Перевірки органами ПФУ: новий порядок

У грудні 2025 року набрала чинності постанова правління ПФУ, якою затверджено новий порядок проведення перевірок органами ПФУ у сфері соціального страхування. У правилах проведення таких перевірок є певні зміни. У статті розглянемо, як зараз мають проводитися перевірки органами ПФУ, а також які є права у страхувальників під час таких перевірок.

Яким документом тепер керуються представники ПФУ під час проведення перевірок?

Постановою правління ПФУ від 10.10.2025 № 33-1 затверджено Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів загальнообов'язкового державного соціального страхування та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання (далі – Постанова № 33-1, Порядок № 33-1).

Порядок № 33-1 набрав чинності з 16.12.2025 – дня його офіційного опублікування (опублікований в «Офіційному віснику України» від 16.12.2025 № 98).

Які види страхових виплат підлягають перевірці?

Уже із назви Порядку № 33-1 зрозуміло, що цей документ стосується перевірок з питань використання страхувальниками страхових коштів ФСС.

У п. 2 розд. I Порядку № 33-1 конкретизовано, що перевірки проводяться щодо виплат:

1) за страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, тобто це:

• допомога по тимчасовій непрацездатності, зокрема по догляду за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги – за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною;
• допомога по вагітності та пологах;
• допомога на поховання (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли від нещасного випадку на виробництві);

2) за страхуванням від нещасного випадку, а це:

• допомога по тимчасовій непрацездатності, яка настала внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання;
• виплата при тимчасовому переведенні потерпілого на легшу, нижчеоплачувану роботу;
• відшкодування вартості поховання потерпілого та пов'язаних із цим ритуальних послуг.

Які перевірки вправі проводити органи ПФУ?

Територіальні органи ПФУ мають право проводити документальні планові та позапланові перевірки (п. 1 розд. I Порядку № 33-1).

Перевірка може проводитися (п. 2 розд. I Порядку № 33-1):

• за місцезнаходженням страхувальника (це виїзна перевірка);
• у приміщенні територіального органу ПФУ (невиїзна перевірка) – але тільки за письмовою згодою страхувальника!

За яких умов можна допустити представників ПФУ до проведення перевірки?

Перед початком перевірки представники органу ПФУ зобов’язані пред’явити суб’єкту господарювання (далі – СГ):

• направлення на проведення документальної перевірки (за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 33-1). Направлення має бути оформлено у двох примірниках. Один примірник в перший день перевірки вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі СГ, про що робиться відповідний запис на другому примірнику, який залишається у посадової особи територіального органу ПФУ;
• службові посвідчення посадових осіб територіального органу ПФУ, які зазначені в направленні на проведення перевірки (п. 9 розд. II Порядку № 33-1).

Крім того, представники органу ПФУ до початку перевірки повинні внести запис щодо проведення перевірки до журналу реєстрації перевірок – звісно, за його наявності у СГ (п. 17 розд. II Порядку № 33-1).

 Планові перевірки: головні правила

Планові документальні перевірки проводяться за певними правилами, розглянемо їх.

1. Планування перевірок

Квартальний план-графік проведення перевірок формується до 20-го числа останнього місяця кварталу, що передує плановому, та затверджується наказом територіального органу ПФУ (п. 4 розд. II Порядку № 33-1).

План-графік має бути оприлюднено на інформаційній сторінці територіального органу ПФУ на вебпорталі електронних послуг не пізніше наступного робочого дня після видання відповідного наказу.

Річний план перевірок на 2026 рік можна знайти на сайті ПФУ.

Також вже затверджено плани на І квартал 2026 року деяких територіальних органів ПФУ. Наприклад, план-графік на І квартал 2026 року Головного управління ПФУ в Одеській області можна знайти на їх сайті.

2. Мораторій на планові перевірки

У період воєнного стану діє мораторій на проведення планових перевірок, введений постановою КМУ від 13.03.2022 № 303 «Про припинення заходів державного нагляду (контролю) в умовах воєнного стану». Цей мораторій поширюється, зокрема, і на перевірки, що проводяться органами ПФУ.

Отже, поки діє воєнний стан, проведення планових перевірок – неможливе, а включення СГ в план перевірок – це тільки намір контролюючого органу. Але цілком ймовірно, що найближчим часом ситуація може змінитися: буде скасовано або мораторій, або воєнний стан. Тому радимо слідкувати за планами-графіками на сайті ПФУ, щоб бути готовими до візиту представників ПФУ.

3. Включення суб’ктів господарювання до плану перевірок

До плану-графіка страхувальники ризикують потрапити передусім за наявності одного з таких критеріїв (п. 5 розд. II Порядку № 33-1):

• зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів) та/або сум страхових виплат на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
• здійснення страхових виплат застрахованим особам у межах, наближених до максимальних розмірів у розрахунку на один день;
• наявність за результатами доперевірочного аналізу декількох випадків, що свідчать про можливі порушення використання страхувальником страхових коштів;
• наявність страхових виплат ПФУ за відсутності сплати страхувальником ЄСВ;
• витрата страхових коштів страхувальником, у якого більше 3 років не проводилося документальна перевірка.

4. Повідомлення про планову перевірку

Не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку перевірки страхувальник повинен отримати повідомлення про проведення документальної планової перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів за формою, наведеною у додатку 3 до Порядку № 33-1. Повідомлення вручається під розписку керівнику або уповноваженій особі страхувальника та/або надсилається або рекомендованим листом з повідомленням про вручення, або через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

5. Період, який підлягає перевірці

Перевірці підлягають документи за попередні роки та квартали поточного року, якщо за ці періоди не проводилася перевірка.

Якщо у страхувальника є акт про вилучення документів за попередні роки для знищення (тобто ці документи не було внесено до Національного архівного фонду), то перевірці підлягають документи, які не було знищено.

6. Тривалість перевірки

Тривалість документальної планової перевірки повинна становити (п. 12 розд. II Порядку № 33-1):

• відносно страхувальників – суб'єктів мікро- та малого підприємництва – не більше 5 робочих днів (далі – р. д.);
• відносно інших страхувальників – не більше 10 р. д.

Зазначений строк може бути продовжено тільки за наявності обґрунтованих причин не більше ніж:

• на 2 р. д. – відносно страхувальників – суб'єктів мікро- та малого підприємництва;
• на 5 р. д. – відносно інших страхувальників.

Причому продовження строку перевірки можливе тільки за наказом керівника територіального органу Фонду. Копія такого наказу не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під розписку та/або надсилається або рекомендованим листом з повідомленням про вручення, або через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.

Особливості проведення позапланових перевірок

Для позапланових перевірок є свої правила, про які треба знати.

1. Позапланова перевірка проводиться без попереднього повідомлення суб’ктів господарювання!

І це логічно, адже приводом для її проведення є не план-графік, а конкретні підстави.

2. Підстави для проведення перевірок

Підстави для проведення позапланових перевірок передбачено п. 6 розд. II Порядку № 33-1. Для вашої зручності наведемо їх у таблиці.

Таблиця. Підстави для проведення позапланових перевірок органами ПФУ

3. Питання, які перевіряються

Під час проведення позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення (п. 7 розд. II Порядку № 33-1).

4. Тривалість перевірки

Тривалість документальної позапланової перевірки повинна становити (п. 12 розд. II Порядку № 33-1):

• відносно страхувальників – суб'єктів мікро- та малого підприємництва – не більше 2 р. д.;
• відносно інших страхувальників – не більше 10 р. д.

Продовження строку перевірки можливе на строк не більше ніж:

• 2 р. д. – відносно страхувальників – суб'єктів мікро- та малого підприємництва;
• 5 р. д. – відносно інших страхувальників.

Які питання можуть бути предметом перевірки?

Питання, які можуть бути предметом перевірки, наведено у п. 18 розд. II Порядку № 33-1, ось вони:

• здійснення страхувальником заходів щодо усунення порушень, виявлених попередніми перевірками;
• повнота та своєчасність повернення страхувальником страхових коштів;
• правомірність призначення та здійснення страхових виплат застрахованим особам і потерпілим на виробництві;
• правильність обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми страхових виплат застрахованим особам та виплати потерпілим на виробництві;
• правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів, які надійшли від Фонду;
• листки непрацездатності, сформовані в Електронному реєстрі листків непрацездатності на підставі медичних висновків, а також видані в установленому порядку у паперовій формі;
• акти розслідування нещасних випадків, пов'язаних з виробництвом, або акти розслідування хронічних професійних захворювань (отруєнь) за встановленими формами, висновки лікарсько-консультаційних комісій або медико-соціальних експертних комісій, експертних команд з оцінювання повсякденного функціонування особи, підтвердні документи для відшкодування вартості поховання потерпілого та пов'язаних із цим ритуальних послуг, які є підставою для отримання страхових виплат та виплат потерпілим на виробництві за рахунок страхових коштів згідно з відповідними заявами-розрахунками;
• правильність ведення бухгалтерського обліку щодо страхових коштів;
• рішення страхувальника або уповноваженої ним особи про призначення/відмову в призначенні страхової виплати, а за період до 01.01.2023 – рішення комісії (уповноваженого) із страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності.

Як має бути оформлено результати перевірок?

Результати перевірок оформлюються з дотриманням правил, встановлених розд. III Порядку № 33-1.

Так, за результатами перевірки складається акт (за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 33-1). Акт складається у двох примірниках та підписується в останній день перевірки посадовими особами територіального органу ПФУ, які проводили документальну перевірку, а також керівником (або уповноваженою особою) страхувальника, головним бухгалтером (або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку). Підписи ставляться на кожній сторінці акта із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок акта.

Один примірник акта вручається страхувальнику (СГ, у якого було проведено перевірку), а другий примірник – з відміткою про отримання первого примірника страхувальником – зберігається в територіальному органі ПФУ.

На підставі акта перевірки керівник територіального органу ПФУ приймає рішення про застосування до СГ відповідальності у вигляді фінансових санкцій та/або стягнення неправомірно витраченої суми страхових коштів та/або вартості наданих такому СГ соціальних послуг відповідно до розд. IV Порядку № 33-1 (форми таких рішень наведено в додатках 5 та 6 до Порядку № 33-1).

Розмір фінансових санкцій за порушення законодавства у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування визначено у ст. 8 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Рішення про застосування санкцій вручається керівнику страхувальника під підпис або надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Сплатити зазначену в рішенні суму необхідно протягом 10 р. д., що настають за днем отримання такого рішення.

Висновки

1. Починаючи з 16.12.2025 перевірки використання суб’єктами господарювання страхових коштів ФСС здійснюються територіальними органами ПФУ за оновленими правилами відповідно до Порядку № 33-1.
2. Органи ПФУ мають право проводити планові та позапланові документальні перевірки у страхувальників. Але під час дії воєнного стану планові перевірки – під забороною.
3. Позапланові перевірки можуть проводитися тільки за наявності певних підстав, передбачених Порядком № 33-1.