Трудовая книжка: правила заполнения

В консультации расскажем, как правильно заполнять бумажную трудовую книжку с учетом всех требований законодательства.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы:

• сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения);
• сведения о работе (наименование предприятия, записи о приеме, переводе и увольнении);
• сведения о награждениях (информация о награждениях государственными наградами Украины);
• сведения о поощрениях (за успехи в работе, открытия, изобретения и т. д.). Как вносить записи о поощрениях, см. «Поощрения и вознаграждения: вносим запись в трудовую книжку»;
• сведения о назначении пенсии. В случае назначения пенсии по возрасту или за выслугу лет органы ПФУ ставят в трудовой книжке в разделе «Сведения о назначении пенсии» штамп «Пенсия назначена» (п. 2.30 Инструкции, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, далее – Инструкция № 58).

Какую информацию не вносят в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся следующие данные:

• премии, предусмотренные системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер;
• наложенные на работника взыскания (выговоры);
• характер трудового договора, по которому принимается работник (срочный или бессрочный);
• испытательный срок;
• пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
• пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном по медицинским показаниям для ухода за ребенком до 6 лет;
• временный перевод на другую работу, совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги;
• перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

Заполнение титульного листа

При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском).

Вести трудовую книжку на русском языке не обязательно. Документы оформляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине (п. 14 гл. І разд. ІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).

Кроме того, Закон от 25.04.2019 № 2704-VIII «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» не предусматривает возможности вести делопроизводство на русском языке.

В частности, на титульном листе указываются:

• сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
• дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
• дата заполнения.

Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).

Образец 1

Внесение записей о работе

Отметим, что с июня 2021 года учет трудовой деятельности работника ведется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Только по требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после приема на работу. Также работодатель только по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. Соответствующая норма предусмотрена ст. 48 КЗоТ.

Общие правила

Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении, увольнении.

Именно на основании этого приказа вносится запись в трудовую книжку.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на такой приказ (см. образец 2).

Образец 2

Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Это делается с целью предотвращения возможных нарушений (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

Для этого в личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная совместным приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656, далее – Приказ № 495) вносится соответствующая запись (нужнот в точности повторить запись в трудовой книжке), напротив которой работник должен поставить свою подпись (п. 2.5. Инструкции № 58).

Важная информация: В письме Минэкономики от 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 сказано, что, так как приказ Минстата от 27.10.1995 № 277, который упоминается в п. 2.5 Инструкции № 58, утратил силу в части утверждения типовой формы № П-2, работодатель имеет право самостоятельно определиться с организацией кадрового учета с использованием формы № П-2. Хотя в типовой форме № П-2 нужно вести учет отпусков и ознакомлять работника с записями, внесенными в бумажную трудовую книжку (если трудовая книжка оцифрована, то такие записи вносятся в нее по желанию работника). При этом нет необходимости вести такой учет именно в типовой форме № П-2, утвержденной Приказом № 495. См. об этом подробнее в новости «Обязательно ли использовать личную карточку типовой формы № П-2: комментарий к письму Минэкономики».

Сроки внесения записей

Записи вносятся:

• о приеме и переводе – в течение недели;
• об увольнении – не позже даты увольнения.

Внесение записи о приеме и переводе

Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка (перед самой записью) необходимо написать полное наименование предприятия (учреждения, организации), включая название его организационно-правовой формы. Вместо записи можно также поставить специальный штамп (при наличии) с указанием названия предприятия. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Записи о приеме или переводе работника на другую работу необходимо делать согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор) и Инструкции № 58. Наименование должности в трудовой книжке, как и в приказах, и в штатном расписании, должно отвечать наименованию профессий и должностей из Классификатора.

Внесение записи об увольнении

При внесении записи об увольнении надо обязательно указать норму законодательства, согласно которой увольняется работник. Формулировки могут быть, к примеру, следующими:

• «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины»;
• «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с сокращением штатовработников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с систематическим невыполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 40 КЗоТ Украины» и т. д.

Прочие записи

Кроме записей о приеме, переводе и увольнении, по месту работы в трудовую книжку отдельной строкой вносят записи о периодах прочей деятельности, а именно (п. 2.18, 2.19 Инструкции № 58):

• времени учебы в вузе а также времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Запись вносят на основании информации из диплома;
• о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения соз службы. Эта запись выполняется на основании данных военного билета. Записи о службе в ВСУ вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на данном предприятии. При этом Инструкция № 58 не содержит отдельных указаний по поводу внесения в трудовую книжку сведений о прохождении военной службы по призыву во время мобилизации. То есть, если работник уже работал на предприятии на момент, когда его призвали на военную службу во время мобилизации с гарантиями согласно ст. 119 КЗоТ на него не распространяются предписания п. 2.19 Инструкции № 58.

Оформление вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выдается в том случае, когда все страницы соответствующего раздела книжки (например, сведения о работе) уже заполнены (п. 3.1 Инструкции № 58). При каждой выдаче вкладыша на титульной странице книжки ставится штамп размером 10 x 25 мм и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Записи в него вносятся в том же порядке, как и в трудовую книжку.

Независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (образца 1938-го или 1974 года), ему выдается вкладыш нового образца.

Выдача дубликата трудовой книжки

Правила выдачи дубликата трудовой книжки прописаны в разд. 5 Инструкции № 58. Дубликат выдается, если:

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка непригодна для использования (испачкана, обгорела, разорвана);
• по требованию работника, когда запись в трудовой книжке была признана недействительной.

В правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Если же дубликат выдан вместо трудовой книжки, которая пришла в непригодность, на первой странице испорченной книжки производится запись «Выдан дубликат», и эта книжка возвращается владельцу.

Если работник ранее уже работал, то работодатель, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносит сначала запись о его общем стаже работы. Эти данные записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, где, когда и на какой должности он работал в прошлом.

Далее общий трудовой стаж расписывается по отдельным периодам работы, при условии, что работник предоставит сведения об этих периодах (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы). Без таких документов записи не вносятся.

Если документы, на основании которых делались записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только сведения, имеющиеся в этих документах.

В разделе «Сведения о работе» указывают (см. образец 3):

• в графе 2 – дату приема (перевода, увольнения) работника;
• графе 3 – наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
• графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

И только потом пишут название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии. Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью и печатью каждую внесенную запись о предыдущих местах работы. Удостоверению подлежит только запись об увольнении работника.

Образец 3