Как управлять денежными потоками с помощью платежного календаря

Цель: видеть динамику поступления и выбытия денежных средств, быть готовыми к любым финансовым коллапсам и неожиданностям.

Как действовать: определить цели, форму и горизонт планирования платежного календаря, разработать его, поручить его подготовку на регулярной основе ответственному лицу.

Ключевой совет: планирование денежных потоков – комплексная задача. Ее должны решать руководители подразделений совместно с финансово-экономической службой. Каждое подразделение планирует свои выплаты, например, на год помесячно. Эти планы собираются по всей компании и утверждаются руководством. В итоге финансовый директор или главный бухгалтер может легко отказать в оплате счета, которого нет в утвержденном плане компании. С этого момента финансовая служба может эффективно распределять денежные потоки по каждому дню, размещать излишки на депозите и зарабатывать на этом, не привлекая в критические моменты кредиты.

Кто руководит денежными потоками предприятия

Платежный календарь – это система управления денежными потоками (поступлениями и выплатами) компании. Хочется акцентировать внимание на слове «управление». В этом контексте «управлять» значит «планировать, контролировать и анализировать».

Возьмем для примера малое предприятие, которое состоит из нескольких подразделений: администрация, финансово-экономический отдел, отделы продаж и закупок, производственные участки. Все эти отделы выполняют свою конкретную работу, без которой предприятие не сможет существовать и развиваться. Для того чтобы подразделение выполняло свою функцию, нужно использовать деньги. Так, службе закупок нужно оплачивать счета поставщиков, производственным участкам – материалы как сырье для производства, каждому подразделению нужно покупать технику, канцтовары, ездить в командировки, получать зарплату и т. д.

Кто решает, нужно ли сегодня осуществить расходы для деятельности отдела? За это отвечает руководитель подразделения или лицо, которому он делегировал часть полномочий. Отсюда вывод: необходимость в расходах для каждого подразделения определяет руководитель подразделения.

В практической деятельности так и происходит. Руководитель подразделения принимает решение о будущих расходах. И хорошо, если сегодня на расчетном счете деньги есть. Тогда бухгалтер оплачивает счет, и проблема решена. А если денег на счете нет или сумма потенциальных расходов больше, чем имеется на счетах? Как решить, кому не платить?

Для этого следует начать планировать денежные потоки, прописать логику прохождения и утверждения заявок на выплаты, которая будет понятна каждому сотруднику. Реализация этой задачи невозможна без осознания главного принципа: планированием поступлений и выплат не может заниматься финансовый директор, финансовая служба или бухгалтер. Ведь необходимость в расходах каждого подразделения определяют руководители подразделений, а не финансовая служба.

Составить достоверный платежный календарь на ближайшую неделю не выйдет, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предусмотреть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно.

Чаще всего причиной «срочности» является забывчивость и халатность отдельных работников, что относительно денег сегодня просто недопустимо. Регламент платежей – управленческий документ, который определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет выполнена.

Что собой представляет платежный календарь

Платежный календарь – это плановый финансовый документ, который обеспечивает ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

По своей структуре платежный календарь соответствует бюджету движения денежных средств (далее – БДДС). В нем также отражаются остатки средств на начало и конец планового периода, их поступление и расход за период. На этом сходство заканчивается, поскольку вся работа с платежным календарем строится по другим принципам:

• платежный календарь составляют на основе документов по поступлению и расходованию средств, для него максимальным горизонтом планирования является месяц (БДДС формируют по данным бюджетов доходов и расходов, закупок, займов и кредитов и др. и прогнозируют на период от месяца до нескольких лет);
• платежный календарь планируют и корректируют ежедневно, поэтому его невозможно анализировать на предмет соответствия фактических денежных потоков прогнозируемым значениям (плановые показатели бюджета движения денежных средств в отчетном периоде не изменяются, после завершения периода их сопоставляют с фактическими значениями денежного потока компании);
• для платежного календаря жизненно необходимой является детализация движения денег в разрезе расчетных счетов или касс предприятия (для целей формирования БДДС такая информация не нужна);
• формируя расходную часть платежного календаря, принимают во внимание критичность неуплаты в запланированный срок того или иного вида расходов, чтобы не допустить перебои в обеспечении бизнес-процессов, генерирующих доходы компании.

Платежный календарь в действии

На многих предприятиях составление и ведение платежного календаря проводится с помощью электронных таблиц в Excel. «Продвинутый» вариант заключается в его составлении и ведении с помощью соответствующей автоматизированной финансовой системы.

В этих целях методика организации эффективного оперативного платежного календаря предусматривает несколько мероприятий. Рассмотрим их далее.

1. Планирование денежных поступлений

В оперативном платежном календаре поступление денежных средств планируют по первичным документам по реализации товаров (работ, услуг) и условиям договоров поставки (предоплата, оплата по факту или на условиях отсрочки платежа). Для создания плана поступления денежных средств от будущей реализации товаров (работ, услуг) используют заявки покупателей.

В компании могут быть и другие, непрофильные поступления денежных средств (т. е. от деятельности, которая не является основной), например от предоставления имущества в аренду. В таком случае в платежном календаре нужно предусмотреть поступление доходов в соответствии с договорными условиями оплаты аренды.

Основанием для формирования прогнозов поступления денежных средств являются также кредитные договоры или графики получения займов и кредитов (приложения к кредитным договорам). В любом случае планы поступления денежных средств должны содержать следующие реквизиты:

• основание платежа;
• наименование плательщика;
• сумма поступления;
• статья движения денежных средств;
• прогнозная дата поступления денежных средств.

Допустим, сельхозпредприятие ООО «Маяк» производит и реализует собственную продукцию. Финансово-экономический отдел отвечает за еженедельное формирование оперативного платежного календаря.

Чтобы сформировать приходную часть календаря на неделю с 12 до 16 августа 2019 года, необходимо выполнить следующие действия:

• составить реестр поступлений денежных средств за реализованную ранее продукцию, платежи за которую должны поступить от покупателей в указанную неделю;
• построить прогноз поступлений денежных средств за неделю за продукцию, на поставку которой есть заявки от покупателей;
• запланировать поступление денежных средств от арендаторов имущества предприятия, которые должны поступить согласно договорам аренды;
• запланировать поступление денежных средств согласно кредитным договорам;
• распределить на неделю поступления денежных средств, которые были запланированы в платежном календаре на предыдущую неделю (с 5-го до 9 августа), но так и не поступили.

По первым четырем пунктам данные вносятся в сводный реестр поступлений денежных средств (см. табл. 1).

Таблица 1. Реестр получения денежных средств ООО «Маяк» за 12–16 августа 2019 года

(тыс. грн)

На основании реестра формируют план поступлений денежных средств (см. табл. 2). Одновременно следует контролировать сроки поступления денежных средств по заявкам покупателей. Так, в нашем примере в план поступления денежных средств нужно дополнительно включить платеж за поставку продукции (пшеницы озимой) от Покупателя-3 на сумму 50 тыс. грн. По условиям договора он должен был поступить на расчетный счет компании 07.08.19 г. Эту сумму включаем в план поступлений денежных средств платежного календаря на неделю с 12-го до 16 августа, поскольку в компании есть гарантийное письмо от покупателя, согласно которому платеж поступит не позднее 15.08.19 г.

Таблица 2. План поступления денежных средств ООО «Маяк» за 12–16 августа 2019 года

(тыс. грн)

2. Планирование денежных расходов

Расход денежных средств формируют в платежном календаре на основании заявок, в которых указывают все необходимые реквизиты:

• назначение платежа;
• основание платежа;
• получатель платежа;
• сумма платежа;
• статья движения денежных средств;
• планируемая дата расхода денежных средств.

Чтобы сформировать расходную часть оперативного платежного календаря, нужно выполнить следующие действия:

• составить реестр заявок на расход средств по операционной (текущей), финансовой и инвестиционной деятельности компании;
• распределить на планируемый период заявки, которые не были оплачены (закрыты) в предыдущих периодах.

Заявки на расход средств поступают от ответственных за их оформление сотрудников подразделений компании. Они должны быть завизированы руководителями этих подразделений.

Работник финансово-экономического отдела, который отвечает за формирование платежного календаря, проверяет заявки на соответствие бюджетам и на наличие необходимых реквизитов, а затем включает их в сводный реестр заявок. Реестр ООО «Маяк» на неделю с 12 до 16 августа 2019 года приведем в табл. 3.

Таблица 3. Реестр заявок на расход денежных средств ООО «Маяк» за 12–16 августа 2019 года

(тыс. грн)

Каждая компания периодически испытывает нехватку оборотных средств, поэтому в реестре заявок целесообразно указывать критичность неоплаты каждой из них, указывая группу очередности платежа. Если на какой-то из дней платежного календаря в компании не хватает денег для оплаты всех заявок, то оплата будет осуществляться по приоритетности этих групп (начиная с первой).

Дополнительно к этому реестру нужно включить в платежный календарь на неделю с 12-го до 16 августа заявки на расход, которые не были оплачены на предыдущей неделе из-за недостаточности денег: заявка на оплату сырья на сумму 400 тыс. грн (статья «Оплата сырья», вторая группа очередности платежа).

На основании собранного реестра заявок и данных о неоплаченных заявках прошлого периода формируем расходную часть платежного календаря предприятия (см. табл. 4).

Таблица 4. План расхода денежных средств ООО «Маяк» за 12–16 августа 2019 года

(тыс. грн)

3. Распределение денежных потоков

Как указано выше, главное назначение оперативного платежного календаря – ежедневное управление платежами компании, которое предусматривает ежедневную корректировку планов поступления и расхода денег. Поэтому сначала нужно сформировать предварительный платежный календарь (на основе реестров поступлений денежных средств и перечня заявок на их расход) и определить, хватает ли и в какие дни не хватает денег для запланированного погашения заявок (см. табл. 5).

Таблица 5. Платежный календарь ООО «Маяк» за 12–16 августа 2019 года

(тыс. грн)

Из предыдущего платежного календаря видно, что у ООО «Маяк» достаточно средств для погашения заявок в запланированной неделе.

На этом работа с оперативным платежным календарем не завершается, ведь по различным причинам фактические поступления денежных средств могут не совпадать с запланированными (как и расходы). Ежедневно работник, ответственный за корректность платежного календаря, обновляет его с учетом фактического остатка денег на начало дня и имеющихся неоплаченных заявок на расход средств. После утверждения платежного календаря руководителем финансово-экономической службы его расходная часть служит основанием для формирования реестра платежей и оплаты бухгалтерией заявок. В случае успешного осуществления платежа соответствующая заявка на расход средств отражается как закрытая.

Если же все-таки кассовый разрыв есть, то в целях сбалансирования расходов и поступлений денежных средств платежный календарь следует откорректировать (в частности, пересмотреть очередность платежей, разбить оплату на несколько частей в течение нескольких дней).