Уведомление ГФС о приеме на работу работника

Одно из обязательных условий правильного оформления вновь принятых работников – уведомление об их приеме органа ГФС. Согласно трудовому законодательству работник не может быть допущен к работе без заключения с ним трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника либо уполномоченного им органа, с уведомлением центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации госполитики по администрированию ЕСВ (проще говоря, налогового органа) о приеме такого работника на работу (ч. 3 ст. 24 КЗоТ). В консультации рассмотрим порядок и сроки подачи данного уведомления, а также нюансы уведомления налоговых органов в разных ситуациях.

Общие положения

Порядок подачи и форма уведомления о приеме работника на работу (далее – уведомление) утверждены постановлением КМУ от 17.06.15 г. № 413 (далее – Постановление № 413, Порядок № 413).

Способы подачи уведомления. Уведомление подается одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
• на бумажных носителях (одновременно с копией в электронной форме), если трудовые договоры заключены с шестью и более лицами;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами (без копии в электронном виде).

Направление уведомления почтой Постановлением № 413 не предусмотрено (см. также разъяснения ГФС в письме от 25.09.15 г. № 20344/6/99-99-17-03-03-15 и Минсоцполитики в письме от 10.08.15 г. № 1038/13/84-15).

Виды уведомлений. Уведомление бывает двух видов:

• начальное – подается при заключении трудового договора с новым работником;
• отменяющее – подается, если в начальном были допущены ошибки и в других случаях (о них расскажем подробнее ниже).

Содержание уведомления. В уведомлении необходимо указать:

• код согласно ЕГРПОУ юрлица либо регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (или серию и номер паспорта физлица, которое по своим религиозным убеждениям отказалось от ИНН, с соответствующей отметкой в паспорте) и наименование/Ф. И. О. страховщика;
• тип уведомления (начальное/отменяющее);
• порядковый номер;
• категорию наемного работника (1 – наемные работники с трудовой книжкой, то есть принятые на основное место работы, 2 – наемные работники без трудовой книжки, работающие по совместительству);
• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (либо серию и номер паспорта физлица, которое по своим религиозным убеждениям отказалось от ИНН, с соответствующей отметкой в паспорте);
• Ф. И. О. принятого работника;
• номер и дату издания приказа/распоряжения о приеме на работу;
• дату начала работы нового работника.

В конце консультации приведены примеры заполнения начальных и отменяющих уведомлений.

Сроки подачи уведомления. Работодатель обязан подать уведомление в орган ГФС до начала работы вновь принятого работника. Но это требование вовсе не означает, что даты издания приказа о приеме и начала работы (графы 8 и 9 уведомления) должны быть разными (так разъясняет Минсоцполитики в письме от 04.08.15 г. № 432/13/155-15). Ведь можно издать приказ в первой половине дня, тогда же уведомить о приеме орган ГФС, а работника допустить во вторую смену, которая начинается в 14.00. И при этом требование законодательства будет выполнено.

Нюансы подачи уведомлений

Нужно ли подавать уведомление при заключении гражданско-правового договора на выполнение работ (например, озеленение территории)?

Нет, не нужно, поскольку в этом случае с лицом не заключается трудовой договор (см. разъяснение Минсоцполитики в письме от 22.06.16 г. № 746/13/84-16).

Работник, который работает по основному месту, оформляется совместителем на другое предприятие. Надо ли в этом случае уведомлять орган ГФС?

Да, надо, так как с этим работником заключается трудовой договор. Только при заполнении уведомления в графе 4 «Категория лица» следует проставить «2 – наемные работники без трудовой книжки». Все остальные графы заполняются в обычном порядке.

Работница предприятия оформляется на своем предприятии совместителем (по основной работе – уборщица, по совместительству – сторож). Нужно ли подавать уведомление в орган ГФС?

В данном случае с работницей заключается новый трудовой договор, поэтому, на наш взгляд, нужно подать уведомление с пометкой в графе 4 «2 – наемные работники без трудовой книжки».

В связи с увольнением с основной работы работник-совместитель переходит в том же предприятии на основное место работы по той же должности. Надо ли в этой ситуации уведомлять орган ГФС?

Действующим законодательством вопрос оформления таких переводов недостаточно урегулирован. Поэтому в данном случае удобнее всего оформить смену статуса работника (с совместителя на основного работника) путем расторжения с ним трудового договора, по которому он работает совместителем, и заключения со следующего дня нового трудового договора для работы по основному месту. Поскольку заключается новый трудовой договор, надо уведомить орган ГФС.

Работник предприятия оформляетсяна своем предприятии на работу по совмещению (выполнение на том же предприятии наряду со своей основной работой дополнительной работы по другой профессии или должности). Подается ли уведомление в таком случае?

Нет, в отличие от работы по совместительству (см. выше), в данном случае уведомление не подается. Аналогичного мнения придерживается и ГФС (см. письмо от 18.10.16 г. № 22502/6/99-99-13-02-03-15).

Следует ли уведомлять орган ГФС при заключении с работником трудового контракта?

Контракт – это особая форма трудового договора, в котором по соглашению сторон устанавливаются срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в т. ч. и материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора (в т. ч. и досрочного) (ч. 3 ст. 21 КЗоТ). Нормы ст. 24 КЗоТ и Порядка № 413 распространяются на все без исключения трудовые правоотношения. Поэтому при заключении контракта следует уведомлять орган ГФС в общем порядке. Это мнение разделяет и Минсоцполитики (см. письмо от 29.06.16 г. № 814/13/84-16).

Согласно разъяснениям Минсоцполитики не нужно подавать уведомление в следующих случаях (письмо от 08.08.16 г. № 1102/13/84-16):

• физлицо работает на общественных началах;
• стажер учится у работодателя на основании договора о стажировке, который является разновидностью гражданско-правового договора (без заключения трудового договора);
• работник восстановлен на работе по решению суда. В данном случае восстановление на работе осуществляется с даты увольнения работника, которое решением суда признается недействительным, а значит, и время вынужденного прогула работнику оплачивается, включается в трудовой стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск. То есть новый трудовой договор с таким работником не заключается;
• работник выходит из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет или отпуска без сохранения зарплаты по уходу за ребенком до 6 лет, которые предусмотрены ст. 179 КЗоТ. В этом случае действие трудового договора с работником не прекращается, период нахождения в таких отпусках засчитывается как в общий, так и в непрерывный стаж работы и стаж по специальности.

Ответственность за неуведомление о принятых сотрудниках

К юридическому лицу, которое при приеме на работу работника не выполнило требование относительно подачи уведомления, может быть применена:

• финансовая ответственность в виде штрафа в размере 1 МЗП (на 01.01.17 г. – 3 200 грн.), который налагается непосредственно на юридическое лицо (ст. 265 КЗоТ);
• административная ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.), который налагается на должностных лиц предприятий-правонарушителей. Штраф за повторное нарушение в течение года составляет от 100 до 300 НМДГ (от 1 700 до 5 100 грн.) (ч. 1, 2 ст. 41 КУоАП).

Также отметим, что Гоструда высказывается значительно жестче о применении штрафов за данное правонарушение (см. письмо от 03.08.15 г. № 1364/24/21/01/2298-15), считая его незаключением трудового договора (штрафы за это на порядок выше). Однако мы с такой позицией категорически не согласны, ведь незаключение с работником трудового договора и неуведомление органа ГФС о принятом сотруднике – это не одно и то же.

Образцы оформления уведомлений

Как правильно заполнить уведомление, рассмотрим на практических ситуациях.

Ситуация 1
С 11.04.17 г. на работу принимается инспектор по кадрам. Приказ о приеме издан 10.04.17 г., в тот же день подано уведомление (см. образец 1).

Ситуация 2
С 18.04.17 г. на работу принимаются два новых работника: на должности кладовщика и бухгалтера. Соответствующие приказы изданы 17.04.17 г., в тот же день подано уведомление в орган ГФС. Однако 18.04.17 г. кладовщик не выходит на работу и по телефону сообщает, что эта работа для него не актуальна.

На практике подобные ситуации не редкость. В этом случае необходимо подать отменяющее уведомление (аналогичное первому) одновременно с начальным, в котором указываются правильные данные, то есть только одного нового работника – бухгалтера (см. образцы 2 и 3).