Відпустка за переведенням: облік та оподаткування

Акценти цієї статті:

• хто є податковим агентом щодо компенсації за невикористану відпустку, яка перераховується на нове місце роботи;
• коли слід утримувати ЄСВ, ПДФО та військовий збір;
• як і коли можна надати відпустку працівникові, переведеному на інше місце роботи;
• як відобразити в обліку операцію з нарахування компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника за переведенням.

Право на відпустку при переведенні на нове місце роботи

Усі знають, що в загальному випадку першу відпустку можна отримати, відпрацювавши на підприємстві півроку. Але якщо людина прийнята за переведенням з іншого підприємства, для неї діють особливі правила надання відпусток. За певних умов вона може взяти щорічну відпустку (причому повної тривалості) на новому місці раніше, ніж закінчиться 6 місяців безперервної роботи.

Ці умови перелічено в ст. 81, 83 КЗпП, п. 8 ст. 10 та ст. 24 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504). Так, після переведення право на відпустку виникає, якщо:

• на попередньому місці роботи щорічна відпустка не була використана (повністю або частково);
• грошову компенсацію за невикористану відпустку працівник при звільненні не отримував;
• компенсація за бажанням працівника була перерахована на поточний рахунок підприємства, на яке він був прийнятий за переведенням. Прохання про перерахування суми компенсації на нове місце роботи повинне бути зазначене або в заяві про звільнення за переведенням, або в окремо складеній заяві.

Якщо всі три умови виконано, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який працівник не використав ці відпустки на попередньому місці роботи (ч. 2 ст. 81 КЗпП, абзац останній ст. 9 Закону № 504).

Якщо ж не виконана хоча б одна з вище перелічених умов, тоді працівникові доведеться чекати 6 місяців, щоб отримати відпустку на новому підприємстві.

Порядок перерахування компенсації

При звільненні за переведенням можливість перерахувати на нове підприємство компенсацію за невикористану відпустку прямо передбачена ст. 81, 83 КЗпП, а також ст. 9 та 24 Закону № 504. Проте сума компенсації може бути перерахована на нове місце роботи тільки зі згоди працівника. Тому працівник повинен сам зазначити в заяві (про звільнення за переведенням або в окремо складеній заяві), що він просить перерахувати на нове місце роботи суму компенсації за невикористану відпустку.

Отримавши таку заяву, бухгалтер підприємства, з якого працівник звільняється, повинен:

• визначити тривалість невикористаних щорічних відпусток (основної та додаткових), на які має право працівник;
• підрахувати кількість днів відпочинку, що належать працівникові, виходячи зі стажу його роботи на підприємстві;
• розрахувати суму компенсації, виходячи з кількості днів невикористаної відпустки і середньомісячного заробітку, визначеного згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100;
• перерахувати суму компенсації на поточний рахунок нового роботодавця;
• видати працівникові довідку (довільної форми), у якій повинно бути зазначено: кількість днів невикористаної відпустки; період, за який не використано відпустку; суму компенсації. Цю довідку працівник пред'явить до бухгалтерії за новим місцем роботи.

Довідка може бути, наприклад, з таким формулюванням (див. зразок).

<...>

Видана Коробченко Оксані Федорівні, економісту планового відділу, реєстраційний (ідентифікаційний) номер 1111111111, у тому, що вона не використала щорічну основну відпустку за період із 17.11.14 р. по 06.04.15 р. Загальна сума нарахованої компенсації за невикористані 9 днів щорічної основної відпустки становить 860 грн. Суми ЄСВ, ПДФО та військового збору нараховані, утримані та перераховані до бюджету в повному обсязі. Сума до виплати після утримань становить 691,78 грн.

Компенсація за невикористану відпустку в сумі 691,78 грн. перерахована ТОВ «ХХХ» (код ЄДРПОУ 22222222) на поточний рахунок № 3333333333333 в ПУАО «Фідобанк» МФО 300175 (платіжне доручення від 06.04.15 р. № 52) згідно із заявою Коробченко О. Ф.

Довідка видана для пред'явлення до бухгалтерії ТОВ «ХХХ».

<...>

Що робити з компенсацією за невикористану «дитячу» відпустку?

Компенсація за невикористані дні додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, повинна бути виплачена безпосередньо працівникові при звільненні (лист Мінсоцполітики від 20.09.13 р. № 807/13/155-13).

На нове місце роботи може бути перерахована тільки компенсація за невикористані дні щорічних відпусток (основної та додаткової). Це передбачено ст. 83 КЗпП та ст. 24 Закону № 504.

Оподаткування компенсації за невикористану відпустку

ЄСВ. Базою для нарахування ЄСВ є сума нарахованої заробітної плати, включаючи основну і додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI, далі – Закон № 2464).

Щоб дізнатися, які виплати відносяться або не відносяться до бази для нарахування ЄСВ, треба заглянути до Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), і до Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170. Так, компенсація за невикористану відпустку є платою за невідпрацьований час, яка входить до фонду додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції № 5). Тому така компенсація є базою для нарахування й утримання ЄСВ.

ПДФО. Хоча компенсація за невикористану відпустку за бажанням працівника буде перерахована на рахунок нового роботодавця, проте податковим агентом за такою компенсацією є колишній роботодавець. Тому він зобов'язаний виконати всі функції податкового агента, покладені на нього пп. 14.1.180 Податкового кодексу (далі – ПК), а саме: нарахувати, утримати і сплатити ПДФО до бюджету і відобразити цю операцію у формі № 1ДФ. Інакше він нестиме відповідальність за порушення норм ПК. Про те, що саме колишній роботодавець повинен сплачувати ПДФО до бюджету, сказано в ЗІР (категорія 103.01).

Компенсація, нарахована працівникові колишнім роботодавцем у рамках трудових відносин, відноситься до заробітної плати. Тому її сума обкладається ПДФО на загальних підставах, тобто за ставками 15 % (20 %) (пп. 164.2.1, п. 167.1 ПК). При цьому зверніть увагу на два моменти:

• розмір компенсації зменшується на суму утриманого з неї ЄСВ. Потім сума за вирахуванням ЄСВ обкладається ПДФО;
• сума компенсації враховується при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на ПСП (у 2015 році – 1 710 грн.). Нагадаємо, що в місяці звільнення працівник має повне право на застосування ПСП незалежно від кількості відпрацьованих цього місяця днів – за умови, що дохід у вигляді заробітної плати цього місяця не перевищує встановленого пільговуваного розміру і в бухгалтерії є його заява про застосування пільги (пп. 169.3.4 ПК).

Військовий збір. Компенсація за невикористану відпустку обкладається військовим збором (пп. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК) за ставкою 1,5 % – без зменшення її суми на ЄСВ та ПДФО.

Сплата ПДФО і зборів до бюджету. За логікою, датою виплати доходу вважається день перерахування грошових коштів на нове місце роботи. Тому сплата ПДФО, військового збору і нарахованого ЄСВ повинна бути проведена цього ж дня (пп. 168.1.2 ПК, абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464). Нагадаємо, що утриману суму ЄСВ можна перерахувати до бюджету не пізніше 20-го числа місяця, що настає за місяцем нарахування компенсації (п. 8 ст. 9 Закону № 2464). Проте зручніше розрахуватися з бюджетом відразу.

Зверніть увагу: якщо компенсацію нараховано, але не перераховано новому роботодавцеві, то роботодавець звільненого працівника зобов'язаний сплатити ПДФО з її суми протягом 30 календарних днів після закінчення місяця, у якому вона була нарахована (пп. 168.1.5 ПК).

У формі № 1ДФ сума нарахованої та перерахованої компенсації відображається у складі заробітної плати під кодом ознаки доходу «101». При цьому у графі 3а слід відобразити суму нарахованої компенсації, а у графі 3 – зазначити суму перерахованої компенсації як умовну виплату. У графах 4а та 4 відповідно треба зазначити суму нарахованого і перерахованого ПДФО.

Сума компенсації та утримана з неї сума військового збору також знайдуть своє відображення у формі № 1ДФ у розд. II – відповідно у складі загального доходу і військового збору, утриманого з такого доходу у відповідному кварталі.

Завважимо, що у нового роботодавця при виплаті компенсації працівникові не виникає зобов'язань щодо нарахування та сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ. Тому і суму відпусткових, виплачену за рахунок надходжень від колишнього роботодавця, відображати у формі № 1ДФ йому не потрібно.

Бухгалтерський облік

Розглянемо на умовному числовому прикладі, як відобразити в бухгалтерському обліку:

• нарахування компенсації за невикористану відпустку при звільненні працівника за переведенням;
• перерахування компенсації новому роботодавцеві;
• виплату працівникові компенсації при оформленні відпустки на новому місці.

Приклад

Працівника головного підприємства (менеджера із продажів) звільнено у зв'язку з переведенням до філії. Філія уповноважена виплачувати зарплату своїм працівникам, нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету (уповноважений підрозділ). Зарплата працівника за відпрацьовані дні в місяці звільнення становить 1 800 грн. Крім того, йому нараховано компенсацію за невикористану відпустку в сумі 860 грн., яку за заявою працівника перераховано на рахунок філії. Підприємство віднесене до 15-го класу професійного ризику виробництва. Ставка ЄСВ – 37 %.

Як відобразити операції в обліку підприємства і філії, покажемо в таблиці.

(грн.)