Як підписати податкову звітність в електронному вигляді у разі тимчасової відсутності директора та головного бухгалтера

Більше за темою:

Як підписати документ кваліфікованим електронним підписом?

Головний бухгалтер без права підпису: це заборонено чи ні?

Який порядок підписання податкової звітності в електронному вигляді у разі тимчасової відсутності (відпустка, у т. ч. відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею передбаченого законодавством віку, лікарняний) керівника (директора) або головного бухгалтера (у т. ч. якщо завершився строк чинності кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису особи, якій делеговано право підпису)? 

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до норм Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (далі – Порядок). 

Пунктом 48.5 ПКУ визначено, що податкова декларація повинна бути підписана, зокрема керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником. 

Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність накладеного на електронний документ кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (абзац другий пп. 48.5.1 ПКУ). 

Згідно з п. 2 розд. ІІ Порядку автор створює електронні документи устроки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком. 

Керівник та самозайнята особа, для якої згідно з податковим законодавством встановлено обов’язок подання звітності та інших електронних документів засобами електронного зв’язку в електронній формі, для надання кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, зобов’язані на електронних документах під час передачі таких документів до контролюючого органу використовувати особистий ключ, кваліфікований сертифікат якого надано керівником і такою самозайнятою особою до контролюючого органу з першим електронним документом або повідомленням про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі – Повідомлення) (абзац четвертий п. 1 розд. ІІІ Порядку). 

Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий п. 42.6 ПКУ). 

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, керівник та самозайнята особа повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку (п. 3 розд. ІІІ Порядку). 

До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронних підписів усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований або удосконалений електронний підпис керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки (п. 4 розд. ІІІ Порядку). 

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом припиняється виключно у випадках, передбачених п. 42.6 ПКУ. 

Враховуючи вищезазначене, у разі тимчасової відсутності (відпустка, у т. ч. відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею передбаченого законодавством віку, лікарняний) керівника (директора) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований або удосконалений електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку: 

• першим – головного бухгалтера; 
• другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»; 
• третім – кваліфікована електронна печатка (за наявності). 

Слід зазначити, що у разі завершення строку чинності кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»/«Бухгалтер», така особа втрачає право підпису електронних документів. 

У разі тимчасової відсутності (відпустка, у т. ч. відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею передбаченого законодавством віку, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований або удосконалений електронний підпис керівника (директора) та кваліфікована електронна печатка (за наявності). 

ЗІР, категорія 129.03