Протягом якого часу слід зберігати копії військово-облікових документів працівників, з якими припинено трудові відносини?

Ситуація із практики

Скільки часу має зберігати роботодавець копії військово-облікових документів звільнених військовозобов’язаних працівників?

Терміни зберігання документів, що формуються на підприємстві в процесі його діяльності встановлені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5).

У ст. 674–678 Переліку № 578/5 установлено строки зберігання копій військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів різних категорій, а також осіб, виключених з військового обліку до досягнення ними граничного віку. Зокрема, зазначено, що копія військово-облікового документа в особовій справі працівника має зберігатися протягом трьох років після його звільнення.

Наголосимо, що особові справи ведуться на всіх працівників, проте копії військово-облікових документів долучаються до них лише щодо військовозобов’язаних.

Але на військовозобов’язаних працівників необхідно також вести окремі справи. Це передбачено п. 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487. Там зазначено, що списки персонального військового обліку формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів військовозобов’язаних. А в разі звільнення військовозобов’язаного працівника відомості про нього у списках персонального військового обліку та справа залишаються до кінця поточного року, а потім виключаються зі списків та вилучаються зі справи.

Детальніше див. «Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання».

Отже, копія військово-облікового документа в особовій справі працівника після його звільнення зберігається протягом трьох років з моменту звільнення, а в справі з військового обліку військовозобов’язаного працівника – до кінця поточного року.