Как рассчитать резерв отпусков на дату баланса

Обеспечение на оплату отпусков формируется для равномерного распределения расходов на отпуска между отчетными периодами. Его создание – обязанность предприятия. И не важно, один работник в штате или сто. Только микропредприятиям и непредпринимательским обществам разрешено не формировать этот резерв.

Рассмотрим, как ежемесячно исчислить сумму резерва и с какой периодичностью его нужно переоценивать – на каждую дату баланса проводить инвентаризацию или только по результатам года.

Ежемесячное формирование резерва отпусков

Обязанность предприятий создавать обеспечение на оплату отпусков (далее – резерв отпусков) установлена нормами НП(С)БУ 11 «Обязательства». Исключение составляют микропредприятия и непредпринимательские общества. Им законодательство дает возможность отказаться от формирования резерва отпусков и признавать расходы в периоде их фактического возникновения (п. 7 и пп. 2 п. НП(С)БУ 25 «Упрощенная финансовая отчетность»).

Резерв создается с целью равномерного распределения в течение года затрат на выплату отпускных, которые несет предприятие.

Напоминаем, резерв отпусков создается только для оплаты:

• ежегодных отпусков (основных и дополнительных);
• дополнительных социальных отпусков работникам, имеющим детей;
• компенсации за неиспользованные отпуска;
• ЕСВ, начисленного на суммы вышеуказанных отпусков и компенсаций.

Для оплаты творческих, учебных и других видов отпусков резерв не формируют.

Согласно нормам п. 13 НП(С)БУ 11 сумму резерва отпусков предприятия рассчитывают ежемесячно по определенной формуле. Она представляет собой произведение фактически начисленной зарплаты и процента, определенного как отношение годовой плановой суммы отпускных к общему годовому плановому фонду оплаты труда (c учетом ЕСВ):

Резерв отпусков = ФактЗП_мес х К_ЕСВ х К_резерв,

где

• ФактЗП_мес – фактическая зарплата за текущий месяц без учета отпускных;

К_резерв = ПланОтп_год : ПланФОТ_год,

где

• ПланОтп_год – годовая плановая сумма отпускных, которая определяется в порядке, установленном предприятием (ее можно рассчитать согласно графику отпусков);
• ПланФОТ_год – годовой плановый фонд оплаты труда без учета отпускных;

К_ЕСВ = 1 + Ставка_ЕСВ : 100%.

Ставка ЕСВ берется в размере 22 %, а для работников с инвалидностью – 8,41 %.

Расчет производится по каждой категории работников отдельно.

Начисление резерва отражается бухгалтерской проводкой Дт 15, 23, 91–94 – Кт 471. Конкретный счет выбирается в зависимости от категории работников.

Рекомендуем вести на субсчете 471 аналитический учет в разрезе категорий работников, по которым сформирован резерв.

Пример

Административный персонал предприятия составляет 5 работников. Плановый фонд оплаты труда админперсонала на 2025 год – 960 000 грн. Плановая сумма отпускных на 2025 год – 120 000 грн. За июнь админперсоналу была начислена зарплата в сумме 89 000 грн.

Для расчета резерва отпусков определим:

1) коэффициент резервирования:

К_резерв = 120 000 грн : 960 000 грн = 0,125;

2) коэффициент увеличения резерва отпусков на сумму начисления ЕСВ:

К_ЕСВ = 1 + 22 % : 100 % = 1,22.

Следовательно, сумма резерва отпусков на июнь 2025 года составит 13 572,50 грн ( 89 000 грн х 0,125 х 1,22).

Эта сумма отразится проводкой Дт 92 – Кт 471.

Использование резерва отпускных

В бухгалтерском учете использование резерва для начисления отпускных фиксируют проводками:

• Дт 471 – Кт 661 – сумма отпускных или компенсации;
• Дт 471 – Кт 651 – сумма ЕСВ, начисленного на отпускные или компенсацию.

Если резерва не хватает, то суммы отпускных или компенсации, превышающие величину сформированного резерва, отражаются непосредственно в расходах записью Дт 15, 23, 91–94 – Кт 661, 651.

Резерв отпусков на дату баланса

В соответствии с п. 17 НП(С)БУ 11 резервы пересматриваются на каждую дату баланса (т. е. ежеквартально). По результатам пересмотра при необходимости резерв корректируется – увеличивается или уменьшается (сторнируется). Однако порядок пересмотра четко не прописан. Есть только конкретные правила инвентаризации резерва отпусков в пп. 8.2 разд. ІІІ Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879).

Нужно ли на конец каждого квартала инвентаризовать резерв?

Поскольку это трудоемкий процесс, большинство предприятий инвентаризуют резерв (значит, и пересматривают его по нормам Положения № 879) только ежегодно – перед составлением годового баланса. А обосновывают это тем, что только годовая инвентаризация является обязательной согласно п. 12 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 № 419, и п. 7 разд. I Положения № 879.

Но если у вас есть желание проводить инвентаризацию резерва отпусков на каждую дату баланса, то есть ежемесячно, это не запрещено. Тогда следует закрепить такое правило в учетной политике.

Инвентаризация резерва отпусков

Обязательная инвентаризация проводится перед составлением годовой финотчетности (п. 7 разд. I Положения № 879). Но повторим, добровольно предприятие может установить и более частое проведение инвентаризации.

На конец года нормативными документами установлен особый порядок расчета резерва отпусков, который заключается в своего рода проверке остатка. То есть остаточного сальдо этого резерва на 31 декабря каждого года, которое перейдет как входное сальдо на следующий год. Исчисляют его в ходе инвентаризации по пп. 8.2 разд. ІІІ Положения № 879.

Когда надо инвентаризовать обеспечения?

Обязательная инвентаризация всех обеспечений должна быть проведена в течение двух месяцев до окончания отчетного года (п. 10 разд. I Положения № 879). При необходимости суммы обеспечений корректируются.

Как провести инвентаризацию резерва отпусков?

По состоянию на конец года резерв отпусков (с учетом ЕСВ) определяется по расчету, который базируется на количестве дней неиспользованных работниками предприятия ежегодных отпусков (в т. ч. и «детских») и среднедневной оплаты труда работников.

Среднедневная зарплата рассчитывается согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.1995 № 100.

Формула расчета резерва в данном случае выглядит следующим образом:

РО_{к. г} = ЗП_факт : (Д_к – Д_п – Д_н) х Д_{н. о} х К,

где

• ЗП_факт – фактически начисленная зарплата за предыдущие 12 календарных месяцев или за фактически отработанный период, если сотрудник проработал менее года;
• Д_к – количество календарных дней в расчетном периоде;
• Д_п – количество праздничных и нерабочих дней в периоде;
• Д_н – время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде;
• Д_{н. о} – количество неиспользованных дней отпусков;
• К – коэффициент, который увеличивает резерв отпусков на сумму ЕСВ. Как правило, в общем случае он равен 1,22.

Детальнее – в статье «Пересмотр и инвентаризация резерва отпускных».

Как отразить в учете корректировку резерва отпусков на конец года?

С большой долей вероятности резерв отпусков, начисленный предприятием в течение года и числящийся в учете на конец года (на дату инвентаризации), придется корректировать, ведь формула его расчета, применяемая в течение года, отличается от той, которая применяется при инвентаризации. Значит, в учете его надо будет откорректировать.

Для этого общую сумму резерва отпусков, рассчитанного по вышеприведенной формуле по каждому работнику предприятия, надо сравнить с числящимся в учете сальдо по кредиту субсчета 471.

Если сумма полученного в результате инвентаризации резерва отпусков:

• больше числящегося остатка на конец года, то его надо доначислить. Проводки в данном случае будут такие: Дт 23, 91–94 – Кт 471 (в зависимости от направления расходов);
• меньше – резерв уменьшается. Сделать это можно путем сторнирования излишне начисленной суммы (согласно п. 18 НП(С)БУ 11). В бухучете при этом производится запись: Дт 23, 91–94 – Кт 471 – методом «сторно».

Поясним, почему надо сторнировать, а не начислять доход. При начислении резерва формируют не только прочие операционные расходы (счет 94), но и административные (92), сбытовые (93), себестоимость реализованной продукции, товаров и работ (счета 23, 91), поэтому и сторнировать правильнее в разрезе расходов.

Покажем на примере, как рассчитать остаток резерва отпусков на конец года.

Пример

По состоянию на конец года (31 декабря) у некоторых работников предприятия остались неиспользованные дни отпуска. Данные об их количестве, фонде оплаты труда и количестве дней расчетного периода приведем в таблице далее.

Таблица. Входные данные для инвентаризации резерва отпусков

(грн)

По условиям примера на предприятии нет работников – лиц с инвалидностью. Ставка ЕСВ для всех работников составляет 22 %.

Сумма резерва отпусков на дату баланса – 19 374,30 грн (15 880,57 грн х 1,22).

В учете (до проведения инвентаризации) у предприятия числится такая сумма резерва:

• вариант А – 18 500 грн;
• вариант Б – 20 000 грн.

При варианте А предприятию следует доначислить резерв в сумме 874,30 грн (19 374,30 грн – 18 500 грн) (Дт 23, 92, 93 – Кт 471).

При варианте Б предприятие отсторнирует начисленный резерв в сумме 625,70 грн  (20 000,00 грн – 19 374,50 грн) (Дт 23, 92, 93 – Кт 471 – методом «сторно»).

Как отразить резерв отпусков в финансовой отчетности?

В форме № 1 «Баланс (Отчет о финансовом состоянии)» сальдо по субсчету 471 отражается в строке 1660 «Текущие обеспечения».

В форме № 2 «Отчет о финансовых результатах (Отчет о совокупном доходе)» начисленные в течение отчетного года суммы резерва отражаются в составе определенных видов расходов, поэтому участвуют в формировании финрезультата за период.

Для малых предприятий остаток суммы резерва на конец отчетного периода отражается в формах № 1-м и № 1-мс в строке 1595 «Долгосрочные обязательства, целевое финансирование и обеспечения». Начисленный в течение года резерв приводится:

• в форме № 2-м в строках 2050 и 2180 (в зависимости от направления расходов);
• форме № 2-мс в строках 2050 и 2165 (тоже в зависимости от направления расходов). Разумеется, если микропредприятие решило не отказываться от формирования резерва.

Как влияет начисленный резерв на налог на прибыль?

Нормами Налогового кодекса не предусмотрены корректировки финрезультата, полученного в бухучете, на суммы начисленного резерва. Его суммы участвуют при расчете налога на прибыль в полном объеме.

Если же предприятие ошибочно не формировало резерв отпусков, но должно было это делать (так как не является микропредприятием), существуют налоговые риски снятия расходов по факту начисления отпускных. Рекомендации по минимизации этих рисков – в статье «Ошибочно не создавали резерв отпусков: каковы налоговые риски и как исправить».