Товарный учет для предпринимателей: изучаем изменения, делаем выводы

Что изменилось? С 26 ноября 2021 года начинает действовать Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц – предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина от 03.09.2021 № 496 (далее – Приказ № 496, Порядок № 496).

В консультации мы рассмотрим:

• кто из предпринимателей обязан вести учет товарных запасов, а кто – нет;
• как вести учет товарных запасов и какие правила нужно соблюдать;
• как заполнить форму для учета товарных запасов в разных ситуациях (см. фрагмент в конце консультации) и как исправить ошибки, допущенные при ее заполнении;
• какая ответственность установлена за нарушение порядка ведения товарного учета.

Кто обязан вести товарный учет?

Обратимся к Закону от 06.07.1995 № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265). В ст. 3 этого Закона сказано, что субъекты хозяйствования (далее – СХ), которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме (с применением электронных платежных средств, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны вести учет товарных запасов в порядке, установленном законодательством, а также осуществлять продажу только тех товаров (услуг), которые отражены в таком учете (п. 12).

Нормы этой статьи распространяются и на предпринимателей (за некоторым исключением). Но вот порядок ведения товарного учета для них законодательно не устанавливался. А теперь под эту норму закона Минфин разработал Порядок № 496.

Кто именно из предпринимателей обязан вести товарный учет запасов согласно Порядку № 496?

Товарный учет запасов должны вести предприниматели, которые одновременно отвечают двум условиям, указанным в п. 12 ст. 3 Закона № 265 и в п. 1 разд. І Порядка № 496.

Условие 1. Предприниматель является:

• субъектом общей системы налогообложения;
• единщиком – плательщиком НДС (т. е. единщиком третьей группы со ставкой ЕН 3 % или единщиком четвертой группы);
• единщиком – неплательщиком НДС (первая, вторая и третья группы), который торгует технически сложными бытовыми товарами (далее – ТСБТ), лекарствами, медицинскими и ювелирными изделиями.

Условие 2. Предприниматель осуществляет расчетные операции. Нет расчетных операций – значит, нет и товарного учета.

Ниже в таблице-подсказке рассмотрим разные ситуации, чтобы вы могли понять, когда надо вести товарный учет, а когда нет.

Таблица-подсказка

Как вести учет товаров?

Вести учет товарных запасов означает постоянно вносить информацию об их поступлении и выбытии в специальную форму учета (п. 1 разд. ІІ Порядка № 496). Приведем основные правила такого учета.

Правило 1. Учету подлежат только товары, предназначенные для продажи или оказания услуг

Это правило вытекает из определения, приведенного в п. 2 разд. І Порядка № 496. Там сказано, что товарные запасы – это совокупность товаров, которые содержатся предпринимателем для дальнейшей продажи (оказания услуг).

Значит, если вы храните в своем магазине чужой товар, его не следует отражать в форме учета. Однако вы должны иметь документ, который подтверждает, что товар был передан вам именно на хранение (договор хранения, акт приемки-передачи товара).

Правило 2. Учет ведется по местам продажи и по местам хранения

В п. 1 разд. І Порядка № 496 сказано, что предприниматель должен вести учет только тех товаров, которые находятся у него в месте продажи (на его хозяйственном объекте).

Местом продажи (хозяйственным объектом) является стационарный или любой передвижной объект, в том числе транспортное средство (далее – ТС), часть передвижного или стационарного объекта, в том числе ТС, где осуществляются расчетные операции при продаже товаров (оказании услуг) (п. 2 разд. І Порядка № 496).

Однако в п. 2 разд. І Порядка № 496 приведено еще и понятие «место хранения». Это стационарный или любой передвижной объект, в том числе ТС, часть передвижного или стационарного объекта, в том числе ТС, земельный участок, где хранятся товарные запасы, принадлежащие предпринимателю.

И нормы Порядка выписаны так, что когда товары попадают в места продажи из мест хранения, надо оформить документы, которые также являются составляющей товарного учета. Вот и получается, что вести учет надо не только в местах продажи, но и в местах хранения товаров.

Правило 3. Надо вести отдельный учет по каждому месту продажи

Предприниматель, у которого есть несколько торговых точек в разных местах, должен вести не только общий учет товаров, но также и учет товарных запасов по каждому отдельному месту продажи (п. 1 разд. ІІ Порядка № 496).

Правило 4. Вести учет надо в специальной форме для учета товарных запасов (приложение к Порядку № 496)

Форму учета можно вести в бумажном или в электронном виде по выбору предпринимателя.

При этом записи в бумажной форме следует выполнять разборчиво, чернилами темного цвета или шариковой ручкой (п. 7 разд. ІІ Порядка № 496).

Электронную форму учета можно вести в той программе, которую выберет сам предприниматель. Но по требованию налоговиков электронная версия должна быть визуализирована в формате, который позволяет просмотреть форму учета или скопировать ее (п. 8, 11 разд. ІІ Порядка № 496).

Правило 5. Записи в форму учета вносятся на основании первичных документов

Первичные документы являются неотъемлемой частью товарного учета и приложениями к форме учета. Это опись остатка товаров на начало учета, накладные, транспортные документы, таможенные декларации, акты закупки, фискальные чеки, товарные чеки, другие документы, реквизиты которых позволяют идентифицировать поставщика и получателя товара, дату проведения операции, наименование, количество и стоимость товара (п. 2 разд. І Порядка № 496).

Правило 6. Форму учета и первичные документы надо хранить

Форма учета, первичные документы на товары должны храниться в месте продажи до тех пор, пока последняя единица товара, отраженного в таких первичных документах, не будет продана (или иным путем списана).

Эти документы нужно ежемесячно группировать в хронологическом порядке (так, как вы их отражали в форме учета). Также можно подшить их к форме учета, чтобы хранить вместе с ней (п. 10 разд. ІІ Порядка № 469).

Как заполнить учетную форму?

Мы уже сказали, что учет можно вести в бумажном или в электронном виде (см. правило 4).

Прежде чем приступить к учету, предприниматель должен указать о себе данные, перечисленные в п. 2 разд. ІІ Порядка № 496. Эти данные в бумажной форме указываются на титульной странице.

Заполняя форму учета, следуйте таким правилам:

• записи вносятся в хронологическом порядке (п. 4 разд. ІІ Порядка № 496);
• каждая строка формы соответствует одному первичному документу;
• если поступление и выбытие состоялись в один день, на них должны быть отдельные записи.

В форме учета должны быть указаны:

• в графе 1 – порядковый номер строки, в которой делается запись;
• графе 2 – дата осуществления записи;
• графах 3–6 – реквизиты первичного документа;
• графе 7 – общая стоимость товара согласно первичному документу о поступлении товара;
• графе 8 – общая стоимость товара согласно первичному документу о выбытии товара (кроме данных о продаже через РРО и ПРРО).

В графе 9 приводятся примечания, предусмотренные Порядком № 496 (в случае исправления ошибок).

Как исправить ошибки в форме учета?

Чтобы заменить неправильную запись на правильную, сделайте так:

• в графе 9 той строки, где допущена ошибка, проставьте отметку «Аннулировано – исправлено» с указанием порядкового номера новой строки, в которой теперь приведена правильная (исправленная) информация;
• в графе 9 этой новой строки проставьте отметку «Исправлено» с указанием порядкового номера строки, информация из которой исправлена.

Какое выбытие товара отражается в графе 8?

Выбытием товаров для целей товарного учета считается:

• продажа товаров с получением оплаты в безналичной форме, осуществленная в установленных законодательством случаях без применения РРО/ПРРО;
• внутреннее перемещение товара между принадлежащими одному предпринимателю местами продаж (хозяйственными объектами) и/или местами хранения;
• уничтожение или потеря товара;
• возврат товара поставщику;
• использование товаров для собственных нужд.

Как предпринимателю начать вести учет товаров?

Прежде всего надо составить опись остатка товаров на начало учета, которая имеет статус первичного документа (п. 2 разд. І Порядка № 496). Такая опись составляется в произвольной форме, но в ней должна быть информация о наименовании имеющихся товаров, их количестве (с указанием единицы измерения) и стоимости.

Стоимость товаров предприниматель определяет самостоятельно:

• по первичным документам на товар – если они имеются. Такой вариант подходит единщикам – плательщикам НДС и предпринимателям на общей системе: они и раньше должны были вести учет своих расходов (п. 177.10, 296.1 НК);
• если документов нет – тогда можно взять рыночную закупочную стоимость таких товаров или продажную стоимость (на ваш выбор).

Как данные из описи товарных остатков заносятся в форму учета?

Данные из описи заносятся в форму учета следующим образом (п. 5 разд. ІІ Порядка 496):

• в графе 2 ставим дату начала учета. Предприниматели, которые на дату вступления в силу Приказа № 496 уже были обязаны вести товарный учет, в этой графе укажут «26.11.2021». Предприниматели, у которых такая обязанность возникнет позже, укажут свою дату;
• графе 3 указываем: «Опис залишку товарів на початок обліку»;
• графе 4 ставим дату, на которую составлена опись. Например, опись может быть составлена как 25.11.2021 на конец дня, так и 26.11.2021. Главное сделать запись в форме учета (заполнить гр. 2) до начала торговли;
• графе 5 – ставим цифру «1»;
• графе 7 – указываем общую стоимость товара, определенную в описи;
• графы 6, 8 и 9 не заполняем.

Как заполнить форму, если товар поступил по одной накладной, а дальше реализуется в течение длительного периода разными партиями?

В такой ситуации в графы 1–7 формы вносят данные из документа поставщика. Если весь товар реализован через РРО или ПРРО, то больше никаких записей в форме учета не делают.

Если товар испортился или было другое выбытие (не через РРО или ПРРО), тогда в форму учета вносят реквизиты документа, который подтверждает факт выбытия. Например, при порче товара это будет акт на списание, в котором надо указать причину порчи товара.

Как вести учет предпринимателю на общей системе налогообложения, который работает в сфере общепита?

В Порядке к № 496 нет специальных правил для учета операций по приобретению сырья или реализации готовой продукции. И здесь возникает другой вопрос: входит ли сырье в перечень товарных запасов, учет которых нужно вести предпринимателю?

Определение понятия «товарные запасы» в п. 2 разд. І Порядка № 496 не позволяет однозначно ответить на этот вопрос. Поэтому здесь возможны варианты. Например, в графах 1–7 формы учета можно указать реквизиты документов на приобретение сырья. В графах 1–6 привести данные внутреннего документа – акта на списание сырья в производство, в графе 8 указать общую стоимость списанного в производство сырья. А поступление готовой продукции из производства отражать на основании акта об оприходовании или другого документа, который свидетельствует о поступлении запасов из собственного производства.

Или можно вообще не отражать в учете стоимость сырья для производства. А поступление готовой продукции из производства отражать на основании акта об оприходовании или другого документа, который подтверждает поступление запасов из собственного производства.

Как и за что будут штрафовать?

Если предприниматель обязан вести учет товаров (см. нашу таблицу-подсказку), то ему придется выполнять требования, установленные Законом № 265 и Порядком № 496.

Как мы уже отмечали выше, п. 12 ст. 3 Закона № 265:

• позволяет продавать только те товары, которые отражены в учете товарных запасов;
• обязывает предъявлять налоговикам во время проверки документы, подтверждающие учет и происхождение тех товаров, которые на момент проверки находятся в месте продажи.

Кроме того, запрещено продавать товары, если в местах продажи (в хозяйственных объектах) отсутствуют (п. 9 разд. ІІ Порядка № 496):

• первичные документы на этот товар, реквизиты которых внесены в форму учета;
• записи в форме учета об имеющихся первичных документах;
• первичные документы и записи в форме учета о таких первичных документах.

За несоблюдение этих правил предпринимателю грозит штраф в размере двойной стоимости товаров, не учтенных в установленном порядке, но не ниже 170 грн (ст. 20 Закона № 265). При этом стоимость товаров определяется по ценам реализации.

Применяем на практике

Покажем, как заполнить форму учета по данным нашего примера.

Пример

Предприниматель – единщик второй группы торгует ТСБТ в магазине и через Интернет. В описи товарных остатков на начало учета указана такая информация:

• 10 электромассажеров для ног по цене 1 200 грн/шт. общей стоимостью 12 000 грн;
• 5 электромассажеров для живота по цене 800 грн/шт. общей стоимостью 4 000 грн.

Общая стоимость товарных остатков составляет 16 000 грн.

26.11.2021 предприниматель продал два массажера для ног по цене 1 500 грн/шт. на сумму 3 000 грн. Покупатель оплатил товар наложенным платежом через Novapay, и оплата поступила от «Новой почты» на текущий счет предпринимателя. Поскольку такая операция не проводится через РРО, надо заполнить графы 1–6 и 8 формы учета. В этот же день было продано 2 массажера для живота по цене 1 000 грн/шт. на сумму 2 000 грн при продаже в магазине с расчетом банковской картой через POS-терминал. Хотя это и безналичная операция, однако она является расчетной и проводится через РРО. Поэтому данные об этой операции не отражаются в форме учета.

27.11.2021 предприниматель обнаружил, что один массажер для живота непригоден для использования. Он составил акт о порче товара. Поскольку такая операция не проводится через РРО, надо заполнить графы 1–6 и 8 формы учета.