Трудовая книжка: правила заполнения

Кадровые документы для «трудовых» проверок

В консультации «Трудовая книжка: основные правила оформления» мы рассмотрели правила оформления трудовой книжки, здесь же расскажем, как правильно ее заполнять с учетом всех требований законодательства.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы:

• сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения);
• сведения о работе (наименование предприятия, записи о приеме, переводе и увольнении);
• сведения о награждениях (информация о награждениях государственными наградами Украины);
• сведения о поощрениях (за успехи в работе, открытия, изобретения и т. д.). Как вносить записи о поощрениях, см. «Поощрения и вознаграждения: вносим запись в трудовую книжку»;
• сведения о назначении пенсии. В случае назначения пенсии по возрасту или за выслугу лет органы ПФУ ставят в трудовой книжке в разделе «Сведения о назначении пенсии» штамп «Пенсия назначена» (п. 2.30 Инструкции № 58).

Какую информацию не вносят в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся следующие данные:

• премии, предусмотренные системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер;
• наложенные на работника взыскания (выговоры);
• характер трудового договора, по которому принимается работник (срочный или бессрочный);
• испытательный срок;
• пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
• пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном по медицинским показаниям для ухода за ребенком до 6 лет;
• временный перевод на другую работу, совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги;
• перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

Заполнение титульного листа

При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском). В частности, на титульном листе указываются:

• сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
• дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
• дата заполнения.

Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).

Внесение записей о работе

Общие правила

Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении, увольнении.

Именно на основании этого приказа вносится запись в трудовую книжку.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на такой приказ (см. образец 2).

Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Это делается с целью предотвращения возможных нарушений (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

С записями о приеме, переводе и увольнении работодатель знакомит работника под подпись. Для этого в личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная Приказом № 495) вносится соответствующая запись (следует в точности повторить запись в трудовой книжке), напротив которой работник должен поставить свою подпись.

Сроки внесения записей

Записи вносятся:

• о приеме и переводе – в течение недели;
• об увольнении – не позже даты увольнения.

Внесение записи о приеме и переводе

Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка (перед самой записью) необходимо написать полное наименование предприятия (учреждения, организации), включая название его организационно-правовой формы. Вместо записи можно также поставить специальный штамп (при наличии) с указанием названия предприятия. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Записи о приеме или переводе работника на другую работу необходимо делать согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор) и Инструкции № 58. Наименование должности в трудовой книжке, как и в приказах, и в штатном расписании, должно отвечать наименованию профессий и должностей из Классификатора (подробнее об оформлении приема на работу см. «Принимаем на работу по трудовому договору»).

Внесение записи об увольнении

При внесении записи об увольнении надо обязательно указать норму законодательства, согласно которой увольняется работник. Формулировки могут быть, к примеру, следующими:

• «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины»;
• «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с сокращением штатовработников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с систематическим невыполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 40 КЗоТ Украины» и т. д.

Подробнее об оформлении увольнения см. «Общие требования к увольнению», «Увольнение работника: собственная инициатива», «Увольнение работника: инициатива работодателя», «Увольнение: образцы документов».

Прочие записи

Кроме записей о приеме, переводе и увольнении, по месту работы в трудовую книжку отдельной строкой вносят записи о периодах прочей деятельности, а именно (п. 2.18 Инструкции № 58):

• о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы. Эта запись делается на основании данных военного билета;
• времени обучения в вузе, а также времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Запись вносят на основании информации из диплома.

Оформление вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выдается в том случае, когда все страницы соответствующего раздела книжки (например, сведения о работе) уже заполнены (п. 3.1 Инструкции № 58). При каждой выдаче вкладыша на титульной странице книжки ставится штамп размером 10 x 25 мм и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Записи в него вносятся в том же порядке, как и в трудовую книжку.

Независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (образца 1938-го или 1974 года), ему выдается вкладыш нового образца.

Выдача дубликата трудовой книжки

Правила выдачи дубликата трудовой книжки прописаны в разд. 5 Инструкции № 58. Дубликат выдается, если:

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка непригодна для использования (испачкана, обгорела, разорвана);
• по требованию работника, когда запись в трудовой книжке была признана недействительной.

В правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Если же дубликат выдан вместо трудовой книжки, которая пришла в непригодность, на первой странице испорченной книжки производится запись «Выдан дубликат», и эта книжка возвращается владельцу.

Если работник ранее уже работал, то работодатель, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносит сначала запись о его общем стаже работы. Эти данные записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, где, когда и на какой должности он работал в прошлом.

Далее общий трудовой стаж расписывается по отдельным периодам работы, при условии, что работник предоставит сведения об этих периодах (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы). Без таких документов записи не вносятся.

Если документы, на основании которых делались записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только сведения, имеющиеся в этих документах.

В разделе «Сведения о работе» указывают (см. образец 3):

• в графе 2 – дату приема (перевода, увольнения) работника;
• графе 3 – наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
• графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

И только потом пишут название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии. Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью и печатью каждую внесенную запись о предыдущих местах работы. Удостоверению подлежит только запись об увольнении работника.