З мікропідприємства – у мале: що з резервом відпусток?

Підприємство 2025 року перейшло з категорії «мікро» до «малих» і має створювати резерв відпусток. Як бути з відпустками, які були зароблені в період, коли воно було мікропідприємством і законно не створювало резерв? Чи можна їх включати до поточних витрат у періоді нарахування відпусткових, оскільки під них витрати не резервувалися? Чи, може, під час інвентаризації на кінець першого року створення резерву (на 31.12.2025) показати всі невикористані відпусткові як за попередні роки, так і за поточний? А може, на початок 2025 року створити вхідне сальдо за 471-м за невикористаними відпустками?

Створення резерву відпусток для малих підприємств – обов’язок

Як ми знаємо, створення резерву відпусток – це обов’язок підприємства, а не його право. Не створювати резерв відпусток можуть мікропідприємства та непідприємницькі товариства (п. 7, пп. 2 п. 2 НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»). Для решти суб’єктів господарювання створення резерву, його інвентаризація є обов’язковими обліковими процедурами. Про це однозначно говорить Мінфін у листах від 09.06.2006 № 31-34000-20-25/12321 та від 23.01.2014 № 31-08410-07-10/1550. Нестворення резерву відпусток є порушенням правил ведення бухгалтерського обліку, що матиме своїм наслідком адмінштрафи з боку:

• органів державної статистики як за помилки у фінзвітності (від 170 до 255 грн, ст. 186³ та 244³ КУпАП);
• Державної аудиторської служби України (від 136 до 255 грн, ст. 164² та 234¹ КУпАП, якщо підприємство отримує фінансування з бюджету).

Отже, в разі зміни статусу підприємства з «мікро» на «мале» виникає обов’язок нарахування резерву.

Тож з 01.01.2025 підприємству, яке стало малим, однозначно потрібно формувати резерв відпусток – щомісячно створювати, виходячи з відпусток поточного року.

Підприємству, що за підсумками звітного року змінило свій статус, потрібно оновити свою облікову політику, де і прописати питання резервів відпусток.

Як бути з відпустками, не використаними до переходу в статус «малого»

Щоб з’ясувати це, потрібно відповісти на запитання: «Чим є перехід з «без резерву відпусток» на «створення резерву» – зміною облікової політики чи зміною облікової оцінки?».

Наведемо порівняльну характеристику цих понять.

Таблиця. Порівняльна характеристика облікової оцінки та облікової політики

Тож вважаємо, що перехід на варіант створення резерву відпусток є зміною облікової політики. Адже, по-перше, змінилися вимоги органу, що затверджує НП(С)БО, а по-друге, це забезпечує достовірне відображення операцій у фінзвітності.

Виходить, потрібно ретроспективно відобразити таку зміну, нібито резерв створювався і раніше, тобто через коригування рахунку 44 на початок року. Водночас це не буде виправленням помилок.

Проводять це кореспонденцією: Дт 44 – Кт 471.

Тобто доведеться привести у відповідність дані щодо вже зароблених працівниками відпусток станом на 01.01.2025.

Перше, з чого слід почати роботу з резервом відпусток у разі зміни статусу підприємства з «мікро» на «мале», – це інвентаризація кількості днів, зароблених і не використаних працівниками станом на 31.12.2024.

Для цього можна підготувати табличний розрахунок (для зручності), зазначивши в ньому: дату прийняття працівників на роботу, середньоденну заробітну плату, кількість невикористаних відпусток за кожен рік та ставку ЄСВ для конкретного працівника (0,22 або 0,841 для інвалідів). Ці дані дадуть змогу обчислити суму резерву відпустки за кожним працівником станом на 01.01.2025.

Для документального оформлення такої інвентаризації резерву відпусток стане в пригоді бухгалтерська довідка.

Оскільки ретроспективне відображення зміни облікової політики здійснюється через коригування рахунку 44, часто виникає запитання: «А чи не буде така операція вважатися виправленням помилки і чи не є облік за результатами інвентаризації резерву відпусток її виправленням?».

Ні, не буде. Адже в періоди до 31.12.2024 підприємство мало статус «мікро» і не було зобов’язане створювати резерв. Тому цілком законно всі відпусткові воно відображало в складі витрат поточного періоду: Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 65. І про виправлення жодних помилок минулих періодів не йдеться. Тож проведення Дт 443 – Кт 471 на суму зароблених працівниками відпусток станом на кінець 2024 року робити не потрібно, оскільки це не є помилкою – на ті дати у підприємства, дійсно, не було обов’язку створювати резерв. Уточнювати дані з податку на прибуток також немає підстав.

Суми зароблених у періоди до 2025 року відпусток усе-таки мають потрапити до обліку. Як саме?

На підставі бухгалтерської довідки, де буде розрахунок уже зароблених працівниками сум відпусткових з урахуванням ЄСВ, бухгалтер має зробити проведення Дт 441 (442) – Кт 471.

Повторно подавати фінзвітність у зв’язку з цим не потрібно. Лише на початок 2025 року в порівняльній інформації слід відобразити відкоригований нерозподілений прибуток (непокритий збиток) та резерв.

Декларації з податку на прибуток уточнювати також не потрібно. Але платникам податку на прибуток слід урахувати, що на базу оподаткування такі суми не вплинуть. Адже до 2025 року вони не позначилися у витратах, і зараз ці «перехідні» старі відпусткові не позначаться, оскільки вони нараховуватимуться за рахунок резерву.

Після того як у підприємства виник обов’язок нарахування резерву (01.01.2025), у разі, якщо працівники матимуть намір піти у відпустку, такі нарахування відпусткових та ЄСВ на ці суми будуть обліковуватися за рахунок сформованого станом на 01.01.2025 резерву проведенням: Дт 471 – Кт 66, 65.

І одночасно працівники «зароблятимуть» собі нові відпустки – Дт 15, 23, 91, 92, 93, 949 – Кт 471 (у розрізі окремих витрат або навіть підрозділів – залежно від того, як цей момент прописано в обліковій політиці підприємства).

За підсумками інвентаризації резерву відпусток матиме місце або додатна, або від’ємна різниці між розрахунковою сумою резерву на кінець року та сальдо за Кт 471. Якщо виникне додатна різниця, донараховуємо резерв Дт 15, 23, 91, 92, 93, 949 – Кт 471. У разі від’ємної різниці або сторнуємо, або ж відносимо до доходів Кт 719 «Інші доходи операційної діяльності» (таке зобов’язання, по суті, не підлягає погашенню, п. 5 НП(С)БО 11 «Зобов’язання»).

Чи можна все ж не створювати вхідне сальдо за субрахунком 471 на початок 2025 року, а провести інвентаризацію на 31.12.2025 і включити до витрат періоду невикористані відпустки, відкоригувавши тим самим резерв?

Вважаємо, що це буде порушенням правил НП(С)БО 6 та й викривить показники 2025 року на суму витрат, які до нього не належать.

Щоправда, є альтернативний підхід. Про це – у статті «Діюче підприємство починає формувати резерв відпусткових: які наслідки».

Чи можна не створювати «вхідний» резерв за невикористаними відпустками, а включати старі відпустки, зароблені ще до 01.01.2025, напряму до витрат під час нарахування (адже під них резерв на законних підставах не формувався), а лише відпустки, які зароблені за період починаючи з 01.01.2025 – за рахунок резерву, а понадрезервні – напряму до витрат?

На наше переконання, це не відповідатиме букві НП(С)БО 6. Зауважимо, що прихильники такого підходу аргументують його тим, що початок створення резерву є зміною облікової оцінки (бо якщо неможливо розрізнити зміну облікової політики та зміну облікових оцінок, то це розглядається і відображається як зміна облікових оцінок, п. 14 НП(С)БО 6).

Про цей підхід йдеться в статті «Діюче підприємство починає формувати резерв відпусткових: які наслідки».

Поставити тут крапку в питанні може лише роз’яснення Мінфіну щодо перехідних питань у разі зміни групи з «мікро» на «мале», а саме: як сприймати створення резерву – як зміну облікової політики чи як зміну облікової оцінки.