Отпуск по переводу: учет и налогообложение

Акценты этой статьи:

• кто является налоговым агентом относительно компенсации за неиспользованный отпуск, перечисляемой на новое место работы;
• когда следует удерживать ЕСВ, НДФЛ и военный сбор;
• как и когда можно предоставить отпуск работнику, переведенному на другое место работы;
• как отразить в учете операцию по начислению компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника по переводу.

Право на отпуск при переводе на новое место работы

Все знают, что в общем случае первый отпуск можно получить, отработав на предприятии полгода. Но если человек принят по переводу с другого предприятия, для него действуют особые правила предоставления отпусков. При определенных условиях он может взять ежегодный отпуск (причем полной продолжительности) на новом месте раньше, чем истечет 6 месяцев непрерывной работы.

Эти условия перечислены в ст. 81, 83 КЗоТ, п. 8 ст. 10 и ст. 24 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее – Закон № 504). Так, после перевода право на отпуск возникает, если:

• на предыдущем месте работы ежегодный отпуск не был использован (полностью или частично);
• денежную компенсацию за неиспользованный отпуск работник при увольнении не получал;
• компенсация по желанию работника была перечислена на текущий счет предприятия, на которое он был принят по переводу. Просьба о перечислении суммы компенсации на новое место работы должна быть указана либо в заявлении об увольнении по переводу, либо в отдельно составленном заявлении.

Если все три условия выполнены, то в стаж работы, дающий право на ежегодные основной и дополнительные отпуска, засчитывается время, за которое работник не использовал эти отпуска на предыдущем месте работы (ч. 2 ст. 81 КЗоТ, абзац последний ст. 9 Закона № 504).

Если же не выполнено хотя бы одно из вышеперечисленных условий, тогда работнику придется ждать 6 месяцев, чтобы получить отпуск на но-вом предприятии.

Порядок перечисления компенсации

При увольнении по переводу возможность перечислить на новое предприятие компенсацию за неиспользованный отпуск прямо предусмотрена ст. 81, 83 КЗоТ, а также ст. 9 и 24 Закона № 504. Однако сумма компенсации может быть перечислена на новое место работы только с согласия работника. Поэтому работник должен сам указать в заявлении (об увольнении по переводу либо в отдельно составленном заявлении), что он просит перечислить на новое место работы сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Получив такое заявление, бухгалтер предприятия, с которого работник увольняется, должен:

• определить продолжительность неиспользованных ежегодных отпусков (основного и дополнительных), на которые имеет право работник;
• подсчитать количество дней отдыха, причитающихся работнику, исходя из стажа его работы на предприятии;
• рассчитать сумму компенсации, исходя из количества дней неиспользованного отпуска и среднемесячного заработка, определенного согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100;
• перечислить сумму компенсации на текущий счет нового работодателя;
• выдать работнику справку (произвольной формы), в которой должно быть указано: количество дней неиспользованного отпуска; период, за который не использован отпуск; сумма компенсации. Эту справку работник предъявит в бухгалтерию по новому месту работы.

Справка может быть, например, с такой формулировкой (см. образец).

<...>

Выдана Коробченко Оксане Федоровне, экономисту планового отдела, регистрационный (идентификационный) номер 1111111111, в том, что она не использовала ежегодный основной отпуск за период с 17.11.14 г. по 06.04.15 г. Общая сумма начисленной компенсации за неиспользованные 9 дней ежегодного основного отпуска составляет 860 грн. Суммы ЕСВ, НДФЛ и военного сбора начислены, удержаны и перечислены в бюджет в полном объеме. Сумма к выплате после удержаний составила 691,78 грн.

Компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 691,78 грн. перечислена ООО «ХХХ» (код ЕГРПОУ 22222222) на текущий счет № 3333333333333 в ПУАО «Фидобанк» МФО 300175 (платежное поручение от 06.04.15 г. № 52) согласно заявлению Коробченко О. Ф.

Справка выдана для предъявления в бухгалтерию ООО «ХХХ».

<...>

Что делать с компенсацией за неиспользованный «детский» отпуск?

Компенсация за неиспользованные дни дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, должна быть выплачена непосредственно работнику при увольнении (письмо Минсоцполитики от 20.09.13 г. № 807/13/155-13).

На новое место работы может быть перечислена только компенсация за неиспользованные дни ежегодных отпусков (основного и дополнительного). Это предусмотрено ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона № 504.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск

ЕСВ. Базой для начисления ЕСВ является сумма начисленной заработной платы, включая основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI, далее – Закон № 2464).

Чтобы узнать, какие выплаты относятся или не относятся к базе для начисления ЕСВ, надо заглянуть в Инструкцию, утвержденную приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5 (далее – Инструкция № 5), и в Перечень, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170. Так, компенсация за неиспользованный отпуск является платой за неотработанное время, которая входит в фонд дополнительной зарплаты (пп. 2.2.12 Инструкции № 5). Поэтому такая компенсация является базой для начисления и удержания ЕСВ.

НДФЛ. Хотя компенсация за неиспользованный отпуск по желанию работника будет перечислена на счет нового работодателя, однако налоговым агентом по такой компенсации является прежний работодатель. Поэтому он обязан выполнить все функции налогового агента, возложенные на него пп. 14.1.180 Налогового кодекса (далее – НК), а именно: начислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет и отразить данную операцию в форме № 1ДФ. Иначе он будет нести ответственность за нарушение норм НК. О том, что именно прежний работодатель должен уплачивать НДФЛ в бюджет, сказано в ОИР (категория 103.01).

Компенсация, начисленная работнику прежним работодателем в рамках трудовых отношений, относится к заработной плате. Поэтому ее сумма облагается НДФЛ на общих основаниях, то есть по ставкам 15 % (20 %) (пп. 164.2.1, п. 167.1 НК). При этом обратите внимание на два момента:

• размер компенсации уменьшается на сумму удержанного из нее ЕСВ. Затем сумма за вычетом ЕСВ облагается НДФЛ;
• сумма компенсации учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на НСЛ (в 2015 году – 1 710 грн.). Напомним, что в месяце увольнения работник имеет полное право на применение НСЛ независимо от количества отработанных в этом месяце дней – при условии, что доход в виде заработной платы в этом месяце не превышает установленного льготируемого размера и в бухгалтерии имеется его заявление о применении льготы (пп. 169.3.4 НК).

Военный сбор. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается военным сбором (пп. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК) по ставке 1,5 % – без уменьшения ее суммы на ЕСВ и НДФЛ.

Уплата НДФЛ и сборов в бюджет. По логике, датой выплаты дохода считается день перечисления денежных средств на новое место работы. Поэтому уплата НДФЛ, военного сбора и начисленного ЕСВ должна быть произведена в этот же день (пп. 168.1.2 НК, абзац второй ч. 8 ст. 9 Закона № 2464). Напомним, что удержанную сумму ЕСВ можно перечислить в бюджет не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем начисления компенсации (п. 8 ст. 9 Закона № 2464). Однако удобнее рассчитаться с бюджетом сразу.

Обратите внимание: если компенсация начислена, но не перечислена новому работодателю, то работодатель уволенного работника обязан уплатить НДФЛ с ее суммы в течение 30 календарных дней после окончания месяца, в котором она была начислена (пп. 168.1.5 НК).

В форме № 1ДФ сумма начисленной и перечисленной компенсации отражается в составе заработной платы под кодом признака дохода «101». При этом в графе 3а следует отразить сумму начисленной компенсации, а в графе 3 – указать сумму перечисленной компенсации как условную выплату. В графах 4а и 4 соответственно надо указать сумму начисленного и перечисленного НДФЛ.

Сумма компенсации и удержанная из нее сумма военного сбора также найдут свое отражение в форме № 1ДФ в разд. II – соответственно в составе общего дохода и военного сбора, удержанного из такого дохода в соответствующем квартале.

Отметим, что у нового работодателя при выплате компенсации работнику не возникает обязательств по начислению и уплате НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. Поэтому и сумму отпускных, выплаченную за счет поступлений от прежнего работодателя, отражать в форме № 1ДФ ему не нужно.

Бухгалтерский учет

Рассмотрим на условном числовом примере, как отразить в бухгалтерском учете:

начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника по переводу;

• перечисление компенсации новому работодателю;
• выплату работнику компенсации при оформлении отпуска на новом месте.

Пример

Работник головного предприятия (менеджер по продажам) уволен в связи с переводом в филиал. Филиал уполномочен выплачивать зарплату своим работникам, начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет (уполномоченное подразделение). Зарплата работника за отработанные дни в месяце увольнения составила 1 800 грн. Кроме того, ему начислена компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 860 грн., которая по заявлению работника перечислена на счет филиала. Предприятие отнесено к 15-му классу профессионального риска производства. Ставка ЕСВ составляет 37 %.

Как отразить операции в учете предприятия и филиала, покажем в таблице.

(грн.)