Апостилювання документів: порядок та строки

Більше за темою:

Договір про правову допомогу vs апостиль: як бути з довідками про резидентство Польщі

Роль печатки на паперових та електронних первинних документах: коли реально допомагає її наявність?

Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує дійсність підпису на документі, повноваження особи, що його підписала, а також справжність відбитку печатки або штампа на ньому. Завдяки апостилю документ можна офіційно використовувати в інших країнах без додаткової легалізації.

Міністерство юстиції України відповідно до наданих йому повноважень здійснює проставлення апостиля на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України (постанова КМУ від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»).

Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Мін’юсту від 20.11.2025 № 3177/5 (далі – Порядок).

Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів (далі – Реєстр).

З прийняттям нового Порядку апостиль видозмінився і містить QR-коди підпису і печатки установи, яка його проставила. Крім того, кожен апостиль має свій унікальний QR-код, який дає змогу швидко підтвердити його справжність.

На спеціалізованому вебресурсідоступна перевірка апостилів.

Під час перевірки відображається не лише сам апостиль, а й сканована копія документа, на який його проставлено (для апостилів, проставлених з 01.03.2026).

Куди звернутися для проставлення апостиля?

Для проставлення апостиля на наявному у заявника офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі – офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до:

будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі – відділ);

• нотаріуса;
• Державної архівної служби, якщо документ виданий державною архівною установою (далі – архівний документ).

У разі перебування заявника за кордоном проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до:

• будь-якого відділу;
• Державної архівної служби, якщо потрібно апостилювати архівний документ (п. 1 розд. ІІ Порядку).

Якщо особа не може особисто звернутися чи надіслати документи поштою, за неї це може зробити її представник.

Формується та реєструється заява про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру в день особистого звернення заявника або не пізніше наступного робочого дня з дня отримання звернення поштовим відправленням.

У випадку апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр) заява про проставлення апостиля формується та реєструється посадовою особою відділу за допомогою програмних засобів Реєстру в день отримання виписки від територіального органу Міністерства юстиції України (п. 4 розд. ІІ Порядку).

Які документи подати для проставлення апостиля?

Для проставлення апостиля заявник окрім заяви подає:

• документ, що посвідчує особу, передбачений Законом від 20.11.2012 № 5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». Коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства;
• оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку. Оригінал офіційного документа в паперовій формі заявником не подається у випадку апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру;
• платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля.

Не подається заявником платіжна інструкція у разі звільнення від сплати послуги з проставлення апостиля особи, безпосередньо якої стосується офіційний документ.

На підтвердження права на звільнення від сплати послуги заявником у разі його особистого звернення за проставленням апостиля пред’являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Якщо звернення заявника надіслане поштовим відправленням, до нього має долучатися копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку (п. 3, 6, 7 розд. ІІ Порядку).

Що робити, якщо немає у заявника офіційного документа?

У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, він може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.

Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу.

Якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби.

Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру, заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України (п. 2 розд. ІІ Порядку).

Строк розгляду заяви та проставлення апостиля

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля (п. 5 розд. І Порядку).

Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у посадової особи такий документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України надсилає суб’єкту, від якого виходив такий документ, відповідний запит.

У такому випадку посадова особа Мін’юсту зупиняє розгляд офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, на строк до одного місяця. Про зупинення розгляду та про причини, що обумовили таке зупинення, посадова особа повідомляє заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля (п. 5 розд. ІІІ Порядку).

Результат розгляду та видачі документів

Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.

Офіційний документ в паперовій формі з проставленим апостилем, офіційний документ в паперовій формі та повідомлення про відмову у проставленні апостиля видаються заявнику чи його представнику посадовою особою або у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 розділу II Порядку, надсилаються поштовим відправленням (п. 1, 3 розд. ІV Порядку).

Плата за надання послуги

Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 грн. Оскільки Законом про Держбюджет на 2026 рік встановлено прожитковий мінімум для працездатних осіб у розмірі 3 328 грн, з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить:

• для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) – 670 грн;
• для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) – 1 160 грн.

Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:

Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)

Отримувач коштів: ГУК у м. Києві /м.Київ/22012500

Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783

Номер рахунку (IBAN): UA618999980313070165041026001.

Громадяни, які на цей час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, можуть здійснювати оплату послуги з проставлення апостиля в іноземній валюті у банках-кореспондентах АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Оплата здійснюється на рахунок Державної казначейської служби України, відкритий у АТ «Державний експортно-імпортний банк України». Ознайомитися з актуальною інформацією щодо банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можливо на офіційному вебсайті Державної казначейської служби України за посиланням.

Звертаємо увагу, що в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) має бути вказано код класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля».

Крім того, інформуємо, що за надання відомостей з Єдиного державного реєстру справляється плата у розмірі, встановленому Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб – 170 грн).

Довідково. Верховна Рада прийняла Закон від 10.01.2002 № 2933-III «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів». Конвенція набула чинності для України з 22.12.2003.

Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Перелік держав-учасниць Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем міститься на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права.

Інформація станом на 19.05.2026

Мін’юст