Повідомлення ДФС про прийняття на роботу працівника

Одна з обов’язкових умов правильного оформлення новоприйнятих працівників – повідомлення про їх прийняття органу ДФС. Згідно з трудовим законодавством працівник не може бути допущений до роботи без укладання з ним трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, із повідомленням центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації держполітики щодо адміністрування ЄСВ (простіше кажучи, податкового органу) про прийняття такого працівника на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП). У консультації розглянемо порядок і строки подання даного повідомлення, а також нюанси повідомлення податкових органів у різних ситуаціях.

Загальні положення

Порядок подання та форма повідомлення про прийняття працівника на роботу (далі – повідомлення) затверджені постановою КМУ від 17.06.15 р. № 413 (далі – Постанова № 413, Порядок № 413).

Способи подання повідомлення. Повідомлення подається одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства в сфері електронного документообігу та електронного підпису;
• на паперових носіях (одночасно з копією в електронній формі), якщо трудові договори укладено із шістьма і більше особами;
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більш ніж із п’ятьма особами (без копії в електронному вигляді).

Направлення повідомлення поштою Постановою № 413 не передбачене (див. також роз’яснення ДФС у листі від 25.09.15 р. № 20344/6/99-99-17-03-03-15 і Мінсоцполітики в листі від 10.08.15 р. № 1038/13/84-15).

Види повідомлень. Повідомлення буває двох видів:

• початкове – подається при укладенні трудового договору з новим працівником;
• скасовуюче – подається, якщо в початковому були допущені помилки та в інших випадках (про них розповімо докладніше нижче).

Зміст повідомлення. У повідомленні необхідно вказати:

• код згідно з ЄДРПОУ юрособи або реєстраційний номер облікової картки платника податків (або серію та номер паспорта фізособи, яка за своїми релігійними переконаннями відмовилася від ІПН, із відповідною відміткою в паспорті) і найменування/П. І. Б. страховика;
• тип повідомлення (початкове/скасовуюче);
• порядковий номер;
• категорію найманого працівника (1 – наймані працівники із трудовою книжкою, тобто прийняті на основне місце роботи, 2 – наймані працівники без трудової книжки, які працюють за сумісництвом);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (або серію та номер паспорта фізособи, яка за своїми релігійними переконаннями відмовилася від ІПН, із відповідною відміткою в паспорті);
• П. І. Б. прийнятого працівника;
• номер і дату видання наказу/розпорядження про прийняття на роботу;
• дату початку роботи нового працівника.

У кінці консультації наведено приклади заповнення початкових та скасовуючих повідомлень.

Строки подання повідомлення. Роботодавець зобов’язаний подати повідомлення до органу ДФС до початку роботи новоприйнятого працівника. Але ця вимога зовсім не означає, що дати видання наказу про прийняття та початку роботи (графи 8 і 9 повідомлення) повинні бути різними (так роз’ясняє Мінсоцполітики в листі від 04.08.15 р. № 432/13/155-15). Адже можна видати наказ у першій половині дня, тоді ж повідомити про прийняття орган ДФС, а працівника допустити в другу зміну, яка починається в 14.00. І при цьому вимога законодавства буде виконана.

Нюанси подання повідомлень

Чи потрібно подавати повідомлення при укладенні цивільно-правового договору на виконання робіт (наприклад, озеленення території)?

Ні, не потрібно, оскільки в цьому випадку з особою не укладається трудовий договір (див. роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 22.06.16 р. № 746/13/84-16).

Працівник, який має основне місце роботи, оформляється сумісником на інше підприємство. Чи треба в цьому випадку повідомляти орган ДФС?

Так, треба, оскільки із цим працівником укладається трудовий договір. Тільки при заповненні повідомлення в графі 4 «Категорія особи» слід проставити «2 – наймані працівники без трудової книжки». Усі інші графи заповнюються у звичайному порядку.

Працівниця підприємства оформляється на цьому ж підприємстві сумісником (за основною роботою – прибиральниця, за сумісництвом – сторож). Чи потрібно подавати повідомлення до органу ДФС?

У даному випадку з працівницею укладається новий трудовий договір, тому, на наш погляд, потрібно подати повідомлення з позначкою в графі 4 «2 – наймані працівники без трудової книжки».

У зв’язку зі звільненням з основної роботи працівник-сумісник переходить на тому ж самому підприємстві на основне місце роботи за тією самою посадою. Чи треба в цій ситуації повідомляти орган ДФС?

Діючим законодавством питання оформлення таких переведень недостатньо врегульоване. Тому в даному випадку зручніше оформити зміну статусу працівника (із сумісника на основного працівника) шляхом розірвання з ним трудового договору, за яким він працює сумісником, і укладення з наступного дня нового трудового договору для роботи за основним місцем. Оскільки укладається новий трудовий договір, треба повідомити орган ДФС.

Працівник підприємства оформляється на своєму підприємстві на роботу за суміщенням (виконання на тому ж підприємстві поряд зі своєю основною роботою додаткової роботи за іншою професією або посадою). Чи подається повідомлення в такому випадку?

Ні, на відміну від роботи за сумісництвом (див. вище), у даному випадку повідомлення не подається. Аналогічної думки дотримується й ДФС (див. лист від 18.10.16 р. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).

Чи слід повідомляти орган ДФС при укладенні із працівником трудового контракту?

Контракт – це особлива форма трудового договору, у якому за угодою сторін установлюються строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у т. ч. й матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору (у тому числі й дострокового) (ч. 3 ст. 21 КЗпП). Норми ст. 24 КЗпП і Порядку № 413 поширюються на всі без винятку трудові правовідносини. Тому при укладанні контракту слід повідомляти орган ДФС у загальному порядку. Цю думку поділяє й Мінсоцполітики (див. лист від 29.06.16 р. № 814/13/84-16).

Згідно з роз’ясненнями Мінсоцполітики не потрібно подавати повідомлення в таких випадках (лист від 08.08.16 р. № 1102/13/84-16):

• фізособа працює на громадських засадах;
• стажист навчається в роботодавця на підставі договору про стажування, який є різновидом цивільно-правового договору (без укладення трудового договору);
• працівника поновлено на роботі за рішенням суду. У даному випадку поновлення на роботі здійснюється з дати звільнення працівника, яке рішенням суду визнається недійсним, а значить, і час вимушеного прогулу працівнику оплачується, включається до виробничого стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Тобто новий трудовий договір із таким працівником не укладається;
• працівник виходить із відпустки для догляду за дитиною до 3 років або відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до 6 років, які передбачені ст. 179 КЗпП. У цьому випадку дія трудового договору із працівником не припиняється, період знаходження в таких відпустках зараховується як у загальний, так і в безперервний стаж роботи і стаж за фахом.

Відповідальність за неповідомлення про прийнятих співробітників

До юридичної особи, яка при прийнятті на роботу працівника не виконала вимогу щодо подання повідомлення, може бути застосована:

• фінансова відповідальність у вигляді штрафу в розмірі 1 МЗП (на 01.01.17 р. – 3 200 грн.), який накладається безпосередньо на юрособу або фізособу-підприємця (ст. 265 КЗпП);
• адміністративна відповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.), який накладається на посадових осіб підприємств-правопорушників. Штраф за повторне порушення протягом року становить від 100 до 300 НМДГ (від 1 700 до 5 100 грн.) (ч. 1, 2 ст. 41 КУпАП).

Також зазначимо, що Держпраці висловлюється значно жорсткіше про застосування штрафів за дане правопорушення (див. лист від 03.08.15 р. № 1364/24/21/01/2298-15), уважаючи його неукладенням трудового договору (штрафи за це на порядок вищі). Однак ми з такою позицією категорично не згодні, адже неукладення із працівником трудового договору та неповідомлення органу ДФС про прийнятого співробітника – це не те саме.

Зразки оформлення повідомлень

Як правильно заповнити повідомлення, розглянемо на практичних ситуаціях.

Ситуація 1
Із 11.04.17 р. на роботу приймається інспектор із кадрів. Наказ про прийняття видано 10.04.17 р., у той же день подано повідомлення (див. зразок 1).

Ситуація 2
Із 18.04.17 р. на роботу приймаються два нових працівники: на посади комірника та бухгалтера. Відповідні накази видано 17.04.17 р., у той же день подано повідомлення до органу ДФС. Однак 18.04.17 р. комірник не виходить на роботу і по телефону повідомляє, що ця робота для нього не актуальна.

На практиці подібні ситуації не рідкість. У цьому випадку необхідно подати скасовуюче повідомлення (аналогічне першому) одночасно з початковим, у якому вказуються правильні дані, тобто тільки одного нового працівника – бухгалтера (див. зразки 2 і 3).