Апостилирование документов: порядок и сроки

Больше по теме:

Договор о правовой помощи vs апостиль: как быть со справками о резидентстве Польши

Роль печати на бумажных и электронных первичных документах: когда реально помогает ее наличие?

Апостиль – это специальный штамп, подтверждающий действительность подписи на документе, полномочия подписавшего его лица, а также подлинность отпечатка печати или штампа на нем. Благодаря апостилю документ можно официально использовать в других странах без дополнительной легализации.

Министерство юстиции Украины в соответствии с предоставленными ему полномочиями осуществляет проставление апостиля на документах, выдаваемых органами юстиции, судами, государственными архивными учреждениями, а также на документах, оформляемых нотариусами Украины (постановление КМУ от 18.01.2003 № 61 «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющего требование легализации иностранных официальных документов»).

Порядок проставления Министерством юстиции Украины апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержден приказом Минюста от 20.11.2025 № 3177/5 (далее – Порядок).

Проставление апостиля осуществляется с помощью программных средств Электронного реестра апостилей (далее – Реестр).

С принятием нового Порядка апостиль видоизменился и содержит QR-коды подписи и печати проставившего его учреждения. Кроме того, каждый апостиль имеет свой уникальный QR-код, позволяющий быстро подтвердить его подлинность.

На специализированном веб-ресурсе доступна проверка апостилей.

Во время проверки отображается не только сам апостиль, но и сканированная копия документа, на который он проставлен (для апостилей, проставленных с 01.03.2026).

Куда обратиться для проставления апостиля?

Для проставления апостиля на имеющемся у заявителя официальном документе, предназначенном для использования на территории другого государства (далее – официальный документ), подается заявление о проставлении апостиля в устной форме путем его личного обращения:

• в любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины (далее – отдел);
• к нотариусу;
• в Государственную архивную службу, если документ выдан государственным архивным учреждением (далее – архивный документ).

В случае пребывания заявителя за границей проставление апостиля на имеющемся у такого заявителя в бумажной форме официальном документе может осуществляться по его обращению, отправленному почтовым отправлением:

• в любой отдел;
• Государственную архивную службу, если нужно апостилировать архивный документ (п. 1 разд. ІІ Порядка).

Если лицо не может лично обратиться или отправить документы по почте, за него это может сделать его представитель.

Формируется и регистрируется заявление о проставлении апостиля с помощью программных средств Реестра в день личного обращения заявителя или не позднее следующего рабочего дня со дня получения обращения почтовым отправлением.

В случае апостилирования выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – Единый государственный реестр) заявление о проставлении апостиля формируется и регистрируется должностным лицом отдела с помощью программных средств Реестра в день получения выписки от территориального органа Министерства юстиции Украины (п. 4 разд. ІІ Порядка).

Какие документы подать для проставления апостиля?

Для проставления апостиля заявитель помимо заявления подает:

• документ, удостоверяющий личность, предусмотренный Законом от 20.11.2012 № 5492-VI «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины, удостоверяющих лицо или его специальный статус». Если таким заявителем является иностранец или лицо без гражданства, документом, удостоверяющим его личность, является национальный, дипломатический или служебный паспорт иностранца или другой документ, удостоверяющий личность иностранца или лица без гражданства;
• оригинал официального документа или его копию, удостоверенную в установленном порядке. Оригинал официального документа в бумажной форме заявителем не подается в случае апостилирования выписки из Единого государственного реестра;
• платежную инструкцию об оплате услуги по проставлению апостиля.

Не подается заявителем платежная инструкция в случае освобождения от оплаты услуги по проставлению апостиля лица, непосредственно к которому относится официальный документ.

В подтверждение права на освобождение от оплаты услуги заявителем в случае его личного обращения за проставлением апостиля предъявляется документ, подтверждающий право на освобождение от уплаты.

Если обращение заявителя направлено почтовым отправлением, к нему должна прилагаться копия документа, подтверждающего право на освобождение от уплаты, удостоверенная в установленном порядке (п. 3, 6, 7 разд. ІІ Порядка).

Что делать, если у заявителя нет официального документа?

В случае отсутствия у заявителя официального документа в бумажной форме он может обратиться за его истребованием (получением) в соответствии с законодательством и проставлением на нем апостиля.

Если такой документ представляет собой документ о государственной регистрации актов гражданского состояния, заявитель обращается в любой отдел.

Если такой документ представляет собой архивный документ, заявитель обращается в Государственную архивную службу.

Если таким документом является выписка из Единого государственного реестра, заявитель обращается в территориальный орган Министерства юстиции Украины (п. 2 разд. ІІ Порядка).

Срок рассмотрения заявления и проставления апостиля

Проставление апостиля, отказ в его проставлении осуществляется в срок до 3 рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации в Реестре заявления о проставлении апостиля (п. 5 разд. І Порядка).

Если при рассмотрении официального документа, поданного для проставления апостиля, у должностного лица такой документ вызывает подозрение в его подделке, Министерство юстиции Украины направляет субъекту, от которого исходил такой документ, соответствующий запрос.

В таком случае должностное лицо Минюста останавливает рассмотрение официального документа, представленного для проставления апостиля, сроком до одного месяца. О приостановлении рассмотрения и о причинах, обусловивших такую остановку, должностное лицо уведомляет заявителя, используя контактные данные, указанные в соответствующем заявлении о проставлении апостиля (п. 5 разд. ІІІ Порядка).

Результат рассмотрения и выдачи документов

О результате рассмотрения заявления о проставлении апостиля и официальных документов, поданных для проставления апостиля, в бумажной форме должностное лицо отдела, Государственной архивной службы, нотариус не позднее следующего рабочего дня со дня принятия соответствующего решения информирует заявителя, используя контактные данные, указанные в соответствующем заявлении о проставлении апостиля.

Официальный документ в бумажной форме с проставленным апостилем, официальный документ в бумажной форме и уведомление об отказе в проставлении апостиля выдаются заявителю или его представителю должностным лицом или в случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 1 раздела II Порядка, направляются почтовым отправлением (п. 1, 3 разд. IV Порядка).

Плата за предоставление услуги

Плата за предоставление услуг по проставлению апостиля взимается в соответствующем размере от прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом на 1 января календарного года, в котором подаются соответствующие документы для проставления апостиля, и округляется до ближайших 10 грн. Поскольку Законом о Госбюджете на 2026 год установлен прожиточный минимум для трудоспособных лиц в размере 3 328 грн, с 1 января 2026 года плата за проставление апостиля составляет:

• для физических лиц (0,2 прожиточного минимума) – 670 грн;
• для юридических лиц (0,35 прожиточного минимума) – 1 160 грн.

Счет платежа за предоставление услуги по проставлению апостиля:

Банк получателя: Казначейство Украины (ЕАН)

Получатель средств: ГУК в г. Киеве /г. Киев/22012500

Код получателя (код по ЕГРПОУ): 37993783

Номер счета (IBAN): UA618999980313070165041026001.

Граждане, которые в настоящее время проживают за границей и нуждаются в проставлении апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, могут производить оплату услуги по проставлению апостиля в иностранной валюте в банках-корреспондентах АО «Государственный экспортно-импортный банк Украины». Оплата производится на счет Государственной казначейской службы Украины, открытый в АО «Государственный экспортно-импортный банк Украины». Ознакомиться с актуальной информацией о банковских реквизитах и перечне банков-корреспондентов можно на официальном веб-сайте Государственной казначейской службы Украины по ссылке.

Обращаем внимание, что в платежных поручениях в иностранной валюте в поле «Деталі платежу» (Details of payment) должен быть указан код классификации доходов бюджета 22012500 «Плата за предоставление административной услуги за проставление апостиля».

Кроме того, информируем, что за предоставление сведений из Единого государственного реестра взимается плата в размере, установленном Законом Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» (0,05 прожиточного минимума для трудоспособных лиц – 170 грн).

Для справки. Верховная Рада приняла Закон от 10.01.2002 № 2933-III «О присоединении Украины к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов». Конвенция вступила в силу для Украины с 22.12.2003.

Конвенция распространяется на официальные документы, составленные на территории одного из Договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого Договаривающегося государства.

Перечень государств-участников Гаагской конвенции по удостоверению документов апостилем содержится на сайте Гаагской конференции по международному частному праву.

Информация по состоянию на 19.05.2026

Минюст