Трудова книжка: правила заповнення

У консультації розповімо, як правильно заповнювати паперову трудову книжку з урахуванням усіх вимог законодавства.

Розділи трудової книжки

Трудова книжка містить такі розділи:

• відомості про працівника (П. І. Б., дата народження);
• відомості про роботу (найменування підприємства, записи про прийняття, переведення і звільнення);
• відомості про нагородження (інформація про нагородження державними нагородами України);
• відомості про заохочення (за успіхи в роботі, відкриття, винаходи і т. д.). Як уносити записи про заохочення, див. «Заохочення та винагороди: вносимо запис до трудової книжки»;
• відомості про призначення пенсії. У випадку призначення пенсії за віком або за вислугу років органи ПФУ ставлять у трудовій книжці в розділі «Відомості про призначення пенсії» штамп «Пенсія призначена» (п. 2.30 Інструкції, затвердженій спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, далі – Інструкція № 58).

Яку інформацію не вносять до трудової книжки?

До трудової книжки не вносяться такі дані:

• премії, передбачені системою оплати праці, або виплати, що мають регулярний характер;
• накладені на працівника стягнення (догани);
• характер трудового договору, за яким приймається працівник (строковий або безстроковий);
• випробувальний строк;
• перебування працівника в соціальній відпустці (у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
• перебування працівника у відпустці без збереження зарплати, наданій за медичними показниками для догляду за дитиною до 6 років;
• тимчасове переведення на іншу роботу, суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги;
• переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, визначеної трудовим договором.

Заповнення титульного аркуша

При першому заповненні трудової книжки спочатку треба зробити запис на титульному аркуші (на с. 1 – українською мовою і на с. 33 – російською, якщо книжка заповнюється і російською).

Вести трудову книжку російською мовою не обов’язково. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні (п. 14 гл. І розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Крім того, Закон від 25.04.2019 № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної» не передбачає можливості вести діловодство російською мовою.

Зокрема, на титульному аркуші вказуються:

• відомості про працівника (П. І. Б. без скорочень);
• дата народження (на підставі даних паспорта або свідоцтва про народження);
• дата заповнення.

Правильність унесеної інформації працівник повинен завірити своїм підписом. Титульний аркуш трудової книжки підписується працівником кадрової служби або іншою особою, відповідальною за видачу трудових книжок, і засвідчується печаткою підприємства (див. зразок 1).

Зразок 1

Унесення записів про роботу

Наголосимо, що з червня 2021 року облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тільки на вимогу працівника, який уперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Також, роботодавець лише на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Відповідну норму містить ст.48 КЗпП.

Загальні правила

Роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, заохочення, звільнення.

Саме на підставі цього наказу вноситься запис до трудової книжки.

У графі 4 трудової книжки робиться посилання на такий наказ (див. зразок 2).

Зразок 2

Між записами в трудовій книжці не повинно бути пропущених рядків. Це робиться з метою запобігання можливих порушень (наприклад, неправомірне внесення періодів роботи, переведень на іншу посаду і т. п.).

Із записами про прийняття, переведення і звільнення роботодавець знайомить працівника під підпис.

Для цього до особистої картки працівника (типова форма № П-2, затверджена спільний наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, далі – Наказ № 495) вноситься відповідний запис (слід у точності повторити запис у трудовій книжці), навпроти якого працівник повинен поставити свій підпис (п. 2.5 Інструкції № 58).

Важлива інформація: У листі Мінекономіки від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 зазначено, що, оскільки  наказ Мінстату від 27.10.1995 № 277, який згадується в п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність у частині затвердження типової форми № П-2, роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми № П-2. Утім, у типовій формі № П-2 потрібно вести облік відпусток та ознайомлювати працівника із записами, внесеними до паперової трудової книжки (якщо трудова книжка оцифрована, то такі записи вносяться до неї за бажанням працівника). Водночас немає потреби вести такий облік саме в типовій формі № П-2, затвердженій Наказом № 495. Див. про це детальніше новину «Чи обов’язково використовувати особову картку типової форми № П-2: коментар до листа Мінекономіки».

Строки внесення записів

Записи вносяться:

• про прийняття та переведення – протягом тижня;
• про звільнення – не пізніше дати звільнення.

Унесення запису про прийняття та переведення

Перед унесенням запису про прийняття на роботу в графі 3 у вигляді заголовка (перед самим записом) необхідно написати повне найменування підприємства (установи, організації), включаючи назву його організаційно-правової форми. Замість запису можна також поставити спеціальний штамп (при наявності) із зазначенням назви підприємства. При цьому графи 1, 2 і 4 не заповнюються.

Записи про прийняття або переведення працівника на іншу роботу необхідно робити згідно із Класифікатором професій ДК 003:2010 (далі – Класифікатор) та Інструкцією № 58. Найменування посади в трудовій книжці, як і в наказах, і в штатному розписі, повинне відповідати найменуванню професій і посад із Класифікатора.

Унесення запису про звільнення

При внесенні запису про звільнення треба обов’язково вказати норму законодавства, згідно з якою звільняється працівник. Формулювання можуть бути, наприклад, такими:

• «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України»;
• «Звільнений за погодженням сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України»;
• «Звільнений у зв’язку зі скороченням штатів працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України»;
• «Звільнений у зв’язку із систематичним невиконанням трудових обов’язків без поважних причин, п. 3 ст. 40 КЗпП України» і т. д.

Інші записи

Крім записів про прийняття, переведення і звільнення за місцем роботи до трудової книжки окремим рядком уносять записи про періоди іншої діяльності, а саме (п. 2.18, 2.19 Інструкції № 58):

• часу навчання у виші, а також часу перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі. Запис уносять на підставі інформації з диплому
• про час служби в складі Збройних Сил України із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби. Цей запис робиться на підставі даних військового квитка. Записи про службу в ЗСУ вносяться до трудової книжки до внесення відомостей про роботу на цьому підприємстві. Проте Інструкція № 58 не містить окремих вказівок щодо внесення до трудової книжки відомостей про проходження військової служби за призовом під час мобілізації. Тобто якщо працівник уже працював на підприємстві на момент, коли його призвали на військову службу під час мобілізації з гарантіями згідно зі ст. 119 КЗпП, на нього не поширюються приписи п. 2.19 Інструкції № 58.

Оформлення вкладишів до трудової книжку

Вкладиш до трудової книжки видається в тому випадку, коли всі сторінки відповідного розділу книжки (наприклад, відомості про роботу) уже заповнено (п. 3.1 Інструкції № 58). При кожній видачі вкладиша на титульній сторінці книжки ставиться штамп розміром 10 x 25 мм і робиться напис «Видано вкладиш» із зазначенням серії та номера вкладиша. Вкладиш вшивається до трудової книжки. Записи до нього вносяться в тому самому порядку, як і до трудової книжки.

Незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (зразка 1938-го або 1974 року), йому видається вкладиш нового зразка.

Видача дубліката трудової книжки

Правила видачі дубліката трудової книжки прописано в розд. 5 Інструкції № 58. Дублікат видається, якщо:

• трудова книжка загублена;
• трудова книжка непридатна для використання (забруднена, обгоріла, розірвана);
• на вимогу працівника, коли запис у трудовій книжці був визнаний недійсним.

У правому верхньому куті титульного аркуша трудової книжки робиться напис «Дублікат». Якщо ж дублікат видано замість трудової книжки, яка прийшла в непридатність, на першій сторінці зіпсованої книжки здійснюється запис «Видано дублікат», і ця книжка повертається власнику.

Якщо працівник раніше вже працював, то роботодавець, виписуючи йому дублікат трудової книжки, перед першим записом у графі 3 розділу «Відомості про роботу» вносить спочатку запис про його загальний стаж роботи. Ці дані записують сумарно, тобто вказують загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення де, коли та на якій посаді він працював у минулому.

Далі загальний виробничий стаж розписується за окремими періодами роботи, за умови, що працівник надасть відомості про ці періоди (довідки або завірені у встановленому порядку копії наказів із попередніх місць роботи). Без таких документів записи не вносяться.

Якщо документи, на підставі яких робилися записи до трудової книжки, не містять повних відомостей про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки відомості, наявні в цих документах.

У розділі «Відомості про роботу» указують (див. зразок 3):

• у графі 2 – дату прийняття (переведення, звільнення) працівника;
• графі 3 – найменування підприємства, на якому працював працівник, а також цех (відділ) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий;
• графі 4 – найменування, дату та номер документа, на підставі якого виконано запис у дублікаті.

І тільки потім пишуть назву підприємства, яка видає дублікат, і відомості про роботу на цьому підприємстві. Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом і печаткою кожний унесений запис про попередні місця роботи. Посвідченню підлягає тільки запис про звільнення працівника.

Зразок 3