Какой формат использовать при сохранении первичных э-документов

Больше по теме:

Сроки хранения первичных документов увеличены: повлияет ли это на сроки давности для проверок

Первичный документ подписан лицом, находящимся в отпуске или на больничном: правовые последствия

В каком формате должны храниться у налогоплательщика электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса), а также архивы файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, и каков срок их хранения (в т. ч. если органом ГНС проверка не проводилась более 1 095/1 825/2 555 дней)?

Организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов установлены Законом от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851).

В соответствии со ст. 1 Закона № 851 субъектами электронного документооборота являются автор, подписант, создатель электронной печати, адресат и посредник, приобретающие предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

Статьей 13 Закона № 851 определено, что субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копированиев соответствии с порядком учета и копирования документов, установленным законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (при отсутствии оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно проверяется целостность данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение таких требований:

1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступна для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) при наличии должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по сохранению электронных документов с наложенными на них электронными подписями или печатями путем использования электронной доверительной услуги хранения электронных подписей, печатей, электронных меток времени и сертификатов, связанных с этими услугами, в соответствии с Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах».

Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в таких учреждениях осуществляются в порядке, определенном законодательством.

В соответствии с п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК) для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность документов, связанных с исполнением налоговой обязанности, в течение сроков, установленных НК (пп. 16.1.12 НК).

Согласно п. 44.3 НК налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НК, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля согласно ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39² «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 НК (пп. 44.3.1 НК);
• 1 825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемых лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НК, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НК (пп. 44.3.2 НК);
• 1 095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НК (пп. 44.3.3 НК);
• 1 095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (абзац первый пп. 44.3.4 НК).

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НК, рассчитываются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НК, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НК предельного срока подачи такой отчетности, а для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня завершения срока их действия) (абзац второй пп. 44.3.4 НК).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НК, за период деятельности налогоплательщика не менее 1 825 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, согласно ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39² «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 НК), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив (абзац третий пп. 44.3.4 НК).

Предусмотренные п. 44.3 НК сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК (абзац четвертый пп. 44.3.4 НК).

В соответствии с п. 44.4 НК, если документы, определенные в п. 44.1 НК, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны сохраняться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 НК.

В случае получения налогоплательщиком согласно п. 86.14 НК от контролирующего органа информации о выявленных обстоятельствах (фактах), которые могут свидетельствовать об осуществлении операций с целью предоставления неправомерной выгоды должностному лицу иностранного государства, документы, определенные п. 44.1 НК, если они подтверждают указанные обстоятельства (факты) и/или являются основанием для отражения в учете операций, связанных с указанными обстоятельствами (фактами), хранят в течение сроков, предусмотренных п. 44.3 НК, увеличенных на 1 095 дней.

Наряду с этим сроки хранения типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определены в приказе Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Частью 3 ст. 8 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Итак, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме ЕСВ), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях в течение срока, установленного законодательством, но не менее чем определено в п. 44.3 НК.

Также следует заметить, что п. 52² подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НК определено, что на период с 18 марта 2020 года по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие карантина, установленного Кабмином на всей территории Украины с целью предотвращения распространения на территории Украины коронавирусной болезни (COVID-19), останавливается течение сроков давности, предусмотренных ст. 102 НК.

Кроме того, согласно п. 73 подразд. 10 разд. XX «Прочие переходные положения» НК установлено, что к документам и информации, связанным с применением требований п. 141.4 НК, срок хранения которых не истек на день вступления в силу Закона от 21.05.2024 № 3721-ІХ «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и Закон Украины «Об электронных коммуникациях» относительно рентной платы за пользование радиочастотным спектром (радиочастотным ресурсом) Украины», а также относительно налогового контроля за определением денежных обязательств налогоплательщика на основании таких документов, применяются требования относительно 2 555-дневного минимального срока хранения налогоплательщиками документов и информации, предусмотренные п. 44.3 НК, и права контролирующего органа по определению сумм денежных обязательств налогоплательщика в течение 2 555-дневного срока, предусмотренные ст. 102 НК.

Следует отметить, что в п. 69 подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» НК установлено, что временно, на период до прекращения или отмены военного положения на территории Украины взимание налогов и сборов осуществляется с учетом особенностей, определенных в п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НК.

В соответствии с пп. 69.36 п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НК для контролирующего органа и налогоплательщиков останавливается отсчет срока давности по документальным плановым и внеплановым проверкам, которые не проводятся согласно пп. 69.2², 69.35¹ и 69.35² п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НК. Для налогоплательщиков продлеваются сроки хранения документов и информации, определенных пп. 44.1 НК, на период остановки отсчета срока давности, предусмотренного абзацем первым пп. 69.36 п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НК.

В то же время, если органом ГНС проверка налогоплательщика не проводилась, то в соответствии с абзацем первым п. 85.2 НК после начала проверки налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, относящиеся или связанные с предметом проверки.

Итак, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством, но не менее чем определено в п. 44.3 НК. Если органом ГНС проверка не проводилась более 1 095/1 825/2 555 дней, документы должны храниться налогоплательщиком с учетом положений ст. 102, п. 52² и п. 69 подразд. 10 разд. XX НК.

ОИР, категория 129.03