Внесение изменений в штатное расписание

Закрытие бухгалтерского года: вспомнить все!

В каких случаях вносятся изменения в штатное расписание? Такой вопрос возникает едва ли не у каждого кадровика или бухгалтера. Оснований для этого может быть немало. Это и повышение минимальной заработной платы, и введение отдельной должности (нового отдела), и приведение названия должностей в соответствие с Классификатором профессий, и сокращение штата работников или ликвидация отдельных подразделенийв, изменение существенных условий труда. Как это сделать правильно, читайте в статье.

Обязательно ли ведение штатного расписания?

Штатное расписание, как документ, не предусмотрено ни одним нормативным документом. Учитывая это, оно не считается обязательным документом, однако в работе предприятия в целом оно необходимо. Для доказательства отметим следующее.

В законодательстве понятие «штатное расписание» упоминается в ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса, где речь идет о том, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

В трудовом законодательстве, а именно в п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ, сказано, что трудовой договор по инициативе работодателя может быть расторгнут в случае сокращения численности или штата работников. В связи с тем, что процедуру сокращения штата работников без документа, каковым является штатное расписание, провести невозможно, этот документ необходим при увольнении работников.

Кроме того, понятие «штатное расписание» применяется в разд. 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики от 29.12.04 г. № 336. В нем сказано, что должностные инструкции составляются для работников всех должностей, указанных в штатном расписании. Для разработки и утверждения должностных инструкций следует учитывать, среди прочего, особенности штатного расписания предприятия, учреждения, организации.

Учитывая вышеизложенное, для соблюдения норм законодательства без штатного расписания предприятию не обойтись.

В то же время, некоторые вопросы не урегулированы законом. В основном они касаются предприятий негосударственной формы собственности. Это:

• определение понятия «штатное расписание»;
• вопрос обязательности наличия штатного расписания на предприятии;
• отсутствие единой унифицированной формы штатного расписания для всех предприятий;
• обязательность определения срока действия штатного расписания.

Что такое штатное расписание?

Штатным расписанием следует считать организационно-распорядительный документ, который отражает структуру предприятия, учреждения, организации, численность отделов, работников, а также может отражать размер их заработной платы. Такая формулировка дана в разъяснении Минтруда от 27.06.07 г. № 162/06/187-07.

По какой форме составляется штатное расписание?

Для бюджетных организаций согласно постановлению КМУ от 28.02.02 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений» предусмотрена типовая форма. Она утверждена приказом Минфина от 28.01.02 г. № 57.

Для предприятий негосударственной формы собственности, как отмечалось выше, единой утвержденной формы штатного расписания не существует. То есть штатное расписание они составляют в произвольной форме.

Практически, штатным расписанием определяется структурный и численный состав работников, что оформляется в виде таблицы с графами (см. образец 1).

Образец 1

Штатное расписание составляют по согласованию с главным бухгалтером. Утверждается оно руководителем предприятия грифом «УТВЕРЖДАЮ» с определенной датой. Или же издается соответствующий приказ по основной деятельности, и в таком случае утверждение происходит грифом «УТВЕРЖДЕНО» в соответствии с приказом руководителя с указанием его номера.

Какой срок действия штатного расписания?

Утверждая штатное расписание предприятиям негосударственной формы собственности, период его действия можно не указывать. В таком случае оно будет действовать до тех пор, пока в него не будут внесены изменения и / или дополнения.

Что касается штатного расписания бюджетного учреждения, то оно должно быть утверждено в месячный срок с начала года. То есть срок его действия – один календарный год.

Изменения в штатное расписание

Работодатель может в любое время внести изменения в штатное расписание. Основанием для этого может быть изменение структуры предприятия, численности работников, размера зарплаты и т. п.

Как правило, обновление штатного расписания производится путем:

• либо внесения изменений в действующее штатное расписание (количество и периодичность таких нововведений не ограничивается);
• либо утверждения новой редакции штатного расписания, которая будет действовать даты, указанной в нем. Такой формат целесообразен в случае, если нужно внести много изменений.

Приказ о внесении изменений (или утверждении новой редакции штатного расписания) составляют в произвольной форме. В нем указывают основания для изменений и конкретную дату, с какой изменения вступают в силу.

Рассмотрим образцы формулировки приказа в зависимости от оснований для внесения изменений в штатное расписание.

Повышение минимальной заработной платы

Размер минимальной заработной платы (далее – МЗП) изменяется ежегодно (а раньше — и дважды в год). Поэтому если должностные оклады в штатном расписании предусмотрены на уровне МЗП, у работодателя возникает обязанность привести их размер в соответствие с минимальными гарантиями, предусмотренными законодательством.

Стоит заметить, что изменение заработной платы в таком случае не считается изменением существенных условий труда, ведь условия оплаты труда не изменяются в сторону ухудшения, когда работодатель должен уведомить работника не позднее чем за два месяца до их внедрения или изменения.

Итак, для внесения изменений в штатное расписание в связи с повышением МЗП издается такой приказ (см. образец 2).

Образец 2

Введение новых штатных единиц

Необходимость в издании такого приказа (см. образец 3) возникает в случае увеличения штатной численности работников. То есть при необходимости работодатель может принять нового работника, но для этого на предприятии должна быть вакансия. Это значит, что в штатном расписании должна быть предусмотрена должность, на которую будет трудоустроен новый работник.

Образец 3

Сокращение штата работников

Изменение структуры предприятия обычно сопровождается сокращением штата работников, ведь структурная перестройка предприятия приводит к уменьшению количества штатных единиц по определенным должностям или их ликвидации.

Алгоритм проведения этой процедуры не прост. Одним из важных условий ее проведения является предупреждение работников о сокращении. Изменения должны проводиться на основании приказа по основной деятельности предприятия о внесении изменений в штатное расписание и сокращении штата работников предприятия (см. образец 4).

Согласно ст. 49² КЗоТ о сокращении штата работников персонально предупреждают и в случае массового высвобождения (ст. 48 Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI «О занятости населения») направляют государственной службе занятости по месту регистрации плательщика единого взноса информацию по форме № 4-ПН, утвержденной приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 317, не позднее чем за два месяца.

Важно помнить, что приказ о введении в действие штатного расписания в новой редакции можно издавать лишь после истечения срока, определенного в приказе о сокращении штата работников, и при условии, что все работники, подлежащие высвобождению по п. 1 ст. 40 КЗоТ, уволены.

Образец 4

Изменение названия должности

Иногда работодатели ошибочно вносят в штатное расписание название должности, которое не соответствует названию в Классификаторе профессий (далее – КП).

Часто это касается названий должностей (профессий), созданных путем их сокращения, использования дефиса, замены порядка слов и т. п., например «бренд-менеджер», «разнорабочий», «научный редактор» и т. д. Однако название несуществующей должности (профессии) можно изменить на то, которое соответствует КП, только в случае, если задачи и обязанности по неправильно указанной должности совпадают с задачами и обязанностями по должности согласно КП.

Заметим, что согласно положениям КП не допускается образование расширенных (двойных) названий должностей (профессий) через дефис (кроме тех, которые предусмотрены в КП), а также образование новых «суженных» названий путем сокращения уже существующих в КП.

Изменение профессионального названия работы в таком случае не приведет к изменению существенных условий труда, ведь вследствие их уточнения и приведения в соответствие с КП не происходит ни изменения выполняемых работ, ни изменения размера зарплаты, ни изменения места и режима работы.

Для приведения профессионального названия работы в соответствие с КП без изменения исполняемых обязанностей нужно внести изменения во многие документы, среди которых есть и штатное расписание. Этому процессу будет предшествовать составление докладной записки на имя руководителя предприятия и издание приказа о внесении изменений в названия должностей (профессий) в связи с приведением их в соответствие с КП (см. образец 5).

Образец 5

Изменение существенных условий труда (системы оплаты труда)

В соответствии со ст. 97 КЗоТ оплата труда работников осуществляется по почасовой, сдельной или другим системам оплаты труда. Почасовая оплата труда, о которой речь будет идти далее, это система заработной платы, при которой труд оплачивают по часовым тарифным ставкам (окладам) согласно отработанному временами в этом расчетном периоде. А изменение системы и размера оплаты труда в соответствии со ст. 32 КЗоТ относитсят к изменению существенных условий труда работника.

Как предусмотрено ст. 29 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда» (далее – Закон № 108), о новых или изменении действующих условий оплаты труда в сторону ухудшения работодатель должен уведомить работника не позднее, чем за два месяца до их введения или изменения. В одностороннем порядке принимать решение по вопросам оплаты труда работодатель не имеет права.

Это предусмотрено не только Законом № 108, но и ст. 103 КЗоТ, согласно которой обязательно уведомление работников в такой же срок о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда в сторону ухудшения. К тому же, такое предупреждение должно быть осуществлено в письменной форме, под личную подпись каждого работника.

Целесообразно напомнить, что неуведомление работников о внедрении почасовой оплаты труда или несвоевременное уведомление (с нарушением двухмесячного срока) считается грубым нарушением требований трудового законодательства.

Как правило, основанием для введения почасовой оплаты труда является повышение эффективности использования рабочего времени. Оформляются такие изменения соответствующим приказом руководителя предприятия об изменении существенных условий труда. После истечения срока предупреждения необходимо будет утвердить штатное расписание в новой редакции с изменениями, а именно можно добавить графу «Почасовые тарифные ставки», в которой будет отражаться информация о часовой тарифной ставке отдельного работника, или графу «Должностной оклад» расширить словами «Должностной оклад/почасовая тарифная ставка, грн» (см. образец 6).

Почасовой размер минимальной зарплаты исчисляется из размера МЗП на месяц и среднемесячной нормы продолжительности рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе (пп. 2 п. 1 постановления КМУ от 05.05.10 г. № 330 «Об определении и применении минимальной заработной платы в почасовом размере»).

В соответствии с Законом от 14.11.19 г. № 294-ІХ «О государственном бюджете Украины на 2020 год» размер почасовой заработной платы на 2020 год с 01.01.20 г., исходя из минимальной заработной платы, составляет 28,31 грн, но работодатели могут устанавливать больший размер.

Размер заработной платы при почасовой оплате труда зависит от продолжительности отработанного времени, квалификации работника, условий труда, сложности работы. Мерой труда при почасовой оплате является отработанное время, а не количество произведенной продукции, как при сдельном оплате труда.

Для удобства начисления зарплаты почасово следует пользоваться Методическими рекомендациями по внедрению почасовой оплаты труда и соблюдению минимальных часовых гарантий в оплате труда, утвержденными приказом Минтруда от 16.04.99 г. № 69.

Образец 6

Срок хранения штатного расписания и изменений в него

Согласно п. «б» ст. 37 Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578):

• на государственных и коммунальных предприятиях, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (далее – НАФ), — штатные расписания и перечни изменений в них по месту составления и утверждения подлежат постоянному хранению;
• на государственных и коммунальных предприятиях, где не создаются документы НАФ — срок хранения этих документов составляет 75 лет;
• у всех остальных работодателей — срок хранения составляет 3 года.

Проекты штатных расписаний и другие документы, служащие основанием для их разработки (справки, предложения), также должны храниться 3 года (ст. 38 Перечня № 578).