Унесення змін до штатного розпису

Закриття бухгалтерського року: згадати все!

В яких випадках вносяться зміни до штатного розпису? Таке запитання виникає чи не в кожного кадровика чи бухгалтера. Підстав для цього може бути чимало. Це і підвищення мінімальної заробітної плати, і введення окремої посади (нового відділу), приведення у відповідність назви посад до Класифікатора професій, скорочення штату працівників чи ліквідації окремих підрозділів, зміна істотних умов праці. Як це зробити правильно, читайте у статті.

Чи обов’язковим є ведення штатного розпису?

Штатний розпис, як документ, не передбачений жодним нормативним документом. Зважаючи на це, він не є обов’язковим документом, проте в роботі підприємства загалом він є необхідним. Для доказу цього наведемо таке.

У законодавстві поняття «штатний розпис» згадується в ч. 3 cт. 64 Господарського кодексу, де йдеться про те, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

У трудовому законодавстві, а саме в п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП, зазначено, що трудовий договір за ініціативою роботодавця може бути розірваний в разі скорочення чисельності або штату працівників. Через те, що процедуру скорочення штату працівників без документа, яким є штатний розпис, провести неможливо, цей документ є необхідним під час звільнення працівників.

Крім того, поняття «штатний розпис» також застосовується в розд. 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.04 р. № 336. У ньому сказано, що посадові інструкції складаються для працівників всіх посад, зазначених у штатному розписі. Для розробки та затвердження посадових інструкцій слід ураховувати, серед іншого, особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Зважаючи на вищенаведене, для дотримання норм законодавства без штатного розпису підприємству не обійтися.

Водночас деякі питання не врегульовано законом. Здебільшого вони стосуються підприємств недержавної форми власності. Це:

• визначення поняття «штатний розпис»;
• питання обов’язковості наявності штатного розпису на підприємстві;
• відсутність єдиної уніфікованої форми штатного розпису для всіх підприємств;
• обов’язковість визначення терміну дії штатного розпису.

Що таке штатний розпис?

Штатним розписом слід вважати організаційно-розпорядчий документ, що відображає структуру підприємства, установи, організації, чисельність відділів, працівників, а також може відображати розмір їх заробітної плати. Таке формулювання наведено у роз’ясненні Мінпраці від 27.06.07 р. № 162/06/187-07.

За якою формою складається штатний розпис?

Для бюджетних організацій згідно з постановою КМУ від 28.02.02 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» передбачено типову форму. Її затверджено наказом Мінфіну від 28.01.02 р. № 57.

Для підприємств недержавної форми власності, як зазначалося вище, єдиної затвердженої форми штатного розпису не існує. Тобто штатний розпис вони складають у довільній формі.

Практично штатним розписом визначається структурний і чисельний склад працівників, який оформлюється у вигляді таблиці з графами (див. зразок 1).

Зразок 1

Штатний розпис складають за погодженням з головним бухгалтером. Затверджується він керівником підприємства грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» з визначеною датою. Або ж видається відповідний наказ з основної діяльності, і в такому разі затвердження здійснюється грифом «ЗАТВЕРДЖЕНО» відповідно до наказу керівника із зазначенням його номера.

Який термін дії штатного розпису?

Затверджуючи штатний розпис підприємства недержавної форми власності, період його дії можна не вказувати. У такому разі він буде чинним доти, поки до нього не буде внесено зміни та/або доповнення.

Щодо штатного розпису бюджетної установи, то він має бути затверджений в місячний термін з початку року. Тобто термін його дії – один календарний рік.

Зміни до штатного розпису

Роботодавець може в будь-який час внести зміни до штатного розпису. Підставою для цього може бути зміна структури підприємства, чисельності працівників, розміру зарплати тощо.

Як правило, оновлення штатного розпису здійснюється шляхом:

• або внесення змін до чинного штатного розпису (кількість і періодичність таких нововведень не обмежується);
• або затвердження нової редакції штатного розпису, яка дієтиме з тієї дати, яка буде в ньому зазначена. Такий формат є доцільним у разі, якщо треба внести багато змін.

Наказ про внесення змін (або затвердження нової редакції штатного розпису) складають у довільній формі. У ньому зазначають підстави для змін і конкретну дату, з якої зміни набирають чинності.

Розглянемо зразки формулювання наказу залежно від підстав для внесення змін до штатного розпису.

Підвищення мінімальної заробітної плати

Розмір мінімальної заробітної плати (далі – МЗП) змінюється щороку (а раніше — і двічі на рік). Тож якщо посадові оклади у штатному розписі передбачено на рівні МЗП, у роботодавця виникає обов’язок привести їх розмір у відповідність до мінімальних гарантій, передбачених законодавством.

Варто зауважити, що зміна заробітної плати в такому разі не є зміною істотних умов праці, адже умови оплати праці не змінюються в бік погіршення, коли роботодавець повинен повідомити працівника не пізніш як за два місяці до їх запровадження або зміни.

Отже, для внесення змін до штатного розпису у зв’язку з підвищенням МЗП видається такий наказ (див. зразок 2).

Зразок 2

Уведення нових штатних одиниць

Потреба у виданні такого наказу (див. зразок 3) виникає в разі збільшення штатної чисельності працівників. Тобто за потреби роботодавець може прийняти нового працівника, але для цього на підприємстві має бути вакансія. Це означає, що у штатному розписі має бути передбачена посада, на яку буде працевлаштовано нового працівника. 

Зразок 3

Скорочення штату працівників

Зміна структури підприємства зазвичай супроводжується скороченням штату працівників, адже структурна перебудова підприємства призводить до зменшення кількості штатних одиниць за певними посадами або їх ліквідації.

Алгоритм проведення цієї процедури не простий. Однією з важливих умов її проведення є попередження працівників про скорочення. Зміни, які відбуваються, мають здійснюватися на підставі наказу з основної діяльності підприємства про внесення змін до штатного розпису та скорочення штату працівників підприємства (див. зразок 4).

Згідно зі ст. 49² КЗпП про скорочення штату працівників персонально попереджають та в разі масового вивільнення (ст. 48 Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI «Про зайнятість населення») направляють державній службі зайнятості за місцем реєстрації платника єдиного внеску інформацію за формою № 4-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 317 не пізніше ніж за два місяці.

Важливо пам’ятати, що наказ про введення в дію штатного розпису в новій редакції можна видавати лише після спливу терміну, визначеного в наказі про скорочення штату працівників, та за умови, що всі працівники, які підлягали вивільненню за п. 1 ст. 40 КЗпП – звільнені.

Зразок 4

Зміни назви посади

Інколи роботодавці помилково вносять до штатного розпису назву посади, яка не відповідає назві у Класифікаторі професій (далі – КП).

Часто це стосується назв посад (професій), створених шляхом їх скорочення, використання дефіса, заміною порядку слів тощо, наприклад «бренд-менеджер», «різноробочий», «науковий редактор» тощо. Однак назву неіснуючої посади (професії) можна змінити на ту, що відповідає КП, лише в разі, якщо завдання та обов’язки за неправильно вказаною посадою збігатимуться із завданнями та обов’язками за посадою згідно з КП.

Зауважимо, що згідно з положеннями КП не допускається утворення розширених (подвійних) назв посад (професій) через дефіс (крім тих, що передбачені в КП), а також утворення нових «звужених» назв шляхом скорочення вже існуючих у КП.

Зміна професійної назви роботи у такому разі не буде призводити до зміни істотних умов праці, адже через їх уточнення та приведення у відповідність до КП не відбувається ні зміни виконуваних робіт, ні зміни розміру зарплати, ні зміни місця та режиму роботи.

Для приведення професійної назви роботи у відповідність до КП без зміни виконуваних обов’язків потрібно внести зміни до багатьох документів, серед яких є і штатний розпис. Цьому процесу передуватиме складення доповідної записки на ім’я керівника підприємства та видання наказу про внесення змін у назви посад (професій) у зв’язку з приведенням їх у відповідність до КП (див. зразок 5).

Зразок 5

Зміна істотних умов праці (системи оплати праці)

Відповідно до ст. 97 КЗпП оплата праці працівників здійснюється за погодинною, відрядною або іншими системами оплати праці. Погодинна оплата праці, про яку йтиметься далі, це система заробітної плати, за якою працю оплачують за годинними тарифними ставками (окладами) згідно з відпрацьованим часом у цьому розрахунковому періоді. А зміна системи та розміру оплати праці відповідно до ст. 32 КЗпП належить до зміни істотних умов праці працівника.

Як передбачено ст. 29 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон № 108), про нові або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення роботодавець повинен повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці до їх запровадження або зміни. В односторонньому порядку приймати рішення з питань оплати праці роботодавець не має права.

Це передбачено не лише Законом № 108, але й ст. 103 КЗпП, згідно з якою обов’язковим є повідомлення працівників у такий самий строк про запровадження нових або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення. До того ж, таке попередження має бути здійснене в письмовій формі, під особистий підпис кожного працівника.

Доцільно нагадати, що неповідомлення працівників про запровадження погодинної оплати праці або несвоєчасне повідомлення (з порушенням двомісячного строку) є грубим порушенням вимог трудового законодавства.

Зазвичай підставою для запровадження погодинної оплати праці є підвищення ефективності використання робочого часу. Оформлюються такі зміни відповідним наказом керівника підприємства про зміну істотних умов праці. Після спливу терміну попередження необхідно буде затвердити штатний розпис у новій редакції зі змінами, а саме можна додати графу «Погодинні тарифні ставки», в якій відображатиметься інформація щодо годинної тарифної ставки окремого працівника, або графу «Посадовий оклад» розширити словами «Посадовий оклад/погодинна тарифна ставка, грн» (див. зразок 6).

Погодинний розмір мінімальної зарплати обчислюється з розміру МЗП на місяць та середньомісячної норми тривалості робочого часу за 40-годинного робочого тижня (пп. 2 п. 1 постанови КМУ від 05.05.10 р. № 330 «Про визначення та застосування мінімальної заробітної плати в погодинному розмірі»).

Відповідно до Закону від 14.11.19 р. № 294-ІХ «Про державний бюджет України на 2020 рік» розмір погодинної заробітної плати на 2020 рік з 01.01.20 р., виходячи з мінімальної заробітної плати, становить 28,31 грн, але роботодавці можуть установлювати вищий розмір.

Розмір заробітної плати за погодинної оплати праці залежить від тривалості відпрацьованого часу, кваліфікації працівника, умов праці, складності роботи. Мірою праці за погодинної оплати є відпрацьований час, а не кількість виробленої продукції, як за відрядної оплаті праці.

Для зручності нараховування зарплати погодинно варто користуватися Методичними рекомендаціями щодо запровадження погодинної оплати праці та дотримання мінімальних годинних гарантій в оплаті праці, затвердженими наказом Мінпраці від 16.04.99 р. № 69.

Зразок 6

Строк зберігання штатного розпису та змін до них

Згідно з п. «б» ст. 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578):

• на державних і комунальних підприємствах, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі – НАФ) — штатні розписи та переліки змін до них за місцем складання і затвердження підлягають постійному зберіганню;
• на державних і комунальних підприємствах, де не ствoрюються документи НАФ — строк зберігання цих документів становить 75 років;
• у всіх інших роботодавців — строк зберігання становить 3 роки .

Проекти штатних розписів та інші документи, які слугують підставою для їх розробки (довідки, пропозиції) також мають зберігатися 3 роки (ст. 38 Переліку № 578).