Как подписать налоговую отчетность в электронном виде при временном отсутствии директора и главного бухгалтера

Больше по теме:

Как подписать документ квалифицированной электронной подписью?

Главный бухгалтер без права подписи: это запрещено или нет?

Каков порядок подписания налоговой отчетности в электронном виде в случае временного отсутствия (отпуск, в т. ч. отпуск по уходу за ребенком до достижения им предусмотренного законодательством возраста, больничный) руководителя (директора) или главного бухгалтера (в т. ч. если завершился срок действия квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи лица, которому делегировано право подписи)?

Электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом осуществляется в соответствии с нормами Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) и Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Минфина от 06.06.2017 № 557 (далее – Порядок). 

Пунктом 48.5 НКУ определено, что налоговая декларация должна быть подписана, в частности, руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган. В случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика, такая налоговая декларация подписывается таким руководителем. 

Достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие наложенной на электронный документ квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, в соответствии с требованиями Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» (абзац второй пп. 48.5.1 НКУ).

Согласно п. 2 разд. II Порядка автор создает электронные документы в сроки и согласно порядку, определенные законодательством для соответствующих документов в электронной и бумажной форме, с указанием всех обязательных реквизитов и с использованием средства квалифицированной электронной подписи и печати (при наличии), руководствуясь Порядком. 

Руководитель и самозанятое лицо, для которого согласно налоговому законодательству установлена обязанность подачи отчетности и других электронных документов средствами электронной связи в электронной форме, для предоставления квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, обязаны на электронных документах при передаче таких документов в контролирующий орган использовать личный ключ, квалифицированный сертификат которого предоставлен руководителем и таким самозанятым лицом в контролирующий орган с первым электронным документом или уведомлением о предоставлении информации о квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи (далее – Уведомление) (абзац четвертый п. 1 разд. ІІІ Порядка).

Руководитель налогоплательщика определяет, изменяет перечень уполномоченных лиц налогоплательщика, которые наделяются правом подписания, представления, получения ими документов и информации через электронный кабинет от имени налогоплательщика и определяет их полномочия (абзац второй п. 42.6 НКУ). 

Для предоставления права подписи электронных документов другим лицам, которым делегировано право подписи, руководитель и самозанятое лицо уведомляет о таких лицах контролирующий орган, на учете в котором состоит автор, путем направления уведомления о предоставлении информации о квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи (далее – Уведомление) в электронном виде по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку (п. 3 разд. ІІІ Порядка). 

В Уведомление вносится информация о подписчике (подписчиках), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное Уведомление первыми накладываются квалифицированные или усовершенствованные электронные подписи, основанные на квалифицированных сертификатах электронных подписей всех лиц, включенных в Уведомление, в порядке очередности их внесения в Уведомление, после них – квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись руководителя и последней – квалифицированная электронная печать (при наличии), основанная на квалифицированном сертификате электронной печати (п. 4 разд. ІІІ Порядка).

Электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом прекращается исключительно в случаях, предусмотренных п. 42.6 НКУ. 

Учитывая вышесказанное, в случае временного отсутствия (отпуск, в т. ч. отпуск по уходу за ребенком до достижения им предусмотренного законодательством возраста, больничный) руководителя (директора) на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированные или усовершенствованные электронные подписи должностных лиц, которым делегировано право подписи, путем направления Уведомления, принятого контролирующим органом, в следующем порядке:

• первым – главного бухгалтера; 
• вторым – лица, указанные в Уведомлении с типом подписи «Директор»; 
• третьим – квалифицированная электронная печать (при наличии). 

Следует отметить, что в случае истечения срока квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи лица, указанного в Уведомлении с типом подписи «Директор»/«Бухгалтер», такое лицо теряет право подписи электронных документов. 

В случае временного отсутствия (отпуск, в т. ч. отпуск по уходу за ребенком до достижения им предусмотренного законодательством возраста, больничный) главного бухгалтера на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись руководителя (директора) и квалифицированная электронная печать (при наличии). 

ОИР, категория 129.03