Товарний облік для підприємців: вивчаємо зміни, робимо висновки

Що змінилося? З 26 листопада 2021 року починає діяти Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496 (далі – Наказ № 496, Порядок № 496).

У консультації ми розглянемо:

• хто з підприємців зобов’язаний вести облік товарних запасів, а хто – ні;
• як вести облік товарних запасів і яких правил потрібно дотримуватися;
• як заповнити форму для обліку товарних запасів у різних ситуаціях (див. фрагмент у кінці консультації) і як виправити помилки, допущені при її заповненні;
• яка відповідальність установлена за порушення порядку ведення товарного обліку.

Хто зобов’язаний вести товарний облік?

Звернемося до Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг» (далі – Закон № 265). У ст. 3 цього Закону сказано, що суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, зобов’язані вести облік товарних запасів у порядку, установленому законодавством, а також здійснювати продаж тільки тих товарів (послуг), які відображені в такому обліку (п. 12).

Норми цієї статті поширюються і на підприємців (за деяким винятком). Але порядок ведення товарного обліку для них законодавчо не встановлювався. А зараз під цю норму закону Мінфін розробив Порядок № 496.

Хто саме з підприємців зобов’язаний вести товарний облік запасів згідно з Порядком № 496?

Товарний облік запасів мають вести підприємці, які одночасно відповідають двом умовам, зазначеним у п. 12 ст. 3 Закону № 265 та п. 1 розд. І Порядку № 496.

Умова 1. Підприємець є:

• суб’єктом загальної системи оподаткування;
• єдинником – платником ПДВ (тобто єдинником третьої групи зі ставкою ЄП 3 % або єдинником четвертої групи);
• єдинником – неплатником ПДВ (перша, друга і третя групи), який торгує технічно складними побутовими товарами (далі – ТСПТ), ліками, медичними та ювелірними виробами.

Умова 2. Підприємець здійснює розрахункові операції. Немає розрахункових операцій – отже, немає і товарного обліку.

Нижче в таблиці-підказці розглянемо різні ситуації, щоб ви могли зрозуміти, коли треба вести товарний облік, а коли ні.

Таблиця-підказка

Як вести облік товарів?

Вести облік товарних запасів означає постійно вносити інформацію про їх надходження і вибуття до спеціальної форми обліку (п. 1 розд. ІІ Порядку № 496). Наведемо основні правила такого обліку.

Правило 1. Обліку підлягають тільки товари, призначені для продажу або надання послуг

Це правило випливає з визначення, наведеного в п. 2 розд. І Порядку № 496. Там сказано, що товарні запаси – це сукупність товарів, які утримуються підприємцем для подальшого продажу (надання послуг).

Отже, якщо ви зберігаєте у своєму магазині чужий товар, його не слід відображати у формі обліку. Проте ви повинні мати документ, який підтверджує, що товар був переданий вам саме на зберігання (договір зберігання, акт приймання-передачі товару).

Правило 2. Облік ведеться за місцями продажу і за місцями зберігання

У п. 1 розд. І Порядку № 496 сказано, що підприємець має вести облік тільки тих товарів, які знаходяться у нього в місці продажу (на його господарському об’єкті).

Місцем продажу (господарським об’єктом) є стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі транспортний засіб (далі – ТЗ), частина пересувного або стаціонарного об’єкта, у тому числі ТЗ, де здійснюються розрахункові операції при продажу товарів (наданні послуг) (п. 2 розд. І Порядку № 496).

Проте в п. 2 розд. І Порядку № 496 наведено ще й поняття «місце зберігання». Це стаціонарний або будь-який пересувний об’єкт, у тому числі ТЗ, частина пересувного або стаціонарного об’єкта, у тому числі ТЗ, земельна ділянка, де зберігаються товарні запаси, що належать підприємцеві.

І норми Порядку виписано так, що коли товари потрапляють у місця продажу з місць зберігання, треба оформити документи, які також є складовою товарного обліку. Ось і виходить, що вести облік треба не тільки в місцях продажу, але й у місцях зберігання товарів.

Правило 3. Треба вести окремий облік за кожним місцем продажу

Підприємець, у якого є декілька торговельних точок у різних місцях, має вести не тільки загальний облік товарів, але також і облік товарних запасів за кожним окремим місцем продажу (п. 1 розд. ІІ Порядку № 496).

Правило 4. Вести облік треба у спеціальній формі для обліку товарних запасів (додаток до Порядку № 496)

Форму обліку можна вести в паперовому або в електронному вигляді за вибором підприємця.

При цьому записи в паперовій формі слід виконувати розбірливо, чорнилом темного кольору або кульковою ручкою (п. 7 розд. ІІ Порядку № 496).

Електронну форму обліку можна вести в тій програмі, яку вибере сам підприємець. Але на вимогу податківців електронна версія має бути візуалізована у форматі, який дозволяє проглянути форму обліку або скопіювати її (п. 8, 11 розд. ІІ Порядку № 496).

Правило 5. Записи до форми обліку вносяться на підставі первинних документів

Первинні документи є невід’ємною частиною товарного обліку і додатками до форми обліку. Це опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні чеки, товарні чеки, інші документи, реквізити яких дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару, дату проведення операції, найменування, кількість і вартість товару (п. 2 розд. І Порядку № 496).

Правило 6. Форму обліку і первинні документи треба зберігати

Форма обліку, первинні документи на товари повинні зберігатися в місці продажу до тих пір, поки остання одиниця товару, відображеного в таких первинних документах, не буде продана (або іншим шляхом списана).

Ці документи потрібно щомісячно групувати у хронологічному порядку (так, як ви їх відображали у формі обліку). Також можна підшити їх до форми обліку, щоб зберігати разом із нею (п. 10 розд. ІІ Порядку № 469).

Як заповнити облікову форму?

Ми вже сказали, що облік можна вести в паперовому або в електронному вигляді (див. правило 4).

Перш ніж приступити до обліку, підприємець має зазначити про себе дані, перелічені в п. 2 розд. ІІ Порядку № 496. Ці дані в паперовій формі зазначаються на титульній сторінці.

Заповнюючи форму обліку, дотримуйтеся таких правил:

• записи вносяться у хронологічному порядку (п. 4 розд. ІІ Порядку № 496);
• кожен рядок форми відповідає одному первинному документу;
• якщо надходження і вибуття відбулися в один день, на них мають бути окремі записи.

У формі обліку мають бути зазначені:

• у графі 1 – порядковий номер рядка, в якому робиться запис;
• графі 2 – дата здійснення запису;
• графах 3–6 – реквізити первинного документа;
• графі 7 – загальна вартість товару згідно з первинним документом про надходження товару;
• графі 8 – загальна вартість товару згідно з первинним документом про вибуття товару (крім даних про продаж через РРО та ПРРО).

У графі 9 наводяться примітки, передбачені Порядком № 496 (у разі виправлення помилок).

Як виправити помилки у формі обліку?

Щоб змінити неправильний запис на правильний, зробіть так:

• у графі 9 того рядка, де допущено помилку, проставте позначку «Анульовано – виправлено» із зазначенням порядкового номера нового рядка, у якому тепер наведено правильну (виправлену) інформацію;
• у графі 9 цього нового рядка проставте позначку «Виправлено» із зазначенням порядкового номера рядка, інформація з якого виправлена.

Яке вибуття товару відображається у графі 8?

Вибуттям товарів для цілей товарного обліку вважається:

• продаж товарів з отриманням оплати в безготівковій формі, здійснений у встановлених законодавством випадках без застосування РРО/ПРРО;
• внутрішнє переміщення товару між місцями продажів (господарськими об’єктами) та/або місцями зберігання, що належать одному підприємцеві;
• знищення або втрата товару;
• повернення товару постачальникові;
• використання товарів для власних потреб.

Як підприємцеві почати вести облік товарів?

Перш за все треба скласти опис залишку товарів на початок обліку, який має статус первинного документа (п. 2 розд. І Порядку № 496). Такий опис складається в довільній формі, але в ній має бути інформація про найменування наявних товарів, їх кількість (із зазначенням одиниці виміру) і вартість.

Вартість товарів підприємець визначає самостійно:

• за первинними документами на товар – якщо вони є. Такий варіант підходить єдинникам – платникам ПДВ і підприємцям на загальній системі: вони й раніше мали вести облік своїх витрат (п. 177.10, 296.1 ПК);
• якщо документів немає – тоді можна взяти ринкову закупівельну вартість таких товарів або продажну вартість (на ваш вибір).

Як дані з опису товарних залишків заносяться до форми обліку?

Дані з опису заносяться до форми обліку таким чином (п. 5 розд. ІІ Порядку 496):

• у графі 2 ставимо дату початку обліку. Підприємці, які на дату набуття чинності Наказу № 496 уже були зобов’язані вести товарний облік, у цій графі вказують «26.11.2021». Підприємці, у яких такий обов’язок виникне пізніше, зазначать свою дату;
• графі 3 зазначаємо: «Опис залишку товарів на початок обліку»;
• графі 4 ставимо дату, на яку складено опис. Наприклад, опис може бути складений як 25.11.2021 на кінець дня, так і 26.11.2021. Головне зробити запис у формі обліку (заповнити гр. 2) до початку торгівлі;
• графі 5 – ставимо цифру «1»;
• графі 7 – вказуємо загальну вартість товару, визначену в описі;
• графи 6, 8 та 9 не заповнюємо.

Як заповнити форму, якщо товар надійшов за однією накладною, а далі реалізується протягом тривалого періоду різними партіями?

У такій ситуації до граф 1–7 форми вносять дані з документа постачальника. Якщо весь товар реалізовано через РРО або ПРРО, то більше ніяких записів у формі обліку не роблять.

Якщо товар зіпсувався або було інше вибуття (не через РРО або ПРРО), тоді до форми обліку вносять реквізити документа, який підтверджує факт вибуття. Наприклад, при псуванні товару це буде акт на списання, у якому треба зазначити причину псування товару.

Як вести облік підприємцеві на загальній системі оподаткування, який працює у сфері громадського харчування?

У Порядку № 496 немає спеціальних правил для обліку операцій із придбання сировини або реалізації готової продукції. І тут виникає інше запитання: чи входить сировина до переліку товарних запасів, облік яких потрібно вести підприємцеві?

Визначення поняття «Товарні запаси» в п. 2 розд. І Порядку № 496 не дозволяє однозначно відповісти на це запитання. Тому тут можливі варіанти. Наприклад, у графах 1–7 форми обліку можна вказати реквізити документів на придбання сировини. У графах 1–6 навести дані внутрішнього документа – акта на списання сировини у виробництво, у графі 8 зазначити загальну вартість списаної у виробництво сировини. А надходження готової продукції з виробництва відображати на підставі акта про оприбуткування або іншого документа, який свідчить про надходження запасів із власного виробництва.

Або можна взагалі не відображати в обліку вартість сировини для виробництва. А надходження готової продукції з виробництва відображати на підставі акта про оприбуткування або іншого документа, який підтверджує надходження запасів із власного виробництва.

Як і за що штрафуватимуть?

Якщо підприємець зобов’язаний вести облік товарів (див. нашу таблицю-підказку), то йому доведеться виконувати вимоги, установлені Законом № 265 та Порядком № 496.

Як ми вже зазначали вище, п. 12 ст. 3 Закону № 265:

• дозволяє продавати тільки ті товари, які відображені в обліку товарних запасів;
• зобов’язує пред’являти податківцям під час перевірки документи, що підтверджують облік і походження тих товарів, які на момент перевірки знаходяться в місці продажу.

Крім того, заборонено продавати товари, якщо в місцях продажу (у господарських об’єктах) відсутні (п. 9 розд. ІІ Порядку № 496):

• первинні документи на цей товар, реквізити яких унесено до форми обліку;
• записи у формі обліку про наявні первинні документи;
• первинні документи й записи у формі обліку про такі первинні документи.

За недотримання цих правил підприємцеві загрожує штраф у розмірі подвійної вартості товарів, не врахованих у встановленому порядку, але не нижче 170 грн (ст. 20 Закону № 265). При цьому вартість товарів визначається за цінами реалізації.

Застосовуємо на практиці

Покажемо, як заповнити форму обліку за даними нашого прикладу.

Приклад

Підприємець – єдинник другої групи торгує ТСПТ у магазині і через Інтернет. В описі товарних залишків на початок обліку вказано таку інформацію:

• 10 електромасажерів для ніг за ціною 1 200 грн/шт. загальною вартістю 12 000 грн;
• 5 електромасажерів для живота за ціною 800 грн/шт. загальною вартістю 4 000 грн.

Загальна вартість товарних залишків становить 16 000 грн.

26.11.2021 підприємець продав два масажери для ніг за ціною 1 500 грн/шт. на суму 3 000 грн. Покупець оплатив товар післяплатою через Novapay, і оплата надійшла від «Нової пошти» на поточний рахунок підприємця. Оскільки така операція не проводиться через РРО, треба заповнити графи 1–6 та 8 форми обліку. Цього ж дня було продано 2 масажери для живота за ціною 1 000 грн/шт. на суму 2 000 грн при продажу в магазині з розрахунком банківською карткою через POS-термінал. Хоча це і безготівкова операція, проте вона є розрахунковою і проводиться через РРО. Тому дані про цю операцію не відображаються у формі обліку.

27.11.2021 підприємець виявив, що один масажер для живота непридатний для використання. Він склав акт про псування товару. Оскільки така операція не проводиться через РРО, треба заповнити графи 1–6 та 8 форми обліку.