Обов’язкові реквізити первинних документів для підтвердження витрат ФОП на загальній системі

Більше за темою:

Марафон: Первинні документи для бізнесу: усе, що потрібно бухгалтеру

Бухгалтерський облік та первинні документи: зміни-2026

Чи мають бути у підприємця первинні документи?

Які обов’язкові реквізити повинні мати первинні документи, що підтверджують витрати ФОП на загальній системі оподаткування? 

Згідно з п. 177.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та не грошовій формі) та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такого фізособи-підприємця.

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ). 

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: 

• назву документа (форми); 
• дату складання; 
• назву суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ; 
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим ч. 2 ст. 9 Закону № 996 реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення. Дія положень абзацу восьмого ч. 2 ст. 9 Закону № 996 не поширюється на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів; господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна; договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт; договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу. 

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (номер документа, підстава для здійснення операції тощо). 

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. 

Згідно з п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм. 

Відповідно до норм Закону № 996 та Положення № 88 первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: печатка, ідентифікаційний код суб’єкта господарювання з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава, для здійснення операцій, дані про документ що засвідчує особу – одержувача тощо (п. 2.3 Положення № 88). 

При цьому, відповідно до п. 2.10 Положення № 88 вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню. 

ЗІР, категорія 104.05