Приказы по кадровым вопросам: составляем правильно

Для регулирования деятельности предприятия любой организационно-правовой формы и реализации служебных полномочий руководителя предприятия в рамках его компетенции издаются приказы по кадровым вопросам. О правилах, которые следует соблюдать при оформлении таких приказов, – подробно в статье.

Виды приказов по кадровым вопросам и сроки их хранения

Приказ – это распорядительный документ, который издается руководителем на правах единоначалия и в пределах его компетенции, обязательный для исполнения подчиненными.

Приказы по кадровым вопросам (далее – кадровые приказы) отличаются от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам как формой, так и процедурой их подготовки и издания.

Главное условие составления кадровых приказов – соответствие нормам трудового законодательства. В приказе должна быть четко определена цель, задачи и причина его создания.

Согласно ст. 16 Перечня типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5, к кадровым относятся следующие приказы (см. таблицу).

Таблица. Перечень приказов по кадровым вопросам и сроки их хранения

Основания для приказов

При составлении кадровых приказов особое внимание следует обратить на документы, служащие основанием для этого: заявления работников, контракты, докладные записки, решения аттестационной комиссии и т. п. (п. 7 гл. 9 разд. ІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Документы, на основании которых издаются кадровые приказы, подразделяются на:

• личные – заявления работников, которые подаются при приеме, увольнении, предоставлении отпуска, переводе (на другую работу, должность, неполный рабочий день), совмещении;
• служебные – представления, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, справки, которые официально зарегистрированы службой делопроизводства, либо соответствующим образом засвидетельствованные документы, полученные или созданные предприятием в процессе его деятельности (п. 1 разд. 1 Правил № 1000/5).

Формы служебных документов приведены в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденном протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.15 г. № 7 (далее – Протокол №7).

Рассмотрим, на основании каких именно служебных документов составляются кадровые приказы.

1. Приказы о назначении на должность, перемещении (переводе) на другую должность (работу) – на основании представления от руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, и заявления работника. В представлении указывается целесообразность перевода, профессиональные способности, опыт работы, образование и квалификация, отношение к работе и выполнению должностных обязанностей, соответствие новой должности и т. п.
2. Приказы о поощрении (награждении, премировании) – на основании либо представления (при награждении работника государственной наградой – отличием, орденом или медалью), а также при повышении по должности, и такие представления в основном направляются юридическому лицу вышестоящего уровня, либо докладной записки (при объявлении благодарности и премировании), которую составляет руководитель структурного подразделения, где работает работник, представленный к поощрению.
3. Приказы о дисциплинарном взыскании – на основании докладной (служебной) записки, которая вместе с объяснительной запиской работника (или актом об отказе от предоставления письменного объяснения) подается руководителю.
4. Приказы о проведении аттестации работников – на основании Положения о проведении аттестации работников, утвержденного руководителем, в котором указываются категории работников, подлежащих аттестации, периодичность ее проведения, состав и полномочия аттестационной комиссии, организация и проведение аттестации.
5. Приказы о результатах проведения аттестации работников – на основании решения аттестационной комиссии. В распорядительной части указываются результаты проведения аттестации на соответствие занимаемой должности профессионального уровня работников, соответствие квалификационным требованиям и должностным обязанностям.
6. Приказы об установлении надбавок и доплат – на основании отраслевых и локальных нормативных актов, касающихся оплаты труда работников. Конкретные виды и размеры надбавок и доплат устанавливаются предприятием в коллективном договоре, положении об оплате труда, с учетом положений отраслевых или региональных соглашений.
7. Приказы о предоставлении отпуска – на основании уведомления об отпуске, составленного не позднее чем за две недели до события согласно графику, врученному работнику, по форме, установленной на предприятии, или заявления работника.
8. Приказы о командировке – на основании докладной (служебной) записки руководителя структурного подразделения, работник которого направляется в командировку. Служебная записка о предоставлении разрешения на командировку работника составляется на имя руководителя предприятия, с обоснованием необходимости и цели командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие основание для командировки. В приказе указывается пункт назначения и название предприятия, на которое направляется работник, цель, срок командировки, размер суточных. К приказу о командировке прилагается смета расходов и задания на командировку.
9. Приказы о предоставлении:
   – материальной (или целевой благотворительной) помощи на лечение – на основании заявления работника и документов, подтверждающих необходимость физического лица в лечении и медицинском обслуживании, расчетные документы;А
   – единовременной материальной помощи (по семейным обстоятельствам, при заключении брака, рождении ребенка, на погребение и т. п.) – заявления работника и документов, подтверждающих событие (справка из РАГСа о подаче заявления о государственной регистрации брака, свидетельство о рождении, свидетельство о смерти и т. п.);
   – систематической материальной помощи – коллективного договора (заявление работника не требуется). Приказ составляется после наступления события, ставшего основанием для выплаты материальной помощи.
10. Приказы об увольнении по результатам испытательного срока – на основании докладной (служебной) записки руководителя структурного подразделения, в котором проходит испытательный срок работник, о несоответствии работника занимаемой должности, на которую он принят, или выполняемой работе.
11. Приказы об изменении биографических данных – на основании заявления о смене ФИО, нового паспорта (ID-карточки), свидетельства о браке.

Требования к оформлению приказов

Оформление кадровых приказов имеет свою специфику в отношении заголовков, формулировки текста, индексации документа регистрационным индексом (порядковым номером приказа), указания оснований его составления.

Такие приказы могут быть индивидуальными (по одному работнику) и сводными (по нескольким работникам).

Формулировка пунктов кадрового приказа должна удовлетворять нормам КЗоТ или других нормативно-правовых актов.

Особенности оформления приказов определены в разд. ІІ Правил № 1000/5 и в Протоколе № 7.

В отношении кадровых приказов нужно соблюдать следующие правила.

1. Использование бланков

Кадровые приказы могут составляться по:

а) типовым формам первичной учетной документации по статистике труда, утвержденным приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489:

• № П-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу»;
• № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
• № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)».

б) самостоятельно разработанным формам с учетом требований ДСТУ 4163-2003 к составу и расположению реквизитов документа.

2. Обязательные основные реквизиты

Приказ, составленный в произвольной форме, должен содержать следующие основные обязательные реквизиты:

1) название предприятия, указанное в уставе, или название структурного подразделения предприятия, если его руководитель наделен правом подписывать такие документы. Сокращенное название предприятия приводят, если оно официально зафиксировано в уставе (в скобках или без, ниже полного, отдельной строкой в центре). Дополнительные данные о предприятии (почтовый адрес, номера телефонов, счета в банке, e-mail и др.) размещают ниже названия организации (или структурного подразделения);

2) название вида документа, которое должно соответствовать перечню форм, содержащихся в Государственном классификаторе управленческой документации ДК 010-98, утвержденном приказом Госстандарта от 31.12.98 г. № 1024;

3) дату приказа, которая оформляется или словесно-цифровыми, или только цифровыми символами. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год, а также разрешено указывать дату в последовательности: год, месяц, число. Дату ставят ниже названия документа рядом с регистрационным индексом;

4) регистрационный индекс приказа согласно очередному порядковому номеру в журнале регистрации кадровых приказов

5) место составления приказа;

6) заголовок к тексту приказа, который в сжатой форме передает основное содержание и начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного существительного («Об увольнении», «О предоставлении ежегодного отпуска», «О приеме на работу»);

7) текст приказа, который должен касаться вопроса сформулированного в заголовке к тексту, четко отражать причину и цель создания документа, раскрывать суть конкретного дела, содержать аргументированные доказательства, выводы, предложения.

Структура текста распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Констатирующая часть (преамбула) для приказов по кадровым вопросам не обязательна, если распорядительная часть не требует обоснования.

В тексте приказа, помимо прочего, должна быть информация о:

• ФИО работника (если в приказе указывается несколько фамилий, то они вносятся в алфавитном порядке);
• дате приема (увольнения, перевода и т. п.);
• наименовании структурного подразделения, в которое принимается (переводится) работник;
• наименовании должности с указанием (при наличии) категории, разряда, класса и т. п.;
• условиях работы, на которую принимается работник;
• условиях, на которых работник принимается на работу; наличии и продолжительности испытательного срока;
• причинах перевода и т.д.;

8) основания издания приказа (заявление работника или служебный документ);

9) подпись руководителя юридического лица, визы ответственных лиц, гриф согласования, в случае если приказ необходимо согласовывать с профсоюзной организацией (профсоюзным представителем).

3. Порядок подписания кадровых приказов

Кто из должностных лиц имеет право подписывать кадровые документы, и порядок подписания документов другими лицами при отсутствии руководителя определяется в уставах предприятия, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, распорядительном документе о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т. п.

Право подписи документов может предоставляться должностным и другим лицам на основании доверенности, которая предоставляет широкий круг полномочий (п. 1 гл. 7 разд. ІІ Правил № 1000/5).

В случае отсутствия руководителя подписывать документ определенными ответственными лицами с предлогом «за» или ставить правостороннюю косую черту перед названием должности не разрешено.

Оформленный кадровый приказ подписывается только в одном экземпляре, который и считается оригиналом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не установлены иные сроки (п. 10 гл. 9 разд. ІІ Правил № 1000/5).

4. Засвидетельствование печатью

Согласно ст. 58¹ Хозяйственного кодекса (далее – ХК) предприятие имеет право использовать в своей деятельности печать. Ее использование обязательно.

Право на применение предприятием печатей закрепляется в уставе предприятия (п. 1 гл. 3 разд. ІІ Правил № 1000/5).

Виды, количество печатей и перечень документов, которые нужно удостоверять печатью, определяются в Инструкции по делопроизводству (п. 4 гл. 3 разд. ІІ Правил № 1000/5).

Обратите внимание! Оттиск печати не может быть обязательным реквизитом какого-либо документа. Наличие или отсутствие оттиска печати субъекта хозяйствования на документе не создает юридических последствий (п. 2, 3 ст. 58¹ ХК). Следовательно, предприятие самостоятельно принимает решение о засвидетельствовании приказов по кадровым вопросам печатью.

Копии кадровых приказов как для внутреннего пользования, так и для органов государственной власти или местного самоуправления, считаются засвидетельствованными в установленном порядке, если на таких копиях проставлена подпись уполномоченного лица предприятия или личная подпись лица-предпринимателя.

Порядок регистрации приказов

Регистрация документов проводится в целях обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации. Приказы нумеруются в порядке их издания в течение календарного года.

Кадровые приказы в зависимости от сроков их хранения регистрируются в:

• Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного хранения (75 лет);
• Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам временного хранения (5 лет);

Такие журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя и печатью предприятия (при наличии печати).

Исправления и изъятие листов из журнала не допускается, записи в нем должны отвечать наличию приказов, приказов, графы следует заполнять сжато в соответствии с содержанием приказа.

Регистрация кадровых приказов проводится единой сквозной нумерацией, начиная с № 1. Если в конце 2019 года в журнале осталось много свободных страниц, то его ведение можно продолжать и в 2020 году, но нумерацию следует начинать с зарегистрированного в новом году первого приказа № 1.

В конце календарного (делопроизводственного) года делается итоговая запись зарегистрированных приказов. При выявлении пропущенных номеров делается запись: «№ 25 пропущен из-за ошибок в нумерации приказов».

Порядок внесения изменений

Внести изменения или отменить кадровый приказ имеет право только то предприятие, которое его издало.

Приказ может быть отменен (изменен, дополнен) только новым приказом (п. 6 гл. 1 разд. ІІ Правил № 1000/5, п. 92 Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.18 г. № 55 (далее – Инструкция № 55).

Отмена кадрового приказа

Отмена приказа – это признание в установленном законодательством порядке его недействительным с момента его подписания и регистрации.

Если приказом отменяется предыдущий приказ, то в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить…» (п. 94 Инструкции № 55).

Например: издан приказ о приеме работника на работу, в ГНИ отправлено сообщение о приеме, но работник к работе не приступил. В таком случае отдельным приказом отменяется приказ «О приеме работника на работу» с формулировкой (см. образец 1):

Образец 1

Внесение изменений в кадровый приказ

Изменения в приказ вносятся путем составления нового приказа, который оформляется следующим образом:

1. Заголовочная часть приказа начинается со слов «О внесении изменений в приказ (распоряжение)» с указанием даты, номера, названия, вида распорядительного документа, в который вносятся изменения.

2. Распорядительная часть приказа начинается с пункта:

• «внести в приказ (распоряжение) следующие изменения…» – в случае изложения изменений в тексте приказа;
• «внести в приказ (распоряжение) изменения, которые прилагаются» – в случае изложения изменений в виде отдельного документа.

3. Формулируются изменения в виде пунктов и подпунктов распорядительного характера, например:

• «пункт 2 изложить в следующей редакции:…»;
• «пункт 3 исключить»;
• «абзац второй пункта 4 дополнить словами:…».

Например: при переносе ежегодного отпуска отдельным приказом вносятся изменения в приказ «О предоставлении ежегодного отпуска» со следующей формулировкой (см. образец 2):

Образец 2

Обратите внимание! Если изменения в кадровый приказ по объему охватывают большую часть текста или существенно влияют на его содержание, то целесообразно составить новый приказ, изложив его в новой редакции, и отменить предыдущий приказ, а в распорядительной части в последнем пункте указать: «Признать утратившим силу».

Порядок создания копий и извлечений

Копия документа – это документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков.

Согласно Правилам № 1000/5 копии кадровых приказов изготовляются по разрешению руководителя (руководителя структурного подразделения) для внутреннего использования на предприятии, по требованию других предприятий, учреждений или граждан.

Копия приказа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.

Разрешается делать копию из заверенной копии кадрового приказа в случае отсутствия оригинала или невозможности его получения.

Копия получает юридическую силу только в случае ее засвидетельствования в установленном порядке.

Надпись о засвидетельствовании копии состоит из слов «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты засвидетельствования копии.

Надпись о засвидетельствовании копии скрепляется оттиском печати (при наличии) соответствующего структурного подразделения предприятия или печати «Для копий»

Извлечение – это заверенная копия части текста служебного документа.

Извлечение из служебного документа изготовляется, если нет необходимости делать копию.

Извлечение оформляется на общем бланке предприятия с соблюдением следующих требований:

• в названии вида документа указывается: «извлечение из приказа»;
• воспроизводится полностью вступительная часть (при наличии) служебного документа;
• из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;
• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);
• проставляются отметка о засвидетельствовании копии.

Извлечения из приказов удостоверяет руководитель службы делопроизводства или кадровой службы, или должностное лицо, отвечающее за их хранение.

Кадровые приказы в электронном виде

Если предприятие ведет кадровый учет в электронном виде, то кадровые приказы составляются и хранятся в электронном виде и на бумажных носителях в соответствии с Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовкой к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5.

Оригинал электронного приказа должен сохранять целостность и подлинность, исключать внесение недостоверной информации и отражать данные, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком (ст. 5 Закона от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте», далее – Закон № 851).

Подпись электронных кадровых документов производится с использованием квалифицированной электронной подписи в том же порядке, что и документов в бумажной форме.

Если уставом предприятия предусмотрено использование печати на бумажных документах, электронные документы по кадровому учету, требующие засвидетельствования печатью, подписываются электронной печатью.

Бумажные экземпляры электронных кадровых приказов создаются сразу после завершения исполнения электронного документа. Созданные бумажные документы должны содержать утвержденные законодательством обязательные реквизиты.

При воспроизведении электронного кадрового приказа на бумаге каждый из приказов (и в электронном виде, и в бумажном) считается оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу в соответствии со ст. 7 Закона № 851.

Созданные бумажные кадровые приказы после завершения исполнения регистрируются в книгах учета (регистрации) документов по кадровым вопросам, которая также ведется в бумажном виде, поскольку относится к документам длительного срока хранения.

Выводы

• основанием для составления приказов по кадровым вопросам служат личные документы работников или служебные документы предприятия;
• оформляются такие приказы либо по типовым унифицированным формам, либо по самостоятельно разработанным формам, содержащим обязательные реквизиты;
• формулировка пунктов приказа должна удовлетворять нормам КЗоТ или других нормативно-правовых актов;
• для обеспечения учета приказы регистрируются в журнале регистрации приказов по кадровым вопросам;
• кадровый приказ может быть отменен (изменен, дополнен);
• бумажные экземпляры электронных кадровых приказов создаются сразу после завершения исполнения электронного документа.