в запланований термін того чи іншого виду витрат, щоб не допустити перебоїв у забезпеченні бізнес-процесів, що генерують доходи компанії.

Платіжний календар у дії

На багатьох підприємствах складання і ведення платіжного календаря проводиться за допомогою електронних таблиць в Excel. «Просунутий» варіант полягає в його складанні й веденні за допомогою відповідної автоматизованої фінансової системи.

Із цією метою методика організації ефективного оперативного платіжного календаря передбачає кілька заходів. Розглянемо їх далі.

1. Планування грошових надходжень

В оперативному платіжному календарі надходження грошових коштів планують за первинними документами з реалізації товарів (робіт, послуг) та умовами договорів постачання (передоплата, оплата за фактом або на умовах відстрочення платежу). Для створення плану надходження грошових коштів від майбутньої реалізації товарів (робіт, послуг) використовують заявки покупців.

У компанії можуть бути й інші, непрофільні надходження грошових коштів (тобто від діяльності, що не є основною), наприклад від надання майна в оренду. У такому разі у платіжному календарі потрібно передбачити надходження доходів відповідно до договірних умов оплати оренди.

Підставою для формування прогнозів надходження грошових коштів є також кредитні договори або графіки отримання позик і кредитів (додатки до кредитних договорів). У будь-якому разі плани надходження грошових коштів повинні містити такі реквізити:

• підстава платежу;
• найменування платника;
• сума надходження;
• стаття руху грошових коштів;
• прогнозна дата надходження грошових коштів.

Припустимо, сільгосппідприємство ТОВ «Маяк» виробляє і реалізує власну продукцію. Фінансово-економічний відділ відповідає за щотижневе формування оперативного платіжного календаря.

Щоб сформувати прибуткову частину календаря на тиждень із 12 до 16 серпня 2019 року, слід виконати такі дії:

• скласти реєстр надходжень грошових коштів за реалізовану раніше продукцію, платежі за яку мають надійти від покупців у зазначений тиждень;
• побудувати прогноз надходжень грошових коштів за тиждень за продукцію, на постачання якої є заявки від покупців;
• запланувати надходження грошових коштів від орендарів майна підприємства, які мають надійти згідно з договорами оренди;
• запланувати надходження грошових коштів згідно з кредитними договорами;
• розподілити на тиждень надходження грошових коштів, які були заплановані у платіжному календарі на попередній тиждень (з 5-го до 9 серпня), але так і не надійшли.

За першими чотирма пунктами дані заносяться до зведеного реєстру надходжень грошових коштів (див. табл. 1).

Таблиця 1. Реєстр отримання грошових коштів ТОВ «Маяк» за 12–16 серпня 2019 року

(тис. грн)

На підставі реєстру формують план надходжень грошових коштів (див. табл. 2). Водночас слід контролювати терміни надходження грошових коштів за заявками покупців. Так, у нашому прикладі до плану надходжень грошових коштів потрібно додатково включити платіж за постачання продукції (пшениці озимої) від Покупця-3 на суму 50 тис. грн. За умовами договору він мав надійти на розрахунковий рахунок компанії 07.08.19 р. Цю суму включаємо в план надходжень грошових коштів платіжного календаря на тиждень з 12-го до 16 серпня, оскільки в компанії є гарантійний лист від покупця, згідно з яким платіж надійде не пізніше 15.08.19 р.

Таблиця 2. План надходжень грошових коштів ТОВ «Маяк» за 12–16 серпня 2019 року

(тис. грн)

2. Планування грошових видатків

Витрату грошових коштів формують у платіжному календарі на підставі заявок, у яких указують всі необхідні реквізити:

• призначення платежу;
• підстава платежу;
• одержувач платежу;
• сума платежу;
• стаття руху грошових коштів;
• планована дата витрати грошових коштів.

Щоб сформувати видаткову частину оперативного платіжного календаря, потрібно виконати такі дії:

• скласти реєстр заявок на витрату коштів з операційної (поточної), фінансової та інвестиційної діяльності компанії;
• розподілити на планований період заявки, які не були оплачені (закриті) в попередніх періодах.

Заявки на витрату коштів надходять від відповідальних за їх оформлення співробітників підрозділів компанії. Вони мають бути завізовані керівниками цих підрозділів.

Працівник фінансово-економічного відділу, що відповідає за формування платіжного календаря, перевіряє заявки на відповідність бюджетам і на наявність необхідних реквізитів, а потім включає їх до зведеного реєстру заявок. Реєстр ТОВ «Маяк» на тиждень з 12 до 16 серпня 2019 року наведемо в табл. 3.

Таблиця 3. Реєстр заявок на витрату грошових коштів ТОВ «Маяк» за 12–16 серпня 2019 року

(тис. грн)

Кожна компанія періодично відчуває нестачу оборотних коштів, тому в реєстрі заявок доцільно вказувати критичність неоплати кожної з них, зазначаючи групу черговості платежу. Якщо на якийсь із днів платіжного календаря в компанії не вистачатиме грошей для оплати всіх заявок, то оплата здійснюватиметься за пріоритетністю цих груп (починаючи з першої).

Додатково до цього реєстру потрібно включити в платіжний календар на тиждень із 12-го до 16 серпня заявки на витрату, які не були оплачені в попередньому тижні через нестачу грошей: заявка на оплату сировини на суму 400 тис. грн (стаття «Оплата сировини», друга група черговості платежу).

На підставі зібраного реєстру заявок і даних про неоплачені заявки минулого періоду формуємо видаткову частину платіжного календаря підприємства (див. табл. 4).

Таблиця 4. План витрат грошових коштів ТОВ «Маяк» за 12–16 серпня 2019 року

(тис. грн)

3. Розподіл грошових потоків

Як зазначено вище, головне призначення оперативного платіжного календаря – щоденне управління платежами компанії, що передбачає щоденне коригування планів надходжень і витрат грошей. Тому спочатку потрібно сформувати попередній платіжний календар (на основі реєстрів надходжень грошових коштів і переліку заявок на їх витрату) та визначити, чи вистачає і в які дні не вистачає грошей для запланованого погашення заявок (див. табл. 5).

Таблиця 5. Платіжний календар ТОВ «Маяк» за 12–16 серпня 2019 року

(тис. грн)

Із попереднього платіжного календаря видно, що в ТОВ «Маяк» достатньо коштів для погашення заявок у запланованому тижні.

На цьому робота з оперативним платіжним календарем не завершується, адже з різних причин фактичні надходження грошових коштів можуть не збігатися із запланованими (як і видатки). Щодня працівник, відповідальний за коректність платіжного календаря, оновлює його з урахуванням фактичного залишку грошей на початок дня і наявних неоплачених заявок на витрату коштів. Після затвердження платіжного календаря керівником фінансово-економічної служби його видаткова частина слугує підставою для формування реєстру платежів та оплати бухгалтерією заявок. У разі успішного здійснення платежу відповідна заявка на витрату коштів позначається як закрита.

Якщо ж усе-таки касовий розрив є, то з метою збалансування видатків та надходжень грошових коштів платіжний календар слід відкоригувати (зокрема, переглянути черговість платежів, розбити оплату на декілька частин упродовж кількох днів).