Складання графіка відпусток, їх надання та перенесення: огляд питань і відповідей

Більше за темою:

Визначаємо робочий рік, за який надається відпустка

Чи входить до стажу для щорічної відпустки період перебування у декретних відпустках?

Навчальні відпустки: надання та оформлення в мирний і воєнний час

Чи обов’язково складати графік відпусток на підприємстві в період воєнного стану? 

Так, обов’язково. Черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та наявність можливостей для їхнього відпочинку (ч. 4 ст. 79 КЗпП; ч. 10 ст. 10 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон № 504). Надання працівникам часу відпочинку є прямим обов’язком роботодавця. 

З огляду на те, що Закон № 504 поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, норма закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримана навіть тоді, коли на підприємстві працює кілька працівників. 

Оскільки форма графіка відпусток законодавством не встановлена, його складають у довільній формі. 

Потрібно зауважити, що Законом № 504 не визначено строку затвердження графіків відпусток. Водночас на сьогодні в Україні діють (у частині, що не суперечить Конституції і законам України) Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 № 213 (далі – Постанова № 213). Пунктом 20 цих Правил передбачено, що графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. 

Як правило, у графіку відпусток зазначається місяць початку відпустки, інколи – також місяць її закінчення або конкретна дата початку відпустки. 

За домовленістю сторін відпустку можна планувати також частинами. У разі поділу щорічної відпустки на частини слід враховувати, що основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону № 504). 

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 КЗпП, ч. 11 ст. 10 Закону № 504). При цьому Законом № 504 не визначено, у який спосіб роботодавець має повідомити працівника. Це може бути, наприклад, ознайомлення працівника з наказом про надання йому відпустки. 

Якщо роботодавець не повідомив працівника про дату початку щорічної відпустки, відпустка згідно з п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504 повинна бути перенесена на вимогу працівника на інший період. 

Ухвалення рішення про надання відпустки належить виключно до компетенції роботодавця, тому в разі відмови працівника використати гарантоване йому Конституцією України та Законом № 504 право на відпочинок (щорічну відпустку) роботодавець має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника, видати наказ (розпорядження) про надання йому такої відпустки. 

Складаючи графік відпусток, потрібно пам’ятати, що згідно з ч. 13 ст. 10 Закону № 504 деяким категоріям працівників щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються в зручний для них час, зокрема: 

• особам віком до 18 років; 
• особам з інвалідністю; 
• жінкам перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або після неї; 
• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю; 
• одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків; 
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців; 
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною; 
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; 
• батькам - вихователям дитячих будинків сімейного типу; 
• працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року; 
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором. 

Також слід врахувати, що: 

• керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу (ч. 14 ст. 10 Закону № 504); 
• працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їхнім бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою (ч. 15 ст. 10 Закону № 504); 
• працівникам, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах (ч. 16 ст. 10 Закону № 504); 
• працівникам художньо-постановної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період наприкінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу (ч. 17 ст. 10 Закону № 504). 

На період воєнного стану за нормами Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) дію ст. 10 Закону № 504 не зупинено, тому графіки відпусток мають бути складеними. 

Чи можна за ініціативою працівника перенести щорічну відпустку на інший період, ніж встановлено у графіку? 

Так, можна. Чинним законодавством не передбачено порядок складання та ведення графіка відпусток. Але у ч. 10 ст. 10 Закону № 504 зазначено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Отже, графік відпусток на підприємстві, в установі, організації повинен бути обов’язково. 

Якщо роботодавець затвердив графік відпусток, але протягом робочого року у працівника виникла необхідність перенести дату відпустки, такий працівник подає заяву на ім’я роботодавця з проханням перенести відпустку на інший вказаний період. 

До того ж згідно зі ст. 11 Закону № 504 на вимогу працівника щорічну відпустку має бути обов’язково перенесено на інший пер. 9іод у таких випадках: 

• якщо працівник за 2 тижні до встановленого графіком строку не отримав письмового повідомлення про відпустку (ч. 10 ст. 10 Закону № 504); 
• працівникові несвоєчасно виплачена заробітна плата за час щорічної відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону № 504). 

Також таку відпустку має бути перенесено на інший період або продовжено у випадках: 

• настання у період відпустки тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку; 
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; 
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати; 
• збігу щорічної відпустки із відпусткою у зв’язку з навчанням тощо. 

Отже, працівник може у зв’язку з виникненням необхідності, наприклад, за сімейними обставинами, подати заяву роботодавцю про перенесення щорічної відпустки на інший період. Зміни у зв’язку з перенесенням вносяться у графік відпусток. 

Працівник оформив щорічну відпустку, але у зв’язку з виробничою потребою керівник хоче скасувати відпустку без згоди працівника. Чи має він право це зробити? 

Поняття «скасування відпустки» у трудовому законодавстві нема. Є поняття «перенесення відпустки». Переносити щорічну відпустку без згоди працівника роботодавець не має права. 

Перенесення щорічної відпустки може здійснюватися на вимогу працівника, з ініціативи роботодавця або з інших підстав. 

Згідно зі ст. 11 Закону № 504 щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі: 

• порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 11 ст. 10 Закону № 504); 
• несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівникові за час щорічної відпустки (ч. 11 ст. 21 Закону № 504). 

Щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у разі: 

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку; 
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати; 
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; 
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням. 

Щорічна відпустка за ініціативою роботодавця, як виняток, може бути перенесена на інший період лише за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом у разі, коли надання такої відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо позначитися на нормальній роботі підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році. 

У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог ст. 12 Закону № 504. 

Переносячи працівникові відпустку, потрібно пам’ятати, що забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці. 

Чи можна надати працівникові щорічну відпустку в період його попередження про скорочення посади? 

Так, можна. Згідно з ч. 1 ст. 49² КЗпП працівників попереджають про звільнення у зв’язку зі скороченням чисельності або штату працівників не пізніше ніж за два місяці. У цей період враховується час перебування працівника у відпустці (зокрема, щорічній відпустці, відпустці у зв’язку з навчанням, без збереження заробітної плати), відрядженні, а також період його тимчасової непрацездатності. 

Законодавством не заборонено в період попередження працівника про звільнення у зв’язку зі скороченням штату надавати йому невикористану щорічну відпустку або її частину. 

Під час щорічної основної відпустки у працівниці захворіла дитина. Чи оплачується працівниці листок непрацездатності? Чи переноситься щорічна основна відпустка? 

Ні, листок непрацездатності не оплачується, відпустка не переноситься. 

Згідно зі ст. 2 Закону № 504 громадянам, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надається щорічна відпустка зі збереженням на цей період місця роботи (посади) і заробітної плати. 

Згідно із п. 1 ч. 2 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону № 504 щорічна основна відпустка переноситься на інший період або продовжується в разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку, на певну кількість календарних днів, протягом яких працівник був непрацездатний, якщо непрацездатність настала в період відпустки. 

Відповідно до ч. 6 ст. 15 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною віком до 14 років не надається, якщо застрахована особа перебувала у цей час у щорічній (основній чи додатковій) відпустці, у зв’язку з навчанням або творчій відпустці. 

Чи може роботодавець відкликати працівника із навчальної відпустки або відпустки без збереження заробітної плати у зв’язку з виробничою необхідністю? 

Ні, не може. За загальним правилом, для того щоб працівника, який перебуває у відпустці, можна було залучити до роботи в цей період, необхідно здійснити відкликання з відпустки за його згодою. 

Норми ст. 79 КЗпП та ч. 3 ст. 12 Закону № 504 передбачають можливість відкликання тільки із щорічної відпустки. Водночас слід зазначити, що згідно зі ст. 4 Закону № 504 додаткові відпустки у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14 і 15 Закону № 504) і відпустки без збереження заробітної плати (ст. 25, 26 Закону № 504) до щорічних відпусток не належать, тобто правових підстав для дострокового відкликання працівника з відпустки немає. 

Отже, працівник, який перебуває у навчальній відпустці або відпустці без збереження заробітної плати, має право не виконувати незаконне розпорядження роботодавця. Також не слід забувати, що відповідно до статті 202 КЗпП працівникам, які проходять виробниче навчання або навчаються в закладах освіти без відриву від виробництва, роботодавець повинен створювати необхідні умови для поєднання роботи з навчанням. 

Чи можна відкликати працівника із частини щорічної основної відпустки? 

Можна за умови, що безперервна частина щорічної основної відпустки до чи після відкликання становитиме не менше 14 календарних днів. 

КЗпП гарантує право працівників на відпочинок. Цим документом передбачається й можливість відкликання працівників з відпустки. Для цього роботодавець повинен отримати письмову згоду працівника на відкликання з відпустки. Згідно зі ст. 12 Закону № 504 безперервна частина щорічної основної відпустки не може становити менше ніж 14 календарних днів. Отже, відкликання працівника з відпустки можливе лише за умови, що він зможе безперервно перебувати у відпустці протягом 14 днів до чи після відкликання. 

Працівник хворів більше 7 місяців. Чи зараховується період тимчасової непрацездатності до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку? 

Так, зараховується. 

Згідно з п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону № 504 до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (ст. 6 цього Закону), зараховується час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. 

Отже, період тимчасової непрацездатності працівника зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. 

Чи має право працівниця на щорічну основну відпустку в період перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку? 

Ні, не має. Відповідно до ст. 2 Закону № 504 право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, працюють за трудовим договором у фізичної особи, а також іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні. 

Період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, не зараховується (п. 3 ч. 1 ст. 9 Закону № 504). 

Працівниця матиме право на щорічну основну відпустку лише після фактичного виходу на роботу, зокрема й тоді, коли вона перерве відпустку для догляду за дитиною і стане до роботи. 

Чи обов’язково складати графік відпусток на підприємстві, де працює три працівники? 

Так, обов’язково. Згідно з ч. 10 ст. 10 Закону № 504 черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. 

Закон № 504 поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, а тому норма щодо складання графіка відпусток має бути дотримана навіть у тому випадку, коли на підприємстві працює кілька працівників. 

Оскільки форми графіка відпусток законодавством не встановлено, вона може бути довільною. 

Що ж стосується строків складання та затвердження графіків відпусток, то ані КЗпП, ані Законом № 504 їх не визначено. Як правило, графіки відпусток складають щороку на початку календарного року. 

Водночас слід зауважити, що на сьогодні в Україні продовжують діяти (у частині, що не суперечить Конституції і законам України) Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Постановою № 213. Пунктом 20 цих Типових правил передбачено, що графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. 

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону № 504). З цією метою можна вручити працівникові відповідний документ з назвою «повідомлення» або, наприклад, ознайомити працівника під підпис із наказом про надання щорічної відпустки. 

Якщо роботодавець не попередив працівника про дату початку щорічної відпустки, відпустка згідно з п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504 має бути перенесена на вимогу працівника на інший період. 

Чи має право працівник, який працює на умовах неповного робочого дня (6 год.), на додаткову відпустку за ненормований робочий день? 

Ні, не має. Відповідно до ст. 8 Закону № 504 щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається, зокрема, працівникам з ненормованим робочим днем – тривалістю до 7 к. д. згідно із списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою. 

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюється колективним договором чи трудовим договором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах. 

Відповідно до п. 1 Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці і соцполітики від 10.10.1997 № 7 (далі – Рекомендації № 7), ненормований робочий день є особливим режимом робочого часу, який встановлюється для певної категорії працівників у разі неможливості нормування часу трудового процесу. 

У разі потреби ця категорія працівників виконує роботу понад нормальну тривалість робочого часу – 40 год на тиждень (така робота не вважається надурочною). Міра праці у даному випадку визначається не тільки тривалістю робочого часу, а й колом обов’язків і обсягом виконаних робіт (навантаження). 

У п. 3 Рекомендацій № 7 зазначено, що додаткова відпустка працівникам з ненормованим робочим днем надається як компенсація за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості, складність і самостійність у роботі, необхідність періодичного виконання службових завдань понад встановлену тривалість робочого часу. 

При визначенні тривалості додаткової відпустки працівникам з ненормованим робочим днем за особливий характер праці необхідно враховувати всі наведені вище фактори. 

Відповідно до п. 2 Рекомендацій № 7 ненормований робочий день не може бути застосований для працівників, зайнятих на роботі з неповним робочим днем (6 год), але може застосовуватися для працівників, які працюють на умовах неповного робочого тижня. 

Чи можна виплатити працівнику грошову компенсацію за невикористану частину щорічної відпустки? 

Можна за умови використання 24 календарних днів щорічної відпустки за відпрацьований робочий рік, за який надавалася така відпустка. Право на відпустку забезпечується: гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади); заробітної плати (допомоги) у випадках, передбачених Законом № 504; забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону № 504. 

Згідно із . 4 ст. 24 Закону № 504 за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути меншою ніж 24 календарних дні. 

Отже, за бажанням працівника після використання ним за робочий рік, за який надається відпустка, не менш ніж 24 календарних днів щорічної відпустки (основної та додаткових) за решту днів невикористаної щорічної відпустки за цей самий робочий рік йому може бути виплачено грошову компенсацію. 

Чи можна відкликати працівницю із додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи? 

Ні, не можна. Працівників не можна відкликати із будь-якого виду соціальної відпустки за будь-яких умов. Роботодавець має право відкликати тільки тих працівників, які перебувають у щорічній основній або додатковій відпустці. 

Відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 504 відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. 

У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки. 

Якої тривалості компенсувати щорічні основні відпустки працівникам при звільненні, за умови обмеження надання в період воєнного стану щорічної основної відпустки тривалістю 24 календарних дні? 

Відповідно до ст. 24 Закону № 504 у разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. 

Обмеження відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону № 2136 стосується тільки надання щорічної основної відпустки не більше 24 календарних днів, але це не стосується права отримання такої відпустки після закінчення воєнного стану, а також права на отримання компенсації всіх днів не використаної щорічної основної та додаткової відпустки із розрахунку повної тривалості. 

У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної основної відпустки. 

Отже, абзацом четвертим Закону № 2136 передбачено, що у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону № 504. При цьому щорічні основні відпуски компенсуються в повному обсязі тієї тривалості, якої вони встановлені законодавством. Якщо в період воєнного стану працівникові надавалися відпустки з обмеженням 24 календарними днями, при звільненні компенсується решта такої відпустки. 

ФПУ