Накази з кадрових питань: складаємо правильно

Для регулювання діяльності підприємства будь-якої організаційно-правової форми та реалізації службових повноважень керівника підприємства в межах його компетенції видаються накази з кадрових питань. Про правила, яких слід дотримуватися під час оформлення цих наказів, – докладно у статті.

Види наказів з кадрових питань та строки їх зберігання

Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником на правах єдиноначальності та в межах його компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Накази з кадрових питань (далі – кадрові накази) відрізняються від наказів з основної діяльності та наказів з адміністративно-господарських питань як за формою, так і за процедурою їх підготовки та видання.

Головною умовою складання кадрових наказів є відповідність нормам трудового законодавства. У наказі має бути чітко визначена мета, завдання та причина його створення.

Згідно зі ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5, до кадрових належать такі накази (див. таблицю).

Таблиця. Перелік наказів з кадрових питань та строки їх зберігання

Підстави для наказів

Складаючи кадрові накази, особливу увагу слід звернути на документи, які є підставою для цього: заяви працівників, контракти, доповідні записки, рішення атестаційної комісії тощо (п. 7 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Документи, на підставі яких видаються кадрові накази, поділяються на:

1) особисті – заяви працівників, які подаються в разі прийняття, звільнення, відпустки, переведення (на іншу роботу, посаду, неповний робочий день), суміщення;

2) службові – подання, доповідні (службові) записки, пояснювальні записки, акти, довідки, які офіційно зареєстровані службою діловодства, або відповідним чином засвідчені документи, одержані чи створені підприємством у процесі його діяльності (п. 1 розд. 1 Правил № 1000/5).

Форми службових документів наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затвердженому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.15 р. № 7 (далі – Протокол №7).

Розглянемо, на підставі яких саме службових документів складаються кадрові накази.

1. Накази щодо призначення на посаду, переміщення (переведення) на іншу посаду (роботу) – на підставі подання від керівника структурного підрозділу, в якому працює працівник, та заяви працівника У поданні зазначається доцільність переведення, професійні здібності, досвід роботи, освіта та кваліфікація, ставлення до роботи та виконання посадових обов’язків, відповідність новій посаді тощо.
2. Накази про заохочення (нагородження, преміювання) – на підставі або подання (у разі нагородження працівника державною нагородою – відзнакою, орденом чи медаллю), а також у разі підвищення за посадою, і такі подання переважним чином направляються до юридичної особи вищого рівня, або доповідної записки (у разі оголошення подяки та преміювання), яку складає керівник структурного підрозділу, де працює працівник, представлений до заохочення.
3. Накази про дисциплінарне стягнення – на підставі доповідної (службової) записки, яка разом із пояснювальною запискою працівника (або актом про відмову від надання письмового пояснення) подається керівникові.
4. Накази про проведення атестації працівників – на підставі Положення про проведення атестації працівників, затвердженого керівником, в якому зазначаються категорії працівників, які підлягають атестації, періодичність її проведення, склад та повноваження атестаційної комісії, організація та проведення атестації.
5. Накази про результати проведення атестації працівників – на підставі рішення атестаційної комісії. У розпорядчій частині зазначаються результати проведення атестації щодо відповідності займаній посаді професійного рівня працівників, відповідності кваліфікаційним вимогам і посадовим обов’язкам.
6. Накази про встановлення надбавок та доплат – на підставі галузевих та локальних нормативних актів, що стосуються оплати праці працівників. Конкретні види та розміри надбавок і доплат установлюються підприємством у колективному договорі, положенні про оплату праці, з урахуванням положень галузевих або регіональних угод.
7. Накази про надання відпустки – на підставі повідомлення про відпустку, складеного не пізніше ніж за два тижні до події згідно із графіком, врученого працівнику, за формою, установленою на підприємстві, або заяви працівника.
8. Накази про відрядження – на підставі доповідної (службової) записки керівника структурного підрозділу, працівник якого направляється у відрядження. Службова записка про надання дозволу на відрядження працівника складається на ім’я керівника підприємства, з обґрунтуванням необхідності та мети відрядження. До неї додаються документи, які підтверджують підставу для відрядження. У наказі зазначається пункт призначення та назва підприємства, до якого відряджається працівник, мета, термін відрядження, розмір добових. Додатками до наказу про відрядження є кошторис витрат та завдання на відрядження.
9. Накази про надання:
   – матеріальної (або цільової благодійної) допомоги на лікування – на підставі заяви працівника та документів, що підтверджують потребу фізособи в лікуванні та медичному обслуговуванні, розрахункові документи;
   – разової матеріальної допомоги (у зв’язку з сімейними обставинами, укладенням шлюбу, народженням дитини, похованням тощо) – заяви працівника та документів, що підтверджують подію (довідка з РАЦС про подання заяви про державну реєстрацію шлюбу, свідоцтво про народження, свідоцтво про смерть тощо);
   – систематичної матеріальної допомоги – колективного договору (заяви працівника не вимагається). Наказ складається після настання події, яка є підставою для виплати матеріальної допомоги.
10. Накази про звільнення за результатами випробування – на підставі доповідної (службової) записки керівника структурного підрозділу, в якому проходить випробування працівник, про невідповідність працівника займаній посаді, на яку його прийнято, або виконуваній роботі.
11. Накази про зміну біографічних даних – на підставі заяви про зміну ПІБ, нового паспорта (ID-картки), свідоцтва про шлюб.

Вимоги до оформлення наказів

Оформлення кадрових наказів має свою специфіку щодо заголовків, формулювання тексту, індексації документа реєстраційним індексом (порядковим номером наказу), зазначення підстав його складання.

Такі накази можуть бути індивідуальними (щодо одного працівника) і зведеними (щодо кількох працівників).

Формулювання пунктів кадрового наказу має відповідати нормам КЗпП або іншим нормативно-правовим актам.

Особливості оформлення наказів визначено в розд. ІІ Правил № 1000/5 та у Протоколі № 7.

Щодо кадрових наказів слід дотримуватися таких правил.

1. Використання бланків

Кадрові накази можуть складатися за:

а) типовими формами первинної облікової документації зі статистики праці, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.08.р. № 489:

• № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;
• № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
• № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

б) самостійно розробленими формами з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 до складу та розташування реквізитів документа.

2. Обов’язкові основні реквізити

Наказ, складений за довільною формою, має містити такі основні обов’язкові реквізити:

1) назву підприємства, зазначену в статуті, або назву структурного підрозділу підприємства, якщо його керівник наділений правом підписувати такі документи. Скорочену назву підприємства зазначають, якщо її офіційно зафіксовано у статуті (у дужках або без, нижче повної, окремим рядком у центрі). Додаткові дані про підприємство (поштову адресу, номери телефонів, рахунки в банку, e-mail та ін) розміщують нижче назви організації (або структурного підрозділу);

2) назву виду документа, яка має відповідати переліку форм, що містяться в Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010-98, затвердженому наказом Держстандарту від 31.12.98 р. № 1024;

3) дату наказу, яка оформлюється або словесно-цифровими, або лише цифровими символами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік, а також дозволено наводити дату в послідовності: рік, місяць, число. Дату ставлять нижче назви документа поряд з реєстраційним індексом;

4) реєстраційний індекс наказу згідно з черговим порядковим номером у журналі реєстрації кадрових наказів ;

5) місце складання наказу;

6) заголовок до тексту наказу, який у стислій формі відтворює основний зміст та починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про звільнення», «Про надання щорічної відпустки», «Про прийняття на роботу»);

7) текст наказу, що має стосуватися того питання, яке сформульовано в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

Структура тексту розпорядчого документа складається з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Констатуюча частина (преамбула) для наказів з кадрових питань є необов’язковою, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування.

У тексті наказу, окрім іншого, має бути інформація про:

• ПІБ працівника (якщо в наказі зазначається кілька прізвищ, то вони вносяться за алфавітом);
• дату прийняття (звільнення, переведення тощо);
• найменування структурного підрозділу, в який приймається (переводиться) працівник;
• найменування посади із зазначенням (за наявності) категорії, розряду, класу тощо;
• умови роботи, на яку приймається працівник;
• умови, на яких працівник приймається до роботи; наявність та тривалість випробування;
• причини переведення та інше;

8) підстава видання наказу (заява працівника або службовий документ);

9) підпис керівника юридичної особи, візи відповідальних осіб, гриф погодження, у разі якщо наказ необхідно погоджувати із профспілковою організацією (профспілковим представником).

3. Порядок підписання кадрових наказів

Хто з посадових осіб має право підписувати кадрові документи та порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника визначаються у статутах підприємства, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо.

Право підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності, яка надає широке коло повноважень (п. 1 гл. 7 розд. ІІ Правил № 1000/5).

У разі відсутності керівника підписувати документ визначеними відповідальними особами із прийменником «за» або ставити правобічну скісну риску перед назвою посади не дозволено.

Оформлений кадровий наказ підписується лише в одному примірнику, який є оригіналом.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, якщо в тексті не встановлено інших строків (п. 10 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

4. Засвідчення печаткою

Згідно зі ст. 58¹ Господарського кодексу (далі – ГК) підприємство має право використовувати у своїй діяльності печатки. Її використання не є обов’язковим.

Право на застосування підприємством печаток закріплюється у статуті підприємства (п. 1 гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Види, кількість печаток та перелік документів, які потрібно засвідчувати печаткою, визначається в Інструкції з діловодства (п. 4 гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Зверніть увагу! Відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків (п. 2, 3 ст. 58¹ ГК). Отже, підприємство самостійно приймає рішення щодо засвідчення наказів з кадрових питань печаткою.

Копії кадрових наказів як для внутрішнього користування, так і для органів державної влади або місцевого самоврядування, вважаються засвідченими в установленому порядку, якщо на таких копіях проставлено підпис уповноваженої особи підприємства або особистий підпис фізособи-підприємця.

Порядок реєстрації наказів

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Накази нумеруються в порядку їх видання протягом календарного року.

Кадрові накази залежно від строків їх зберігання реєструються в:

• Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років);
• Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (5 років);

Такі журнали мають бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені підписом керівника та печаткою підприємства (за наявності печатки).

Виправлення та вилучення аркушів із журналу не допускається, записи в ньому мають відповідати наявності наказів, графи слід заповнювати стисло відповідно до змісту наказу.

Реєстрація кадрових наказів здійснюється єдиною наскрізною нумерацією починаючи з № 1. Якщо в кінці 2019 року в журналі залишилася значна кількість вільних сторінок, то його ведення може продовжуватися і 2020 року, але нумерацію слід починати з зареєстрованого в новому році першого наказу № 1.

У кінці календарного (діловодного) року робиться підсумковий запис зареєстрованих наказів. У разі виявлення пропущених номерів робиться запис: «№ 25 пропущено через помилки в нумерації наказів».

Порядок внесення змін

Унести зміни чи скасувати кадровий наказ має право лише те підприємство, яке його видало.

Наказ може бути скасовано (змінено, доповнено) лише новим наказом (п. 6 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5, п. 92 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.18 р. № 55 (далі – Інструкція № 55).

Скасування кадрового наказу

Скасування наказу – це визнання в установленому законодавством порядку його недійсним з моменту його підписання та реєстрації.

Якщо наказом скасовується попередній наказ, то в розпорядчій частині зазначається пункт, який має починатися зі слів: «Скасувати …» (п. 94 Інструкції № 55).

Наприклад: видано наказ про прийняття працівника на роботу, до ДПІ надіслано повідомлення про прийняття, але працівник до роботи не приступив. У такому разі окремим наказом скасовується наказ «Про прийняття працівника на роботу» з формулюванням (див. зразок 1):

Зразок 1

Унесення змін до кадрового наказу

Зміни до наказу вносяться шляхом складання нового наказу, який оформлюється так:

1. Заголовок наказу починається зі слів «Про внесення змін до наказу (розпорядження)» із зазначенням дати, номера, назви, виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.

2. Розпорядча частина наказу починається з пункту:

• «унести до наказу (розпорядження)… такі зміни:» – у разі викладення змін у тексті наказу;
• «унести до наказу (розпорядження)… зміни, що додаються» – у разі викладення змін у вигляді окремого документа.

3. Формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

• «пункт 2 викласти в такій редакції:...»;
• «пункт 3 вилучити»;
• «абзац другий пункту 4 доповнити словами:…»

Наприклад: у разі перенесення щорічної відпустки окремим наказом вносяться зміни до наказу «Про надання щорічної відпустки» з таким формулюванням (див. зразок 2):

Зразок 2

Зверніть увагу! Якщо зміни до кадрового наказу за обсягом охоплюють більшу частину тексту або істотно впливають на його зміст, то доцільно скласти новий наказ, виклавши його в новій редакції, та скасувати попередній наказ, а в розпорядчій частині в останньому пункті зазначити: «Визнати таким, що втратив чинність, …»

Порядок створення копій та витягів

Копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.

Згідно із Правилами № 1000/5 копії кадрових наказів виготовляються з дозволу керівника (керівника структурного підрозділу) для внутрішнього використання на підприємстві, на вимогу інших підприємств, установ або громадян.

Копія наказу має відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу та всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії кадрового наказу в разі відсутності оригіналу або неможливості його отримання.

Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки (за наявності) відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій»

Витяг – це засвідчена копія частини тексту службового документа.

Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає потреби виготовляти копію.

Витяг оформлюється на загальному бланку підприємства з дотриманням таких вимог:

• у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу»; 
• відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;
• з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
• відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
• проставляються відмітка про засвідчення копії.

Витяги з наказів засвідчує керівник служби діловодства або кадрової служби, або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

Кадрові накази в електронному вигляді

Якщо підприємство здійснює кадровий облік в електронному вигляді, то кадрові накази складаються та зберігаються в електронному вигляді та на паперових носіях відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.14 р. № 1886/5.

Оригінал електронного наказу має зберігати цілісність та справжність, виключати внесення недостовірної інформації та відображати дані, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною (ст. 5 Закону від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», далі – Закон № 851).

Підписання електронних кадрових документів здійснюється з використанням кваліфікованого електронного підпису в тому самому порядку, що й документів у паперовій формі.

Якщо статутом підприємства передбачено використання печатки на паперових документах, електронні документи з кадрового обліку, які вимагають засвідчення печаткою, підписуються електронною печаткою.

Паперові екземпляри електронних кадрових наказів створюються відразу після завершення виконання електронного документа. Створені паперові документи мають містити затверджені законодавством обов’язкові реквізити.

У разі відтворення електронного кадрового наказу на папері кожен з наказів (і в електронному вигляді, і в паперовому) є оригіналом і має однакову юридичну силу відповідно до ст. 7 Закону № 851.

Створені паперові кадрові накази після завершення виконання реєструються у книгах обліку (реєстрації) документів з кадрових питань, яка також ведеться в паперовому вигляді, оскільки належить до документів тривалого строку зберігання.

Висновки

• підставою для складання наказів з кадрових питань є особисті документи працівників або службові документи підприємства;
• такі накази оформлюються або за типовими уніфікованими формами, або за самостійно розробленими формами із зазначенням обов’язкових реквізитів;
• формулювання пунктів наказу має відповідати нормам КЗпП або інших нормативно-правових актів;
• для забезпечення обліку накази реєструються в журналі реєстрації наказів з кадрових питань;
• кадровий наказ може бути скасовано (змінено, доповнено);
• паперові екземпляри електронних кадрових наказів створюються відразу після завершення виконання електронного документа.