Кадрове електронне діловодство: що це означає для бізнесу

Більше за темою:

Правила діловодства: зміни в електронному документообігу та інші нововведення

В Україні розширено можливості використання електронного документообігу в сфері трудових відносин.

Набрав чинності розроблений Держпраці наказ Мінекономіки, яким оновлено Порядок впровадження електронного документообігу (затверджено наказом від 26.03.2026 № 4408).

Якщо раніше цей Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці, то тепер його дію поширено на сферу трудових відносин загалом, включаючи документи з питань охорони праці.

Що це означає для роботодавців?

Роботодавець, який приймає рішення перейти на електронний документообіг, може організувати створення, ведення, підписання, пересилання та зберігання документів у цифровому форматі – відповідно до вимог законодавства про працю, законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.

У цифровому форматі можуть використовуватися, наприклад:

• заяви працівників;
• накази та розпорядження роботодавця;
• документи щодо відпусток, відряджень, переведення, звільнення;
• документи з питань охорони праці;
• інші документи у сфері трудових відносин, ведення яких передбачено законодавством.

Важливо: перехід на електронний документообіг є альтернативним варіантом. Роботодавець самостійно приймає рішення про його впровадження та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.

Переваги для бізнесу та працівників:

• швидший обмін документами;
• менше паперової роботи;
• зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
• краща організація кадрового діловодства;
• можливість належного електронного зберігання документів.

Це ще один крок до сучасного, зручного та безпечного кадрового адміністрування – особливо в умовах дистанційної роботи, релокації бізнесу та воєнного стану.

Електронний документообіг – це право роботодавця організувати кадрові процеси сучасніше, швидше та зручніше.

Північно-Східне МУ Держпраці