Як закрити підприємство, якщо документи загублено?

Підприємство (ТОВ) до 2015 року знаходилося в м. Донецьку. У 2015 році підприємство перереєструвалося в м. Києві. Первинні документи підприємства за 2014 рік втрачено у зв'язку з веденням у Донецьку бойових дій, відновити ці документи неможливо. Зараз засновники підприємства прийняли рішення щодо його ліквідації. Чи можна закрити це підприємство, якщо документи тривалого зберігання (які стосуються зарплати працівників) так і не відновлено? Чи не буде це перешкодою при ліквідації підприємства?

Підприємство закрити можна, але для цього знадобиться сертифікат Торгово-промислової палати (далі – ТПП), що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору) на території, де знаходилося підприємство. У даному випадку це проведення антитерористичної операції (далі – АТО).

Пояснимо докладніше, як треба діяти, щоб у підприємства не виникло проблем.

Насамперед треба дотриматися процедури «самоліквідації» юрособи. Спочатку засновники підприємства приймають рішення щодо ліквідації госптовариства й оформляють його протоколом зборів учасників ТОВ. У протоколі слід відобразити необхідну інформацію, а саме:

• указати причини закриття підприємства;
• призначити ліквідаційну комісію (ліквідатора);
• зафіксувати строки для пред'явлення претензій кредиторів (не менше 2 місяців і не більше 6 місяців із дня публічного повідомлення про рішення щодо припинення юрособи, що закріплене в ч. 5 ст. 105 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Підписи засновників на протоколі засвідчуються нотаріально!

Підписаний протокол подається суб'єкту держреєстрації – для внесення запису про прийняття рішення про припинення юрособи до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР).

Порядок ліквідації юрособи регламентується ст. 111 ЦК. Так, із моменту внесення запису про прийняття рішення до ЄДР ліквідаційна комісія (ліквідатор) зобов'язана вжити всіх необхідних заходів щодо стягнення заборгованостей і письмово повідомити боржників про ліквідацію підприємства, а також заявити вимоги та позови про стягнення заборгованостей (ч. 1 ст. 111 ЦК).

Потім іде процес проходження перевірок у ДФС, Пенсійному фонді, органах соціального страхування, формується остаточний ліквідаційний баланс, а до архіву передаються документи підприємства, які підлягають тривалому зберіганню.

На етапі проходження перевірок у контролюючих органів можуть виникати запитання через відсутність у підприємства первинних документів. У даному випадку потрібно посилатися на п. 38.11 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу. Там сказано, що контролюючий орган не перевіряє періоди, за які втрачені документи у зв'язку з проведенням АТО.

Коли всі етапи пройдено, можна зареєструвати в ЄДР факт припинення юрособи за рішенням власника. Для цього суб'єкту держреєстрації подаються (ч. 12 ст. 17 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV):

• заява про державну реєстрацію припинення юридичної особи в результаті ліквідації (форма 7, затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.16 р. № 3268/5);
• довідка з архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають тривалому зберіганню.

Справи передаються до архіву на підставі Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (розд. ХIV) (далі – Правила № 1000/5). При цьому оформляється акт приймання-передачі документів (додаток 49 до Правил № 1000/5).

На жаль, у Правилах № 1000/5 нічого не сказано про випадки, коли документи втрачено у зв'язку із проведенням АТО. Однак в інших нормативних документах ці моменти прописано. Так, для посвідчення форс-мажорних обставин слід керуватися Законом від 02.09.14 р. № 1669-VII «Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції» (далі – Закон № 1669). Згідно зі ст. 10 Закону № 1669 єдиним належним і достатнім документом, що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору) на території проведення АТО, є сертифікат ТПП. Повноваження ТПП щодо посвідчення форс-мажорних обставин закріплено в ст. 14 Закону від 02.12.97 р. № 671/97-ВР «Про торгово-промислові палати в Україні», а процедуру видачі сертифікатів передбачено в ст. 14¹ цього Закону.

Таким чином, при передачі документів до архіву відсутність документів тривалого зберігання підприємству слід підтвердити сертифікатом ТПП.

А заборони на закриття підприємства, яке втратило документи у зв'язку із проведенням АТО, у законодавстві немає.