Первинний документ підписаний особою, яка перебуває у відпустці або на лікарняному: правові наслідки

Суть проблеми. У процесі діяльності будь-якого суб’єкта господарювання (далі – СГ) оформляється велика кількість різних документів, у тому числі первинних. Непоодинокі ситуації, коли підпис на такому документі посадова особа (директор, головний бухгалтер та ін.) ставить у той момент, коли перебуває у відпустці, на лікарняному тощо, тобто офіційно відсутня на роботі. У зв’язку із цим постають запитання, чи має юридичну силу такий документ і як до нього поставляться контролюючі органи.

Про що стаття? Ми розглянемо, чи має право посадова особа під час своєї відпустки або іншої тимчасової відсутності на роботі підписувати первинні документи та в чому полягають ризики СГ, у якого документ оформлений таким чином, а також наведемо приклади із судової практики.

Що передбачено законодавством?

Підписи на первинному документі – один з обов’язкових реквізитів. Це прямо випливає з вимог:

• ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996);
• п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Відповідно до цих вимог, первинний документ повинен містити особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Також обов’язковою є наявність підписів відповідних посадових осіб на касових документах (прибуткових та видаткових касових ордерах) згідно з вимогами п. 26, 27 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Чи має право директор, головний бухгалтер або інша посадова особа, уповноважена підписувати первинні документи, ставити підпис на таких документах у період своєї тимчасової відсутності на роботі (наприклад, під час відпустки або тимчасової непрацездатності)?

З одного боку, у законодавстві немає прямої заборони на підписання посадовцем первинних та інших документів у період своєї тимчасової відсутності на роботі. З іншого боку, на період відпустки або іншої відсутності на роботі з поважних причин працівник звільняється від виконання своїх трудових обов’язків. І цей момент нерідко викликає спори між СГ та контролюючими органами.

Позицію Державної служби з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва (далі – Держпідприємництва) із цього питання висловлено в листі від 17.10.2014 № 8361. У листі зазначено, що керівник підприємства є виконавчим органом управління юрособи, який діє на підставі статуту, та його повноваження припиняються способом, визначеним у статуті. З моменту його призначення (обрання) на посаду і до звільнення з посади його службові повноваження не припиняються. Факт надання відпустки керівникові, крім випадку, коли його повноваження передаються іншому працівникові в порядку тимчасового заміщення, не припиняє його посадових повноважень. Отже, керівник підприємства має право підписувати первинні документи під час відпустки, хвороби та в інший неробочий час, якщо має таку можливість.

У чому полягають ризики?

Припустимо, первинні документи підписані посадовцем у період його офіційної відсутності на роботі. Найчастіше такі факти практично виявляють органи ДПС або Держпраці, коли під час перевірок досліджують табелі обліку робочого дня, кадрові накази та інші документи. Відповідно, ризики для СГ можуть бути як податкові, так і трудові.

Податкові ризики

Податковий орган може не визнати первинні документи, засвідчені підписом посадової особи, яка під час підписання документа перебувала у відпустці (на лікарняному тощо). Відповідно, не будуть визнані витрати, відображені на підставі такого первинного документа, та інші показники, задекларовані у податковій звітності.

Як аргумент ДПС використовує норми п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК). У цьому пункті зазначено, що платники податків зобов’язані вести облік виходячи з первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та інших документів, ведення яких передбачене законодавством. При цьому платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, не підтверджених вищезазначеними документами.

Отже, за невизнанням документа йтиме донарахування платнику податків податкових зобов’язань та застосування санкцій, передбачених ПК (штраф, пеня).

Якщо ж ідеться про оформлення таким підписом касових документів, то податковий орган може не визнати факт оприбуткування в касі готівки та застосувати до СГ (його посадових осіб) відповідальність за порушення порядку здійснення розрахунків, зокрема передбачену КУпАП.

Такі випадки призводять до виникнення судових спорів між СГ та податковими органами.

Трудові ризики

Органи Держпраці, виявивши під час перевірки первинні та інші документи, оформлені працівниками підприємства під час своєї відпустки або хвороби, можуть розцінити це як порушення трудового законодавства та застосувати:

• до підприємства – штраф на підставі ст. 265 КЗпП;
• до посадових осіб підприємства – адмінштраф на підставі ст. 41 КУпАП.

Позицію Мінсоцполітики із цього питання наведено в листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16.

У листі зазначено, що керівник (головний бухгалтер) підприємства насамперед є посадовою особою, яка перебуває з підприємством, установою, організацією у трудових відносинах, що регулюються нормами трудового законодавства. У період відпустки керівник (головний бухгалтер) неспроможний виконувати посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, гарантованою всім працівникам (ст. 45 Конституції). У період відпустки працівник не може бути притягнутий до відповідальності за неналежне виконання своїх обов’язків, тому його повноваження на цей період мають бути припинені.

Також у листі зазначено, що неможливість виконання працівником своїх обов’язків під час відпустки можна обґрунтувати тією обставиною, що ст. 79 КЗпП передбачена можливість відкликання працівника з відпустки в установленому порядку. Також законодавством передбачена можливість поєднання посад та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Для виконання функцій керівника (головного бухгалтера) на час його відпустки може бути призначений виконувач обов’язків керівника (головного бухгалтера), який користується всіма повноваженнями керівника (головного бухгалтера), у тому числі правом підпису.

Судова практика

У спорах щодо дійсності документів (у т. ч. первинних), підписаних посадовими особами у свій неробочий час, суди найчастіше стають на бік СГ, а не контролюючих органів. Проте не завжди.

Розглянемо кілька прикладів із судової практики та наведемо основні аргументи, які використовували СГ для захисту своїх інтересів.

1. Постанова Верховного Суду від 29.06.2022, ЄДРСР, реєстр. № 105024895.

У ході перевірки підприємства податковий орган поставив під сумнів дійсність прибуткових та видаткових касових ордерів, підписаних головним бухгалтером, який у момент їх підписання перебував у відпустці, що підтверджувалося табелем обліку робочого часу за перевірюваний період. За це порушення до підприємства було застосовано штраф. Підприємство оскаржило в суді податкове повідомлення-рішення (далі – ППР), на підставі якого було застосовано штраф. Рішенням окружного суду, яке було залишене в силі апеляційним судом, позов підприємства був задоволений повністю, а оскаржуване ППР – скасоване. Верховний Суд підтримав цю позицію судів і залишив їх рішення в силі.

У цьому разі підприємство не оспорювало той факт, що у момент підписання касових ордерів головний бухгалтер перебувала у відпустці. Однак як доказ дійсності цих касових ордерів суду була подана пояснювальна записка, у якій головний бухгалтер пояснила, що під час своєї відпустки продовжувала виконувати за своєю ініціативою трудові обов’язки разового характеру, що стосуються виплати орендної плати. Вона підтвердила, що касові ордери містять її власноручний підпис, а також зазначила, що у своїх діях керувалася наказом підприємства, яким установлена можливість виходу на роботу під час перебування у відпустці.

Аргументи Верховного Суду були такими:

• ні КЗпП, ні Закон від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» не містить застережень або обмежень щодо здійснення працівником під час відпустки або в інший період відпочинку передбачених трудовим договором функцій із власної ініціативи;
• хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та цілям відпустки, наявність таких обставин не може свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа та спростовувати засвідчені ним операції;
• якщо видаткові касові ордери містять усі визначені законом обов’язкові реквізити, у тому числі підписи головного бухгалтера та касира, та не встановлено жодних доказів того, що зазначені касові ордери є підробленими або містять ознаки підробки або іншим чином вказують на їхню дефектність, такі документи є обов’язковими для урахування податковим органом під час перевірки та формування висновків за результатами її проведення.

2. Постанова Верховного Суду від 08.02.2024, ЄДРСР, реєстр. № 116869841.

Ситуація аналогічна вищерозглянутій: ставилися під сумнів видаткові та прибуткові касові ордери, підписані головним бухгалтером під час перебування у відпустці. Підприємство оскаржило ППР у суді. Окружний адміністративний суд та апеляційний суд винесли рішення не на користь підприємства. Однак Верховний Суд не погодився з такою позицією і скасував рішення судів попередніх інстанцій, а також скасував ППР.

Аргументи Верховного Суду були аналогічні вищенаведеним. Суд зазначив, що хоча виконання працівником, який перебуває у відпустці, окремих трудових обов’язків не відповідає змісту та меті відпустки, наявність таких обставин не може свідчити про дефектність первинного бухгалтерського документа та спростовувати засвідчені ним операції. Правове значення має лише належність підпису працівникові, уповноваженому трудовим договором на здійснення відповідної господарської операції.

3. Рішення Чернігівського окружного адміністративного суду від 28.02.2020, ЄДРСР, реєстр. № 88141225.

У ході перевірки підприємства податковий орган поставив під сумнів дійсність актів приймання-передачі, складених у вихідний день на підтвердження факту реальності господарської операції.

Розглядаючи цю справу, суд зазначив, що оскільки акти складено у вихідний день підприємства, що підтверджується табелем обліку робочого часу, такі акти не можуть бути достовірним підтвердженням факту здійснення господарської операції. Рішення було винесене судом на користь підприємства. Проте задля справедливості зазначимо, що підписання первинних документів у вихідний день було не єдиною підставою для відмови задовольнити позов підприємства – мали місце й інші недоліки при складанні первинних документів.

4. Постанова до другого апеляційного адміністративного суду від 08.07.2020, ЄДРСР, реєстр. № 90457279.

Податковий орган за результатами проведеної перевірки не визнав податкових витрат підприємства, підтверджених первинними документами (видатковими та прибутковими накладними, актами надання послуг), які були підписані директором підприємства у період своєї відпустки. Тому підприємству були донараховані податкові зобов’язання з податку на прибуток та застосовані штрафні санкції.

Суди першої та апеляційної інстанції були на боці підприємства. Як доказ дійсності первинних документів підприємство подало суду нотаріально посвідчену заяву директора підприємства, у якій він зазначив, що скріпив своїм підписом документи, якими підтверджуються господарські операції.

Суд у своєму рішенні зазначив, що керівник підприємства є виконавчим органом управління юридичної особи, який діє на підставі статуту, та повноваження його припиняються у спосіб, визначений у статуті. З моменту його призначення (обрання) на посаду та до звільнення з посади його службові повноваження не припиняються. Отже, у неробочий час, а також у період відрядження або відпустки посадові повноваження керівника не припиняються, він має право підписувати документи підприємства й у цих випадках.

Наші рекомендації

Як бачимо з вищенаведених судових рішень, шанси відстояти дійсність первинних документів, підписаних директором або іншими посадовими особами під час відпустки, хвороби або іншого неробочого часу, СГ має. Однак посадовим особам підприємства краще не зловживати правом підписувати документи у будь-який час, оскільки свою правоту підприємству потім треба буде доводити в суді. А це додаткові фінансові та моральні витрати.

Тому рекомендуємо завчасно подбати про підписання первинних документів під час відсутності уповноважених осіб.

Призначте осіб, уповноважених підписувати первинні та касові документи у період тимчасової відсутності основного працівника (директора, головного бухгалтера, касира та ін.). Ви можете на цей період:

• або покласти такі обов’язки на штатного заступника (за наявності);
• або призначити тимчасового виконувача обов’язків.

А якщо так сталося, що документи були підписані в період відпустки або іншої тимчасової відсутності працівника, доводьте дійсність цього документа, використовуючи аргументи, наведені у судових рішеннях (див. вище).