Який формат використовувати при збереженні первинних е-документів

Більше за темою:

Строки зберігання первинних документів збільшено: чи вплине це на строки давності для перевірок

Первинний документ підписаний особою, яка перебуває у відпустці або на лікарняному: правові наслідки

В якому форматі повинні зберігатися у платника податків електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску), а також архіви файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді та який термін їх зберігання (у т. ч. якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше 1 095/1 825/2 555 днів)?

Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851).

Відповідно до ст. 1 Закону № 851 суб’єктами електронного документообігу є автор, підписувач, створювач електронної печатки, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Статтею 13 Закону № 851 визначено, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками шляхом використання електронної довірчої послуги зберігання електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами, відповідно до Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в таких установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених ПК (пп. 16.1.12 ПК).

Згідно з п. 44.3 ПК платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

• 2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39² «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
• 1 825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПК, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПК (пп. 44.3.2 ПК);
• 1 095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПК (пп. 44.3.3 ПК);
• 1 095 днів – для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший пп. 44.3.4 ПК).

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПК, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абзац другий пп. 44.3.4 ПК).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39² «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ПК), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац третій пп. 44.3.4 ПК).

Передбачені п. 44.3 ПК строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК (абзац четвертий пп. 44.3.4 ПК).

Відповідно до п. 44.4 ПК якщо документи, визначені у п. 44.1 ПК, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ПК.

У разі отримання платником податків згідно з п. 86.14 ПК від контролюючого органу інформації про виявлені обставини (факти), що можуть свідчити про здійснення операцій з метою надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави, документи, визначені п. 44.1 ПК, якщо вони підтверджують зазначені обставини (факти) та/або є підставою для відображення в обліку операцій, пов’язаних із зазначеними обставинами (фактами), зберігають протягом строків, передбачених п. 44.3 ПК, збільшених на 1 095 днів.

Поряд із цим строки зберігання типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, визначені у наказі Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Частиною 3 ст. 8 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлено, що відповідальність, зокрема, за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім ЄСВ), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством, але не менше ніж визначено у п. 44.3 ПК.

Також варто зауважити, що п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПК визначено, що на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабміном на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПК.

Крім того, відповідно до п. 73 підрозд. 10 розд. XX «Інші перехідні положення» ПК установлено, що до документів та інформації, пов’язаних із застосуванням вимог п. 141.4 ПК, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності Законом від 21.05.2024 № 3721-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та Закону України «Про електронні комунікації» щодо рентної плати за користування радіочастотним спектром (радіочастотним ресурсом) України», а також до податкового контролю за визначенням грошових зобов’язань платника податків на підставі таких документів, застосовуються вимоги щодо 2 555-денного мінімального строку зберігання платниками податків документів та інформації, передбачені п. 44.3 ПК, та права контролюючого органу щодо визначення сум грошових зобов’язань платника податків протягом 2 555-денного строку, передбачені ст. 102 ПК.

Слід зазначити, що у п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПК встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПК.

Відповідно до пп. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПК для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з пп. 69.2², 69.35¹ та 69.35² п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПК. Для платників податків продовжуються строки зберігання документів та інформації, визначених пп. 44.1 ПК, на період зупинення відліку строку давності, передбаченого абзацом першим пп. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПК.

Водночас, якщо органом ДПС перевірка платника податків не проводилась, то відповідно до абзацу першого п. 85.2 ПК після початку перевірки платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.

Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством, але не менше ніж визначено у п. 44.3 ПК. Якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше 1 095/1 825/2 555 днів, документи повинні зберігатись платником податків з урахуванням положень ст. 102, п. 52² та п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПК.

ЗІР, категорія 129.03